Dieser Artikel ist Teil unserer Freelance Academy
Hier lernst du alles, was du für deinen erfolgreichen Start als Freelancer:in wissen musst.
Schicke Logos designen, benutzerfreundliche Websites programmieren oder zielgruppengerechte Social-Media-Strategien erarbeiten – alles Tätigkeiten, die dich als Freelancer:in zwar herausfordern, aber gleichzeitig Spaß machen. Das Leben könnte so schön und einfach sein, wenn das Freelancer:innen-Dasein keine bürokratischen Pflichten mit sich bringen würde. Ganz verschwinden werden diese nie, aber zum Glück gibt es einige nützliche Tools und Programme, die dich hier unterstützen. Hier erfährst du, wie du mithilfe dieser, deine Buchhaltung bändigst – los geht's!
Buchhaltungssoftwares für Freelancer:innen - Welchen Umfang hat eine Buchhaltung als Freelancer:in?
Im Gegensatz zu Unternehmen sind Freiberufler:innen und Kleingewerbetreibende nicht dazu verpflichtet, eine doppelte Buchführung durchzuführen, müssen aber trotzdem eine einfache Buchführung (die Einnahmenüberschussrechnung + ggf. die Umsatzsteuervoranmeldung – also zweitgenanntes nur, wenn du auf die Kleinunternehmer:innenregelung verzichtest) beim Finanzamt abgeben. Das heißt, dass du als Freelancer:in deine Einnahmen, Ausgaben und Abschreibungen aufführen und an das Finanzamt weiterleiten musst. Darüber hinaus ist für deine eigene Planung, wie zum Beispiel die Höhe deines Stundensatzes, wichtig zu wissen, wie deine finanzielle Situation in der Vergangenheit aussah bzw. in der Zukunft aussehen wird.
Hierbei kannst du auf eine Buchhaltungssoftware zurückgreifen. Durch diese sparst du nicht nur Papier, sondern auch viel Zeit. Belege können per App eingescannt und Rechnungen direkt über das Programm verschickt werden. Außerdem hat dein Steuerberater in den meisten Fällen die Möglichkeit, deine Daten einzusehen, ohne dass sie per Post verschickt werden müssen. Nur welches Buchhaltungsprogramm ist nun das Richtige für dich?
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Buchhaltungssoftware für Freelancer:innen Übersicht – Die Qual der Wahl
Ja, wie so oft, gibt es eine Vielzahl von Anbietern. Damit die Auswahl nicht zu kompliziert wird, haben wir uns einige Buchhaltungsprogramme herausgesucht, die sich aus unserer Sicht super für Freelancer:innen eignen. Wie immer ganz transparent: Wir bekommen eine kleine Aufmerksamkeit der Unternehmen, solltet ihr euch nach Klick auf einen der Links für eine Paketbuchung entscheiden. Unsere Auswahl hat das natürlich nicht beeinflusst. Das versprechen wir.
Alle Buchhaltungsprogramme, die wir dir vorstellen möchten, unterscheiden sich im Leistungsumfang und damit einhergehend auch im Preis. Alle Anbieter ermöglichen dir deine Buchhaltung nicht nur am Laptop, sondern ebenfalls über dein Handy oder Tablet zu managen. Das bringt praktische Vorteile mit sich: So kannst du beispielsweise deine Belege per Smartphone-Kamera erfassen. Nicht nur fotografierte, sondern auch per E-Mail empfangene Belege werden mithilfe einer Texterkennung verarbeitet, abgespeichert und verwaltet. So suchst du nie wieder einen Beleg! Zusätzlich kannst du die Buchhaltungssoftware mit deinem Bankkonto verknüpfen, damit deine Buchhaltung immer auf dem neuesten Stand ist. Auch das Schreiben und Versenden von Rechnungen (und, wenn es sein muss, Mahnungen), mit allen fünf vorgestellten Lösungen realisieren, was dir den Job als Freelancer:in wesentlich einfacher macht.
Die wohl wichtigste Funktion ist allerdings die direkte Verknüpfung zu ELSTER. Durch diese Schnittstelle wird alles, was du in die Buchhaltungssoftware eingetragen hast, direkt an das Finanzamt weitergeleitet. Kein manuelles-Ausfüllen und Beim-Finanzamt-Einreichen mehr nötig. Jeder, der das schon einmal analog hinter sich gebracht hat, weiß, wie schwer dieser Vorteil wiegt.
In der nachfolgenden Tabelle findest du eine genaue Auflistung der unterschiedlichen Leistungen und Kosten der einzelnen Anbieter.
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Anbieter |
Leistungen (u.a.) |
monatliche Kosten |
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ab 7,90 € zzgl. USt. |
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10,00 € zzgl. USt. |
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8,39 € zzgl. USt. (für Junico-Nutzer:innen ab Level 3 inkl.) |
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24,95 € zzgl USt. | |
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8 € zzgl. USt. |
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16,90 € zzgl. USt. |
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ab 9 € zzgl. USt. |
Die beliebtesten Buchhaltungssoftwares für Freelancer:innen
Nachdem du eine kurze Übersicht gesehen hast, möchten wir jetzt noch etwas genauer auf die einzelnen Programme eingehen. Denn vielleicht haben wir dein Interesse geweckt und du hast vor deiner Entscheidung noch weitere Fragen? Wir helfen dir, denn wir haben uns einige der Buchhaltungsprogramme genauer angesehen und erzählen dir, warum sie für dich als Freelancer:in geeignet sind.
sevDesk
sevDesk wurde 2010 in Offenburg gegründet. Ab 7,90 €/Monat (monatliche Zahlung) hat sevDesk einiges zu bieten. Das Buchhaltungspaket von sevDesk weist ein hohes Leistungsspektrum auf. Es beinhaltet eine digitale Belegverwaltung, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, ein Kassenbuch, eine Verknüpfung zum Online-Banking, die Möglichkeit zur Umsatzsteuer-Voranmeldung (inkl. Elster), eine Auftragsbestätigung, eine Rechnungserstellung/-verwaltung, eine Kundenverwaltung, einen DATEV-Export und einen Steuerberater-Zugang. Kurz durchschnaufen: Eine App gibt es natürlich auch. Wem das noch nicht reicht, kann weitere Leistungen dazu buchen. Für 14 Tage kannst du sevDesk kostenlos testen. Zum sevDesk-Konto -->
Accountable
Der App-basierte Buchhaltungsservice Accountable wurde speziell für Freiberufler:innen entwickelt. Von der professionellen Rechnungserstellung, über die digitale Verwaltung aller Belege bis hin zur Echtzeit-Auswertung deiner Umsatzsteuer umfasst der Anbieter alle wichtigen Leistungen, die dir als Freelancer:in das Leben leichter machen sollen. Besonders praktisch ist die Verwaltung deiner Rechnungen per Foto-Scan: Ein einfaches Handyfoto reicht Accountable, um deinen Beleg auszulesen und die Ausgaben sogar gleich steuerlich zu kategorisieren. Du kannst die App generell 14 Tage kostenlos testen, ohne deine Kreditkarten-Angaben hinterlegen zu müssen. Auch nach der Probephase von zwei Wochen steht dir eine kostenfreie Version von Accountable zur Verfügung, die allerdings nur begrenzte Leistungen enthält.
Jetzt kommt‘s: Für normalerweise 10 € im Monat erhältst du mehr nützliche Funktionen - wie die Synchronisation deiner Bankverbindung, die Erstellung personalisierter Rechnungen oder einen Zugang für deinen Steuerberater. Wenn du Nutzer:in von Junico bist, erhältst du dieses Paket kostenfrei. Hierfür einfach dem Link zum Anbieter folgen und den Gutscheincode: TAXYTH verwenden.
Die Premium-Version von Accountable kostet dich monatlich 25 € und bietet dir neben der App auch eine Web-Nutzung. Da dir das Team von Accountable deine Buchhaltung so leicht wie möglich gestalten möchte, kannst du bei Bedarf auch auf eine Beratung des Partner-Steuerberaters zurückgreifen. Übrigens: Beide kostenpflichtigen Versionen des Buchhaltungsservices Accountable sind zu 100% steuerlich absetzbar. Zum accountable-Konto -->
Goodlance
Goodlance wurde 2016 gegründet und ist so per Definition neben accountable das zweite und letzte Startup in unserer Liste. Mit 9,99 €/Monat (Brutto) für das Premium-Paket liegt die Software im preislichen Mittelfeld unseres Vergleichs. Anders als bei den anderen drei Anbietern gibt es keine kostenlose Testphase, sondern gleich eine kostenlose Version der Software, die im Bereich Buchhaltung allerdings nur eine Funktion, das Belegmanagement, unterstützt. Die Premiumversion beinhaltet zusätzlich die Features Einnahmenüberschussrechnung, Umsatzsteuervoranmeldung, Abschreibungen, Steuerberater-Zugang, Banking und Echtzeitsteuereinschätzung. Zusätzlich gibt es Fuktionen, die nicht unmittelbar mit dem Thema Buchhaltung zusammenhängen, z. B. ein Auftragsmanagement und eine Verfügbarkeitsplanung. Zum Goodlance-Konto -->
BuchhaltungsButler
BuchhaltungsButler ist eine intelligente Lösung für alle Freelancer:innen, die maximale Zeitersparnis im doch recht leidigen Thema Buchhaltung erreichen möchten. Mit bis zu 95 % Automatisierung bietet BuchhaltungsButler die größte Zeitersparnis unter allen Buchhaltungsprogrammen auf dem Markt. Wie BuchhaltungsButler dies schafft? Dank Künstlicher Intelligenz und praktischen Workflow-Regeln kannst du mit BuchhaltungsButler deine Buchhaltung auf Autopilot stellen. Zudem leitet Dich BuchhaltungsButler über smarte To-Do Listen intuitiv zum korrekten Monatsabschluss. Zum Anbieter -->
Sage
Die 1981 in Newcastle ins Leben gerufene Buchhaltungssoftware Sage ist mit 8 € pro Monat (zzgl. MwSt.) eine der günstigsten Lösungen am Markt (außerdem ist ein kostenfreier Probemonat möglich). Natürlich sind im günstigen Paket „Buchhaltung start“ nicht alle Funktionen vorhanden. So hat der/die Steuerberater:in hier nicht die Möglichkeit, deine Buchhaltung einzusehen. Außerdem können Belege digital nur erfasst, aber nicht gebucht werden. Im Gegensatz zu Lexoffice und sevDesk wird hier auch kein Kassenbuch, das für die Buchung von Ein- und Auszahlungen verwendet wird, aufgeführt. Enthalten sind Rechnungserstellung/-verwaltung, Verknüpfung mit dem Online-Banking, Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Gewinn- und Verlustrechnung und die Erstellung der monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung (inkl. Elster). All diese Leistungen sind auch ganz einfach über die App von Sage abrufbar. Weitere Zusatzfunktionen können separat durch das Paket „Buchhaltung“ gebucht werden. Zum Sage-Konto -->
Lexoffice
Die Buchhaltungssoftware Lexoffice wird seit 2012 in Freiburg entwickelt. Für 12 Monate kannst du Lexoffice zu einem reduzierten Preis nutzen, danach kostet die Version „Buchhaltung & Berichte“ monatlich 16,90 €. Damit ist das Paket von Lexoffice im Vergleich zu Sage zwar merklich teurer, enthält dafür aber mehr Funktionen. Wie beim Konkurrenten umfasst das Paket eine Rechnungserstellung/-verwaltung, eine App (iOS und Android), eine Verknüpfung zum Online-Banking, eine Gewinn- und Verlustrechnung und die Möglichkeit einer Umsatzsteuer-Voranmeldung (inkl. Elster). Für den doppelten Preis gibt es on top einen Steuerberater-Zugang, Schnittstellen zu zahlreichen Partner-Angeboten, ein Kassenbuch und Zugriffsmöglichkeiten für mehrere Benutzer:innen. Du kannst Lexoffice jetzt 30 Tage kostenlos testen. Zum Lexoffice-Konto -->
Kontolino!
Kontolino! wird seit 2013 in Ludwigsburg entwickelt. Am Anfang stand der eigene Bedarf an einer Buchhaltungssoftware mit Elster-Schnittstelle für einen Freelancer. Ab 9 € / Monat bietet die Software die Rechnungserstellung und -verwaltung, eine digitale Belegverwaltung, Importfunktion für Bankauszüge sowie eine DATEV-Schnittstelle für den Austausch mit z.B. dem Steuerberater, einer Reisekostensoftware oder einer Lohnbuchhaltung. Diverse Assistenten und Buchungsmuster erleichtern die Buchführung, auch für z.B komplexere Umsatzsteuer-Tatbestände wie innergemeinschaftliche Leistungen. Eine Elster-Schnittstelle für die Steuerformulare UStVA, ZMDO, USt und EÜR machen das Paket zur idealen Plattform für Freelancer. Aktuell geplant ist die Erweiterung um eine API für eigene Erweiterungen.
Für zusätzliche 3 € im Monat kann eine Anlagenbuchhaltung und zusätzliche Kostenstellenbuchung dazu gebucht werden. Kontolino! kann für 2 Monate kostenlos und völlig unverbindlich getestet werden. Zum Kontolino!-Konto -->
*Anmerkung von Junico: Wenn du auf einen der Links klickst und danach ein Abo abschließt, erhalten wir eine kleine Aufmerksamkeit. Dies hat weder unsere Auswahl in dem Artikel, noch die Empfehlungen und Erfahrungsberichte beeinflusst. Freelancer-Ehrenwort!
Häufig gestellte Fragen
Welchen Umfang hat eine Buchhaltung als Freelancer?
Im Gegensatz zu Unternehmen sind Freiberufler und Kleingewerbetreibende nicht verpflichtet eine doppelte Buchführung durchzuführen, müssen aber trotzdem eine einfache Buchführung (die Einnahmenüberschussrechnung + ggf. die Umsatzsteuervoranmeldung) beim Finanzamt abgeben. Das heißt, dass du als Freelancer deine Einnahmen, Ausgaben und Abschreibungen aufführen und an das Finanzamt weiterleiten musst. Darüber hinaus ist für deine eigene Planung, wie zum Beispiel die Höhe deines Stundensatzes, wichtig zu wissen, wie deine finanzielle Situation in der Vergangenheit aussah bzw. in der Zukunft aussehen wird.
Accountable
Der App-basierte Buchhaltungsservice Accountable wurde speziell für Freiberuflerinnen entwickelt. Von der professionellen Rechnungserstellung, über die digitale Verwaltung aller Belege bis hin zur Echtzeit-Auswertung deiner Umsatzsteuer umfasst der Anbieter alle wichtigen Leistungen, die dir als Freelancerin das Leben leichter machen sollen. Besonders praktisch ist die Verwaltung deiner Rechnungen per Foto-Scan: Ein einfaches Handyfoto reicht Accountable, um deinen Beleg auszulesen und die Ausgaben sogar gleich steuerlich zu kategorisieren. Du kannst die App generell 14 Tage kostenlos testen, ohne deine Kreditkarten-Angaben hinterlegen zu müssen. Auch nach der Probephase von zwei Wochen steht dir eine kostenfreie Version von Accountable zur Verfügung, die allerdings nur begrenzte Leistungen enthält.
Goodlance
Goodlance wurde 2016 gegründet und ist per Definition somit das einzige Startup in unserer Liste. Mit 9,99 €/Monat (Brutto) für das Premium-Paket liegt die Software im preislichen Mittelfeld unseres Vergleichs. Anders als bei den anderen drei Anbietern gibt es keine kostenlose Testphase, sondern gleich eine kostenlose Version der Software, die im Bereich Buchhaltung allerdings nur eine Funktion, das Belegmanagement, unterstützt. Die Premiumversion beinhaltet zusätzlich die Features Einnahmenüberschussrechnung, Umsatzsteuervoranmeldung, Abschreibungen, Steuerberater-Zugang, Banking und Echtzeitsteuereinschätzung. Zusätzlich gibt es Fuktionen, die nicht unmittelbar mit dem Thema Buchhaltung zusammenhängen, z. B. ein Auftragsmanagement und eine Verfügbarkeitsplanung.
Sage
Die 1981 in Newcastle ins Leben gerufene Buchhaltungssoftware Sage ist mit 8 € pro Monat (brutto) eine der günstigsten Lösungen am Markt (außerdem ist ein kostenfreier Probemonat möglich). Natürlich sind im günstigen Paket „Buchhaltung start“ nicht alle Funktionen vorhanden. So hat der Steuerberater hier nicht die Möglichkeit, deine Buchhaltung einzusehen. Außerdem können Belege digital nur erfasst, aber nicht gebucht werden. Im Gegensatz zu Lexoffice und sevDesk wird hier auch kein Kassenbuch, das für die Buchung von Ein- und Auszahlungen verwendet wird, aufgeführt. Enthalten sind Rechnungserstellung/-verwaltung, Verknüpfung mit dem Online-Banking, Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Gewinn- und Verlustrechnung und die Erstellung der monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung (inkl. Elster). All diese Leistungen sind auch ganz einfach über die App von Sage abrufbar. Weitere Zusatzfunktionen können separat durch das Paket „Buchhaltung“ gebucht werden.
Lexoffice
Die Buchhaltungssoftware Lexoffice wird seit 2012 in Freiburg entwickelt. Für 30 Tage kannst du Lexoffice kostenlos testen, danach kostet die Version „Buchhaltung & Finanzen“ monatlich 13,90 €. Damit ist das Paket von Lexoffice im Vergleich zu Sage zwar merklich teurer, enthält dafür aber mehr Funktionen. Wie beim Konkurrenten umfasst das Paket eine Rechnungserstellung/-verwaltung, eine App (iOS und Android), eine Verknüpfung zum Online-Banking, eine Gewinn- und Verlustrechnung und die Möglichkeit einer Umsatzsteuer-Voranmeldung (inkl. Elster). Für den doppelten Preis gibt es on top einen Steuerberater-Zugang, Schnittstellen zu zahlreichen Partner-Angeboten, ein Kassenbuch und Zugriffsmöglichkeiten für mehrere Benutzer.
sevDesk
sevDesk wurde 2010 in Offenburg gegründet. Mit 15,90 €/Monat (monatliche Zahlung) scheint im ersten Moment nicht allzu viel für den Anbieter zu sprechen, aber frei dem Motto „Qualität hat ihren Preis“ finden sich beim näheren Hinsehen einige Argumente. Das Buchhaltungspaket von sevDesk weist ein hohes Leistungsspektrum auf. Es beinhaltet eine digitale Belegverwaltung, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, ein Kassenbuch, eine Verknüpfung zum Online-Banking, die Möglichkeit zur Umsatzsteuer-Voranmeldung (inkl. Elster), eine Auftragsbestätigung, eine Rechnungserstellung/-verwaltung, eine Kundenverwaltung, einen DATEV-Export und einen Steuerberater-Zugang. Kurz durchschnaufen: Eine App gibt es natürlich auch. Wem das noch nicht reicht, kann weitere Leistungen dazu buchen.
Wie umfangreich ist eine Buchhaltung als Freelancer:in?
Im Gegensatz zu Unternehmen sind Freiberufler:innen und Kleingewerbetreibende nicht dazu verpflichtet, eine doppelte Buchführung durchzuführen, müssen aber trotzdem eine einfache Buchführung (die Einnahmenüberschussrechnung + ggf. die Umsatzsteuervoranmeldung – also zweitgenanntes nur, wenn du auf die Kleinunternehmer:innenregelung verzichtest) beim Finanzamt abgeben. Das heißt, dass du als Freelancer:in deine Einnahmen, Ausgaben und Abschreibungen aufführen und an das Finanzamt weiterleiten musst. Darüber hinaus ist für deine eigene Planung, wie zum Beispiel die Höhe deines Stundensatzes, wichtig zu wissen, wie deine finanzielle Situation in der Vergangenheit aussah bzw. in der Zukunft aussehen wird.
Hierbei kannst du auf eine Buchhaltungssoftware zurückgreifen. Durch diese sparst du nicht nur Papier, sondern auch viel Zeit. Belege können per App eingescannt und Rechnungen direkt über das Programm verschickt werden. Außerdem hat dein Steuerberater in den meisten Fällen die Möglichkeit, deine Daten einzusehen, ohne dass sie per Post verschickt werden müssen.
Wie unterscheiden sich Buchhaltungssoftwares für Freelancer:innen?
Alle Buchhaltungsprogramme, die wir dir vorstellen möchten, unterscheiden sich im Leistungsumfang und damit einhergehend auch im Preis. Alle Anbieter ermöglichen dir deine Buchhaltung nicht nur am Laptop, sondern ebenfalls über dein Handy oder Tablet zu managen. Das bringt praktische Vorteile mit sich: So kannst du beispielsweise deine Belege per Smartphone-Kamera erfassen. Nicht nur fotografierte, sondern auch per E-Mail empfangene Belege werden mithilfe einer Texterkennung verarbeitet, abgespeichert und verwaltet. So suchst du nie wieder einen Beleg! Zusätzlich kannst du die Buchhaltungssoftware mit deinem Bankkonto verknüpfen, damit deine Buchhaltung immer auf dem neuesten Stand ist. Auch das Schreiben und Versenden von Rechnungen (und, wenn es sein muss, Mahnungen), mit allen fünf vorgestellten Lösungen realisieren, was dir den Job als Freelancer:in wesentlich einfacher macht.
Die wohl wichtigste Funktion ist allerdings die direkte Verknüpfung zu ELSTER. Durch diese Schnittstelle wird alles, was du in die Buchhaltungssoftware eingetragen hast, direkt an das Finanzamt weitergeleitet. Kein manuelles-Ausfüllen und Beim-Finanzamt-Einreichen mehr nötig. Jeder, der das schon einmal analog hinter sich gebracht hat, weiß, wie schwer dieser Vorteil wiegt.