Freelancer:in werden – hilfreiche Tools und Tipps zum Start ins Freelancen!

In diesem Artikel

Congratulations! Du hast dich entschieden, Freelancer:in zu werden und den mutigen Weg in die Selbstständigkeit zu wagen, dein:e eigene:r Chef:in zu sein, das zu tun, was du willst und wann du es willst.

Das trauen sich nicht viele: ca. 3,908 Mio. Menschen  (Statista 2022) – also 5 % – sind aktuell selbstständig in Deutschland und du bist eine:r von ihnen.

Doch wie es so schön heißt: Aller Anfang ist schwer und es gibt viel zu beachten, wenn du ein:e Freelancer:in werden möchtest. Ich bin seit Dezember 2022 selbstständig als Business Coach für Selbstständige und möchte daher mein Wissen mit dir teilen.

Freelancer:in werden: Start-Tipps für die Selbstständigkeit

Am Anfang hatte ich das Gefühl, den Wald vor lauter Bäumen nicht zu sehen: So viel musste erledigt werden, um rechtlich offiziell ein:e Freelancer:in werden zu können – willkommen im Bürokratie-Dschungel. Und dann gab es noch zusätzliche Themen rund um mein Business: Marketing, Finanzen und Co. und alle erforderten gleich viel Aufmerksamkeit. 

Damit du schneller den Wald wieder siehst, habe ich dir meine wichtigsten Tipps für deinen Start als Freelancer:in notiert. 

Rechtlichen Status klären: Bist du Freiberufler:in oder meldest du ein Gewerbe an?

Bevor du Freelancer:in wirst und deinen Kund:innen deine Serviceleistungen und Produkte anbietest, gibt es rechtlich einiges zu beachten! Kläre daher unbedingt vorab, welchen rechtlichen Status du hast. Ob du ein Gewerbe für deine Tätigkeit anmelden musst oder ob du diese als Freiberufler:in ausüben kannst.

Nach Status-Feststellung vom Finanzamt erhältst du dann eine Steuernummer für deine Selbstständigkeit, die du benötigst, um Kund:innen-Rechnungen zu erstellen und um steuerrechtlich alles vernünftig abzurechnen. Plane unbedingt genügend Zeit für die Beantragung deiner Steuernummer ein: Ich habe 2,5 Monate auf meine Steuernummer gewartet.

💡Kleiner Tipp: Du kannst auch eine vorläufige Steuernummer für diese „Überbrückungszeit“ beantragen, mit welcher du in der Zwischenzeit berechtigt bist, Rechnungen zu stellen.

Kosten für deine Selbstständigkeit berechnen

Ich lege es dir ans Herz, bevor du Freelancer:in wirst, die Kosten der Selbstständigkeit zu berechnen.

Warum ist das wichtig? Damit du ausreichend finanziellen Puffer für die ersten Anfangsmonate mit wenig (oder vielleicht erst mal keinen?!) Kund:innen und auch künftige „Durststrecken“ hast. Es ist essenziell für dein Business zahlungsfähig zu bleiben und genügend Geld als Reserve auf dem Konto zu haben.

Als Faustregel für dein „Reservegeld“ gilt: (monatliche Fixkosten * 6) + (jährliches Umsatzvolumen * 0,2)

Berechne vorher ganz genau deine monatlichen Fixkosten, also alle Kosten, die monatlich für deine Miete, Strom, Heizung, Versicherungen, Wasser etc. von deinem Konto abgebucht werden.

Wenn du Freelancer:in wirst, kommen weitere Kosten auf dich zu: Versicherungskosten für Kranken-, Pflege-, ggf. Renten- und Arbeitslosenversicherung und natürlich auch Vorsteuer-Kosten für deine Tätigkeit als Freelancer:in.

Außerdem wirst du auch Betriebskosten – je nach Tätigkeit unterschiedlich – haben, wie Kosten für dein Büro / Home-Office Platz, Werbung, Fahrtweg, Sonderausgaben, Steuerberatung, Geschäftskonto, Buchhaltung u.v.m.

Wenn du die Kosten für dein Freelancer:in-Dasein berechnet hast, solltest du auch deinen Stundensatz (Fachjargon: dein „Honorar“) ermitteln, also das, was du deinen Kund:innen für deine Leistung in Rechnung stellen willst. Für die Kalkulation deines Honorars berücksichtigst du neben bezahlten Arbeitsstunden für deine Leistung auch die unbezahlten Stunden für Marketing, Buchhaltung, Akquise, Urlaub, Krankheit, Weiterbildung etc. 

Projektakquise starten: Wie komme ich eigentlich an Kund:innen?

Neue und lukrative Projekte an Land zu holen, ist die Basis deiner Selbstständigkeit. Ohne Aufträge kannst du kein:e Freelancer:in werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Projektakquise.

Ich persönlich nutze gerne Google Ads, um potenzielle Kund:innen auf meine Dienstleistung als Business Coach für Selbstständige aufmerksam zu machen. Ergänzend hierzu besuche ich viele Netzwerk-Events in meiner Region zum Thema Recruiting und Persönlichkeitsentwicklung, erstelle Beiträge für meine Social-Media-Kanäle, besuche deutschlandweit Karrieremessen, verfasse Fachartikel für interessante Branchenmagazine und bin auf verschiedenen Freelancer:innen-Plattformen, wie bspw. Junico, angemeldet.

In meinem Bereich ergeben sich viele Möglichkeiten zur Akquise über persönliche Empfehlungen: also über Freunde, Bekannte und Verwandte, die mich persönlich kennen. Tausche dich am besten mit Gleichgesinnten dazu aus, welche Akquise-Wege für diese am besten funktionieren.

Sinnvolle Tools, wenn du Freelancer:in werden möchtest! 

Nachdem ich dir nun ein paar Tipps verraten habe, wie du Freelancer:in werden kannst, habe ich auch noch ein paar sinnvolle Tools für dich. Es gibt diverse Tools, die dir deinen Alltag als Freelancer:in erleichtern. Ich habe mich zunächst auf die grundlegenden Tools beschränkt.

Geschäftskonto eröffnen: welches ist das Richtige für mich?

Es gibt so viele verschiedene Geschäftskonten auf dem Markt für Menschen, die Freelancer:innen werden wollen. Suche dir am besten eins aus, das am besten für deinen Geschäftszweck und zu deiner Tätigkeit passt. 

Kriterien für die Auswahl deines Geschäftskontos könnten sein:

1. Anzahl an Transaktionen für dein Business (erstellst du monatlich eher viele Einzelrechnungen für deine Leistung / Produkte oder eher weniger?)
2. Ort der Leistungserbringung (arbeitest du nur mit deutschen Kund:innen zusammen oder auch mit Kund:innen aus dem Ausland?)
3. Kosten für das Geschäftskonto (Geld-Abhebungsgebühren? Rechnungskosten?)
4. Persönliche:r / Virtuelle:r Ansprechpartner:in (ist ein:e Ansprechpartner:in vorhanden oder findet alles nur in einer App statt?)
5. API-Schnittstellen (ist dein Bankkonto kompatibel mit gängigen Buchhaltungs-Softwares?) 

Ich als Solo-Selbstständige habe mich für finom als Geschäftsbank entschieden und bin sehr zufrieden, da ich sofort über einen Zahlungseingang auf meinem Konto per Push-Benachrichtigung informiert werde und auch mein Bankkonto mit meinem Buchhaltungs-Tool verknüpft habe: So habe ich Rechnungsein- und -abgänge immer im Blick und eine gute Übersicht über meine Finanzen.

Brauche ich eine Buchhaltungs-Software, um Freelancer:in zu werden?

So wie die Auswahl an Geschäftskonten für Freelancer:innen unbegrenzt ist, so sieht es auch mit der Buchhaltungs-Software aus. Natürlich kannst du deine Buchhaltung je nach Umfang deiner Tätigkeit auch manuell mit einer Excel-Tabelle und selbst erstellten Rechnungen machen, um Kosten zu sparen. Ich rate hiervon aber ab, weil die Fehlerquote in den selbst erstellten Rechnungen sehr hoch ist und es sehr aufwendig ist, nachträglich die steuerrelevanten Daten für die Steuererklärung korrekt zu erfassen.

Meine Kriterien für die Auswahl einer Buchhaltungs-Software sind: 

1. Kompatibilität und Schnittstelle zu meinem Geschäftskonto
2. Kosten für die Bereitstellung der Software
3. Persönliche:r /Virtuelle:r Ansprechpartner:in
4. Funktionen und Leistungsumfang

Ich bin sehr zufrieden mit der eher höherpreisigen Buchhaltungs-Software von lexoffice* für (Solo-)Selbstständige. Mich hat bei lexoffice der Leistungsumfang überzeugt: Multibanking, Schnittstellen zu meinem Geschäftskonto, Zugang für meinen Steuerberater, Umsatzstatistiken und Reports, Anlagenverzeichnis, individualisierbare Rechnungsvorlagen auf Deutsch und Englisch, automatischer Zahlungsabgleich für Belege (Rechnungen) und einfacher Upload von Belegen (Rechnungen). 

Freelancer:in werden mit hilfreichen Projektmanagement-Softwares

Am Anfang deiner Selbstständigkeit wirst du das Gefühl haben, dass du den Überblick über deine täglichen und noch anstehenden To Do's verlierst, weil es so viele sind. Aber keine Sorge! Das wird besser mit der Zeit und auch übersichtlicher.

Als ich Freelancer:in werden wollte, habe ich mir verschiedene Tools zur besseren Planung und Übersicht meiner täglichen Aufgaben und Tasks angeschaut. Trello kann ich als Projektmanagement-Tool sehr empfehlen, da es einfach verständlich ist und sehr intuitiv funktioniert.

Hier sind meine täglichen To Do's nach verschiedenen Bereichen (Marketing, Finanzen & Buchhaltung, Kund:innen, Business) sortiert und ich kann die Aufgaben verschieben (bspw. innerhalb der einzelnen Bereiche), löschen und archivieren. Praktisch ist auch die Funktion, dass ich Videos, Bilder und Dateien in die jeweilige „Aufgabe“ hinzufügen kann.

So habe ich immer alles im Blick – und vergesse nichts, wenn es mal trubelig wird im Alltag.

Freelancer:in zu werden ist nicht immer einfach: Was tun?

Nicht alles ist immer Sonnenschein in der Selbstständigkeit und die dunklen Zeiten werden kommen: Zeiten (manchmal auch Monate!) ohne Aufträge und Kund:innen-Anfragen, Zeiten der Unsicherheit (war es die richtige Entscheidung, Freelancer:in zu werden?), Zeiten der wirtschaftlichen Instabilität (Rezession und so), Zeiten der familiären Veränderung und Zeiten der Veränderung des eigenen Umfelds (neue Freunde?) und und und…

Freelancer:in werden bedeutet neben finanzieller Unabhängigkeit, freier Zeiteinteilung und selbstbestimmten Arbeiten auch ein hohes finanzielles Risiko und Ungewissheit und eine hohe Eigenverantwortung. Du bist alleine für dein(en) Business(erfolg) zuständig.

Final habe ich dir daher schnell 3 Tipps für schlechte Zeiten notiert:

1. Dranbleiben und Durchhalten! 
2. Mit Gleichgesinnten und anderen Freelancer:innen austauschen
3. Regelmäßig reflektieren über die bisherigen Erfolge und kleinen „Steps“ 

Und wenn du mal einen neutralen Blick und Unterstützung von außen benötigst, dann freue ich mich, dich als Coach auf deinem Weg in die Selbstständigkeit zu begleiten.

📌 So einfach kann Freelancer:in werden sein – Fazit

Als ich Freelancerin wurde, waren mir zu Beginn viele Dinge nicht klar, weshalb ich meine Erfahrung mit dir teilen möchte. Wenn du nämlich Freelancer:in werden möchtest, solltest du zum Start ins Freelancen einige Dinge beachten. 

• Sei dir über deinen genauen rechtlichen Status bewusst werden – Freiberufler:in oder Gewerbe? – und beim Beantragen der notwendigen Steueridentifikationsnummer Zeit einplanen. 
• Werde dir über potenziellen Kosten des Freelancer:in-Daseins bewusst, damit du nicht plötzlich mit leeren Taschen und ohne Aufträge dastehst. Plane hier alles mit ein: Urlaube, Krankheiten, Zeiten ohne Aufträge. All so etwas musst du mit deinen Einnahmen ausgleichen können, woraus sich also mehr oder weniger dein Stundensatz ergibt. 
• Jetzt kann es losgehen: Kümmere dich um die Projektakquise. Hier helfen persönliche Kontakte und Freelancer:innen Plattformen wie Junico.

Hast du den Start ins Freelancen geschafft? Super, dann kannst du dir deinen Freelancer:innen-Alltag zusätzlich mit diversen Tools erleichtern. 

• Ein Geschäftskonto hilft dir beispielsweise deine Einnahmen und Ausgaben im Blick zu behalten. So weißt du auch besser, wie viel Geld du für deine Freizeitaktivitäten aufwenden kannst. 
• Insbesondere in Verknüpfung mit einem Buchhaltungstool steht einem aufgeräumten Finanz-Management nichts mehr im Wege. 
• Nutzt du zusätzlich noch ein Projekt-Management-Tool, ist ein effizientes und entspanntes Arbeiten als Freelancer:in garantiert!

Dein Weg, ein:e Freelancer:in zu werden, wird nicht immer einfach sein. Gib nicht auf, sondern bleib dran, tausche dich mit Gleichgesinnten aus und reflektiere deinen Erfolg und deine Steps.

In diesem Sinne: Happy Freelancen!

* Anmerkung von Junico: Wenn du auf einen der Links klickst und danach ein Abo abschließt, erhalten wir eine kleine Aufmerksamkeit. Dies hat weder unsere Auswahl in dem Artikel, noch die Empfehlungen beeinflusst. Freelancer:innen-Ehrenwort!