Die besten CRM-Systeme für Startups: günstig & skalierbar

Wenn du ein Startup gründest, ist vieles gleichzeitig wichtig: dein Produkt, Investor:innen, erste Kund:innen und über all das musst du immer den Überblick behalten. Sobald stetig neue Kontakte dazukommen, reichen Excel-Tabellen oder lose Post-it am Bildschirm nicht mehr aus – spätestens dann wird ein CRM für Startups unverzichtbar, um alle Kontakte, Aufgaben und Absprachen im Blick zu behalten. Du kannst darüber alle Kund:innendaten zentral speichern und deine Vertriebs- und Marketingaktivitäten von Anfang an professionell aufsetzen. 

Für Gründer:innen ist dabei wichtig, dass das System leicht verständlich und intuitiv funktioniert, dass es günstig und vor allem skalierbar ist. Bekannte Anbieter wie HubSpot, Zoho oder Pipedrive bieten eigene CRM-Systeme für Einsteiger:innen und Startups an – aber können sie auch alle die wichtigsten Anforderungen erfüllen? Damit du dich von Anfang an für die richtige Lösung entscheidest, findest du in diesem Artikel einen ausführlichen CRM-Vergleich der beliebtesten Customer-Relationship-Lösungen für Einsteiger:innen. 

In diesem Artikel

Welche Anforderungen haben Startups an ein gutes CRM für Einsteiger:innen?

Als Gründer:in jonglierst du mit vielen Aufgaben gleichzeitig und trotzdem hat der Tag nur 24 Stunden. Ein CRM für Startups sollte dir daher den Rücken freihalten für deine Kernarbeit. Wichtig ist vor allem, dass es sich einfach bedienen lässt, denn niemand im Team hat Zeit für lange Schulungen. Auch der Preis spielt eine wichtige Rolle: Gerade in der Anfangsphase ist ein CRM kostenlos oder mit günstigem Starter-Paket der ideale Einstieg.

Gleichzeitig brauchst du einen zentralen Ablageort für alle deine Daten. Hilfreich sind auch jegliche Automatisierungsfunktionen, weil sie dir zeitraubende manuelle Tätigkeiten erleichtern. Damit alles reibungslos funktioniert, sollte sich die Software nahtlos mit bestehenden Tools wie Gmail, Slack oder deiner Projektmanagement-Software verbinden lassen. Und nicht zuletzt ist Skalierbarkeit eines der wichtigsten Funktionen. Heute nutzt du ein CRM wie HubSpot oder Zoho vielleicht nur als schlanke Einsteiger:innenlösung, doch mit wachsendem Erfolg muss es deine Strukturen problemlos mittragen können. Achte deshalb schon von Beginn an auf die richtigen Funktionen – denn ein späterer Umstieg auf ein anderes System wird nicht nur teuer, sondern auch sehr zeitaufwändig.

CRM-Vergleich für Startups: Diese Kriterien sind entscheidend

Damit du als Gründer:in das richtige CRM für dein Startup findest, reicht ein Preisvergleich allein nicht aus. Viel wichtiger ist es, dass dein System zu deinen individuellen Anforderungen passt und mit deinem Unternehmen mitwächst. 

✅ Skalierbarkeit: Dein CRM muss heute schlank und günstig sein, aber in zwei Jahren vielleicht schon ein komplettes Vertriebsteam abbilden. 

✅ Preis & Einstiegsmöglichkeiten: Startups haben kein Budget für teure Software – sie brauchen kostenlose oder günstige CRM-Einsteiger:innen-Pakete. Aber auch später noch sollte das Upgrade ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis haben.

✅ Benutzerfreundlichkeit: Ein CRM für Einsteiger:innen sollte intuitiv bedienbar sein und keine überladenen Funktionen anbieten.

✅ Integration & Schnittstellen: Ob Gmail, Slack oder Buchhaltungssoftware – dein CRM muss sich mit den Tools verbinden lassen, die du sowieso nutzt. 

✅ Automatisierung & Workflows: Startups profitieren besonders, wenn Routineaufgaben wie Follow-ups, Erinnerungen oder einfache Mails automatisch laufen. 

✅ Support & Community: Gerade junge Unternehmen brauchen einen verlässlichen Support. Bekannte Anbieter:innen wie HubSpot beispielsweise haben eine sehr große Community mit eigenen Foren im Hintergrund.

✅ Datenschutz & Sicherheit: DSGVO-Konformität und eine sichere Datenspeicherung sind Pflicht – egal ob du gerade gründest oder bereits skalierst.

Wenn du mit diesen Kriterien einen CRM-Vergleich machst, siehst du sehr schnell, welche Lösung kurzfristig passt, dich aber auch langfristig beim Wachstum unterstützt.

Die besten CRM-Lösungen für Startups im Vergleich

Der Markt an CRM-Systemen ist groß – gerade für Gründer:innen, die ein CRM für Startups suchen, ist der Vergleich besonders aufwändig. Daher findest du hier eine Übersicht der beliebtesten CRM-Lösungen für Startups und welche Vor- und Nachteile sie dir bieten. 

HubSpot CRM

HubSpot ist eines der bekanntesten CRM-Systeme und wird weltweit von über 268.000 Unternehmen genutzt – darunter mehr als 35.000 Startups. Besonders interessant: Der Einstieg ist dauerhaft kostenlos. Alle Basisfunktionen wie das Kontaktmanagement, Dealpipelines und E-Mail-Tracking sind im Free-Plan enthalten. Mit dem Wachstum deines Unternehmens kannst du auf die Premium-Hubs upgraden, ohne deine Daten migrieren zu müssen. 

Zoho CRM

Zoho CRM ist ein preisgünstiges CRM für Startups, das später aber auch mit dem wachsenden Erfolg Schritt halten kann. Die besondere Stärke: viele Automatisierungen, anpassbare Oberflächen („Canvas“), Omnichannel-Kommunikation und die KI-Assistentin Zia für Vorhersagen und Workflows. Zoho punktet zudem mit EU-Hosting-Angeboten, großer App-Auswahl und wettbewerbsfähigen Preisen.

Pipedrive

Pipedrive ist ein leicht zu bedienendes CRM, das dir hilft, deine Verkaufspipeline im Blick zu behalten und den Fortschritt deiner Deals übersichtlich zu verfolgen. Startups schätzen die Kanban-Ansicht, die schnelle Einrichtung, über 500 Integrationen und neue KI-Funktionen für Empfehlungen und Automatisierungen. 14 Tage kannst du dieses CRM für Startups kostenlos testen und dich dann für ein Paket entscheiden. 

EngageBay

EngageBay ist ein All-in-One-CRM für Marketing, Vertrieb und Support mit starkem Fokus auf der Automatisierung und KI (u. a. E-Mail-Automationen, Chatbot, Lead-Scoring). Der große Hook für Startups: sehr günstige Preise und sogar ein Free-Plan – ideal, wenn du ein CRM kostenlos testen willst. Der Free-Plan bietet teils Kontingente für Kontakte/E-Mails, einschließlich integrierter Tools (Formulare, Landingpages, Helpdesk, Live-Chat).

Salesforce

Salesforce ist das „Schweizer Taschenmesser“ unter den CRMs: extrem skalierbar, riesiges Ökosystem (AppExchange) und mit starken KI-Features (Agentforce/Einstein). Für Startup-Teams relevant ist vor allem die Starter Suite als einfacher Einstieg – später kannst du in Pro und die klassischen Clouds hochskalieren.

Preis-Leistungs-Tipps für dein CRM

Gerade für Startups mit knappem Budget zählt jeder investierte Euro. Ein smarter Ansatz ist es, Tools zu wählen, die ein CRM kostenlos oder mit sehr günstigem Einstieg anbieten. HubSpot bietet zum Beispiel eine dauerhaft kostenlose Version an, mit der du Kontakte, Deals und E-Mails zentral managen kannst – perfekt, um ohne Risiko auszutesten, welche Funktionen du wirklich brauchst. Auch Zoho stellt eine Free-Version mit Basisfunktionen bereit, sodass du erste Erfahrungen sammeln kannst, bevor du in kostenpflichtige Pläne wechselst. Bei allen anderen CRM-Lösungen in unserem Vergleich ist die kostenlose Testphase zeitlich begrenzt.

Achte außerdem darauf, dass Upgrades fair bepreist sind und deine Daten bei einem Wechsel nahtlos übernommen werden. Nichts ist ärgerlicher, als früh auf das falsche Pferd zu setzen und dann teure Migrationen vornehmen zu müssen. Prüfe daher: Kannst du mit einem günstigen Starter-Paket anfangen und später problemlos skalieren?

💡 Praxis-Tipps:

• Starte mit einem kostenlosen Plan (z. B. HubSpot oder Zoho), um Workflows realistisch zu testen.
• Vergleiche nicht nur Preise, sondern auch, wie viele Kontakte/Benutzer:innen im Paket enthalten sind.
• Plane frühzeitig deine Skalierung: Lohnt sich ein Upgrade oder müsstest du später das System wechseln?
• Nutze Testphasen (Salesforce 30 Tage, Pipedrive 14 Tage), um Usability und Integrationen mit deinem bestehenden Tool-Stack zu prüfen.
• Rechne die Gesamtkosten durch – inkl. Add-ons und Integrationen – und nicht nur den Basispreis pro Nutzer:in.

Auf diese Weise schaffst du die besten Voraussetzungen dafür, dass dein CRM langfristig ins Budget passt und dein Wachstum Schritt für Schritt unterstützt.

CRM für Startups: Skalierbarkeit und Support als Wachstumstreiber

Wenn dein Startup hoffentlich schnell wächst, stößt ein kleines Tool ebenso schnell an seine Grenzen. Daher sind die beiden Vergleichsfaktoren Skalierbarkeit und Support auch so wichtig, damit du später keinen teuren Systemwechsel vornehmen musst. 

Das CRM HubSpot sticht hier insbesondere für Start-ups hervor. Du steigst kostenlos ein und kannst später auf umfangreiche Enterprise-Funktionen samt KI-Automatisierung zugreifen. Dazu gibt es eine riesige Community, unzählige Tutorials und ein gut gepflegtes Forum, sodass du auch ohne großen Supportvertrag viele Antworten findest. Support per E-Mail, Chat oder Telefon stehen dir aber erst in der Bezahlversion zur Verfügung. Zoho richtet sich mit günstigen Enterprise-Tarifen an wachsende Teams und hat auch einen eigenen Support – allerdings musst du dich bei komplexeren Fragen häufiger durch die Dokumentation hangeln.

Auch Pipedrive hat ein gutes Helpcenter – der direkte Support ist aber ein kostenpflichtiges Extra. EngageBay nimmt Start-ups dagegen gleich an die Hand und bietet kostenlose Onboarding-Sessions an. In höheren Plänen gibt es sogar dedizierte Account-Manager:innen. Salesforce schließlich ist die Benchmark, wenn es um Skalierbarkeit geht: Es gibt nahezu unbegrenzte Erweiterungen, einen riesigen App-Store und KI-Agenten für große Prozesse. Allerdings ist auch hier der Support kostenpflichtig und daher eher für Startups geeignet, die sich bereits in der Wachstumsphase befinden. 

📌 Fazit: CRM-Vergleich für Startups – die besten Systeme im Überblick

Ein CRM für Startups ist mehr als nur ein Adressbuch – es ist die technische Basis dafür, dass du deine Kund:innendaten sicher und organisiert verwalten und du wachsen kannst. Die gute Nachricht: Mit Tools wie HubSpot oder Zoho kannst du kostenlos starten und dich später mit fairen Upgrades weiterentwickeln, während gerade Salesforce mit seiner enormen Skalierbarkeit für schnell wachsende Teams interessant ist. Achte darauf, dass du frühzeitig ein System wählst, das zu deinen unternehmerischen Zielen passt, denn ein späterer Wechsel ist aufwändig und teuer. Triff also heute die richtige Entscheidung für dein CRM – so sparst du gerade als Startup morgen Zeit, Geld und Nerven.

Ein gutes CRM ist wie ein:e Co-Founder:in im Hintergrund: Es unterstützt Startups ab Tag 1 dabei, wenn aus der ersten Idee ein richtiges Business wird.

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