Privat Rechnungen schreiben? So geht's!

Wir Freelancer:innen wissen, dass wir eine Steuernummer brauchen, um Leistungen erbringen und Rechnungen schreiben zu dürfen. Dass wir sogar einen Gewerbeschein brauchen, sofern unsere Tätigkeit nicht zu den freien Berufen gehört. Aber das lassen wir an dieser Stelle mal außen vor. Jedenfalls müssten wir – sobald wir eine gewinnorientierte Leistung erbringen möchten – zum Finanzamt gehen, alle möglichen Fragen beantworten, Umsatzschätzungen machen und dann ein bisschen warten – bis der Brief mit der Steuernummer im Briefkasten liegt. Aber nicht immer. Gehen wir nämlich mal davon aus, dass du für eine:n gute:n Freund:in mal ein Logodesign entwirfst, aber das nur als einmalige Sache und nicht als richtige freiberufliche Tätigkeit zum Nebenbei-Geldverdienen. In diesem Fall darfst du auch ganz einfach privat Rechnungen schreiben. Ohne Steuernummer, ohne Behördenhickhack. Wie das funktioniert, erkläre ich hier.

Privat Rechnungen schreiben – wann brauche ich eine Steuernummer?

Es ist ein separates Konto für Ausgaben und Einkünfte aus selbstständiger Arbeit zu machen. Wenn du aber von einem guten Kumpel gefragt wirst, ob du nicht mal dies und jenes für ihn machen kannst, kannst du auch privat Rechnungen schreiben. Ebenso lange, wie es nicht um den regelmäßigen Einsatz mit skalierbaren Gewinnen geht. Die Finanzämter sprechen in ihrem Fachjargon von einem unternehmerischen Interesse.

Welche Freigrenzen gelten bei Privatrechnungen?

Liegt so ein unternehmerisches Interesse also nicht vor und handelt es sich wirklich um eine einmalige oder sehr unregelmäßige Sache, kommst du am Finanzamt vorbei. Zumindest bis zur Steuererklärung. Denn dass du außer der Reihe Einkommen erzielt und privat Rechnungen geschrieben hast, solltest du auf jeden Fall angeben. Alles andere kann man als Täuschungsversuch und somit als vorsätzliche Schwarzarbeit werten. Und das hätte bekanntlich unangenehme Konsequenzen.

Vielleicht fragst du dich also, wozu du den kleinen Job für 200 Euro dann überhaupt machst, wenn das Finanzamt am Ende wieder zuschlägt und kaum etwas übrig bleibt. Dahin gehend kannst du aber aufatmen. Denn für Privatrechnungen gilt, dass das Einkommen hieraus erst ab einem jährlichen Gewinn von 600 Euro versteuert werden muss (§ 23 EStG). Und das auch nur, wenn es abzüglich Werbungskosten insgesamt den Grundfreibetrag von aktuell 10.908 Euro (Stand Januar 2023) überschreitet. Sofern du als Student:in gar nicht so ein großes Einkommen hast und nicht über den Grundfreibetrag hinauskommst, bist du grundsätzlich steuerbefreit. Ganz egal, aus welchen Quellen das Einkommen konkret stammt.

Warum privat eine Rechnung schreiben?

Okay, die Formalien des privaten Rechnungsschreibens sind jetzt klar, aber wieso eigentlich überhaupt privat Rechnungen schreiben?

• Sauberer Abschluss einer privaten Dienstleistung oder eines Verkaufs

Für dich und alle anderen beteiligten Parteien, bietest du mit einer privaten Rechnung einen rechtlich sicheren, sauberen Abschluss. Das heißt, die Fronten sind geklärt und falls rechtliche Streitigkeiten auf dich zukommen, bist du abgesichert. 

• Nachweisdokument für sich selbst und das Finanzamt

Dieser Punkt spielt in den Letzten mit rein: Du hast sichere Nachweise beim Finanzamt und für dich selbst. Das erleichtert deine Buchhaltung und erspart dir Probleme, bei der Steuererklärung!

• Auftraggeber:in kann die Kosten absetzen

Auch Auftraggebende freuen sich in der Regel über sauber geführte Privatrechnungen. Dies erleichtert, wie für dich auch, die Buchhaltung. Des Weiteren ermöglicht es ihnen, die Ausgaben von der Steuer abzusetzen, falls diese absetzbar sind!

Wie kann ich privat eine Rechnung schreiben?

Eine Privatrechnung unterscheidet sich im Wesentlichen kaum von normalen Gewerberechnungen. Du kannst sie individuell gestalten, solange du aber bestimmte Pflichtangaben beachtest. Diese Pflichtangaben sind folgende: 

1. Dein Name und deine Anschrift
2. Der Name und die Anschrift des Auftraggebers (ggf. auch Firmenadresse)
3. Das Ausstellungsdatum der privaten Rechnung
4. Der Leistungszeitraum
5. Der Leistungsumfang (Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis)
6. Hinweis auf die Privatdienstleistung und dass die Rechnung umsatzsteuerfrei ist
7. Die Zahlungsfrist und deine Bankverbindung

Warum keine Umsatzsteuer?

Tatsächlich darf auf Privatrechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden, weil du als Privatperson nicht umsatzsteuerpflichtig bist. Der Auftraggeber kann jedoch trotzdem auf die Umsatzsteuer bestehen, damit er diese als Vorsteuer bei sich abziehen kann. In dem Fall solltest du dich ans Finanzamt wenden und erfragen, wie du am besten verfährst. Weist du die Umsatzsteuer auf deiner Privatrechnung aus, musst du sie anschließend in jedem Fall ans Finanzamt abführen.

Tipp für den Hinweis auf Privatdienstleistung

"Bei den oben angeführten Leistungen handelt es sich um privat durchgeführte Dienstleistungen. Es wird deswegen und auch mit Berücksichtigung der Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) keine Umsatzsteuer erhoben."

Du kannst schlussendlich also aufatmen. Wenn es nur um einmalige Freundschaftsleistungen oder dergleichen geht, brauchst du keine extra Genehmigung oder Steuernummer, aber solltest darauf achten, dass du bei deiner Privatrechnung regelkonform gemäß der hier vorgestellten Richtlinien vorgehst.

📌 Fazit zum Thema privat Rechnungen schreiben

Wie du siehst, kannst du auch ohne Steuernummer problemlos Rechnungen schreiben! Wichtig ist, dass du dich an die veranschlagten Freibeträge hältst und nicht versuchst das Finanzamt zu umgehen. Vor allem für einmalige freundschaftliche Leistungen lohnt sich das private Rechnungsschreiben. Wenn du aber langfristig als Freelancer:in arbeiten möchtest, hilft es dir nicht privat Rechnungen zu schreiben! Hier bietet es sich an dich beim Finanzamt Selbstständig zu melden. Das klingt auch erstmal komplizierter, als es ist. Wir bei Junico helfen dir den Einstieg in die Selbstständigkeit so angenehm wie möglich zu gestalten. 

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