HubSpot im Überblick: Alle Funktionen, Vorteile & Preise erklärt

Fühlst du dich überfordert von der Unübersichtlichkeit deiner Marketing-, Vertriebs- und Kund:innenservice-Tools? Ein separates Tool für E-Mails hier, eine Excel-Liste für Leads dort und eine weitere Software für den Kund:innensupport – und all das ohne reibungslose Kommunikation? Das kostet dich wertvolle Zeit und Nerven und behindert dein Wachstum unnötig. Die Lösung ist ein integriertes System wie das CRM-System HubSpot – mit zahlreichen Funktionen, die Marketing, Vertrieb und Service nahtlos verbinden. 

HubSpot bietet als CRM-System die zentrale Schaltzentrale für dein gesamtes Unternehmenswachstum. In diesem umfassenden Guide erfährst du alles, was du über das Ökosystem dieser führenden CRM-Software wissen musst. 

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In diesem Artikel

Was ist CRM? 

CRM, kurz für Customer-Relationship-Management, ist eine Software, die Unternehmen dabei hilft, Kund:innenbeziehungen effizient zu verwalten und zu pflegen. Mithilfe dieser Software können Unternehmen Interaktionen, Daten und Notizen über ihre Kund:innen und Interessenten in einer zentralen Datenbank speichern. Diese Daten sind für alle relevanten Personen innerhalb der Organisation zugänglich. 

Die Kernfunktionen von CRM-Systeme 

CRM-Systeme sind unerlässlich für ein effizientes Management von Kund:innenbeziehungen. Sie optimieren Vertriebs- und Marketingaufgaben durch Automatisierung, verbessern die Kommunikation über diverse Kanäle und unterstützen die Analyse von Geschäftsdaten zur Steigerung der Kund:innenzufriedenheit. 

• Kontaktmanagement: Umfassende Erfassung und Verwaltung von Kund:innen- und Interessentendaten, einschließlich Kontakthistorie, Notizen und relevanten Dokumenten.
• Lead- und Opportunity-Management: Systematische Leadnachverfolgung, Kund:innenqualifizierung und Vertriebspipeline-Management optimieren den Vertriebsprozess. 
• Automatisierung: Automatisierung von Aufgaben (E-Mail, Terminplanung, Aufgabenzuweisung) steigert Effizienz und entlastet Teams. 

Kund:inneninteraktionen: Konsistente Kund:innenerlebnisse durch lückenlose Erfassung und Verwaltung aller Kund:inneninteraktionen über diverse Kommunikationskanäle.

Was ist HubSpot? 

HubSpot ist eine leistungsstarke und vielseitige All-in-One-Plattform für Customer-Relationship-Management (CRM), die dabei unterstützt, deine Kund:innenbeziehungen umfassend zu verwalten und zu optimieren. Als kostenloses Tool bietet es eine Fülle von Funktionen, die darauf abzielen, die Effizienz in verschiedenen Geschäftsbereichen zu steigern. 

Im Kern ermöglicht die Plattform die zentrale Erfassung, Organisation und Verwaltung aller relevanten Daten zu Kontakten, Leads, Deals und Kund:inneninteraktionen. Dies umfasst Informationen aus den Schlüsselbereichen Marketing, Vertrieb und Kund:innenservice. Durch diese Zentralisierung wird die Datenspeicherung und -analyse erheblich vereinfacht und verbessert, was zu einem klareren und umfassenderen Überblick über jeden Kund:innen führt. Das CRM ist in der Basisversion kostenlos. 

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

HubSpot ist eine modular aufgebaute CRM-Plattform, deren Funktionen sich über verschiedene Hubs erstrecken. Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Funktionen vor.

Marketing Hub 

Das Marketing Hub ist eine umfassende Marketingsoftware zur Leadgenerierung und Marketingautomatisierung, die das Wachstum eines Unternehmens signifikant fördert. 

• Leadgenerierung: Akquiriert Neukund:innen durch Landingpages, Formulare und CTAs, um Besucher:innen in qualifizierte Leads zu verwandeln und Kontaktdaten zu erfassen.
• Marketingautomatisierung: Automatisiert Kampagnen (E-Mails, Social Media, Webseitenpersonalisierung), um Zeit und Ressourcen zu sparen und die Leadkonvertierung durch gezielte, relevante Informationen zu optimieren. 
• Umsatzsteigerung durch hochwertige Leads: Steigert den Umsatz durch qualifizierte Leads, die mit höherer Wahrscheinlichkeit zu zahlenden Kund:innen werden und so die Effizienz des Vertriebs erhöhen. 
• Zeit- und Ressourcenersparnis: Die Automatisierung von Marketingaufgaben entlastet Teams und ermöglicht die Konzentration auf strategische Aufgaben, was zu einer besseren Nutzung von Arbeitszeit und Budget führt.
• Messung und Optimierung von Kampagnen: Ermöglicht umfassende Analysen und Reportings zur Performance von Marketingkampagnen (Öffnungs-, Klick-, Konversionsraten, ROI). Diese Daten sind entscheidend für die Optimierung zukünftiger Kampagnen, unterstützt durch A/B-Testing. 

Sales Hub 

Das Sales Hub ist eine zentrale Vertriebssoftware, die Vertriebsteams hilft, den Verkaufsprozess zu optimieren, die Produktivität zu steigern, Kund:innen effektiver zu betreuen und Geschäfte schneller abzuschließen. 

• Kontakt- und Leadmanagement: Zentralisiert die Verfolgung und Verwaltung von Interaktionen mit Leads und Kund:innen. Es ermöglicht detaillierte Profile, Kommunikationshistorien und präzise Fortschrittsverfolgung im Verkaufstrichter, um einen umfassenden Überblick zu gewährleisten.
• Automatisierung von Vertriebsaufgaben: Vertriebsmitarbeiter:innen sparen Zeit durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie E-Mail-Follow-ups, Aufgabenplanung und Terminbuchungen. Diese Zeit kann für den Beziehungsaufbau und die Akquise genutzt werden.
• E-Mail-Tracking und Vorlagen: Verfolge E-Mail-Öffnungen und Klicks, um den optimalen Zeitpunkt für die Nachfassung zu ermitteln. Nutze personalisierte E-Mail-Vorlagen für standardisierte, aber persönliche Kommunikation.
• Meetingplanung: Integrierte Meetingtools vereinfachen die Terminfindung, indem Interessenten direkt Termine in Ihrem Kalender buchen können. 
• Angebotserstellung und E-Signaturen: Erstelle und unterzeichne Angebote digital im System, um den Abschlussprozess zu beschleunigen und administrativen Aufwand zu reduzieren. 
• Reporting und Analysen: Umfassende Dashboards und Berichte ermöglichen tiefe Einblicke in die Vertriebsleistung. Analysiere Verkaufstrends, identifiziere Engpässe und optimiere Strategien datenbasiert. 
• Integration mit anderen Hubs: Als Teil der CRM-Plattform integriert sich das Sales Hub nahtlos mit Marketing- und Service Hub, was eine 360-Grad-Kund:innensicht und reibungslose Abteilungsübergänge für eine kohärente Kund:innenerfahrung ermöglicht. 

Service Hub 

Unter den vielfältigen Funktionen nimmt das Service Hub eine Schlüsselrolle ein. Es ist eine umfassende Kund:innenservice-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, exzellente Kund:innenerlebnisse und langfristige Beziehungen aufzubauen. Es bietet Tools, um effizient mit Kund:innen zu kommunizieren, Anfragen schnell zu bearbeiten und proaktiven Support zu leisten. 

• Ticketsystem: Zentralisiertes System zur Verwaltung von Kund:innenanfragen. Interaktionen werden als Tickets erfasst, was eine lückenlose Nachverfolgung und effiziente Bearbeitung ermöglicht. Automatisierungen weisen Tickets zu oder benachrichtigen über Statusänderungen. 
• Live-Chat: Ermöglicht Echtzeitkommunikation, reduziert Wartezeiten und steigert die Kund:innenzufriedenheit durch schnelle Antworten. 
• Knowledge Base: Eine Self-Service-Ressource mit Antworten auf häufig gestellte Fragen, die das Support-Team entlastet und rund um die Uhr verfügbar ist.
• Kund:innenfeedback: Tools zur Erfassung und Analyse von Kund:innenfeedback, wie Umfragen (NPS, CSAT, CES), helfen Unternehmen, Kund:innenbedürfnisse besser zu verstehen und Serviceleistungen kontinuierlich zu verbessern. 
• Automatisierung: Automatisiert Routineaufgaben im Kund:innenservice wie Folge-E-Mails, Ticketzuweisung und Berichterstellung, was Zeit spart und Serviceprozesse vereinheitlicht.
• Berichterstattung und Analysen: Umfassende Dashboards und Berichte ermöglichen die kontinuierliche Optimierung des Kund:innenservices durch Einblicke in Teamleistung, Kund:innenzufriedenheit und Effizienz der Support-Kanäle.

Content Hub 

Das Content Hub ist eine umfassende, KI-gestützte Content-Marketing-Software zur effizienten Erstellung, Verwaltung und Orchestrierung von Inhalten entlang der Customer Journey. Es zentralisiert Contentressourcen und -prozesse, verbessert die Zusammenarbeit und steigert die Effizienz. 

• KI-gestützte Inhaltserstellung und -verwaltung: Nutzt KI für die Erstellung, Optimierung und personalisierte Auslieferung zielgruppenorientierter Inhalte.
• Personalisierte Customer Journeys: Ermöglicht personalisierte Customer Journeys, indem relevante Inhalte dynamisch an jede Phase der Kund:innenreise angepasst werden. Dies steigert Interaktion und Konversionen. 
• Umfassende Content-Ressourcenverwaltung: Bietet Tools für Contentverwaltung, Versionierung, Workflowmanagement und Leistungsanalysen, um Marketingteams einen effizienten Überblick und optimale Contentwiederverwendung zu ermöglichen.
• Integration in das HubSpot Ökosystem: Ist nahtlos in das CRM-System integriert und arbeitet mit Marketing-, Sales- und Service Hubs zusammen. Dies ermöglicht einen ganzheitlichen Ansatz und eine durchgängige Datenbasis für das Kund:innenmanagement. 

Data Hub 

Diese Datenmanagementsoftware optimiert die Dateninfrastruktur und das Kund:innenerlebnis durch nahtlose Verknüpfung von Anwendungen, um Datensilos aufzubrechen und eine ganzheitliche Kund:innensicht zu ermöglichen. 

• Datensynchronisierung und -bereinigung: Synchronisiert und bereinigt Kund:innendaten aus verschiedenen Quellen, um Aktualität, Korrektheit und die Eliminierung von Dubletten sowie Inkonsistenzen zu gewährleisten. Dies schafft eine hochwertige, zuverlässige Datenbasis für Geschäftsentscheidungen. 
• Umfassende Automatisierungsfunktionen: Automatisiert Leaderfassung, Kund:innenkommunikation und Service, was manuelle Arbeit, Fehler und Abläufe reduziert, die Ressourcennutzung optimiert und Mitarbeiter:innen ermöglicht, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
• Reibungsloses Kund:innenerlebnis: Ziel ist ein konsistentes, personalisiertes Kund:innenerlebnis über alle Kanäle hinweg. Es stärkt die Kund:innenbindung von der ersten Kontaktaufnahme bis zum fortlaufenden Support, was zu höherer Kund:innentreue, positiver Mundpropaganda und nachhaltigem Geschäftswachstum führt.

Commerce Hub 

Commerce Hub ist die integrierte Lösung für die effiziente Verwaltung des gesamten Quote-to-Cash-Prozesses. Die Plattform ermöglicht Unternehmen, Angebote zu erstellen, Rechnungen zu stellen und Zahlungen direkt aus dem CRM abzuwickeln. 

• KI-gestützte CPQ-Funktion (Configure, Price, Quote): Optimiert Angebotserstellung durch Unterstützung bei komplexen Konfigurationen, präziser Preisgestaltung und schneller Generierung professioneller Angebote. Reduziert Fehler, beschleunigt den Verkaufszyklus und steigert die Kund:innenzufriedenheit. 
• Automatische Rechnungsstellung: Reduziert Verwaltungsaufwand durch automatisierte Rechnungsplanung, Zahlungsverfolgung und Minimierung manueller Eingriffe.
• Integrierte Zahlungsfunktionen: Ermöglicht sichere und schnelle Direktzahlungen über verschiedene Kanäle, was den Zahlungseingang beschleunigt und die Cashflow-Verwaltung optimiert.

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HubSpot Preise im Detail 

Die Preisstruktur von HubSpot ist vielseitig und flexibel – abhängig von den gewählten Funktionen. So spiegeln die HubSpot Preise stets den jeweiligen Funktionsumfang wider und werden den unterschiedlichen Bedürfnissen von Unternehmen jeder Größe gerecht. Grundsätzlich gliedert sie sich in vier Hauptstufen: Free, Starter, Professional und Enterprise. Diese Staffelung ermöglicht es sowohl Freelancer:innen, kleinen Startups als auch großen Konzernen, die passende Lösung zu finden.

💸 Die Kostenstufen: 

• Free-Version: Grundlegende Tools für Einsteiger und sehr kleine Unternehmen, kostenlos nutzbar. 
• Starter-Version: Erweiterte Funktionen und wesentliche Tools für den Geschäftsaufbau und erste Automatisierungen. 
• Professional-Version: Umfassende Marketing-, Vertriebs- und Servicefunktionen für wachsende Unternehmen, einschließlich erweiterter Automatisierungen, detaillierter Berichte und vielfältiger Integrationen. 
• Enterprise-Version: Maximale Flexibilität, erweiterte Sicherheitsfunktionen, tiefgreifende Analysen und umfassende Anpassungsoptionen für große Organisationen mit komplexen Anforderungen. 

HubSpot bietet neben vordefinierten Stufen die Möglichkeit, Hubs (Marketing, Sales, Service, Content, Data, Commerce) einzeln zu erwerben oder individuelle Bundles zusammenzustellen. Diese Flexibilität ermöglicht Unternehmen, nur benötigte Funktionen zu bezahlen und von den integrierten Vorteilen zu profitieren, wodurch die Plattform mit den Unternehmensanforderungen wachsen kann.

Vor- und Nachteile von HubSpot 

HubSpot bietet eine Vielzahl von Tools für Marketing, Vertrieb und Kund:innenservice, die Effizienz und Koordination verbessern. Die umfassenden Funktionen können jedoch überwältigend sein und erfordern Zeit, Ressourcen sowie eine steile Lernkurve. Die Kosten sind ebenfalls eine wichtige Überlegung. Unternehmen sollten Bedürfnisse und Budget sorgfältig prüfen, um den Nutzen der Plattform zu maximieren. 

✅ Vorteile: 

• All-in-One-Plattform: Alle Tools sind auf einem gemeinsamen CRM aufgebaut, wodurch Datensilos vermieden werden. 
• Benutzerfreundlichkeit: Das intuitive Design ist auch für Nicht-Entwickler:innen ideal.
• Skalierbarkeit: Das System wächst mit dem Unternehmen mit, von der kostenlosen CRM-Version bis zur Enterprise-Lösung. 
• Inbound-Methodik: Perfekt auf moderne Marketing- und Vertriebsprozesse abgestimmt. 

❌ Nachteile: 

• Kosten: Die Kosten können, insbesondere in den Professional- und Enterprise-Versionen, schnell steigen. 
• Umfang: Die Vielzahl der Funktionen kann anfangs überwältigend wirken. 
• Abrechnung nach Kontakten: Das Preismodell kann bei großen Datenbanken teuer werden. 
• Spezial-Funktionen: Spezialisierte Tools bieten oft eine größere Tiefe. 

HubSpot Implementierung in 7 Schritten

Diese kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft dabei, HubSpot erfolgreich zu implementieren und typische Stolperfallen wie ein fehlendes Datenmapping oder zu viele Automationen zu Beginn zu vermeiden.

1. Ziele festlegen: Definiere, welche Prozesse du mit HubSpot abbilden möchtest (z. B. Lead-Management, E-Mail-Automation).
2. Account einrichten: Erstelle deinen HubSpot-Account, lege Benutzer:innen, Teams und Zugriffsrechte fest.
3. Daten importieren: Bereinige vorhandene Kund:innendaten und importiere sie über CSV oder Integrationen.
4. Struktur aufbauen: Richte Pipelines, Deal-Stufen und benutzer:innendefinierte Eigenschaften passend zu deinem Sales-Prozess ein.
5. Integrationen aktivieren: Verbinde Tools wie Gmail, Slack oder dein ERP-System, um Workflows zu automatisieren.
6. Automationen & Dashboards: Erstelle E-Mail-Sequenzen, Workflows und Berichte, um Leads und Performance zu tracken.
7. Schulung & Go-Live: Schulen dein Team, teste Workflows und optimiere laufend nach den ersten Ergebnissen.

💡 Tipp: Achte auf DSGVO-Konformität und nutze HubSpots europäische Rechenzentren.

📌 Fazit: HubSpot als ganzheitliche Lösung für Kund:innenbeziehungen 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass HubSpot mit seinen vielseitigen Funktionen eine leistungsstarke und skalierbare CRM-Plattform darstellt, die durch ihre modulare Struktur und die Integration verschiedener Hubs eine 360-Grad-Sicht auf die Kund:innen ermöglicht. Obwohl die Plattform zahlreiche Vorteile wie Benutzerfreundlichkeit und eine umfassende All-in-One-Lösung bietet, sollten potenzielle Anwender die potenziell hohen Kosten, den großen Funktionsumfang und die Abrechnung nach Kontakten sorgfältig abwägen. Eine genaue Analyse der individuellen Unternehmensbedürfnisse und des Budgets ist entscheidend, um den maximalen Nutzen aus dem Tool zu ziehen und eine erfolgreiche Implementierung sicherzustellen. Um sich ein eigenes Bild von HubSpot machen zu können, reicht die kostenlose Version voll und ganz aus.