CRM-Kosten im Überblick: Womit Unternehmen rechnen müssen

Viele Freelancer:innen, Start-ups und kleine Unternehmen verbinden das Thema CRM automatisch mit hohen Kosten, einem großen Installationsaufwand und langen Zeiten der Implementierung und Schulung, die weitere Ressourcen verbraucht. Doch sind die CRM-Kosten in Wahrheit wirklich so hoch? 

Moderne CRM-Systeme wie HubSpot oder Salesforce sind heute modular aufgebaut, sodass Firmen nur die Funktionen nutzen, die sie wirklich brauchen. Sie sind keine unerschwingliche Investition mehr für KMU, sondern ein Werkzeug, um Zeit, Geld und Nerven zu sparen. 

Wir haben uns einen Überblick darüber verschafft, welche Kosten bei einem CRM tatsächlich anfallen, wie sich die einzelnen Lizenzmodelle voneinander unterscheiden und wo möglicherweise versteckte Kosten lauern. So kannst du dein Budget von Anfang an realistisch planen.

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In diesem Artikel

Einmalige und laufende Kosten eines CRM-Systems

Du hast dir die CRM-Landschaft angesehen, die Funktionen miteinander verglichen, vielleicht schon ein paar Demos getestet. Jetzt kommt der Teil, den viele am liebsten überspringen würden: der ehrliche Blick auf die CRM-Kosten. Doch genau das ist der neuralgische Punkt, an dem sich entscheidet, ob sich die Investition in ein Customer-Relationship rechnet oder langfristig zur Belastung wird. 

Ein CRM ist kein statisches Produkt, das du einmal kaufst und es dann einfach laufen lässt. Es ist eher wie ein Werkzeug, das mit deinem Unternehmen wächst, gepflegt werden will und laufend neue Funktionen bekommt. Die Kosten verteilen sich dabei auf zwei zentrale Bereiche: die einmaligen Ausgaben beim Start und die laufenden CRM-Kosten, die sich daraus ergeben. 

Einmalige Investitionen: was zu Beginn anfällt

Der sichtbarste Teil der CRM-Kosten ist der Betrag, der im Angebot steht. Allerdings ist es damit in den meisten Fällen nicht getan. Gerade dann, wenn du zum ersten Mal eine CRM-Lösung nutzt, können weitere Posten entstehen, die sich aus der Vorbereitung, der Einrichtung und der Anpassung zusammensetzen.

💡 Typische einmalige Kostenpunkte sind:

• Einrichtung & Implementierung: Das System muss von der IT technisch aufgesetzt, an bestehende Prozesse angepasst und mit vorhandenen Tools verbunden werden.
• Datenmigration & Schnittstellenanpassung: Bestehende Kund:innendaten werden importiert und Schnittstellen zu ERP-, Buchhaltungs- oder E-Mail-Systemen eingerichtet.
• Schulungen & interne Einführung: Mitarbeitende und Teams werden mit dem neuen System vertraut gemacht. 

Damit sind die einmaligen Kosten gut kalkulierbar und lassen sich zeitlich klar aufgeschlüsselt in den Budgetplan aufnehmen. Wenn du also weißt, welche Systeme integriert werden sollen und welchen Aufwand du intern einplanst, kannst du diesen Teil der CRM-Kosten sehr präzise vorab einschätzen.

Laufende Kosten: diese Gebühren fallen fortlaufend an

Viel mehr Potenzial für Kalkulationsfehler steckt in den Ausgaben, die nicht auf einmal anfallen, sondern Monat für Monat weiterlaufen. Diese CRM-Kosten werden bei der Planung häufig unterschätzt und gerade sie sind es aber, die langfristig über die Wirtschaftlichkeit des gesamten CRM-Projekts entscheiden. Ein CRM-System braucht eine Pflege, regelmäßige Updates und manchmal auch zusätzliche Funktionen, die erst im laufenden Betrieb sichtbar werden.

• Lizenzgebühren & Abonnements: Die meisten modernen CRM-Systeme wie HubSpot, Pipedrive oder Salesforce basieren auf monatlichen oder jährlichen Lizenzmodellen, die sich nach der Anzahl der Nutzer:innen und dem Funktionsumfang richtet.
• Hosting, Updates & Wartung: Es entstehen dauerhaft Aufwendungen für den Serverbetrieb, den IT-Support und regelmäßige Aktualisierungen wie Sicherheitsupdates.
• Support & Service: Technischer Kund:innensupport, erweiterte Service-Level oder individuelle Anpassungen werden von den Anbietenden meistens separat berechnet.
• Zusatzmodule & Integrationen: Viele Anbieter:innen rechnen spezielle Features wie eine Marketing-Automation, die Reporting-Erweiterungen oder API-Zugänge extra ab – sie müssen kostenpflichtig dazugebucht werden. 

Wie hoch diese laufenden CRM-Kosten tatsächlich sind, ist sehr unterschiedlich und hängt vor allem vom jeweiligen Lizenzmodell ab. 

Lizenzmodelle im CRM-Preisvergleich

Es gibt verschiedene Lizenzmodelle für die Nutzung eines CRM-Systems. Für einen echten CRM-Preisvergleich ist es wichtig zu verstehen, wie sich die unterschiedlichen Lizenzmodelle auf die Gesamtkosten auswirken. Einige Systeme rechnen die CRM-Kosten beispielsweise nach der Anzahl der Nutzer:innen ab, andere bieten den Unternehmen eine pauschale Teamlizenz oder flexible Cloud-Abos an. Gerade hier lauern versteckte Kosten, denn was auf den ersten Blick günstig erscheint, kann bei einer wachsenden Teamgröße oder einem wachsenden Funktionsumfang schnell teurer werden. Wir werfen daher einen Blick auf die einzelnen Lizenzmodelle und was sie aus Kostensicht genau bedeuten. 

CRM-Kosten für User-basierte Lizenzmodelle 

User-basierte Lizenzmodelle gehören zu den am weitesten verbreiteten Preismodellen im CRM-Bereich. Hier wird pro Nutzer:in oder aktivem Account abgerechnet – also nach dem Prinzip: Je mehr Personen das System verwenden, desto höher die Gesamtkosten. Das klingt zunächst fair, weil du nur bezahlst, was du tatsächlich nutzt. In der Praxis kann dieses Modell aber mit wachsender Teamgröße oder zusätzlichen Funktionsmodulen schnell teurer werden.

Das HubSpot CRM bietet ein solches flexibles Preismodell an. Der Einstieg mit Basisfunktionen für Marketing, Vertrieb, Service und Datenmanagement ist dauerhaft kostenlos. Wer dann erweiterte Funktionen nutzen möchte, zahlt im HubSpot Starter-Paket 9 € pro Monat und Lizenz. Umfangreiche Automatisierungen mit Reporting und Teamfunktion gibt es dann ab 45 € pro Monat.

Salesforce richtet sich stärker an wachsende Firmen. Die Starter Suite beginnt bei 25 € pro Benutzer und Monat, während ab 100 € monatlich erweiterte Automatisierungen, Prognosen und Echtzeit-Chat-Funktionen integriert sind. Hinzu kommen bei Salesforce Servicekosten wie für den Premier-Support, die rund 30 % der Lizenzgebühr betragen können.

Pipedrive positioniert sich als preislich attraktives CRM für kleine und mittlere Teams. Das Lite-Paket startet bei 14 € pro Nutzer und Monat. Wer mit seinem CRM weiter wachsen möchte, muss ab 39 € monatlich pro Lizenz kalkulieren. 

Unternehmensweite oder Flat-Modelle

Unternehmensweite oder sogenannte Flat-Modelle sind besonders für mittelständische Firmen mit vielen gelegentlichen Nutzer:innen interessant. Hier zahlst du keine einzelne Lizenz pro Person, sondern eine pauschale Gebühr für die gesamte Organisation oder ein bestimmtes Nutzungskontingent. Der Preis pro Benutzer:in bleibt dabei meistens bestehen, ist aber nicht an eine einzelne Person gebunden und bietet einen Zugang zu mehreren Modulen und zentralen Unternehmensfunktionen. In größeren Firmen wird das dann oft in Pauschalvereinbarungen (Flatrates) überführt, z. B. 200 Nutzer – unbegrenzte Zugänge, ein einheitlicher Preisrahmen. Dadurch lassen sich CRM-Kosten besser kalkulieren, wenn viele Mitarbeitende nur sporadisch mit dem System arbeiten. 

Das Zoho CRM Plus stellt für rund 57 € pro Benutzer:in und Monat eine umfassende Unternehmenslösung mit unbegrenzten Projekten, einem zentralen Datenzugriff und Marketing-Automatisierung bereit. Microsoft Dynamics 365 ermöglicht ebenfalls kombinierte Unternehmenslizenzen ab etwa 59 € pro Benutzer:in und Monat mit optionalen Modulen für Vertrieb, Service oder Marketing. 

SaaS vs. On-Premise: Welches Betriebsmodell passt zu deinem Unternehmen?

Bei der Wahl des Lizenzmodells spielt auch die technische Bereitstellung eine Rolle. SaaS-Lösungen (Software as a Service) wie HubSpot oder Pipedrive laufen vollständig in der Cloud und werden vom Anbietenden betrieben. Du zahlst also eine monatliche Gebühr – dafür werden die Wartung, alle Updates und Sicherheitspatches zentral organisiert und verursachen keine weiteren Gebühren. Das ist natürlich besonders für kleine und mittelständische Firmen spannend, die dann keine eigenen IT-Infrastruktur bereitstellen müssen.

On-Premise-Systeme hingegen werden lokal auf den eigenen Servern installiert und von der internen IT verwaltet. Unternehmen haben dadurch die volle Datenhoheit und mehr Individualisierungsmöglichkeiten. Allerdings ist mit der Installation natürlich auch ein wesentlich höherer Aufwand verbunden, was die CRM-Kosten gerade am Anfang in die Höhe treibt. 

Welche versteckten CRM-Kosten werden häufig übersehen? 

Typische versteckte Kosten tauchen vor allem dann auf, wenn du das CRM um immer weitere Funktionen erweiterst, die sich im Alltag als sinnvoll erweisen oder immer neue Personen einen Zugriff benötigen. Mit einher geht dann auch der Bedarf an Support-Leistungen, weil viele Fragen intern nicht mehr geklärt werden können. 

Auch die Integrationen mit Dritt-Tools wie einer Buchhaltungssoftware oder Newsletter-Systemen kann zusätzliche Kosten verursachen, wenn APIs begrenzt oder Add-ons kostenpflichtig sind. Je besser du also vorab planst, welche Features für dich im laufenden Betrieb sinnvoll werden können und wie viele Mitarbeitende tatsächlich Zugriff auf das CRM benötigen, desto besser kannst du die CRM-Kosten auch von Anfang an kalkulieren. 

Die folgende Tabelle fasst alle genannten CRM-Tools übersichtlich zusammen und zeigt die wichtigsten Preis- und Feature-Unterschiede auf einen Blick.

Wie funktioniert die Budgetplanung für ein CRM-Projekt in der Praxis? 

Das war jetzt viel Theorie und viele Zahlen. Für dich stellt sich jetzt die Frage: Wie kann ich eine realistische Planung der CRM-Kosten für mein Unternehmen aufstellen? Gerade im Mittelstand mit einem begrenzten IT-Budget sollte es möglichst nicht zu Überraschungen kommen.

Wie du dein CRM-Budget realistisch kalkulierst

Eine realistische Kalkulation sollte sich immer an einem Zeitraum von mindestens drei Jahren orientieren, damit neben den Anschaffungskosten auch Wartung, Schulung und mögliche Erweiterungen berücksichtigt werden. Dabei lassen sich die Aufwände in vier zentrale Kategorien unterteilen: Zunächst fallen Lizenzkosten an – also die monatlichen oder jährlichen Gebühren für die Nutzung des CRM-Systems. Hinzu kommen die Einrichtung und Implementierung, die je nach Unternehmensgröße und Anpassungsbedarf Zeit- oder Dienstleistungskosten für das Setup, die Integration und die Datenmigration verursachen. 

Im laufenden Betrieb entstehen außerdem Kosten für Support und Wartung, für Hosting, technische Updates oder Serviceverträge. Schließlich sollte auch das Schulung- und Onboarding-Budget eingeplant werden, denn es kostet auch Ressourcen, wenn sich Mitarbeitende mit dem System vertraut machen, damit sie die neuen Funktionen dann auch effektiv nutzen können. So entsteht ein realistisches Gesamtbild, das die tatsächlichen Investitionen über den gesamten Nutzungszeitraum hinweg sichtbar macht.

💡 Ein Beispiel mit HubSpot Starter CRM zeigt, wie sich die Kosten im Durchschnitt entwickeln können:

• Lizenzen: 9 € pro Nutzer:in und Monat, z. B. bei 5 Nutzer:innen → ca. 540 € pro Jahr.
• Ersteinrichtung & Anpassung: Einmalig ca. 800–1.000 €, wenn Grundfunktionen individuell konfiguriert werden.
• Schulung & Einarbeitung: Etwa 500 € für Online-Trainings oder individuelle Workshops.
• Betrieb & Support: Bei Cloud-Lösungen wie HubSpot meist im Preis enthalten; bei wachsender Nutzung (mehr Kontakte, weitere Hubs) kann der Aufwand jedoch auf 30–80 € monatlich steigen.

Insgesamt ergibt das über drei Jahre hinweg eine grobe Kalkulationsbasis von rund 2.000–2.500 € – für ein professionelles, skalierbares CRM inklusive Marketing-, Vertriebs- und Servicetools. Der Vorteil: HubSpot ermöglicht einen kostenlosen Start, sodass du das System erst praktisch testen kannst, bevor du ein Upgrade vornimmst.

CRM Kosten & ROI: Wann rechnet sich das Customer Relationship Management?

Ob sich ein CRM-System lohnt, lässt sich nicht allein am Preis ablesen. Der eigentliche Nutzen zeigt sich in den messbaren Effekten, die es auf den Arbeitsalltag, die Zufriedenheit der Kund:innen und den Umsatz hat. Viele dieser Vorteile werden erst nach einigen Monaten sichtbar, weil sich Prozesse erst einspielen müssen und Datenbestände nach und nach wachsen. Trotzdem lassen sich die typischen Wirkungsfelder klar benennen:

• Direkte Effekte: Ein CRM spart Zeit durch Automatisierungen – zum Beispiel beim Versand von Follow-ups, der Pflege von Kontakten oder der Erstellung von Angeboten. Das beschleunigt Vertriebsprozesse und kann die Abschlussquote deutlich erhöhen.
• Indirekte Effekte: Durch die zentrale Datenbasis steigt die Qualität der Entscheidungen. Kund:innendaten werden vollständiger, die Marketingmaßnahmen lassen sich gezielter und mit weniger Streuverlusten organisieren und Umsatzeffekte können besser nachverfolgt werden. Dadurch verbessert sich auch langfristig die Bindung der Kundschaft und es erschließen sich zusätzliche Cross-Selling-Potenziale.

Ein Beispiel:
Ein mittelständisches Unternehmen mit fünf Nutzer:innen setzt HubSpot Starter CRM ein. Die Kosten betragen etwa 540 € pro Jahr für Lizenzen, plus einmalig 1.000 € für Implementierung und Schulung. Innerhalb von zwölf Monaten spart das Team durch automatisierte E-Mail-Workflows und optimierte Angebotsprozesse im Schnitt rund 40 Stunden Arbeitszeit pro Monat, was – bei einem angenommenen internen Stundensatz von 50 € – einem Gegenwert von 24.000 € pro Jahr entspricht. Selbst wenn nur ein Teil dieser Effizienzsteigerung tatsächlich realisiert wird, amortisiert sich die Investition in das CRM-System schon nach wenigen Monaten.

📌 Fazit: CRM-Kosten richtig kalkulieren 

Auf den ersten Blick wirken die CRM-Kosten wie eine zusätzliche Belastung – ein weiterer Posten auf der Ausgabenseite. Doch wer den Nutzen in Relation setzt, erkennt sehr schnell, dass der wahre Wert nicht im Preis liegt, sondern in der Effizienz und der Wirkung. Ein CRM spart wertvolle Zeit, reduziert menschliche Fehler und sorgt dafür, dass keine Chance mehr verloren geht. Gerade im Mittelstand ist das entscheidend, weil jeder Kontakt zählt. Wie am Beispiel von HubSpot deutlich wird, können transparente Modelle und ein kostenloser Einstieg den Zugang zusätzlich erleichtern. Und das zahlt sich nicht nur finanziell aus, sondern sorgt auch für mehr Klarheit, Effizienz und Stabilität im Arbeitsalltag.