Wie wird ein CRM zur Schaltzentrale für erfolgreiche Teamzusammenarbeit?

Wenn du als Freelancer:in arbeitest, bist du oft Teil eines Teams, das projektweise zusammengestellt wird. Die meisten Teammitglieder sind über mehrere Städte, Länder oder sogar Zeitzonen verteilt. Trotz dieser Distanz muss der Austausch nahtlos funktionieren. Aufgaben, Feedback, Kund:innendaten und Abstimmungen müssen klar dokumentiert werden und jeder sollte in Echtzeit auf alle Funktionen zugreifen können. Doch genau an diesem Punkt entsteht in vielen Teams ein heilloses Chaos, wenn Informationen in Chats, Mails, Tabellen oder als Zettel auf dem Schreibtisch verteilt liegen. 

Moderne CRM- und Kollaborationstools schaffen hier die beste Voraussetzung für einen guten Workflow. Sie bündeln alle Informationen an einem Ort. CRM-Lösungen wie HubSpot erleichtern die Zusammenarbeit und bieten darüber hinaus weitere Features, die auch deine Kernarbeit wesentlich effizienter gestalten. 

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In diesem Artikel

Warum teamübergreifende Prozesse in modernen Arbeitswelten unverzichtbar sind

Sobald mehrere Menschen an einem Projekt beteiligt sind, ist das Fachwissen des Einzelnen nur ein Teil des Erfolges. Mindestens ebenso wichtig ist eine gute Zusammenarbeit, bei der alle Prozesse im Idealfall wie Zahnräder ineinandergreifen. 

Ein klassisches Beispiel: Erstellung einer neuen Website

An einem Website-Projekt arbeiten mehrere Gewerke. Oft werden dafür Freelancer:innen gebucht, die jeweils ihre Kompetenzen in das Projekt einbringen:

• Design erstellt Wireframes, Layout und Corporate-Design-Elemente.
• Content/SEO entwickelt Texte, Keywords, Struktur und Inhalte.
• Entwicklung setzt das Design technisch um, integriert Features und Module.
• Projektmanagement/Kund:innenkontakt koordiniert Feedback, Abnahmen und Zeitplan.

In einem Worst-Case-Szenario passiert ohne gemeinsamen Workflow Folgendes: Das Design liegt in Version 3.2 vor, die Entwickler:innen arbeiten noch mit 2.9, während der Content schon final ist – aber nicht zur aktuellen Layout-Version passt. Ein Chaos.

Typische Herausforderungen in der Zusammenarbeit

Sobald mehrere Personen an einem Projekt beteiligt sind, entstehen schnell Reibungsverluste. Informationen gehen verloren, Zuständigkeiten sind unklar oder wichtige Entscheidungen werden nicht dokumentiert. Es fehlt in den meisten Fällen eine zentrale Anlaufstelle, über die alle Beteiligten denselben Wissensstand haben. Dadurch wird Arbeit doppelt erledigt oder eben gar nicht, es kommt zu Missverständnissen, Deadlines werden verpasst und am Ende bekommen die Kund:innen den Eindruck, dass unprofessionell gearbeitet wird. 

In Teams, die beispielsweise nicht über ein CRM wie HubSpot ihre Zusammenarbeit organisieren, entsteht ein Kommunikations-Wildwuchs über E-Mail, Messenger, Telefon, Kommentare in Dokumenten oder Social Media. Das ist der Inbegriff eines Produktivitätskillers. 

Hinzu kommt, dass Menschen unterschiedlich arbeiten und auch ganz individuelle und persönliche Faktoren in der Zusammenarbeit berücksichtigt werden müssen. Durch die Nutzung von CRM- und Kollaborationstools kann über Team- und Kommunikationsgrenzen hinweg ein gemeinsamer Arbeitsfluss entstehen. 

Welche Funktionen haben moderne CRM-Lösungen heute?

Ein CRM wird in erster Linie damit in Verbindung gebracht, die Daten der Kund:innen zentral zu verwalten und den Überblick über Leads, Kontakte und Geschäftsabschlüsse zu behalten. Das ist und bleibt bis heute die Basis jedes guten CRM-Systems, doch mit den Anforderungen der modernen Arbeitswelt wachsen auch die Ansprüche an CRM-Tools. Gerade als Freelancer:in oder als kleines Team brauchst du nicht nur eine Datenbank, sondern ein System, das dir aktiv Arbeit abnimmt.

CRM-Tools als multifunktionale Arbeitsplattformen

Aus diesem Grund haben sich CRMs zu multifunktionalen Arbeitsplattformen entwickelt. Sie unterstützen dich nicht nur bei der Kontaktverwaltung, sondern bei allen relevanten Aufgaben in deinem Arbeitsalltag: beim Lead-Management, bei der Deal-Pipeline, beim E-Mail-Tracking, der Terminplanung, Aufgabenverwaltung, Automatisierung und im Reporting. 

Zu den bekanntesten CRM-Lösungen gehört HubSpot. Die Plattform vereint CRM, Marketing-, Sales- und Service-Funktionen in einem einzigen System. Du kannst deine Kontakte verwalten, Angebote nachverfolgen, automatisierte E-Mails versenden, Meeting-Links teilen, Tickets managen und sogar Content erstellen. Als Freelancer:in kannst du die Grundfunktionen sogar kostenlos nutzen und dir dann die Features dazu buchen, die du wirklich brauchst. 

💡 In diesem Artikel findest du einen umfassenden Vergleich von CRM-Systemen für Freelancer:innen.

So managst du über ein CRM die Zusammenarbeit im Team 

Trotz aller hilfreichen Funktionen muss ein CRM-System doch immer die reale Arbeitswelt abbilden können. Ein CRM, das nur isoliert von einer Person genutzt wird, schöpft sein Potenzial nicht aus. Da Projekte zunehmend kollaborativ umgesetzt werden, sollten moderne CRM integrierte Kollaborationsfunktionen für die Zusammenarbeit haben, mit denen du Aufgaben teilen, Notizen gemeinsam bearbeiten, interne Kommentare hinterlassen oder Teammitgliedern Aufgaben zuweisen kannst. Darüber hinaus sollte es Schnittstellen zur Verfügung stellen, durch die du es mit deinen Kollaborationstools verbinden kannst. 

CRM & Integration mit Kollaborationstools – der Schlüssel für reibungslose Zusammenarbeit

Die Realität im Projektalltag sieht so aus: Jedes Team arbeitet gefühlt mit einem anderen Kollaborationstool. Je nach Projekt, Auftraggeber:in oder Teamsetup kommen unterschiedliche Plattformen zum Einsatz: Asana für das Projektmanagement, Slack für schnelle Abstimmungen, Miro für kreative Workshops oder Trello für die Aufgabenverwaltung. Wenn dein CRM davon losgelöst ist, entsteht der vielbeschriebene Flickenteppich und niemand hat den vollständigen Überblick.

Daher bieten moderne CRM-Systeme wie HubSpot für die Zusammenarbeit Schnittstellen zu diesen Tools an. So lassen sich die beiden Welten perfekt miteinander verbinden. Daten werden weiterhin über das CRM erfasst, stehen aber dort zur Verfügung, wo Teams sie wirklich brauchen. Du musst Informationen nicht mehr manuell übertragen, kopieren oder nachfragen – sie fließen automatisiert von System zu System.

Beispiel: CRM-Zusammenarbeit mit Asana: So funktioniert die Integration in der Praxis

Asana gehört zu den beliebtesten Kollaborationstools für Projekte, in denen mehrere Freelancer:innen gemeinsam an Kund:innenaufträgen arbeiten. Damit Abstimmungen, Aufgaben und Deal-Infos nicht zwischen CRM und Projektmanagement „verloren gehen“, lässt sich Asana nahtlos mit CRM-Lösungen wie HubSpot verknüpfen.

Durch die Integration werden die CRM-Daten dort sichtbar, wo die operative Arbeit passiert: in den Asana-Tasks. Auf diese Weise müssen Teams nicht mehr zwischen den Tools wechseln, um den Status eines Deals, einer Kampagne oder eines Leads zu prüfen. Die Informationen erscheinen direkt als Widget an der Aufgabe in Asana. Jedes Teammitglied kann sofort erkennen, was als Nächstes ansteht.

Wie die HubSpot–Asana-Integration deinen Arbeitsalltag spürbar erleichtert

Die Integration zeigt ihren wahren Wert im Projektalltag. Sobald CRM und Projektmanagement miteinander sprechen, werden viele Abstimmungsaufgaben überflüssig. Informationen fließen automatisch ins Team, Aufgaben landen direkt beim richtigen Verantwortlichen und niemand muss mehr hinter einem Update herrennen. 

Ein Beispiel:
Stell dir vor, du betreust ein Website-Relaunch-Projekt. Ein neuer Lead füllt auf deiner Website ein Kontaktformular aus und wird automatisch im HubSpot CRM erfasst. Gleichzeitig legt Asana eine neue Aufgabe für das Projektteam an – inklusive aller relevanten CRM-Infos. Wenn sich der Lead nach dem Erstgespräch zum „heißen Interessenten“ entwickelt, wird der Deal in HubSpot in die Phase „Angebot gesendet“ verschoben. Diese Änderung erscheint sofort im zugehörigen Asana-Task. Das Content-Team kann anhand der Marketingkennzahlen in Asana direkt prüfen, welche Seiten die Leads besonders interessiert haben und gezielt erste Ideen vorbereiten. 

Empfehlungen für eine erfolgreiche CRM Zusammenarbeit 

Wenn du wirklich erfolgreich mit deinem CRM und Kollaborationstools arbeiten möchtest, geht es nicht nur um die technische Verknüpfung. Diese ist meistens sehr schnell eingerichtet. Vielmehr sollte das Team vorab klare Regeln festlegen. Wichtig ist zum Beispiel, dass ihr vorab ein System als zentrale Datenquelle definiert wird (z. B. HubSpot für Kund:innendaten), während das Kollaborationstool die operative Umsetzung steuert. Kurze Onboarding-Sessions reichen dafür meistens schon aus, um eine gute Tool-Routine zu verankern, statt sie nach einer anfänglichen Euphorie wieder einschlafen zu lassen. 

Herausforderungen in der CRM-Zusammenarbeit und wie du sie meisterst

Auch wenn ein CRM und vernetzte Kollaborationstools enorme Vorteile bringen, läuft der Arbeitsalltag nicht automatisch reibungslos. Typische Stolpersteine entstehen dort, wo Menschen, Prozesse und Tools aufeinandertreffen. Eine häufige Hürde ist die inkonsistente Datennutzung: Wenn Teammitglieder Informationen weiterhin in eigenen Listen, Chats oder Dateien führen, verliert das CRM seinen Wert als „Single Source of Truth“. Ebenso herausfordernd ist eine fehlende Tool-Disziplin, wenn beispielsweise bestimmte Aufgaben nicht aktualisiert oder Deals nicht sauber gepflegt werden. Das erzeugt Misstrauen in die Daten und Aufgaben werden doppelt erledigt. Auch unterschiedliche Arbeitsweisen zwischen internen Teams und Freelancer:innen können für Reibung sorgen, wenn keine klaren Erwartungen gesetzt werden.

Meistern lässt sich das, indem es von Anfang an klare Regeln gibt. Welche Infos sollten über HubSpot erfasst werden? Was wird im Kollaborationstool Asana dokumentiert? Wer ist wofür verantwortlich? Halte diese Standards schriftlich fest und stimme sie mit allen Beteiligten ab. Plane zudem kurze, regelmäßige Check-ins ein, um die Prozesse zu schärfen und sie noch besser an die jeweiligen Projektanforderungen anzupassen. 

📌 Fazit: Ein CRM als Erfolgsbooster für die kollaborative Zusammenarbeit 

Ein CRM dient dir als wichtiges Fundament, um deine Kund:innendaten zu organisieren, Prozesse schlanker zu gestalten und schlussendlich auch dazu, um deine Zusammenarbeit im Team optimal zu gestalten. In Kombination mit smarten Kollaborationstools wird es zum zentralen Nervensystem in deinem Business.

Wenn Informationen nicht mehr in Mails, Chats oder den Köpfen einzelner Teammitglieder verloren gehen, sondern systematisch an einem Ort zusammenlaufen, arbeitest du effizienter, transparenter und professioneller. Gerade in Projekten mit mehreren Freelancer:innen und externen Partner:innen wird ein CRM damit zur unverzichtbaren Schnittstelle, die Abstimmungen wesentlich vereinfacht. 

Betrachte dein CRM nicht als reine Verwaltungssoftware, sondern auch als ein Team-Tool: ein Ort, der Kommunikation, Projektfortschritt und Kund:innenbeziehungen miteinander verbindet. Wenn du in klare Standards, eine gute Integration und eine kurze Onboarding-Routine investierst, dann zahlt sich das für alle Mitwirkenden, einschließlich deiner Kund:innen langfristig aus.