Eine Rechnung schreiben ohne Gewerbe: Freibeträge & Anleitung

In diesem Artikel

Wir Freelancer:innen wissen, dass wir eine Steuernummer brauchen, um Leistungen erbringen und Rechnungen schreiben zu dürfen – bzw. dass wir sogar einen Gewerbeschein brauchen, sofern unsere Tätigkeit nicht zu den freiberuflichen Tätigkeiten gehört. Aber das lassen wir an dieser Stelle mal außen vor. Jedenfalls müssten wir – sobald wir eine gewinnorientierte Leistung erbringen möchten – zum Finanzamt gehen, alle möglichen Fragen beantworten, Umsatzschätzungen machen und dann ein bisschen warten – bis der Brief mit der Steuernummer im Briefkasten liegt. Aber nicht immer. 

Gehen wir nämlich mal davon aus, dass du für eine:n Bekannten ein Logodesign entwirfst, aber das nur als einmalige freiberufliche Tätigkeit zum Nebenbei-Geldverdienen. In diesem Fall darfst du auch ganz einfach privat Rechnungen schreiben. Ohne Steuernummer, ohne Behördenhickhack. Wir zeigen dir, welche Freibeträge gelten und welche Pflichtangaben auf deiner Rechnung enthalten sein sollten. 🚀

Rechnung schreiben ohne Gewerbe: Freiberufler:in oder Privatperson?

Als Freelancer:in musst du immer dann ein Gewerbe anmelden, wenn deine Tätigkeiten nicht unter die freiberuflichen Tätigkeiten fallen. Für mehr Infos zu dem Thema schau gern mal in unseren Artikel “Freiberufler:in oder Gewerbe anmelden” rein. Freiberufler:innen arbeiten zwar wie Freelancer:innen selbstständig, zahlen aber im Gegensatz keine Gewerbesteuer. Dennoch musst du auch als Freiberufler:in Rechnung schreiben, ohne ein Gewerbe angemeldet zu haben. Ob du als Freiberufler:in giltst, kannst du dem §18 des Einkommensteuergesetzes entnehmen. Hier werden Tätigkeiten aufgelistet, die üblicherweise als freiberuflich gelten, bspw. Rechts- und Steuerberufe oder kreative und publizistische Berufe wie Autor:innen oder Journalist:innen.

Im Gegensatz dazu stehen Privatpersonen, die Rechnungen ausstellen können, ohne dafür ein Gewerbe anmelden zu müssen. In den beiden genannten Fällen greifen aber unterschiedliche Regeln, die du beachten musst. Somit musst du dir zunächst die Frage stellen: Bin ich ein:e Freiberufler:in oder eine Privatperson?

Warum muss ich bei einer freiberuflichen Tätigkeit eine Rechnung schreiben?

Sobald du eine Dienstleistung ausführst oder einen Verkauf tätigst, die dir Einnahmen bescheren, musst du eine Rechnung stellen. Erhältst du dein Einkommen ohne Rechnungen, drohen dir Probleme mit dem Finanzamt. Neben dem Vermeiden dieser Probleme bringt dir das Schreiben einer Rechnung auch Vorteile:

💡 Sauberer Abschluss einer privaten Dienstleistung oder eines Verkaufs

Für dich und alle anderen beteiligten Parteien, bietest du mit einer (privaten) Rechnung einen rechtlich sicheren, sauberen Abschluss. Das heißt, die Fronten sind geklärt und falls rechtliche Streitigkeiten auf dich zukommen, bist du abgesichert. 

💡 Nachweisdokument für dich selbst und das Finanzamt

Dieser Punkt spielt in den Letzten mit rein: Du hast sichere Nachweise beim Finanzamt und für dich selbst. Das erleichtert deine Buchhaltung und erspart dir Probleme bei der Steuererklärung!

💡 Auftraggeber:in kann die Kosten absetzen

Auch Auftraggeber:innen freuen sich in der Regel über sauber geführte (Privat-) Rechnungen. Dies erleichtert, wie für dich auch, die Buchhaltung. Des Weiteren ermöglicht es ihnen, die Ausgaben von der Steuer abzusetzen, falls diese absetzbar sind!

Rechnung schreiben ohne Gewerbe als Freiberufler:in

Wie du nun weißt, musst du als Freiberufler:in grundsätzlich kein Gewerbe anmelden. Dennoch musst du einigen Pflichtangaben erfüllen, wenn du eine Rechnung schreibst. Dazu zählen:

✅ Dein (Unternehmens-) Name und deine Anschrift

✅ Der Name und die Anschrift des:der Auftraggeber:in (ggf. auch Firmenadresse)

✅ Deine Steuernummer oder UST-ID

✅ Das Ausstellungsdatum der Rechnung & die Rechnungsnummer

✅ Der Leistungszeitraum

✅ Der Leistungsumfang (Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis)

✅ Umsatzsteuersatz, Nettobetrag und Bruttobetrag

✅ Die Zahlungsfrist und deine Bankverbindung

Rechnung ohne Gewerbe: Welche Freibeträge gelten?

Vielleicht fragst du dich, wozu du den kleinen Job für 200 Euro dann überhaupt machst, wenn das Finanzamt am Ende wieder zuschlägt und kaum etwas übrig bleibt. Dahin gehend kannst du aber aufatmen. Denn für Privatrechnungen gilt, dass das Einkommen hieraus erst ab einem jährlichen Gewinn von 600 Euro versteuert werden muss (§ 23 EStG). Und das auch nur, wenn es abzüglich Werbungskosten insgesamt den Grundfreibetrag von aktuell 10.908 Euro (Stand Dezember 2023; ab 2024: 11.604 €) überschreitet. Sofern du als Freiberufler:in gar nicht so ein großes Einkommen hast und nicht über den Grundfreibetrag hinauskommst, bist du grundsätzlich steuerbefreit. Ganz egal, aus welchen Quellen das Einkommen konkret stammt. Überdies entfällt dann auch die vierteljährliche Vorauszahlung.

Rechnung schreiben ohne Gewerbe als Privatperson

Wenn du von einem:einer guten Freund:in gefragt wirst, ob du nicht mal dies und jenes für ihn machen kannst, kannst du privat Rechnungen schreiben, ohne ein Gewerbe anzumelden. Ebenso lange, wie es nicht um den regelmäßigen Einsatz mit skalierbaren Gewinnen geht. Die Finanzämter sprechen in ihrem Fachjargon von einem unternehmerischen Interesse.

Liegt so ein unternehmerisches Interesse also nicht vor und handelt es sich wirklich um eine einmalige oder sehr unregelmäßige (freiberufliche) Tätigkeit, spielt das Finanzamt für dich keine Rolle. Zumindest bis zur Steuererklärung. Denn dass du außer der Reihe Einkommen erzielst und privat Rechnungen geschrieben hast, solltest du auf jeden Fall angeben. Alles andere kann man als Täuschungsversuch und somit als vorsätzliche Schwarzarbeit werten. Und das hätte bekanntlich unangenehme Konsequenzen.

Wenn du als Privatperson eine Rechnung schreiben möchtest, musst du natürlich ebenfalls kein Gewerbe anmelden. Anders gesagt: Deine Tätigkeit darf keinen gewerblichen Charakter haben. Beim Erstellen deiner Rechnung als Privatperson gilt es ebenfalls einige Dinge zu beachten, die sich im Grundsatz aber nur bedingt von denen der Freiberufler:in-Rechnung unterscheiden:

• Tatsächlich darf auf Privatrechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden, weil du als Privatperson nicht umsatzsteuerpflichtig bist.
• Zudem kannst du die Rechnungsnummer weglassen.
• Du solltest ergänzen, dass es sich um eine Privatdienstleistung handelte.

💡 Der:die Auftraggeber:in kann auf die Umsatzsteuer bestehen, damit er diese als Vorsteuer bei sich abziehen kann. In solch einem Fall solltest du dich ans Finanzamt wenden und erfragen, wie du am besten verfährst. Weist du die Umsatzsteuer auf deiner Privatrechnung aus, musst du sie anschließend in jedem Fall ans Finanzamt abführen.

💡 Tipp für den Hinweis auf eine Privatdienstleistung

"Bei den oben angeführten Leistungen handelt es sich um privat durchgeführte Dienstleistungen. Es wird deswegen und auch mit Berücksichtigung der Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) keine Umsatzsteuer erhoben."

Du kannst schlussendlich also aufatmen. Wenn es sich bei deiner Privatrechnung um eine einmalige (freiberufliche) Tätigkeit dreht, brauchst du keine extra Genehmigung oder Steuernummer, aber solltest darauf achten, dass du regelkonform gemäß der hier vorgestellten Richtlinien vorgehst.

📌 Rechnungen schreiben ohne Gewerbe? Als Freiberufler:in oder Privatperson kein Problem!

Wie du siehst, kannst du als Privatperson auch ohne Steuernummer und ohne Anmeldung eines Gewerbes problemlos Rechnungen schreiben! Wichtig ist, dass du dich an die veranschlagten Freibeträge hältst und nicht versuchst, das Finanzamt zu umgehen. Vermerke bei deinen Rechnungen, dass es sich um eine Privatleistung handelt! Vor allem für einmalige (freiberufliche) Tätigkeiten lohnt sich das private Rechnungsschreiben. Dabei darf deine Tätigkeit keinen gewerblichen Charakter haben.

Ähnlich sieht es beim Rechnung schreiben als Freiberufler:in aus, wobei du ebenfalls kein Gewerbe anmelden musst. Du musst jedoch auf deiner Rechnung einige Pflichtangaben tätigen. Im Gegensatz zu einer privaten Person musst du dabei auch deine Steuernummer oder Umsatzsteuer angeben. Zudem solltest du eine Rechnungsnummer angeben. In beiden Fällen gilt, dass deine Einkünfte steuerfrei sind, sofern du den Grundfreibetrag von aktuell 10.908 Euro (Dezember 2023) nicht überschreitest.

Wenn du aber langfristig als Freelancer:in arbeiten möchtest, hilft es dir nicht, privat Rechnungen zu schreiben! Hier bietet es sich an, dich beim Finanzamt selbstständig zu melden. Das klingt auch erstmal komplizierter, als es ist. Wir bei Junico helfen dir den Einstieg in die Selbstständigkeit so angenehm wie möglich zu gestalten. 

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