KI-Tools für Unternehmen sinnvoll nutzen: praktische Tipps für deinen Büroalltag
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KI-Tools für Unternehmen sinnvoll nutzen: praktische Tipps für deinen Büroalltag

Maria
Maria

Autorin & Content Creator

· Mai 2024

In diesem Artikel

Mit nur ein paar Klicks ist dein wöchentlicher Lebensmitteleinkauf erledigt, die Rechnung mit dem Smartphone bezahlt und dein Terminkalender auf deiner Smartwatch aktualisiert. Noch nie zuvor war unser Alltag so stark durch smarte Technologien und die Verbreitung der Digitalisierung geprägt – und auch unsere Arbeitswelt durchlebt derzeit einen rasanten technologischen Wandel. 

Im Mittelpunkt aller Trends und Analysen zur Zukunft unserer Arbeit steht dabei das Thema der künstlichen Intelligenz. Eine repräsentative Studie von Stepstone zeigt, dass beinahe jede:r zweite Arbeitnehmer:in in Deutschland erste Erfahrungen im Umgang mit der KI gesammelt hat. Wer auf dem Markt wettbewerbsfähig bleiben möchte, muss mit dem technischen Fortschritt mithalten – der Trend hin zur KI ist eindeutig.

Dies betrifft nicht nur große Unternehmen, in denen KI-Anwendungen sowieso seit Jahren eingesetzt werden, sondern vor allem kleine und mittlere Unternehmen. Unabhängig davon, ob du eine kleine 2-Personen-Firma, ein Unternehmen mit 100 Angestellten oder einen Großkonzern führst: Mit den KI-Tools und Tipps aus diesem Beitrag kannst du deine Prozesse noch wirksamer gestalten und die richtigen KI-Tools sinnvoll in dein Unternehmen integrieren. 🚀

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Was bringen KI-Tools für dein Unternehmen?

Eins steht inzwischen fest: Verschiedene KI-Tools und Automatisierungen werden sich in den nächsten Jahren zum festen Bestandteil in unserem Büroalltag entwickeln. Dadurch haben Unternehmer:innen noch mehr Möglichkeiten, um alle laufenden Geschäftsprozesse zu automatisieren. Insbesondere Start-ups sollten das kostensparende Potenzial der KI nicht unterschätzen. 

Doch ähnlich wie bei anderen Technologien bringen innovative KI-Tools zwar zahlreiche Vorteile, aber auch einige Herausforderungen mit. Vor dem Einsatz der künstlichen Intelligenz in deinem Unternehmen ist es daher sinnvoll, mögliche Risiken mit dem Nutzen der einzelnen KI-Tools, auf die wir später noch eingehen werden, miteinander zu vergleichen. 

Möglichkeiten & Vorteile von KI-Tools für Unternehmen

Automatisierung: Wiederkehrende und zeitraubende Routineaufgaben – etwa Tabellen erstellen, Informationen zusammenfassen, Rechnungen nach Vorlage anfertigen, Präsentationsfolien vorbereiten, Übersetzungen anfertigen – können mit KI-Tools schnell und unkompliziert erledigt werden. Dadurch können sich deine Mitarbeiter:innen auf komplexere und kreative Tätigkeiten konzentrieren oder sich persönlich um wichtige Kund:innen-Beziehungen kümmern.

Effektive Datenanalyse: Große Datenmengen werden von der KI präzise und in kürzester Zeit verarbeitet. Die Fehlerquote fällt dabei statistisch kleiner als bei menschlichen Sachbearbeiter:innen aus.

Zielgruppenrelevante Optimierung: Bei der Analyse von Benutzer:innen-Daten oder im Bereich des Content-Marketings sind KI-Tools eine kostengünstige Alternative zu herkömmlichen Software-Lösungen und können deinen Mitarbeiter:innen viel Zeit und Aufwand ersparen.

Ohne große Investition möglich: Kostenlose Open-Source-Tools liefern vor allem bei der Erstellung von Texten, Videos, Präsentationen oder Bildern sehr gute Ergebnisse ab. 

Orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit: KI-Tools können rund um die Uhr eingesetzt werden. Deswegen sind Chatbots eine gute Ergänzung zum Kund:innen-Service, auch wenn du echte Kund:innen-Kommunikation damit auf keinen Fall ersetzen solltest.

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Risiken & Nachteile von KI-Tools für Unternehmen

Kosten: Kostenlose KI-Tools sind in ihrer Funktionsweise, insbesondere bei komplexen Aufgaben, eingeschränkt. Lässt du spezifische Aufgaben auf regelmäßiger Basis von der KI erledigen, musst du irgendwann auf die kostenpflichtige Version umsteigen. 

Datenschutz: Sobald du sensible Daten von Menschen speichern und verarbeiten möchtest, gilt auch für kleine Unternehmen die DSGVO bzw. die Europäische Datenschutz-Grundverordnung. Derzeit ist die Arbeit mit der KI eine rechtliche Grauzone, weil nicht immer nachvollziehbar ist, welche personenbezogenen Daten von KI-Tools konkret verarbeitet werden. Im Zweifel ist es sinnvoll, eine individuelle Datenschutz-Folgenabschätzung für dein Unternehmen durchzuführen.

KI-Bias: Möchtest du KI-Tools für die inhaltliche Recherche oder Texterstellung verwenden, musst du ein wenig aufpassen, denn hier ist das Risiko von Falschinformationen oder verzerrter Wahrnehmung gegeben. Sprachbasierte KI-Modelle werden anhand menschlicher Texte aus dem Internet trainiert und können bestehende Vorurteile übernehmen. Ohne menschliche Expertise und Prüfung kommst du bei solchen Aufträgen nicht aus.

KI ist kein Selbstläufer: Mithilfe von KI-Tools kann zwar die Basis für überzeugende Marketing-Texte, suchmaschinenoptimierte Artikel, Produktbeschreibungen, Videos, Social-Media-Beiträge usw. erstellt werden. Verlasse dich jedoch niemals komplett auf die KI zur Texterstellung und lasse die Richtigkeit der Fakten stets durch Mitarbeiter:innen überprüfen. Zudem können KI-Bots menschliche Emotionen oder echte Erfahrungen ohnehin nicht ersetzen, die für eine erfolgreiche Content Creation unbedingt notwendig sind. 

Die besten KI-Tools für Unternehmen: Übersicht, Anwendung und Kosten

Bei der Wahl des besten KI-Tools solltest du als Erstes die individuellen Anforderungen und Ziele deines Unternehmens berücksichtigen

  • Wofür benötigst du überhaupt ein KI-Tool in deinem Unternehmen? 
  • Welche Aufgaben in deinem Büroalltag kannst du durch den Einsatz der KI überhaupt vereinfachen? 
  • Inwieweit kannst du die KI-Tools in deinen typischen Workflow integrieren? 
  • Können deine Mitarbeiter:innen bereits mit dem KI-Tool umgehen oder sind sie bereit, sich in die Funktionsweise einzuarbeiten? 
  • Gibt es ein Budget für das kostenpflichtige KI-Programm, oder sollten die eingesetzten KI-Tools möglichst kostenlos bleiben? 

Setze am Anfang besser auf ein paar wenige KI-Tools, die möglichst leicht in deinen Büroalltag integrierbar sind. Mit der Zeit kannst du die KI in deinem Unternehmen noch weiter ausbauen. 

Nachfolgende KI-Tools gehören derzeit zu den nützlichsten für den Einsatz in kleinen oder mittelgroßen Unternehmen.

KI-Tools zur Texterstellung für dein Unternehmen

ChatGPT

Der beste Allrounder unter den KI-Modellen kann zu verschiedenen Zwecken im Büroalltag eingesetzt werden. Die Plus-Version bietet zahlreiche Plug-Ins zur Analyse von Daten und Bildern sowie spezialisierte Bots an (z.B. einen Chatbot), die du individuell für dein Unternehmen anpassen kannst. In diesem Tool steckt extrem viel Potenzial für deine Prozessoptimierung.

💡 Kosten: Grundversion kostenfrei, verbesserte Plus-Version für 20 US-Dollar pro Monat.

Jasper

Erstellt anhand der Vorgaben verschiedene Texte, Artikel und Zusammenfassungen, die speziell auf E-Commerce, Marketing und Content Creation ausgelegt sind. Zahlreiche Vorlagen für Social Media Posts, YouTube-Videos und Blogbeiträge sind mit Plagiatsprüfung und SEO-Optimierung ausgestattet.

💡 Kosten: Ab 39 US-Dollar pro Monat.

neuroflash

Deutsche Alternative zu ChatGPT; verfügt über verschiedene Textvorlagen, die du für eigene Blogbeiträge oder andere Texttypen sehr einfach nutzen und anpassen kannst. Dieses KI-Tool legt einen großen Wert auf die Datensicherheit und stellt sicher, dass alle Daten entsprechend der DSGVO geschützt sind. Eine gute Lösung für die Erstellung eines deutschsprachigen Newsletters. 

💡 Kosten: Ab 30 Euro pro Monat.

genei.io

Fasst englischsprachige Texte und Artikel zusammen und ist daher auch für die wissenschaftliche Recherche gut geeignet. Dabei werden spezielle Algorithmen verwendet, um deinen eigenen Text zu analysieren und ihn auf Lesbarkeit, Grammatik und Stilistik zu optimieren. Damit kannst du englischsprachige Texte auf Muttersprachlerniveau veröffentlichen. 

💡 Kosten: Ab 7,99 Pfund pro Monat, Rabatte für Hochschulen und wissenschaftliche Betriebe möglich.

KI-Tools zur Content Creation in Unternehmen

DALL-E 3

Generiert verschiedene Arten von Bildern auf der Basis von eingegebenen Textbeschreibungen, die du für Marketing, auf deiner Website oder für verschiedene Designs nutzen kannst. Dabei kannst du verschiedene Kunststile vorgeben und deine Prompts so lange anpassen, bis du das richtige Bild generiert hast. Deiner Fantasie sind wahrlich keine Grenzen gesetzt. Vor allem Grafikdesigner:innen können dieses KI-Tool zur Inspiration und Unterstützung nutzen und damit schnell verschiedene Designs ausprobieren.

💡 Kosten: Ausschließlich für ChatGPT Plus Abonnent:innen kostenlos verfügbar.

Midjourney (nur Beta-Version verfügbar): 

Mit diesem KI-Bildgenerator kannst du mit den richtigen Prompts hochwertige und optisch beeindruckende Bilder erstellen. Die Ergebnisse sind in der hohen Auflösung verfügbar und sind daher auch für Web- und Grafikdesign oder etwa zur Erstellung von Merchandising-Artikeln geeignet. 

💡 Kosten: Für kommerzielle Nutzung ab 8 US-Dollar pro Monat.

Castamagic

Verwandelt Audioinhalte in Marketing oder Social-Media-Content. Dafür musst du einfach eine Audio- oder Videodatei hochladen und erhältst verschiedene Zitate, Zusammenfassungen, Newsletter-Texte, passende Videoclips und vieles mehr.

💡 Kosten: Ab 23 US-Dollar pro Monat.

Pictory

Ein Text-to-Video-Generator, mit dem du ohne Vorkenntnisse oder großen Aufwand Videos für Social Media und Präsentationen erstellen kannst. Dafür ein Skript oder Artikel hochladen oder auf einen Blogbeitrag verlinken – und schon kann es losgehen. Ideal für Einsteiger:innen.

💡 Kosten: Ab 19 US-Dollar pro Monat.

Synthesia

Mit diesem beliebten KI-Videogenerator können Erklärvideos, Werbeclips und digitale Avatare erstellt werden. Funktioniert auf Englisch allerdings besser als auf Deutsch. Für komplexere oder längere Videoarbeiten wirst du dennoch eine:n menschliche:n Expert:in benötigen. 

💡 Kosten: Ab 20 US-Dollar pro Monat.

murf.ai

Verwandelt Text in Sprache und kann zur Vertonung von Videos, Podcast-Episoden oder für Präsentationen verwendet werden. Die Bibliothek umfasst ca. 120 Stimmen in 20 Sprachen, dabei kannst du die Betonung und Lautstärke anpassen sowie Sprechpausen hinzufügen. Die produzierten Ergebnisse wirken erstaunlich natürlich.

💡 Kosten: Basisversion für bis zu 10 Minuten Sprechzeit kostenfrei, Pro-Version ab 23 US-Dollar pro Monat.

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KI-Tools zur Prozessoptimierung

DeepL

Diese Deep Learning Übersetzungssoftware ist inzwischen in 31 Sprachen verfügbar und glänzt mit ihrer überzeugenden Übersetzungsqualität. Nach Bedarf kannst du sogar ganze PDF-Dateien oder eine PowerPoint hochladen und diese in die gewünschte Sprache übersetzen lassen. 

💡 Kosten: Bis zu 3.000 Zeichen oder 3 Dokumenten pro Monat kostenlos, danach ab 7,49 € pro Monat.

Fireflies.ai

Transkribiert automatisch deine Meetings und erstellt anschließend passende To-do-Listen für dein Team. Damit können sich deine Mitarbeiter:innen auf das Meeting konzentrieren und müssen kein Protokoll mehr führen. 

💡 Kosten: Basisversion mit Begrenzung kostenfrei, Pro-Version ab 10 US-Dollar pro Monat.

Genesys

Intelligente Chatbot-Software, die als Ergänzung zum klassischen Kund:innen-Service die Fragen deiner Kund:innen 24/7 beantwortet und es ihnen sogar ermöglicht, Produkte direkt über den Chatbot zu kaufen. Für kleine Unternehmen oder Start-ups sind individualisierbare KI-Bots, die in der Pro-Version von ChatGPT als Plug-Ins enthalten sind, eine günstigere Alternative.

💡 Kosten: Ab 75 US-Dollar pro Monat.

KI-Tools für Präsentationen

Gamma App

Erstellt in Sekundenschnelle eine visuell ansprechende Präsentation mit Text und Bildern anhand deiner inhaltlichen Vorgabe. Die fertige Präsentation kann anschließend als PDF oder PPT exportiert werden.

💡 Kosten: Kostenlose Version mit Einschränkungen, Plus-Version ab 8 US-Dollar pro Monat.

Beautiful.ai

Eine weitere KI-Präsentationssoftware mit vielen modernen und minimalistischen Vorlagen, die sehr leicht individuell angepasst und mit deinen Daten ergänzt werden können.

💡 Kosten: Ab 12 US-Dollar pro Monat.

KI-Tools zur Softwareentwicklung

Github Copilot

Unterstützt dich und deine Programmierer:innen bei der Softwareentwicklung sowie der Überprüfung und Fehleranalyse von Code. 

💡 Kosten: Kostenlos, mit Einschränkung; Team-Version ab 4 US-Dollar pro Monat.

Circleci

Speziell an Softwareentwickler:innen gerichteter KI-Codegenerator, der JavaScript, TypeScript, Python und Java programmieren kann. Deine Entwickler:innen können mit dem Tool ihren Code automatisch vervollständigen und testen.

💡 Kosten: Kostenlos bis zu 6.000 Minuten, Pro-Version ab 15 US-Dollar pro Monat.

📌 Fazit: KI-Tools erfolgreich und sinnvoll in dein Unternehmen integrieren und durchstarten! 

Intelligente Roboter mit einem hohen Automatisierungsgrad sind in vielen Zweigen der Industrie und Forschung nun wahrlich nichts Neues. Anders als noch vor ein paar Jahren haben sich die technischen Einsatzmöglichkeiten der KI jedoch stark ausgeweitet. Die neuen KI-Tools können nicht nur wie früher Daten und Zahlen analysieren, sondern sind zum ersten Mal auch in künstlerischen, journalistischen und gestalterischen Bereichen tätig. Dadurch stieg auch der KI-Trend in den Unternehmen an.

Mit dem Launch von ChatGPT im November 2022 und der anschließenden rasanten Verbreitung von weiteren KI-Tools ist deswegen die gesellschaftliche Angst vor den Folgen und Auswirkungen des Einsatzes der KI, wie bspw. dem Verlust der Arbeitsplätze durch diese technologische Entwicklung, ebenfalls gestiegen. Trotz aller Befürchtungen zeigen die KI-Trends des Fraunhofer-Instituts für die Arbeitswelt im Jahr 2030, dass unsere Arbeitsplätze durch Roboter oder eine KI nicht ersetzt, sondern vielmehr verändert werden. 

Beim Einsatz von KI-Tools solltest du jedoch stets im Auge behalten, dass ihre Integration nur dann erfolgreich und effizient ausfällt, wenn Mensch und Maschine eng zusammenarbeiten. Grundlegend betrachtet ist die KI ein überdurchschnittlich intelligentes Werkzeug, das ohne guten menschlichen Input auch keine guten Ergebnisse liefern wird. Selbst Alphabet, der Mutterkonzern von Google, musste bei der fehlerhaften Demo ihres neuesten KI-Modells Bard feststellen, dass die selbständige und ohne menschliche Überprüfung agierende KI enormen finanziellen Schaden anrichten kann. 

Bei der Arbeit mit der Künstlichen Intelligenz lohnt es sich daher langfristig, wenn du das Erstellen deiner Texte, Bilder oder Grafiken nicht ausschließlich an die KI auslagerst. Deutlich effektiver ist es, mit einem Team aus Freelancer:innen zu arbeiten, die mithilfe von verschiedenen KI-Tools ihre Arbeit für dein Unternehmen schnell und zuverlässig erledigen. Nur so kannst du sicherstellen, dass die KI tatsächlich die fachliche Qualität abliefert, die sowohl deine Kund:innen als auch Suchmaschinen heutzutage erwarten!

Häufig gestellte Fragen

  • Was sind positive Auswirkungen von KI-Tools für Unternehmen?

    icon down
    • Automatisierung von Prozessen führt zur Zeitersparnis
    • Effektive Datenanalyse in kurzer Zeit mit einer geringen Fehlerquote
    • Zielgruppenrelevante Optimierung bei der Analyse von Benutzer:innen-Daten
    • Kein hoher Kostenaufwand
    • Orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit
  • Was sind Risiken und Nachteile von KI-Tools für Unternehmen?

    icon down
    • Kostengünstige oder kostenfreie KI-Tools sind in ihrer Funktionsweise eingeschränkt
    • Obacht beim Datenschutz: Es ist nicht ganz nachvollziehbar, welche personenbezogenen Daten von KI-Tools konkret verarbeitet werden
    • KI-Bias: Du musst bei der Nutzung von KI-Tools beachten, dass diese sich auch auf menschliche Informationen stützen und dadurch zweifelhafte Meinungen übernehmen könnten
    • KI ist kein Selbstläufer und die Ergebnisse sollten stets überprüft werden und im besten Falle mit Emotionen und / oder echten Erfahrungen ergänzt werden
  • Worauf sollte ein Unternehmen bei der Wahl eines KI-Tools achten?

    icon down
    1. Bei der Wahl des besten KI-Tools solltest du als Erstes die individuellen Anforderungen und Ziele deines Unternehmens berücksichtigen:
      • Wofür benötigst du überhaupt ein KI-Tool?
      • Welche Aufgaben in deinem Büroalltag kannst du durch den Einsatz der KI überhaupt vereinfachen?
      • Inwieweit kannst du die KI-Tools in deinen typischen Workflow integrieren?
      • Können deine Mitarbeiter:innen bereits mit dem KI-Tool umgehen oder sind sie bereit, sich in die Funktionsweise einzuarbeiten?
      • Gibt es ein Budget für das kostenpflichtige KI-Programm oder sollten die eingesetzten KI-Tools möglichst kostenlos bleiben?
      • Setze am Anfang besser auf ein paar wenige KI-Tools, die möglichst leicht in deinen Büroalltag integrierbar sind. Mit der Zeit kannst du die KI-Unterstützung noch weiter ausbauen.

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Maria hat sich schon immer gefragt, wie unsere Weltanschauung durch Sprache, erzählte Geschichten und audiovisuelle Medien beeinflusst wird. Stets war ihr Lebensweg durch diese Faszination geprägt: vom Studium der Kunstgeschichte und Medienwissenschaft zum ersten Job in der Literaturagentur, während ihrer Anstellung beim Spiegel-Verlag, später als Mediendozentin in der Erwachsenenbildung und nun gegenwärtig als freiberufliche Autorin. Für Maria funktioniert guter Content nur dann, wenn die Inhalte ehrlich, authentisch und höchst aktuell bleiben. Genau diesem Anspruch versucht sie in ihren eigenen Texten gerecht zu werden. Zudem ist sie fest davon überzeugt, dass die Welt weniger Schubladendenker und mehr Storyteller braucht!

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