Geschäftsprozesse automatisieren: So arbeitet dein Unternehmen effizienter
Methoden

Geschäftsprozesse automatisieren: So arbeitet dein Unternehmen effizienter

Adriana
Adriana

Automationsexpertin und Projekt-Managerin

· März 2024

· aktualisiert April 2024

In diesem Artikel

Entdecke, wie die Geschäftsprozessautomatisierung nicht nur Großkonzerne, sondern auch kleine und mittlere Unternehmen revolutioniert. Von der Vertragserstellung bis zum ganzen Onboarding – einfache Tools automatisieren repetitive Aufgaben und helfen dadurch, Zeit, Kosten und Fehler zu sparen. Tauche ein in die Welt der Prozessoptimierung, lerne, wie du Geschäftsprozesse optimierst, und gestalte deine Arbeitsabläufe effizienter als je zuvor.

Geschäftsprozesse automatisieren: Was bedeutet das?

Geschäftsprozessautomatisierung ist der Einsatz von Technologie, um manuelle Aufgaben in einem Unternehmen zu automatisieren. „Automatisierung“ ist in aller Munde und zunächst denken wir an lange Fertigungsstraßen großer Automobilkonzerne mit Robotern, die die Arbeit erledigen. Dabei haben Konzerne auf Prozessautomatisierung längst kein Monopol mehr, sondern gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bietet sie interessante Optionen

Mittlerweile gibt es eine ganze Reihe an kostengünstigen Möglichkeiten, wiederkehrende, nach gleichem Muster ablaufende Aufgaben und Geschäftsprozesse automatisiert erledigen zu lassen. Die Tools dazu sind so vielfältig wie die Aufgaben selbst: kleine Skripte, In-Tool-Automationen, Marketing bzw. Sales Automation Systeme oder externe Automationstools wie z.B. Zapier. 

Wie funktioniert die Geschäftsprozessautomatisierung?

Egal, um welche dieser Aufgaben es geht, prinzipiell ist jede Automation nach dem gleichen Muster aufgebaut: Trigger + Aktion = Automation. Das gilt auch, wenn du Geschäftsprozesse automatisierst. 

Der Trigger ist ein Ereignis, das eingetreten ist, z.B. gibt es eine:n neue:n Kund:in. Das löst eine ganz analoge Aktion aus: beispielsweise benötigt er:sie einen Vertrag, der normalerweise von Hand erstellt wird. Das lässt sich aber auch automatisieren. Um meiner Automation mitzuteilen, dass es diesen neuen Kontakt gibt, trage ich die Kund:innen-Daten in ein CRM-Tool oder eine einfache Excel-Tabelle ein. Die Automationstools lesen die Daten in regelmäßigen Abständen aus, erkennen, dass es einen neuen Kontakt gibt und lösen eine Vertragserstellung aus. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass die Verträge weitgehend standardisiert sind. 

Oder wie ich einmal meiner Oma erklärte: „Eine Automation ist, wenn ich meinem Computer sage, dass er bestimmte Dinge von alleine erledigen soll; entweder nach einem vorgegebenen Zeitplan oder aber, weil vorher etwas passiert ist.“

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5 gute Gründe, um Geschäftsprozesse zu automatisieren

Aber warum sollte ein Unternehmen überhaupt Geschäftsprozesse automatisieren? Nehmen wir ein konkretes Beispiel:

Sabine ist Innendienst-Mitarbeiterin bei einem Business-Coach. Sie erstellt und verschickt Verträge, legt neue Ordner an und die Verträge ab, kümmert sich um das Telefon, sorgt für die Bereitstellung aller wichtigen Informationen an neue Kund:innen, kurzum: sie ist die gute Seele des Hauses und hält ihrem Chef den Rücken frei. Sabine ist die einzige Mitarbeiterin und soll es eigentlich auch bleiben. 

Die Geschäfte laufen gut, sehr gut sogar. Kund:innen kommen fast von alleine, die Arbeit stapelt sich. Sabine stößt an ihre Grenzen und schafft es nicht mehr, alles abzuarbeiten. Ihr Chef hat nun zwei Möglichkeiten: Entweder er findet eine zweite Sabine, was auf dem aktuellen Arbeitsmarkt fast aussichtslos erscheint, oder aber er entschließt sich, alle Prozesse zu automatisieren, die nach gleichem Muster ablaufen. Und Sabine macht wieder das, was sie am besten kann: den Kund:innen das gute Gefühl geben, dass sie sich jederzeit an eine entspannte und motivierte Mitarbeiterin wenden können.

Welche Vorteile haben sich hier ergeben?

Mit automatisierten Prozessen dem Fachkräftemangel entgegenwirken

Der Fachkräftemangel ist jetzt schon akut und es scheint hierfür keine zeitnahe Lösung zu geben. Wer Geschäftsprozesse automatisiert und dadurch den Workload seiner Mitarbeiter:innen verringert, braucht niemanden mehr einzustellen. 

Geschäftsprozesse automatisieren und Kosten sparen

Indem zeitaufwändige manuelle Prozesse durch Automatisierung ersetzt werden, können Kosten massiv gesenkt werden. Hierbei geht es nicht nur um die reinen Gehaltskosten einer zweiten Sabine, sondern auch die Rekrutierungskosten, Einarbeitungskosten, Kosten für Krankentage und nicht zuletzt die Kosten für Fehler, die der neuen, aber gelegentlich auch der alten Sabine unterlaufen. 

Geschäftsprozesse automatisieren, um Fehler zu reduzieren 

Menschliche Fehler können durch die Automatisierung minimiert werden. Automatisierte Prozesse folgen einem Satz von fest definierten Regeln. Ihnen unterlaufen keine Flüchtigkeitsfehler und es gibt auch keine Tage mit geringer Produktivität, weil sie eine schlechte Nacht hatten.

Automatisierte Geschäftsprozesse erhöhen die Skalierbarkeit

Bisher stieg Sabines Arbeitsbelastung linear zur Anzahl der Kund:innen, die ihr Chef akquiriert hat. Jetzt nicht mehr. Denn egal wie viele Kund:innen ihr Chef auch finden wird, Sabine wird nie wieder einen Standardvertrag aufsetzen müssen. Ähnliches gilt für Ablage, Infomails & Co.

Automatisierte Prozesse steigern die Effizienz

Effizienz bedeutet, wenn man mit verhältnismäßig geringem Aufwand viel bewirkt. Sabine spart durch die Automationen Zeit, ihr Chef spart Geld und dennoch wächst das Unternehmen. Geschäftsprozessautomationen zahlen unmittelbar auf das Effizienz-Konto ein.

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Welche Tools sind geeignet, wenn ich Geschäftsprozesse automatisieren möchte?

Die Antwort lautet, wie so oft im Leben, es kommt drauf an! Einzelne Schritte lassen sich bereits innerhalb vieler Tools ohne großen Aufwand einrichten. Wer mit einem Projektmanagement-Tool wie Trello, ClickUp oder Asana arbeitet, kann Geschäftsprozesse automatisieren und monatlich die Aufgabe „Buchhaltung“ erstellen lassen, bei Näherrücken einer Deadline automatisch die Priorität ändern oder, oder, oder. Finde hier heraus, auf welche Tools bei der Prozessoptimierung wir setzen. 

Tools für die Prozessautomatisierung ganzer Abteilungen 

Auch die Geschäftsprozesse ganzer Abteilungen, vornehmlich im Sales, Customer-Relationship-Management oder Marketing lassen sich automatisieren. Tools wie Salesforce oder Hubspot sind einerseits Kund:innen-Datenbank und andererseits lassen sich mit ihnen ganze Multi-Channel-Kampagnen planen. Eine Gutschein-E-Mail für Neukund:innen nach dem ersten Kauf animiert zum zweiten Kauf. Zum Geburtstag gibt es eine Postkarte und wenn der:die Kund:in eine bestimmte Umsatzhöhe erreicht, erhält er:sie eine Einladung zu einem Event. Voll-automatisiert und ohne weiteres Zutun der Marketing-Mitarbeiter:innen. Die Marketing-Manager:innen machen wieder das, wofür sie angetreten sind: kreative, ansprechende Kampagnen entwickeln und jene Events organisieren, deren Teilnehmer:innen ganz von allein eingeladen werden. 

Tools für die Prozessautomatisierung in kleinen Unternehmen

Für kleinere Unternehmen eignen sich Tools wie z.B. zapier oder make, um die Geschäftsprozesse zu optimieren. Mit diesen Tools lassen sich tausende andere Apps, genauer gesagt 6000 mit Zapier und 1400 mit make, verbinden. Vorgänge, wie die Vertragserstellung oder gar der ganze Onboarding-Prozess bei Sabines Arbeitgeber können vollkommen automatisch erledigt werden. Und das Beste daran ist: Man benötigt keine – wirklich absolut keine – Programmierkenntnisse.

Wie automatisiere ich Geschäftsprozesse?

Die Vorteile von automatisierten Geschäftsprozessen sollten jetzt allen einleuchten. Wie kann das Ganze jetzt aber in die Realität umgesetzt werden, wie automatisiere ich Geschäftsprozesse?

Voraussetzungen für eine gelungene Prozessautomatisierung

✅ Deine Prozesse laufen weitgehend digital oder du bist bereit, diese zu digitalisieren. Für diejenigen, die mit Freelancer:innen zusammenarbeiten möchten, ist es ohnehin empfehlenswert, auf digitale Tools zu setzen und so Geschäftsprozesse zu optimieren. 

✅ Die Tools, die du verwendest, sind cloudbasiert und nicht lokal (immer dann gegeben, wenn du von mehreren Geräten aus zugreifen kannst)

✅ Du bist bereit, Zapier oder ein anderes Automationstool einzusetzen

✅ Deine Aufgaben wiederholen sich und können gut in standardisierte Abläufe überführt werden

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Automatisierung von Geschäftsprozessen

Schritt 1: Übersicht über die eigenen Prozesse verschaffen. Welche Tätigkeiten fallen in deinem Unternehmen überhaupt an, welche Geschäftsprozesse können überhaupt automatisiert werden? Was davon verläuft nach immer gleichem Schema oder könnte zumindest daraufhin angepasst werden? Ist es notwendig, für alle Kund:innen eine individuelle Willkommens-Mail zu schreiben oder würde auch ein freundlicher, aber gleicher Text für alle reichen? Die Anrede bzw. einzelne Teile lassen sich immer individualisieren. Liste alle Prozesse so detailliert wie möglich auf. Wichtig ist dabei, genau zu definieren, was der Auslöser (Trigger) ist, der eine Aktion auslöst und wie diese Aktion exakt aussieht.

Schritt 2: Optimierungspotenzial ausschöpfen. Welche der aufgeschriebenen Prozesse lassen sich vereinfachen? Am besten informierst du dich, welche deiner Tools bereits im Automationstool deiner Wahl integriert sind. Vielleicht macht ein Tool-Wechsel Sinn? 

Schritt 3: Geschäftsprozesse automatisieren. Nun geht es ans Eingemachte! Sobald jeder Prozess auf dem Papier definiert ist, kannst du im Automationstool deiner Wahl loslegen. Zuerst verbindest du alle Tools miteinander. Das ist einfach und geht schnell. Anschließend gehst du jeden einzelnen Prozess durch und überträgst deine Abläufe in das Automationstool. Solche Automationstools sind mittlerweile auch für jemanden mit durchschnittlicher IT-Affinität durchaus nutzer:innenfreundlich. Einziger Wermutstropfen: Die meisten Tools sollten in englischer Sprache bedient werden, denn die deutsche Google-Übersetzung ist stellenweise verwirrend und nicht nachvollziehbar. 

Schritt 4: Testen. Nachdem du alle Angaben gemacht hast, kannst du deine Automation testen. Verläuft alles zu deiner Zufriedenheit und gibt es keine Fehlermeldung seitens der Anwendung, klopfe dir auf die Schulter und genieße deine freie Zeit. 

Beispiel eines automatisierten Onboardings-Prozesses

Geschäftsprozesse automatisieren

💡 Trigger: Ein:e neue:r Kund:in wird in einem Google Sheet angelegt. Dies ist der einzige Schritt, der von einem Menschen erledigt werden muss. Erforderliche Daten für diese Automation bzw. die folgenden Schritte: Name, E-Mail-Adresse, Beginn der Zusammenarbeit. 

💡 Ein entsprechender Ordner wird auf Drive gesucht und, sofern nicht gefunden, angelegt. 

💡 Eine Datei mit allen wichtigen Informationen zu Zusammenarbeit wird in den Ordner hochgeladen.

💡 Der:die Kund:in erhält eine E-Mail mit einem Downloadlink zu der Datei. Der E-Mail-Versand kann genauso über einen SFTP-Datentransfer über einen Anbieter erfolgen (Z.B. all-inkl, ionos, web.de uvm.). 

💡 Ein „Delay“ verzögert den 6. Schritt bis auf einen Tag vor Beginn der Zusammenarbeit. 

💡 Der:die Kund:in erhält eine E-Mail mit der Info, dass die Zusammenarbeit am Folgetag beginnt.

📌 Fazit: Geschäftsprozesse automatisieren und effizienter arbeiten!

Automationen sind kein Science Fiction mehr. Durch ihre zahlreichen Vorteile eröffnen sie auch für KMU interessante Perspektiven: Dem Fachkräftemangel wird entgegengewirkt, Kosten werden gesenkt und Fehler werden reduziert. Automatisierte Geschäftsprozesse erhöhen die Skalierbarkeit und steigern die Effizienz. Wer seine Prozesse strukturiert aufbereitet, kann sie anschließend durch ein Tool erledigen lassen. Eine Auswahl an Tools für jeden Umfang (und fast jedes Budget) ist bereits am Markt vorhanden. Um Geschäftsprozesse zu automatisieren, solltest du bereits cloudbasierte Tools verwenden und die Aufgaben sollten sich wiederholen. Dann verschaffst du dir einen Überblick über alle Geschäftsprozesse und schöpfst Optimierungspotenziale aus, um an der Automatisierung zu arbeiten. Schließlich kannst du alle Prozesse testen und verbessern.

* Anmerkung von Junico: Wenn du auf einen der Links klickst und danach ein Abo abschließt, erhalten wir eine kleine Aufmerksamkeit. Dies hat uns bei der Auswahl der vorgestellten Hilfsmittel allerdings nicht beeinflusst.

Häufig gestellte Fragen

  • Wie funktioniert Geschäftsprozessautomatisierung?

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    Geschäftsprozessautomatisierung ist der Einsatz von Technologie, um manuelle Aufgaben in einem Unternehmen zu automatisieren. Jede Automation ist nach dem gleichen Muster aufgebaut: Trigger + Aktion = Automation.

  • Was bringt es, Geschäftsprozesse zu automatisieren?

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    • Fachkräftemangel entgegenwirken: Wer Geschäftsprozesse automatisiert und dadurch den Workload seiner Mitarbeiter:innen verringert, braucht niemanden mehr einzustellen.
    • Kosten sparen: Indem zeitaufwändige manuelle Prozesse durch Automatisierung ersetzt werden, können Kosten für Rekrutierung, Einarbeitung und Krankentage massiv gesenkt werden.
    • Fehler reduzieren: Automatisierte Prozesse folgen einem Satz von fest definierten Regeln. Ihnen unterlaufen keine Flüchtigkeitsfehler und es gibt auch keine Tage mit geringer Produktivität, weil sie eine schlechte Nacht hatten.
    • Skalierbarkeit erhöhen: Automatisierte Prozesse können einfach an neue Anforderungen angepasst werden, wenn das Unternehmen wächst oder sich verändert.
    • Effizienz steigern: Durch die Automatisierung manueller Aufgaben werden Zeit und Ressourcen freigesetzt, die für andere Aufgaben verwendet werden können.
  • Wie automatisiere ich Geschäftsprozesse?

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    • Übersicht über die eigenen Prozesse verschaffen: Liste alle Prozesse so detailliert wie möglich auf. Wichtig ist dabei, genau zu definieren, was der Auslöser (Trigger) ist, der eine Aktion auslöst und wie diese Aktion exakt aussieht.
    • Optimierungspotenzial ausschöpfen: Welche der aufgeschriebenen Prozesse lassen sich vereinfachen? Am besten informierst du dich, welche deiner Tools bereits im Automationstool deiner Wahl integriert sind.
    • Geschäftsprozesse automatisieren: Zuerst verbindest du alle Tools miteinander. Anschließend gehst du jeden einzelnen Prozess durch und überträgst deine Abläufe in das Automationstool.
    • Testen: Nachdem du alle Angaben gemacht hast, kannst du deine Automation testen und verbessern.

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