CRM für Freelancer:innen: Kund:innenbeziehungen effizient managen

Das Customer-Relationship-Management, also Softwarelösungen für die Organisation und die Pflege von Kund:innenbeziehungen hatten lange den Ruf, nur etwas für größere Vertriebsteams zu sein. Mittlerweile gibt es aber auch CRM für Freelancer:innen und kleinere Firmen, denn auch diese betreuen oft mehrere Projekte parallel und müssen hier den Überblick behalten. 

Eine passende CRM-Software für Freelancer:innen hilft dir, Kund:innenbeziehungen effizient zu pflegen, Projekte zu koordinieren und wertvolle Zeit zu sparen. Mit einer geeigneten Softwarelösung kannst du Kontakte speichern, Aufgaben und Absprachen bündeln und deinen gesamten Arbeitsprozess bis zur Rechnungslegung abbilden. In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, welche CRM-Systeme sich für Freelancer:innen wirklich eignen, welche Funktionen spezielle CRM-Tools für Freelancer:innen wie HubSpot, Pipedrive oder monday CRM mitbringen müssen und wie du sie am besten in deinen Workflow integrierst.

In diesem Artikel

Herausforderungen beim Kund:innenmanagement für Freelancer:innen

Als Freelancer:in genießt du sehr viel Freiheit – allerdings bleiben auch alle Aufgaben von der Kund:inennakquise bis zur Buchhaltung an dir hängen. Anders als in größeren Unternehmen hast du kein eigenes Vertriebsteam, das neue Kund:innen anwirbt, Kontakte aufbaut und ein Netzwerk pflegt. Du schreibst deine Angebote selbst, musst sie nachverfolgen und auf Rückfragen antworten. All das nimmt neben deiner Kernarbeit sehr viel Zeit in Anspruch.

Ein typisches Szenario an vielen Schreibtischen sieht so aus: 

Du betreust aktuell fünf Projekte parallel und sitzt an einem Montagmorgen konzentriert an einer Aufgabe. Das Telefon klingelt - Kunde 2 braucht sofort ein Update, das er in 5 Minuten in seinem Meeting vorstellen muss, während Kundin 3 per Mail Änderungswünsche ankündigt. Kunde 4 hat dich derweil schon am Freitag über WhatsApp nach einem weiteren Angebot für einen zusätzlichen Auftrag gefragt und hakt nach, wo es denn bleibt.

Du selbst versuchst alle Informationen zwischen deiner Zettelwirtschaft auf dem Schreibtisch, in deinem Mailaccount und deinen digitalen Notizen zu finden und bist längst raus aus deinem Flow. Unter diesem kommunikativen Chaos leidet am Ende nicht nur die Qualität deiner Arbeit, sondern auch die Beziehung zu deinen Kund:innen. Ein CRM für Freelancer:innen kann dir genau dabei helfen, deine Kund:inneninformationen zentral zu organisieren.

Wichtige Funktionen eines CRM für Freelancer:innen

Um mehr Ordnung, Struktur und natürlich auch Effizienz in deinen Arbeitsalltag zu bringen, kann dich ein CRM für Freelancer:innen enorm entlasten. Diese Lösungen müssen nicht den vollen Funktionsumfang mitbringen, den große Konzerne benötigen, um Millionen von Kund:innendaten zu pflegen. Viel wichtiger ist es, dass Systeme wie HubSpot oder Pipedrive dir deine täglichen Prozesse erheblich erleichtern und dir mehr Zeit für deine Kernarbeit verschaffen. 

Die folgenden Funktionen sollten gute Freelancer:innen-CRM-Tools mitbringen

✅ Kontaktmanagement: Alle Kund:innen, Projekte und Kommunikationsverläufe werden an einem zentralen Ort gespeichert. So musst du für eine Kontaktaufnahme oder Rückfrage nicht zwischen Mails, Sprachnachrichten auf dem Handy und Notiz-Apps springen.

✅ Aufgaben- und Projektübersicht: Deadlines, To-dos und Absprachen lassen sich direkt den jeweiligen Kund:innen zuordnen. Damit weißt du jederzeit, was als Nächstes ansteht.

✅ Angebote & Rechnungen: Praktisch ist es, wenn du direkt aus dem CRM Angebote verschicken und Rechnungen erstellen kannst.

✅ E-Mail-Integration: Statt ständig dein Postfach zu durchsuchen, findest du die gesamte Kommunikation zum:r Kund:in direkt im System.

✅ Erinnerungen & Automatisierungen: Ein gutes CRM für Freelancer:innen erinnert dich an fällige Aufgaben oder offene Angebote und nimmt dir Routinearbeiten ab.

✅ Berichte & Analysen: Auch Solo-Selbstständige profitieren von Auswertungen – zum Beispiel Informationen darüber, welche Angebote häufig abgelehnt werden oder wie viel Zeit du pro Projekt investierst. Diese Insights helfen dir dabei, deine Arbeitsweise zu optimieren und bessere Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.

✅ Mobile Nutzung: Viele Freelancer:innen arbeiten mobil - mal im Café oder sogar auf Reisen. Daher solltest du immer auch über dein Smartphone auf alle Informationen zugreifen können. 

Das CRM, das du als Freelancer:in nutzt, sollte auf jeden Fall schlank und intuitiv bedienbar sein, damit es dir auch wirklich am Ende Zeit einspart.

Die besten CRM-Tools für Freelancer:innen im Vergleich

Als Freelancer:in hast du natürlich nicht unendlich viel Budget, das du in deine Arbeitsorganisation investieren kannst. Daher brauchst du ein bezahlbares Customer-Relationship-Management, das nicht mit unnötigen Enterprise-Funktionen überladen ist. Du findest an dieser Stelle drei CRM-Tools für Freelancer:innen, die spezielle Lösungen bieten. 

HubSpot – das ideale CRM für Freelancer:innen mit Wachstumsambitionen

Das CRM von HubSpot zählt zu den bekanntesten Lösungen am Markt. Selbst in der ersten, kostenlosen Version bringt es schon viele Funktionen mit, die dir dein Kund:innenmanagement erleichtern. Selbstständige Nutzer:innen können sich also ohne Einstiegskosten direkt mit dem Thema CRM vertraut machen. Besonders stark macht HubSpot die All-in-One-Plattform, die Marketing, Vertrieb und Kund:innenservice miteinander verbindet.

⚙️ Wesentliche Funktionen des CRM für Freelancer:innen

• Zentrales Kontaktmanagement mit allen Kund:innendaten und Kommunikationsverläufen
• Deal-Pipelines zur einfachen Verwaltung von Projekten und Angeboten
• E-Mail-Integration inkl. Tracking der Kommunikation
• Meeting-Planung und Terminkoordination ohne E-Mail-Chaos
• Automatisierungen für wiederkehrende Aufgaben (z. B. Erinnerungen, Follow-ups)
• Ticketsystem und gemeinsames Postfach für Kund:innenanfragen
• KI-gestützte Tools (z. B. Chatbots, Textgenerator, Analysen)
• Berichte und Dashboards für Umsatz, Projektstatus und Kund:innendaten

Damit liefert dir HubSpot alle wichtigen Werkzeuge, mit denen du gute Kund:innenbeziehungen aufbauen und diese auch langfristig pflegen kannst – ein starkes CRM für Freelancer:innen, die wachsen wollen.

💡 Vor- und Nachteile von HubSpot für Freelancer:innen

💸 Preise
Du kannst die kostenlose Version von HubSpot dauerhaft nutzen – mit steigendem Kund:innenstamm, stößt sie aber irgendwann durch die begrenzte Anzahl an Kontakten an ihre Grenzen. Benötigst du mehr Funktionen, zahlst du für das Starter-Paket rund 9 € monatlich pro Lizenz, später etwa 15 €. In der Professional-Version stehen dir ab etwa 45 € pro Monat zusätzlich erweiterte Analyse- und Teamfunktionen zur Verfügung.

Pipedrive – dein visuelles CRM für Angebote und Deals

Pipedrive ist ein CRM, das speziell für den Vertrieb entwickelt wurde. Für dich als Freelancer:in bedeutet das: Du kannst deine Aufträge, Leads und Kund:innen übersichtlich in einer Pipeline organisieren und sie mit wenigen Klicks per Drag-and-Drop verschieben. Stell dir das wie eine digitale To-do-Liste vor, nur übersichtlicher: In einer Spalte siehst du neue Anfragen, in der nächsten offene Angebote, danach laufende Aufträge – bis hin zu abgeschlossenen Projekten. Mit Drag-and-Drop verschiebst du jeden Auftrag einfach in die nächste Phase

⚙️ Wesentliche Funktionen des CRM für Freelancer:innen

• Visuelle Pipeline, in der du Anfragen, Angebote und Projekte übersichtlich verwaltest
• Zentrales Kontaktmanagement für Kund:innen und Interessent:innen
• E-Mail-Synchronisation und Vorlagen für deine Kommunikation
• Kalender-Integration und Terminplanung direkt im Tool
• Automatisierungen, die dir Routineaufgaben abnehmen
• Berichte und Dashboards, die dir zeigen, wo du im Vertrieb stehst
• Chatbot und Webformulare, mit denen du neue Anfragen gewinnen kannst
• Über 400 Integrationen, u. a. mit Google Workspace, Slack oder Zoom

Damit eignet sich Pipedrive besonders als CRM für Freelancer:innen, die viele Anfragen und Angebote managen müssen.

💡 Vor- und Nachteile für Freelancer:innen

💸 Preise
Eine Gratisversion gibt es nicht, aber du kannst Pipedrive 14 Tage kostenlos testen. Danach startest du mit dem Essential-Tarif ab 14 € pro Monat. Für mehr Funktionen wie E-Mail-Tools oder Automatisierungen liegt der Advanced-Tarif bei rund 39 €, während du im Professional-Tarif ab 49 € monatlich erweiterte Berichte und Prognosen erhältst.

monday CRM – Kund:innenverwaltung und Projektmanagement in einem Tool

Das monday CRM baut auf der bekannten Projektmanagement-Plattform monday.com auf. Es bietet selbstständigen Nutzer:innen die klassischen CRM-Funktionen und kombiniert sie mit den flexiblen Workflows der Plattform. Als Freelancer:in kannst du mit diesem CRM Kund:innendaten, Angebote und Projekte verwalten und sie gleich mit deinen Aufgabenlisten, Deadlines und Dokumenten verknüpfen. 

⚙️ Wesentliche Funktionen des CRM für Freelancer:innen

• Zentrales Kontakt- und Leadmanagement
• Pipeline-Ansichten zur Organisation von Aufträgen
• Automatisierungen für wiederkehrende Aufgaben und E-Mails
• Integration mit Google Mail und Outlook
• Angebots- und Rechnungsstellung direkt aus dem System
• Synchronisierung mit Google Calendar
• Reporting und Dashboards für Umsatz, Leads und Projekte
• Mobile Apps und zahlreiche Vorlagen für Workflows

Damit bekommst du nicht nur ein CRM, sondern gleichzeitig ein Organisationstool, das du individuell an deine Arbeitsweise anpassen kannst.

💡 Vor- und Nachteile für Freelancer:innen

💸 Preise
monday CRM startet mit dem Basic-Tarif ab ca. 12 € pro Monat und User, inklusive unbegrenzter Kontakte und Pipelines. Im Standard-Tarif ab 17 € kommen E-Mail-Integration und Automatisierungen hinzu. Der Pro-Tarif ab 28 € bietet erweiterte Analysen und Umsatzprognosen. Für Freelancer:innen, die alles in einem Tool bündeln möchten, ist monday CRM vor allem in den günstigeren Stufen interessant.

So integrierst du Buchhaltung & Zeiterfassung in deinem CRM für Freelancer:innen

Ein CRM für Freelancer:innen allein löst natürlich noch nicht alle organisatorischen Herausforderungen im Alltag. Schließlich musst du auch Rechnungen schreiben und bei bestimmten Projekten arbeitest du vielleicht auf Stundenbasis und musst deine Zeiten korrekt erfassen. Im Vergleich zwischen HubSpot, Pipedrive und monday haben wir dir schon aufgezeigt, dass die meisten CRM für Freelancer:innen Schnittstellen anbieten – auch für die Buchhaltung und die Zeiterfassung. Typische Integrationen sind etwa mit Lexoffice, sevDesk oder QuickBooks für die Buchhaltung sowie mit Toggl Track oder Clockify für die Zeiterfassung.

Beispiel aus der Praxis: Schnittstellenintegration mit HubSpot 

Wenn du dich beispielsweise für HubSpot als dein Freelancer:innen CRM entscheidest, dann kannst dein Konto ganz einfach über einen Login oder einen API-Schlüssel mit der Buchhaltung und der Zeiterfassung verbinden. 

🚀 Ein Workflow mit deinem Freelancer:in-CRM-Tool Hubspot könnte in diesem Fall so aussehen: 

1. Du startest deine Zeitbuchung in Toggl oder Clockify.
2. Der Eintrag wird automatisch in HubSpot übernommen und beim passenden Kund:innen oder Projekt gespeichert.
3. Sobald du den Deal in HubSpot auf „abgeschlossen“ setzt, erstellt sevDesk oder Lexoffice automatisch einen Rechnungsentwurf mit allen Kund:innendaten.
4. Über Zapier kannst du den Prozess erweitern, indem jede neue Zeitbuchung direkt ins CRM übertragen oder bei einem abgeschlossenen Projekt automatisch eine Rechnung in QuickBooks erstellt wird.

Datenschutz & DSGVO im CRM für Freelancer:innen

Wenn du ein CRM nutzt, verwaltest du darin sensible Kund:innendaten. Daher bist du rechtlich dazu verpflichtet, diese Daten nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu schützen. Verstößt du dagegen, wird das nicht nur teuer, sondern es kann auch das Vertrauen deiner Kund:innen nachhaltig beschädigen. Deshalb solltest du bei der Wahl eines CRM-Systems nicht nur auf die Funktionen und den Preis achten, sondern auch auf dieses wichtige Anliegen.

Mit allen drei vorgestellten CRM für Freelancer:innen kannst du deine Kund:innendaten sicher verwalten. HubSpot stellt dir dafür praktische Funktionen wie ein anpassbares Cookie-Banner, die Erfassung von Einwilligungen und Opt-ins sowie eine Löschfunktion für personenbezogene Daten zur Verfügung. Wichtig ist allerdings, dass du diese Features auch aktiv nutzt und sie richtig einstellst. Pipedrive unterstützt dich mit Einwilligungsfeldern in Formularen, Opt-out-Optionen beim E-Mail-Tracking und der Möglichkeit, Auskunfts- oder Löschanfragen direkt im System zu bearbeiten. Das monday CRM hat ein eigenes EU-Rechenzentrum in Frankfurt und bietet dir hohe Sicherheitsstandards wie ISO-Zertifizierungen, Verschlüsselungen und eine Multi-Faktor-Authentifizierung, die auch in den Standard-Tarifen verfügbar sind. 

📌 Fazit: Das passende CRM für deinen Freelancer-Alltag

Du hast gesehen: Ein CRM ist längst nicht mehr nur etwas für große Unternehmen, sondern auch für dich als Freelancer:in ein wertvolles Werkzeug, um mehr Ordnung in deinen Projekt- und Kund:innenalltag zu bringen. Die richtigen CRM-Tools für Freelancer:innen unterstützen dich dabei, deine Kontakte zentral zu verwalten, die Übersicht über deine Projekte zu behalten, Zeit und Rechnungen sauber zu erfassen und dabei DSGVO-konform zu arbeiten. HubSpot ermöglicht dir einen kostenlosen Einstieg in eine starke All-in-One-Plattform, die mit deinem Business mitwächst. Pipedrive ist ideal, wenn du vor allem deine Anfragen und Angebote im Blick behalten willst und deine Pipeline auf einen Blick erfassen möchtest, während das monday CRM gleichzeitig ein sehr umfassendes Projektmanagement zur Verfügung stellt – ideal, wenn du mit mehreren Freelancer:innen an einem Projekt arbeitest. Das richtige CRM für Freelancer:innen ist am Ende immer das Tool, das sich nahtlos in deinen Workflow integrieren lässt – ohne dich und deine Prozesse dabei zu verbiegen. 

Nun ist es Zeit für einen Kaffee, während dein CRM im Hintergrund zuverlässig deine Kund:innendaten sortiert, Aufgaben organisiert und dir den Rücken für die wirklich wichtigen Dinge freihält.

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