Wie schreibe ich als Freiberufler:in eine Rechnung?
Bürokratie

Wie schreibe ich als Freiberufler:in eine Rechnung?

Matthias
Matthias

Redaktion

· Juli 2019

· aktualisiert Februar 2024

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Hier lernst du alles, was du für deinen erfolgreichen Start als Freelancer:in wissen musst.

In diesem Artikel

Zu Beginn deines Freelancer:innen-Daseins steht erstmal die Frage, ob du freiberuflich oder gewerbetreibend arbeitest. Denn: Beide Formen der Selbstständigkeit unterscheiden sich in diversen Fällen – so auch im Falle von Rechnungen. In diesem Beitrag gehen wir näher auf das Schreiben von Rechnungen als Freiberufler:in ein. Doch keine Sorge: Als Gewerbetreibende:r gibt es in Bezug auf das Schreiben von Rechnungen nur einen marginalen Unterschied. Und zwar musst du die Gewerbesteuer deiner Rechnung hinzufügen. Mit diesem Wissen im Hinterkopf bist auch du bestens für diesen Beitrag gewappnet.

Bevor du auf Rechnung arbeiten kannst, musst du dich als Freiberufler:in selbstständig melden. Hast du deine Steuernummer, kann es losgehen. Je nach Absprache mit deine:m Auftraggeber:in, kannst du entweder eine oder mehrere Teilrechnungen für vereinbarte und abgeschlossene Meilensteine, oder eine Gesamtrechnung nach Abschluss des Gesamtprojekts stellen. Bei großen Aufträgen können auch Anzahlungsrechnungen für dich interessant sein. 

Unabhängig davon, ob du dich mit dem:der Auftraggeber:in auf Teilrechnungen oder eine Gesamtrechnung einigst, musst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Projektabschluss stellen. Diese Frist gilt nicht, wenn es sich bei deinem:deiner Auftraggeber:in um eine Privatperson handelt.

In diesem Artikel erklären wir dir alles, was du wissen musst, wenn du als Freiberufler:in eine Rechnung schreibst. Zum Schluss zeigen wir dir noch, wie einfach das Ganze ist, wenn du Aufträge über Junico abrechnen möchtest.

Rechnung schreiben als Freiberufler:in: Die Pflichtangaben

Das Umsatzsteuergesetz gibt vor, welche Angaben du beim Schreiben einer Rechnung von über 250 € als Freiberufler:in unbedingt angeben musst. Diese Angaben sind also Pflicht und werden in § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 explizit aufgeführt. Liegt der Betrag unter 250 €, kann eine Kleinstbetragsrechnung erstellt werden – dazu später mehr, zunächst stellen wir dir die Pflichtangaben vor:

✅ Vollständiger Name und Anschrift des:der Leistungserbringer:in und des:der Leistungsempfänger:in

Gib auf deinen Rechnungen als Freelancer:in deinen Namen und deine Adresse sowie den vollständigen Namen und die Adresse des:der Auftraggeber:in an.

✅ Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer

Nach der Anmeldung deiner freiberuflichen Tätigkeit erhältst du von deinem zuständigen Finanzamt eine Steuernummer. Diese musst du auf der Rechnung angeben. Verfügst du über eine Umsatzsteueridentifikationsnummer, so kannst du alternativ auch diese abgeben.

✅ Ausstellungsdatum der Rechnung

Hiermit ist das Datum, an dem du die Rechnung erstellst, gemeint.

✅ Fortlaufende Rechnungsnummer

Es ist wichtig, dass du deine Rechnungen fortlaufend nummerierst und keine Rechnungsnummer mehrfach verwendest. Wie du die Nummerierung konkret umsetzt, bleibt dir überlassen. Eine mögliche Nummerierung könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:

  • Deine erste Rechnung im Januar 2024: Rg. 20240101
  • Deine zweite Rechnung im Januar 2024: Rg. 20240102
  • Deine erste Rechnung im Februar 2024: Rg. 20240201

✅ Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung

Was du auf der Rechnung als Menge angibst, hängt von den Vereinbarungen, die du mit dem:der Auftraggeber:in getroffen hast, ab. Hast du dich beispielsweise auf eine Abrechnung nach Stunden geeinigt, dann gib als Menge die Stundenanzahl an, die du für das Projekt benötigt hast. Andere Mengen können beispielsweise bei Übersetzer:innen, Seiten oder bei Webprogrammierer:innen eine Pauschale für eine bestimmte Tätigkeit sein.

✅ Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung 

Als Zeitpunkt der Leistung gilt der Zeitpunkt, an dem du das Projekt abgeschlossen, bzw. an deinem:deiner Auftraggeber:in übergeben hast.

✅ Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt

Für den Fall, dass du Kleinunternehmer:in bist, musst du auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Aber auch außerhalb der Kleinunternehmer:innenregelung wirst du in der Regel nur einen Steuersatz, also 19 % (oder für den Fall, dass du rein kreativ arbeitest, 7 %), ausweisen müssen. Solltest du auf einer deiner Rechnungen als Freiberufler:in doch einmal für verschiedene Rechnungspositionen unterschiedliche Umsatzsteuersätze verwenden, so musst du genau angeben, welche Rechnungsposition du wie versteuerst. Gib am besten neben dem Gesamtnetto-, Umsatzsteuer- und Bruttorechnungsbetrag, getrennt nach Umsatzsteuersätzen, zusätzlich die Nettoteilsummen und die zugehörigen Umsatzsteuersummen an.

💡 Info: Im Gegensatz zu Freiberufler:innen musst du als Gewerbetreibende:r beim Schreiben deiner Rechnung die Gewerbesteuer mit aufführen.

✅ Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts

Hast du mit dem:der Kund:in Boni, Rabatte oder Skonti vereinbart, so sind diese auf der Rechnung auszuweisen.

✅ Entgelte und hierauf entfallender Steuerbetrag, sowie Hinweis auf Steuerbefreiung

Bist du als Kleinunternehmer:in tätig, dann genügt es, wenn du auf der Rechnung den Bruttobetrag, also den finalen Rechnungsbetrag, angibst und zusätzlich auf die Inanspruchnahme der Umsatzsteuerbefreiung gem. der Kleinunternehmer:innenregelung hinweist. Dieser Hinweis kann wie folgt lauten: 

„Umsatzsteuer wird nach § 19 Abs. 1 UStG nicht erhoben“

Bist du nicht als Kleinunternehmer:in tätig, so musst du auf der Rechnung den Nettobetrag, die darauf berechnete Umsatzsteuer, sowie den Bruttobetrag angeben.

💡 Info: Keine Pflicht, aber empfehlenswert: Zahlungsziel, Bankverbindung und Anschreiben

Neben diesen Pflichtangaben empfehlen wir dir, auf der Rechnung ebenfalls eine Zahlungsfrist anzugeben. Diese kann beispielsweise „zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungseingang“ oder „sofort zahlbar“ lauten.

Damit der:die Auftraggeber:in dir das Geld fristgemäß überweisen kann, ist es natürlich wichtig, dass du auf der Rechnung ebenfalls deine Bankverbindung, also IBAN, Name deiner Bank und ggf. die BIC, angibst. Um von Anfang an Ordnung in deine Finanzen zu bringen, empfehlen wir dir ein separates Konto für deine selbstständigen Aktivitäten zu eröffnen. Wir haben einen Vergleich der besten Geschäftskonten für Freelancer:innen gewagt – schau gern mal rein. 😉

💡 Info: Ein ordentliches Anschreiben auf der Rechnung zeugt von Professionalität. Überlege dir zu diesem Zweck eine angemessene Begrüßung und ein kurzes, aber freundliches Anschreiben für deine Rechnungen.

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Rechnung schreiben als Freiberufler:in: Tipps & Tricks

Nun weißt du, welche Pflichtangaben du als Freiberufler:in auf deinen Rechnungen angeben musst. Damit sollte dir das Schreiben von Rechnungen eigentlich keine Probleme mehr bereiten. Im Folgenden findest du ein paar weiterführende Infos zu Kleinstrechnungen, dem Rechnungsversand sowie der Aufbewahrung von Rechnungen.

Kleinstbetragsrechnungen als Freiberufler:in

Als Kleinstbetragsrechnungen gelten Rechnungen, deren Gesamtbruttobetrag 250 Euro nicht überschreitet. Diese gelten quasi als Rechnungen von Privatpersonen. Hier gelten erleichterte Rechnungsstellungsvorschriften. So kannst du in diesem Fall auf die Angabe deiner Steuernummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer, auf die Angabe des Zeitpunkts der Lieferung bzw. der Leistung und auf die Angabe von im Voraus vereinbarten Entgeltminderungen verzichten.

Kann ich Rechnungen per Mail versenden? 

Seit dem 1. Juli 2011 können Rechnungen ohne nennenswerte Hürden elektronisch, also z. B. per Mail oder Fax übermittelt werden, sofern der:die Rechnungsempfänger:in dem zustimmt. Frag einfach deine:n Auftraggeber:in, ob er dem elektronischen Versand der Rechnung zustimmt. Bitte beachte, dass für elektronisch übermittelte Rechnungen besondere Aufbewahrungspflichten bestehen.

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Muss ich eine Kopie der Rechnung aufbewahren?

Als Unternehmer:in musst du gemäß der allgemeinen Aufbewahrungsregeln – einsehbar im § 147 der Abgabenordnung – eine Kopie aller Aus- und Eingangsrechnungen zehn Jahre lang aufbewahren. Lege dir zu diesem Zweck am besten einen Aktenordner an, in dem du deine Rechnungen chronologisch ablegst. Für elektronisch übermittelte Rechnungen genügt es nicht, diese als Papierausdruck abzulegen. Elektronisch übermittelte Rechnungen müssen auf einem mobilen Datenträger gespeichert werden. Am besten legst du deine Rechnungen das Jahr über in einem Ordner auf deinem PC oder Laptop ab, und brennst sie dann am Ende des Jahres auf eine CD.

Rechnung schreiben als Freiberufler:in bei Junico: Ein Beispiel

Wir von Junico unterstützen dich als Mitglied unserer Community nicht nur mit den Infos, wie du als Freiberufler:in eine Rechnung schreibst. Wir übernehmen das Ganze für dich sogar. Nach deiner Verifizierung unterzeichnest du ein Abrechnungsmandat, suchst dir passende Aufträge und erstellst deine Rechnungen ganz entspannt über unser System.

Hier musst du nur die geleisteten Stunden und deinen Stundensatz bzw. Festpreis angeben und zack – schon haben wir die Rechnung in deinem Namen erstellt. Du erhältst logischerweise die entsprechende Kopie sowie einen Bescheid über deine geleisteten Servicegebühren, damit deine Buchhaltung sauber bleibt. Wenn alles passt und wir nichts anderes von dir hören, wird die Rechnung eine Stunde später an den:die Auftraggeber:in weitergeleitet. Sobald der:die Auftraggeber:in den Rechnungsbetrag bei uns beglichen hat, überweisen dir dann deinen Betrag. Du musst dich folglich um nichts kümmern, selbst bei überfälligen Zahlungen bleiben wir in deinem Namen am Ball. Mehr zu verzögerten Zahlungen findest du in unserem Hilfebereich.

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Wie du nun gesehen hast, gilt auch im Kontext der Rechnungserstellung als Freiberufler:in wie so oft das Sprichwort “Übung macht den:die Meister:in”. Denn: Sobald du die Pflichtangaben verinnerlicht hast, dürfte dir das Schreiben deiner Rechnungen immer leichter fallen. Hier nochmal schnell die Pflichtangaben einer Rechnung als Freiberufler:in auf einen Blick, die im übrigen auch für Gewerbetreibende gelten, die einzig noch die Gewerbesteuer ergänzen müssten:

  • Dein (Unternehmens-) Name und deine Anschrift
  • Der Name und die Anschrift des:der Auftraggeber:in (ggf. auch Firmenadresse)
  • Deine Steuernummer oder UST-ID
  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung & die Rechnungsnummer
  • Der Leistungszeitraum
  • Der Leistungsumfang (Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis)
  • Umsatzsteuersatz, Nettobetrag und Bruttobetrag
  • Die Zahlungsfrist und deine Bankverbindung

Deine Rechnungen kannst du nach Zustimmung des:der Auftraggeber:in ganz bequem per Mail versenden. Einziger Haken: Du musst deine Rechnungen ganze zehn lästige Jahre aufbewahren. 

Wenn dir das Ganze nach wie vor zu kompliziert oder zu nervig ist, kannst du das Schreiben von Rechnungen auch umgehen, indem du Mitglied der Junico-Community, der Junicommunity, wirst. Denn wir übernehmen das Schreiben und Erstellen von Rechnungen für dich, sodass du dich voll und ganz auf dein Business fokussieren kannst!

*Die Inhalte dieses Artikels haben wir mit großer Sorgfalt erstellt und aktualisieren ihn regelmäßig. Trotzdem übernehmen wir keine Gewähr für die Richtigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen. Eine Haftung für Schäden, die aufgrund der hier angebotenen Informationen entstehen, übernehmen wir nicht.

Häufig gestellte Fragen

  • Welche Angaben muss eine Rechnung als Freiberufler:in enthalten?

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    Im Folgenden findest du die Pflichtangaben einer Rechnung für Freiberufler:innen:

    • Vollständiger Name und Anschrift des:der Leistungserbringer:in und des:der Leistungsempfänger:in
    • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
    • Ausstellungsdatum der Rechnung
    • Fortlaufende Rechnungsnummer
    • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
    • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
    • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
    • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
    • Entgelte und hierauf entfallender Steuerbetrag, sowie Hinweis auf Steuerbefreiung

    Keine Pflicht, aber empfehlenswert: Zahlungsziel, Bankverbindung und Anschreiben

  • Was sind Kleinstbetragsrechnungen bei Freiberufler:innen?

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    Als Kleinstbetragsrechnungen gelten Rechnungen, deren Gesamtbruttobetrag 250 Euro nicht überschreiten. Hier gelten erleichterte Rechnungsstellungsvorschriften. So kannst du in diesem Fall auf die Angabe deiner Steuernummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer, auf die Angabe des Zeitpunkts der Lieferung bzw. Leistung und auf die Angabe von im Voraus vereinbarten Entgeltminderungen verzichten.

  • Kann ich die Rechnung per Mail an den:der Auftraggeber:in übersenden?

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    Seit dem 1. Juli 2011 können Rechnungen ohne nennenswerte Hürden elektronisch, also z. B. per Mail oder Fax übermittelt werden, sofern der Rechnungsempfänger dem zustimmt. Frag einfach deine:n Auftraggeber:in, ob er dem elektronischen Versand der Rechnung zustimmt. Bitte beachte, dass für elektronisch übermittelte Rechnungen besondere Aufbewahrungspflichten bestehen.

  • Muss ich eine Kopie der Rechnung aufbewahren?

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    Als Unternehmer:in musst du gem. der allgemeinen Aufbewahrungsregeln ein Doppel aller Aus- und Eingangsrechnungen, zehn Jahre lang aufbewahren. Lege dir zu diesem Zweck am besten einen Aktenordner an, in dem du deine Rechnungen chronologisch ablegst. Elektronisch übermittelte Rechnungen müssen auf einem mobilen Datenträger gespeichert werden. Am besten legst du deine Rechnungen das Jahr über in einem Ordner auf deinem PC oder Laptop ab, und brennst sie dann am Ende des Jahres auf eine CD.

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Während er selbst sein Studium mit freier Arbeit finanzierte, hatte Matthias gemeinsam mit Paul die Vision einer Freelancer*innen-Plattform, die sich exklusiv an Studierende richtet. Als mittlerweile hauptberuflicher Freelancer weiß er, worauf man als Selbstständige*r zwingend achten muss.

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