In diesem Artikel

Am heutigen modernen Arbeitsplatz nimmt die Rolle erfolgreichen Projektmanagements einen immer größeren Stellenwert in jeder Art von Unternehmen ein. Doch Projektmanagement als Begriff kann oft unübersichtlich oder abstrakt erscheinen. Was gehört zu gutem Projektmanagement? Sind Arbeitsprozesse optimiert und die Finanzen geregelt? Was sind Zeichen, dass dein Unternehmen oder du etwas falsch machen? Verlierst du vielleicht wertvolle Zeit oder setzt dein Personal nicht richtig ein? Im Folgenden informieren wir dich über Projektmanagement als Ganzes, was dazugehört und was es überhaupt bedeutet.

Projektmanagement – Der Schlüssel zum Erfolg

Projektmanagement bezeichnet die Steuerung, Überwachung und den Abschluss eines Projektes. Dies kann dutzende Aufgaben und Methoden umfassen, wie zum Beispiel Akquise geeigneten Personals, Onboarding inkl. Prozessbeschreibung, Verteilung und Koordination, Steuerung der Kommunikation und hinreichende Dokumentation. Ist ein Ziel klar formuliert, geht es an die Umsetzung, welche zum Beispiel die Beschaffung von Locations für Events oder das Heranholen von Sponsoren umfassen kann. Bis das Projekt abgeschlossen wird, gilt es, alles im Blick zu behalten und auch bei zweifellos aufkommenden Widrigkeiten einen kühlen Kopf zu bewahren. Es gibt in der Tat so viele Aspekte und Teilschritte für erfolgreiches Projektmanagement, dass man damit ein ganzes Buch füllen könnte. Hier also für dein Unternehmen und dich einige nützliche Tipps, mit denen das nächste Projekt zweifellos ein Erfolg wird.

Tipps für das Projektmanagement

In Sachen Projektmanagement gibt es vieles, worauf die als Leiter:in achten solltest. Doch oftmals kann die Flut an Hinweisen auf den ersten Blick überwältigend wirken. Wir haben dir deswegen fünf grundlegende Tipps zusammengestellt, die unserer Meinung nach für erfolgreiches Projektmanagement unerlässlich sind. 

1. Das Ziel stets im Auge

Einer der wichtigsten Aspekte erfolgreichen Projektmanagements ist die klare Formulierung und Fokussierung eines Ziels. Was soll das jeweilige Projekt bewirken? Innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Wo stehen wir jetzt und wo wollen wir uns hinbewegen? Was wird benötigt, um unser Ziel zu erreichen und wie können wir es umsetzen? Als Leiter:in eines Projektes innerhalb deines Unternehmens solltest du dir über diese Fragen und ihre Antworten im Klaren sein.

2. Eine klare Rollenverteilung

Wenn niemand weiß, was er oder sie innerhalb deines Projektes eigentlich zu tun hat, kann natürlich sehr schnell Chaos entstehen. Jede:r Mitarbeiter:in sollte also genau wissen, wofür er oder sie zuständig ist, was bis zum Abschluss des Projektes erwartet wird und in welchem Zeitraum. Wenn jede:r Mitarbeiter:in eine genaue Vorstellung vom eigenen Aufgabenbereich hat, können alle an einem gemeinsamen Strang ziehen.

3. Kommunikation ist das A und O

Kommunikation ist in alle Richtungen entscheidend. Nicht nur sollten du und deine Kolleg:innen in regem Austausch über den Status des Projektes sein. Es ist genauso wichtig, den Kunden über den aktuellen Projektstand zu informieren, genauso wie über etwaige Unebenheiten. Hier solltest du auf regelmäßige Meetings und Termine setzen, in denen deine Mitarbeiter:innen sich abstimmen können. Den Kunden mindestens einmal wöchentlich zu kontaktieren, empfiehlt sich ebenfalls.

4. Arbeite mit den richtigen Tools

Hier kommt es natürlich ganz individuell auf das Projekt von dir und deinem Unternehmen an. Braucht es besondere Software oder Expertise, um dein Projekt zu realisieren? Stelle frühzeitig sicher, dass alles an seinem richtigen Platz ist und das dein Team auch alles parat hat, was es benötigt. Darüber hinaus gibt es aber auch eine ganze Menge Tools, die dir das Leben leichter machen. Trello unterstützt dich zum Beispiel in Sachen Kommunikation oder due.com, wenn es um Finanzielles geht. Gerade beim Management von Freelancer:innen hat Junico schon einiges an nützlichen Methoden und Tools für dich zusammengestellt.

5. Mut zur Verantwortung

Auch zwischenmenschlich ist, gerade bei größeren und langwierigen Projekten, Fingerspitzengefühl geboten. Ganz ohne Hürden ist wohl kein Projekt zu meistern. Und wenn du Leiter:in für das Management des Projekts bist, dann solltest du zu dieser Verantwortung auch stehen. Äußere gerne Kritik, wenn etwas schiefläuft, achte aber auf eine angemessene Wortwahl. Sei jedoch auch bereit, selbst Kritik einzustecken und gemeinsam nach Lösungen zu suchen. Denn Probleme sind auch immer Bewährungsproben. Und solltet ihr diese gemeinsam meistern, so steht auch dem Erfolg zukünftiger Projekte nichts mehr im Weg.

Projektmanagement in Phasen*

Einfach so in ein Projekt zu starten, ohne es zuvor in sinnvolle Etappen und Abschnitte zu gliedern, schafft die besten Voraussetzungen für eine Katastrophe. Deswegen ist die Einteilung in Phasen der erste Schritt, den du und dein Unternehmen schon vor der eigentlichen Planung des Projektes gehen solltet. Denn nur ein durchdachtes, handfestes Vorgehen wird auch dazu führen, dass dein Projekt ein Erfolg wird.

Phase 1: Träumen

Man mag vielleicht denken, dass es ein sinnvoller erster Schritt ist, mit der Planung eines Projektes zu beginnen. In Wahrheit sollte die erste Phase eines erfolgreichen Projektes schon viel früher beginnen. In der Phase des sogenannten Träumens geht es beim Projektmanagement zunächst einmal um Konzeption. Hier kann es auch gerne so abstrakt wie möglich werden. Sinn und Zweck der Träumen-Phase ist, dass zunächst einmal keine Grenzen gesetzt sind. Träume so groß, wie du möchtest. Denke bewusst noch nicht an die Umsetzung, reale Gegebenheiten und Grenzen. Die Phase des Träumens ist dafür da, dass du herausfindest, wie du dir dein Idealprojekt vorstellst. Was möchtest du mit jenem Idealprojekt erreichen? Was soll es bewirken und was für Erfolg möchtest du damit sehen? Die Phase des Träumens ist nur für diesen Prozess zuständig.

Phase 2: Planen

Jetzt, wo du Vorstellungen von deinem idealen Projekt hast, geht es darum, es auch konkret zu planen. In der Planen-Phase des Projektmanagements geht es darum, die Ergebnisse der Träumen-Phase mit der Realität zu vereinbaren und tatsächlich zu ergründen, was sich mit deinen und den Mitteln deines Unternehmens auch umsetzen lässt. Bei Kulturevents zum Beispiel geht es in dieser Phase darum, einen finanziellen Rahmen für eine Veranstaltung zu klären, mögliche Sponsoren zu suchen, die für die Finanzierung infrage kommen könnten und geeignete Verträge aufzusetzen. Die richtigen Locations auftreiben, Slogans formulieren, eben alles, mit dem man in die wirkliche, reale Umsetzung eines erfolgreichen Projekts starten kann.

Phase 3: Umsetzen

In dieser Phase des Projektmanagements geht es nun daran, all das Geplante auch wirklich in die Tat umzusetzen. Geeignete Sponsoren gehören kontaktiert, Utensilien und Locations gehören gemietet oder gekauft. Plakate werden gedruckt, Türklinken geputzt und alles Nötige veranlasst, um zum Beispiel ein Event dann später auch wirklich erfolgreich durchführen zu können. Wichtig ist hier, dich auch an die in der Planen-Phase erdachten Umstände zu halten, aber auch nicht zu versteift zu agieren. Unvorhergesehene Veränderung werden immer eintreten und nur wenn du flexibel und adaptiv bist, kann es selbst mit großen Hürden doch noch zum Erfolg kommen. Nicht zuletzt geht es natürlich an die Umsetzung des Zieles allgemein. Richtest du ein Event aus, ist es wichtig, auch während des Events selbst alles zu berücksichtigen, das du in den früheren Phasen geplant hast.

Phase 4: Feiern

Du hast es geschafft. Das Projekt liegt hinter dir und trotz einiger Widrigkeiten ist es ein Erfolg geworden. Nun geht es an das Feiern. Du solltest deinem Erfolg natürlich frönen und kannst stolz auf dich sein, eine solche Leistung erbracht zu haben. Aber zum Feiern gehört auch noch einmal Bestandsaufnahme. Es ist wichtig, dass du und dein Team noch einmal Revue passieren lasst, wie das Projekt gelaufen ist. Was hat es für Überraschungen gegeben? Was waren besondere Erfolge? Was könnte man beim nächsten Projekt besser machen, was gilt es zu optimieren? Sich ein bisschen Zeit im Nachhinein zu nehmen, um diese Dinge noch einmal festzulegen, wird dir sicherlich bei einem zukünftigen Projekt einiges erleichtern.

Projektmanagement, und zwar erfolgreich – Das Fazit

Um erfolgreiches Projektmanagement zu betreiben, gibt es also einiges zu beachten. Auch die in diesem Artikel aufgeführten Tipps und Methoden kratzen lediglich an der Oberfläche der Gesamtheit erfolgreichen Projektmanagements. Grundsätzlich aber solltest du immer ein Augenmerk auf Zielrichtung, klare Rollenverteilung, hinreichende Kommunikation und die richtigen Tools sowie eine klare Abgrenzung der einzelnen Phasen haben. Hast du einen Überblick über diese Aspekte, so hast du zumindest schon einmal einiges an der Hand, das Projektmanagement für dich in Zukunft nicht zu einer grauseligen Pflicht, sondern zu einem spannenden Prozess machen kann.

*Die Phasen des Projektmanagements in diesem Artikel sind inspiriert von der Agentur klinkenborg communications, die Projekt- und Eventmanagement im Bereich Kultur betreibt.