Notion als Tool für Freelancer:innen – optimiere deine Selbstorganisation und Produktivität

In diesem Artikel

Eine der größten Herausforderungen für Freelancer:innen ist sicherlich die Selbstorganisation. Besonders dann, wenn man mehrere Kund:innen und Projekte gleichzeitig betreuen muss, kann es ganz schön chaotisch werden, nicht wahr?
Sicherlich hast du schon einige Tools wie Asana und Evernote ausprobiert oder arbeitest mit Excel-Tabellen und versuchst, alle deine Deadlines und Termine im Kalender zu organisieren. Das habe ich auch gemacht, bis ich Notion für mich entdeckte. Warum Notion für mich als Freelancerin unverzichtbar geworden ist, zeige ich dir in diesem Artikel.

Was ist das Tool Notion?

Es ist schwierig, Notion in einem Satz zu beschreiben. Denn wie erklärt man kurz ein ganzes Universum?

Ich versuche es so: Notion ist ein All-in-One-Organisations- und Produktivitätstool, das es ermöglicht, verschiedene Aspekte des Arbeitslebens in nur einer einzigen Anwendung zu verwalten. Es vereint also die Funktionen von vielen einzelnen Tools, die man als Freelancer:in im Alltag braucht, um sich und seine Arbeit sauber zu strukturieren.

Was Notion alles kann:

• deine Projekte abbilden und den Fortschritt dokumentieren
• deine Kund:innenendaten verwalten
• deine Finanzen übersichtlich darstellen
• Referenzprojekte präsentieren
• wichtige Notizen und Linksammlungen ordnen
• To-do-Listen erstellen 
• OKR-Ziele setzen und deinen Fortschritt verfolgen 
• deine Produktentwicklung steuern 
• und noch vieles mehr

Welche Vorteile bietet das Tool Notion für Freelancer:innen?

Mit Notion kannst du andere User:innen einladen und die Zugänge verwalten. Das mache ich beispielsweise mit meinen Kund:innen. Ich gebe so die volle Transparenz über den Projektfortschritt und meine Kund:innen erhalten beispielsweise Einsicht in die Kalenderübersicht mit den geplanten Social Media Posts. Das hilft enorm dabei, die Kommunikation mit Kund:innen zu stärken. Meine Partner:innen hingegen erhalten andere Rechte, sodass sie an den Inhalten mitarbeiten können. Notion ist also auch perfekt für Teamarbeit.

Indem du Notion mit deiner eigenen Domain verknüpfst, kannst du es als eine eigene Webseite nutzen – ganz ohne Programmierkenntnisse. Die Inhalte kannst du dabei ganz einfach bearbeiten und verwalten. Das eignet sich besonders gut für Referenzprojekte, einen Blog oder für Templates und Vorlagen, die du deinen Leser:innen zur Verfügung stellen möchtest. Deiner Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Ganz nach dem Motto: „Baue dir die Welt, wie sie dir gefällt.“ 

Grenzenlose Möglichkeiten bedeuten aber unter Umständen auch Chaos.
Daher vergleiche ich Notion gerne mit dem Kleiderschranksystem von IKEA – es bietet dir alle Möglichkeiten, aber die Ordnung musst du schon selbst halten.

Einfacher Einstieg mit Notion Templates

“Notion Templates online finden und sofort loslegen”: eigener Screenshot aus Quelle: notion.so/templates

Wie ich erwähnt habe, kann der Einstieg in Notion aufgrund seiner Vielfältigkeit und nahezu unendlichen Flexibilität etwas komplex wirken. Lass dich davon jedoch nicht abschrecken. Denn es gibt sehr wirkungsvolle Helfer, die dir viel Zeit sparen und den Einstieg vereinfachen: Templates. 

Nachdem du dich wie gewohnt bei Notion registriert hast, musst du deinen Workspace nicht von null an selbst aufbauen. Es gibt eine Vielzahl kostenfreier Notion-Templates, die du deinem Konto als Vorlage hinzufügen kannst. 

Dabei gibt es verschiedene Arten von Vorlagen für diverse Usecases. Diese kannst du nach deinen ganz persönlichen Bedürfnissen installieren, kombinieren und erweitern. In kürzester Zeit wirst du so mit Notion vertraut sein und kannst sogar eigene Templates bauen. Somit gestaltest du deinen Workspace individuell. 

Checkliste: passende Notion Templates finden 

Bei der Auswahl der Templates gilt, sich zu überlegen, was du wirklich brauchst. So kannst du bei der Auswahl der Templates vorgehen: 

1. Welchen Zweck soll Notion für dich erfüllen? 
2. Welche Funktionen sind dir wichtig?
   Frage dich dazu: Welche Tools nutzt du bisher und wozu? Welche einzelnen Funktionen aus diesen Tools hättest du gerne in Notion? Welche Funktionen sind für dich überflüssig?
3. Schaue dir Tutorials auf YouTube an oder klicke dich selbst etwas durch die Funktionen durch, damit du die Logik von Notion verstehst 
4. Nun bist du so weit, dass du dir vorstellen kannst, was du in deinem persönlichen Workspace brauchst. Suche jetzt nach passenden Templates und integriere sie in dein Konto. Wie das geht, steht immer dabei und ist ganz einfach. Templates gibt es zum Beispiel hier:
   ► auf Notionspages
   ► auf Notion Templates
5. Kombiniere mehrere Templates und adaptiere sie auf deine Bedürfnisse. Et voilá – dein ganz persönlicher Workspace auf Notion ist fertig und du kannst ihn mit deinen Daten befüllen und mit dem Arbeiten loslegen. 

Kostenpflichtige Templates sind in der Regel umfangreicher. Es gibt sogar extra ein Notion-Template-Paket für Freelancer:innen mit über 40 einzelnen Templates für knapp 50 €.

Mit dem Notion Tool Datensätze verbinden und Prozesse automatisieren

„API Schnittstellen bei Notion einrichten“
eigener Screenshot aus Quelle: developers.notion.com

Als erfahrene:r Freelancer:in wirst du vermutlich schon einige Tools im Einsatz und deine Datensätze auf diversen Plattformen verteilt haben. Diese Daten dürfen nicht verloren gehen. 

Eine Möglichkeit, deine Tools mit Notion zu verbinden, sind API-Schnittstellen. Zusätzlich kannst du bestimmte Prozesse mit Zapier automatisieren. Damit kann man Notion noch effektiver nutzen.

Beispiel 1: Automatisierung von Abrechnungsprozessen

Ein Beispiel für die Verwendung von API-Schnittstellen und Zapier bei Notion ist die Automatisierung von Abrechnungsprozessen. Indem du die API-Schnittstelle des Finanzsystems mit Notion und Zapier verbindest, kannst du automatisch Stunden und Ausgaben in Notion erfassen und diese dann in Rechnungen umwandeln. Dies spart Zeit und vermeidet Fehler, die sich durch die manuelle Eingabe von Daten einschleichen können.

Beispiel 2: Automatisierung von E-Mail-Benachrichtigungen 

Ein weiteres Beispiel ist die Automatisierung von E-Mail-Benachrichtigungen. In dem Fall verbindest du die API-Schnittstelle deines E-Mail-Dienstes mit Notion und Zapier. So kannst du automatisch Benachrichtigungen über Deadlines oder Kommentare im Projekt von deinen Kund:innen erhalten und diese dann direkt in Notion verwalten. Dies ermöglicht es, immer auf dem Laufenden zu bleiben und schnell auf dringende Angelegenheiten reagieren zu können.

Insgesamt ermöglicht dir die Verwendung von API-Schnittstellen und Zapier mit Notion eine effizientere und automatisierte Arbeitsweise. So kannst du dich vollkommen auf die Umsetzung deiner Freelance-Projekte konzentrieren. 

📌 Fazit: Ist Notion das richtige Tool für dich?

Anhand meiner Beispiele und Erfahrungen hast du gesehen, was mit Notion möglich ist und wie du das Tool in deinem Freelance-Business einsetzen und ohne Vorkenntnisse schnell loslegen kannst. 

Zusammenfassend profitierst du von der unfassbaren Flexibilität von Notion und kannst das Tool nach deinen Bedürfnissen und Zielen gestalten. Zahlreiche Tutorials und Templates helfen dir dabei, deinen Freelance-Workspace schnell und einfach einzurichten. Lasse dich nicht von den umfangreichen Möglichkeiten abschrecken. Teste Notion einfach aus und sei kreativ. Mit der kostenfreien Version bekommst du alles, was du brauchst, und hast somit nichts zu verlieren.

Wenn dir der Artikel gefallen hat und du Notion nun selbst nutzen möchtest, würden wir uns freuen, wenn du einen der Affiliate-Links aus unserem Artikel verwendest. Es wird dadurch nicht teurer für dich, aber wir erhalten eine kleine Aufmerksamkeit von Notion. Unsere Auswahl und Bewertung des Tools hat dies nicht beeinflusst — Freelancer:innen-Ehrenwort!