Bei umfangreichen Aufträgen: Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung

Nimmst du einen umfangreichen Auftrag von einer:einem bis dato unbekannten Auftraggeber:in an, kannst du mit ihr:ihm eine Anzahlung vor Beginn deiner Dienstleistung aushandeln. So kannst du vor Antritt einer geschäftlichen Beziehung eine gewisse Sicherheit erreichen. Zu beachten ist dabei: Greifst du nicht auf die Kleinunternehmerregelung (https://www.junico.de/magazin/kleinunternehmerregelung) zurück und führst die Umsatzsteuer an das Finanzamt ab, muss die Anzahlungsrechnung zum Zeitpunkt der Zahlung in die Umsatzsteuer-Voranmeldung (https://www.junico.de/magazin/umsatzsteuervoranmeldung-ausfuellhilfe) aufgenommen werden.

Was ist eine Anzahlungsrechnung?

Die Anzahlungsrechnung, auch Vorauszahlungsrechnung genannt, ist eine Rechnung, welche von der:dem Auftragnehmer:in im Voraus für eine zukünftig zu erbringende Leistung gestellt wird. Es wurde also noch keine Leistung erbracht. Eine Anzahlungsrechnung kommt vor allem bei umfangreichen Projekten zum Einsatz, wenn eine Vorfinanzierung wichtig ist. In der Regel wird die Anzahlungsrechnung in folgender Reihenfolge von Rechnungen gestellt:

• Anzahlungsrechnung
• Teilrechnung
• Schlussrechnung

Wann schreibt man eine Anzahlungsrechnung?

Wenn du als Freelancer:in bereits vor der Erledigung eines größeren Auftrages Geld von deiner:deinem Auftraggeber:in haben möchtest, musst du dafür eine Anzahlungsrechnung erstellen.

Hierbei musst du jedoch folgendes beachten:

✅ Du musst die Anzahlung als solche kennzeichnen.

✅ Du musst ein voraussichtliches Datum angeben, zu welchem du deinen Auftrag erledigt haben wirst. Falls du hierfür noch kein Datum festlegen kannst oder noch keines vereinbart wurde, musst du darauf hinweisen.

✅ Deine Anzahlungsrechnung muss beschreiben, welche Leistung du erbringen wirst.

Was muss eine Anzahlungsrechnung enthalten? 

• Name und Anschrift der:des Dienstleister:in
• Steuernummer der:des Dienstleister:in
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum
• Beschreibung der Dienstleistung (Art und Menge)
• auf das Entgelt anfallende Steuerbeträge
• Entgeltbetrag für die Anzahlung 
• Hinweis, dass über eine offene Dienstleistung abgerechnet wird

Wie hoch sollte eine Anzahlung sein?

Die Höhe der Anzahlung kannst du nach persönlichem Ermessen bestimmen. Empfehlenswert und üblich sind aber 30 bis 50 Prozent des Gesamtpreises. So gehst nicht nur du, sondern auch dein:e Auftraggeber:in in Vorleistung: Das minimiert dein Risiko enorm und kann so als beidseitiger, fairer Ansatz betrachtet werden. 

Was ist der Unterschied zwischen einer Anzahlungsrechnung und einer Schlussrechnung?

Wie schon beschrieben, gibt es bei der Rechnungsstellung die Anzahlungsrechnung, die Teilrechnung und zum Schluss die Schlussrechnung. Oftmals fällt allerdings auch der Begriff der Abschlagsrechnung. Eine Abschlagsrechnung wird im Gegensatz zur Anzahlungsrechnung nicht gestellt, wenn noch keine Leistung erfolgt ist, sondern wenn schon Teilleistungen von der:dem Auftragnehmer:in erbracht worden sind. Somit ist die Abschlagsrechnung also ein Teil der Gesamtrechnung. 

Wie erstelle ich die Schlussrechnung?

Wenn du als Freelancer:in einen längerfristigen Auftrag vollständig abgeschlossen hast, wird es Zeit, deiner:deinem Auftraggeber:in die Schlussrechnung, auch Endrechnung genannt, zu stellen. In einer Schlussrechnung fasst du den Gesamtbetrag deiner erbrachten Leistungen abschließend zusammen. Hierbei musst du beachten, dass die folgenden Dinge vorher erfolgt sind: 

• Es wurden Teilzahlungen oder Abschlagszahlungen vereinbart und
• die Abrechnung der Teil- oder Abschlagszahlungen ist erfolgt.

Was muss eine Schlussrechnung enthalten?

Es ist wichtig, dass deine Schlussrechnung korrekt gestellt ist und daher die folgenden Angaben enthalten

• Name und Anschrift der:des Freelancers:Freelancerin
• Name und Anschrift der:des Auftraggebers:Auftraggeberin Rechnungsempfänger
• Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-ID (https://www.junico.de/magazin/steuerid-steuernummer-umsatzsteuernummer)
• Eine Rechnungsnummer (https://sevdesk.de/lexikon/rechnungsnummer/ no-follow)
• das Ausstellungsdatum der Rechnung
• das Datum der erfolgten Leistung
• Eine genaue Angabe der Leistung
• alle Rechnungsbeträge aufgeschlüsselt nach den gültigen Umsatzsteuersätzen
• enthaltener Betrag der Umsatzsteuer im Rechnungsbetrag
• mögliche Umsatzsteuerbefreiungen (beispielsweise Kleinunternehmerregelung (https://www.junico.de/magazin/kleinunternehmerregelung)

Zusätzlich musst du in der Schlussrechnung folgendes angeben:

• Alle Teilleistungen und die Entgelte als Nettobetrag vom gesamten Projekt
• bereits alle geleisteten Teilzahlungen (beispielsweise Abschlagszahlung) als Nettobetrag und die Steuerbeträge, die für diesen Betrag angefallen sind
• der restliche Rechnungsbetrag, welcher noch offen ist
• Angabe der für diesen offenen Betrag fälligen Umsatzsteuer

📌 Fazit zur Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung

Wenn du als Freelancer:in also ein längerfristiges Projekt oder einen längerfristigen Auftrag annimmst, empfiehlt es sich für dich, eine Anzahlungsrechnung auszustellen, um somit auch schon einen Teil deines Einkommens vor dem Auftrag zu erhalten. Dies gibt dir enorm viel Sicherheit. Hierbei ist es natürlich wichtig, dass du deine Anzahlungsrechnung korrekt und mit allen wichtigen Daten erstellst. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass die Anzahlungsrechnung nicht nur ein Datum enthält, wann du den Auftrag voraussichtlich erledigt habe wirst, sondern auch eine Beschreibung deiner Leistung. Am Ende deines Auftrages erfolgt dann die Schlussrechnung über den kompletten Betrag des Auftrages. Auch hier gibt es einige Besonderheiten, auf die du achten solltest. Somit mussten vor der Erstellung einer Schlussrechnung Teil- oder Abschlagszahlungen vereinbart und deren Abrechnung erfolgt sein.