Kund:innendaten DSGVO-konform verarbeiten: Was Unternehmen und Freelancer:innen beachten müssen

Gibt ein:e Kund:in persönliche Daten an dich weiter, dann vertraut die Person dir, dass du damit verantwortungsbewusst umgehst. Das bedeutet konkret: Du schützt sie bestmöglich vor einem Diebstahl, gibst sie nicht unbefugt an Dritte weiter und nutzt sie nur für den vereinbarten Zweck. Hältst du diese Regeln nicht ein, dann verlierst du nicht nur das Vertrauen deiner Kund:innen, sondern riskierst auch empfindliche Strafen. 

Der Schutz persönlicher Daten ist das zentrale Anliegen der DSGVO – der Datenschutz-Grundverordnung. Sie definiert klare Vorgaben, wie Unternehmen und auch Freelancer:innen Kundinnen- und Kundendaten DSGVO-konform erheben, speichern und verarbeiten dürfen. In diesem Artikel blicken wir darauf, was du speziell als Freelancer:in in Bezug auf den Datenschutz und deine Beziehungen zu Kund:innen beachten musst, welche Tools wie beispielsweise die Plattform HubSpot dich bei der Einhaltung der gesetzlichen Pflichten unterstützen und mit welchen Best Practices du rechtssicher und Kund:innen-orientiert arbeiten kannst. 🚀

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In diesem Artikel

Welche DSGVO-Regelungen gelten für Freelancer:innen im Umgang mit Kund:innendaten?

Als Freelancer:in kommst du zwangsläufig mit personenbezogenen Daten in Berührung – das beginnt schon mit der ersten Kontaktaufnahme. Deshalb gelten die Vorgaben zur Verwaltung deiner Kundinnen und Kundendaten der DSGVO auch für dich. Entscheidend ist dabei deine Rolle in der Zusammenarbeit. Die DSGVO unterscheidet zwischen unterschiedlichen Konstellationen, je nachdem, wie stark du in die Abläufe der Auftraggeber:innen eingebunden bist und ob du weisungsgebunden arbeitest oder eigenständig entscheidest.

Die DSGVO definiert unterschiedliche Rollen im Umgang mit Kund:innendaten

Arbeitest du direkt im Unternehmen, nutzt deren Rechner und folgst festen Anweisungen, wirst du datenschutzrechtlich wie eine angestellte Person gesehen – in diesem Fall musst du lediglich eine Vertraulichkeitserklärung unterschreiben. Wenn du ortsunabhängig mit einem eigenen Laptop, aber nach klaren Vorgaben der Auftraggeber:in arbeitest, musst du mit dem Unternehmen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen. In den meisten Fällen arbeitest du als Freelancer:in aber eigenständig mit den Daten deiner Kund:innen, entscheidest über die Nutzung und trägst daher die volle Verantwortung für diese Informationen. In diesem Fall musst du die DSGVO-Regelungen auch selbstständig berücksichtigen.

Diese Grundprinzipien der Datenschutzverordnung solltest du kennen 

💡 Unabhängig von der konkreten Rolle gelten für dich als Freelancer:in folgende Grundprinzipien der DSGVO:

• Zweckbindung: Du nutzt Kund:innendaten nur für den vereinbarten Zweck.
• Transparenz: Du erklärst klar und verständlich, wie du Daten verarbeitest.
• Datensparsamkeit: Du erhebst nur die Daten, die wirklich notwendig sind.
• Sicherheit: Du schützt die Daten mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen.
• Dokumentation: Du hältst Prozesse und Einwilligungen nachvollziehbar fest.

Der sichere Umgang mit den Daten deiner Kund:innen und die Einhaltung der DSGVO ist kein nice-to-have für Freelancer:innen, sondern ein verbindlicher Bestandteil professioneller Arbeit.

Welche typischen Kund:innendaten fallen im Vertrieb an?

Als Freelancer:in musst du dich aktiv um neue Kund:innen bemühen. Um diese Akquise so effizient wie möglich zu gestalten, nutzen viele Selbstständige externe Lösungen wie die Plattform HubSpot zur Unterstützung. Das in HubSpot integrierte Vertriebstool unterstützt dich dabei, den gesamten Verkaufsprozess übersichtlich zu steuern. Darüber hinaus gibt es einen Marketing-Hub, der dir mit speziellen CRM- und Automatisierungslösungen dabei hilft, neue Kampagnen zu planen, die genau deine Zielgruppe ansprechen. 

Im Vertriebsalltag fallen in der Regel folgende Arten von Kundinnen- und Kundendaten an:

• Kontaktdaten: Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.
• Firmendaten: Unternehmensname, Branche, Standort.
• Kommunikationshistorie: E-Mails, Telefonnotizen, Chat-Verläufe.
• Vertriebsinformationen: Anfragen, Angebote, Vertragsstände.
• Rechnungsdaten: Rechnungsadressen, Zahlungsinformationen, Umsatzsteuer-ID.
• Projekt- und Auftragsdaten: Laufende Aufträge, Absprachen, Deadlines.
• Marketing-Informationen: Newsletter-Anmeldungen, Opt-ins, Interessenprofile.

Lösungen wie HubSpot nehmen dir bei der Organisation und Verwaltung dieser Daten sehr viel Arbeit ab. Aber jede von dir genutzte Software sollte selbst auch Daten von Kund:innen DSGVO-konform verarbeiten – andernfalls stehst du für Verstöße in der Haftung. 

Wie gelingt ein gutes Einwilligungs-Management für deine Kund:innendaten nach DSGVO? 

Die DSGVO verlangt, dass du dir die aktive Zustimmung deiner Kund:innen einholst, dass du ihre persönlichen Daten für bestimmte Zwecke – beispielsweise für einen Newsletter - einsetzen darfst. Dieses Einverständnis musst du nicht nur einholen, sondern es auch nachweisen können. Ein gutes Einwilligungs-Management sorgt dafür, dass jede Zustimmung dokumentiert, eindeutig formuliert und jederzeit widerrufbar ist. 

🚀 Ein praktisches Beispiel: Du startest eine Social-Media-Kampagne und bewirbst dort ein spezielles Angebot. Interessierte klicken auf den Link in deinem Post und landen auf einer Landingpage deiner Website. Dort bietest du ihnen an, ein individuelles Angebot zu erstellen und es an ihre E-Mail-Adresse zu schicken. Dafür müssen deine potenziellen Neukund:innen ihre Kontaktdaten wie Name und E-Mail-Adresse eingeben. Bevor du diese aber für die Angebotserstellung nutzen darfst, musst du die ausdrückliche Einwilligung einholen. Erst wenn diese Zustimmung vorliegt, darfst du die Daten in deinem CRM-System weiterverarbeiten und personalisierte Informationen verschicken.

So funktioniert das Double Opt-In Verfahren 

Ein zentraler Standard dafür ist das Double-Opt-in-Verfahren. Deine Website-Besucher:innen geben dabei ihre Daten in ein Formular ein und setzen ein Häkchen bei der Einwilligung. Direkt danach erhalten sie automatisch eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link. Erst wenn sie diesen Link aktiv anklicken, wird die Einwilligung endgültig wirksam. 

Welche Tools & CRM-Funktionen unterstützen dich bei der DSGVO?

Wenn du den Datenschutz zur Pflege einer guten Beziehung zu deinen Kund:innen wirklich ernst nimmst, dann lass dich am besten von verlässlichen Tools dabei unterstützen. Gerade HubSpot nimmt das Thema Datenschutz sehr ernst und bietet dir auf der Plattform zahlreiche Funktionen zur rechtskonformen Umsetzung der DSGVO an. Dazu gehört in erster Linie die Möglichkeit, Einwilligungen automatisiert zu erfassen, diese zentral abzulegen und sie bei Bedarf nachweisen zu können. 

Datenschutz für gute Kund:innenbeziehungen: Einwilligungs-Management bei HubSpot

Gute externe Lösungen wie die Plattform HubSpot haben integrierte Funktionen geschaffen, mit denen du deine Kundinnen- und Kundendaten DSGVO-konform einholst. 

• Landingpage mit Checkbox: Nachdem Interessierte beispielsweise über deine Kampagne auf der Landingpage ankommen und sich für dein Angebot interessieren, müssen sie aktiv eine Einwilligungs-Checkbox anklicken, bevor sie ihre Daten absenden können.
• Double-Opt-in bestätigen: HubSpot verschickt automatisch eine Bestätigungs-E-Mail. Erst wenn die Person den Link darin anklickt, wird ihre Einwilligung wirksam.
• Automatische Dokumentation: Die erteilte Zustimmung wird direkt im CRM gespeichert und mit dem jeweiligen Kontakt verknüpft. So kannst du sie jederzeit nachweisen. 
• Widerruf verwalten: Falls jemand seine Einwilligung zurückzieht, aktualisiert HubSpot den Status automatisch und verhindert, dass weitere E-Mails verschickt werden.

Klare Kommunikation: Du kannst die Einwilligungstexte individuell anpassen, um transparent zu erklären, wofür du die Daten nutzt – zum Beispiel für die Zusendung eines individuellen Angebots oder auch für weitere Kampagnen.

HubSpot bietet dir für Kund:innendaten eine eigene DSGVO-Funktion 

Damit du ein CRM wie HubSpot zur Unterstützung deines Marketings oder Vertriebs wirklich sicher nutzen kannst, musst du oft noch aktiv die dafür relevanten Funktionen aktivieren. HubSpot beispielsweise bietet dir dafür im Backoffice eine eigene DSGVO-Option an, die du in den Einstellungen einfach per Klick aktivierst. Dort stellst du dann Funktionen wie ein automatisches Cookie-Banner, Einwilligungsfelder und den Hinweis auf das Double-Opt-in zentral ein und kannst auch festlegen, dass Marketing-E-Mails nur an Kontakte verschickt werden, die eine gültige Rechtsgrundlage für die Kommunikation haben.

💡 Darüber hinaus helfen dir Funktionen des HubSpot CRM wie:

• Rollen- und Rechteverwaltung: Du kannst genau steuern, wer Zugriff auf welche Daten erhält.
• Audit-Logs: Jede Änderung an den Daten der Kund:innen wird dokumentiert und ist für dich später nachvollziehbar.
• Automatisierte Löschfristen: Personenbezogene Daten lassen sich nach Ablauf gesetzlicher Vorgaben automatisch anonymisieren oder löschen.
• Sichere Kommunikation: HubSpot ermöglicht eine verschlüsselte Datenübertragung.

Auch der Ort der Datenspeicherung spielt eine Rolle 

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Ort der Datenspeicherung. Bei HubSpot kannst du dich beispielsweise dazu entscheiden, die Daten der Kund:innen DSGVO-sicher auf europäischen Servern zu hosten. Damit erfüllst du die Anforderungen des Datenschutzes für gute Kund:innenbeziehungen noch besser, als wenn Daten ausschließlich in den USA gespeichert werden.

Best Practices für den Umgang mit Kund:innendaten nach DSGVO

Damit du als Freelancer:in alle wichtigen Anforderungen an den Datenschutz erfüllst und verantwortungsbewusst Beziehungen zu Kund:innen aufbauen kannst, solltest du ein paar Grundregeln in deinen Alltag integrieren. Die Verantwortung liegt am Ende immer bei dir – daher findest du hier noch einige Best Practices, die dich beim sicheren Umgang mit Kundinnen- und Kundendaten nach DSGVO unterstützen. 

🚀 Praxistipps für den Alltag:

1. Prüfe deine Software: Bevor du Tools nutzt, schaue nach, ob sie DSGVO-konform arbeiten – gerade bei US-Anbietern ist das wichtig.
2. Erhebe nur notwendige Daten: Sammle nur, was du wirklich brauchst. Für ein Website-Angebot reicht die E-Mail-Adresse – die Frage nach dem Jahresumsatz ginge hier deutlich zu weit, auch wenn sie dir vielleicht bei der Kalkulation helfen würde.
3. Dokumentiere Einwilligungen: Halte fest, wann und wie Kund:innen zugestimmt haben, und speichere diese Informationen im CRM.
4. Ermögliche einfache Widerrufe: Sorge dafür, dass sich deine Kontakte mit einem Klick austragen können. 
5. Räume deine Daten regelmäßig auf: Prüfe deine Datenbestände in festen Abständen und lösche, was du nicht mehr benötigst.

Datenschutz muss keine lästige Pflicht sein, sondern er ist auch ein Qualitätsmerkmal für deine professionelle Arbeit als Freelancer:in. Wenn du mit den Daten deiner Kund:innen DSGVO-konform arbeitest, dann schaffst du Vertrauen – und das ist die beste Voraussetzung für langfristige Beziehungen zu deinen Kund:innen. 

📌 Fazit: So nutzt du Kund:innendaten DSGVO-konform für langfristig stabile Kund:innenbeziehungen 

Die DSGVO mag auf den ersten Blick wie ein bürokratisches Hindernis wirken, doch für dich als Freelancer:in ist sie vor allem die Chance, Professionalität und Verlässlichkeit zu zeigen. Wer Kundinnen- und Kundendaten DSGVO-konform verarbeitet, schützt sich nicht nur vor rechtlichen Risiken und Bußgeldern, sondern schafft Vertrauen – die Grundlage jeder erfolgreichen Geschäftsbeziehung. Indem du ein gutes und DSGVO-sicheres Tool wie HubSpot nutzt und die angegebenen Best Practices in deinen Alltag integrierst, baust du langfristig eine verlässliche und vertrauensvolle Beziehung zu deinen Kund:innen auf – die Währung jeder erfolgreichen Selbstständigkeit.