Buchführungssoftware: Überblick, Auswahlkriterien und Notwendigkeit

Viele Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen sind sich nicht sicher, ob sie eine Buchhaltungssoftware wirklich benötigen, wogegen sie in großen Unternehmen sowie in KMUs Gang und Gebe sind. Da mit der Selbstständigkeit Buchführungspflichten beginnen und eine solche Software eine große Unterstützung sein kann, solltest du abwägen, welche Anwendung für deine Bedürfnisse die Richtige ist.

Notwendigkeit von Buchhaltung in einem Unternehmen – hilft eine Buchführungssoftware?

Die Buchführungspflicht beginnt mit der Anmeldung bei der zuständigen Finanzbehörde und gegebenenfalls beim Gewerbeamt. Mindestens musst du Einnahmen und Ausgaben dokumentieren. Nicht nur umsatzsteuerpflichtige Unternehmen betrifft dies, sondern auch Freiberufler:innen, die auch unter Wahrnehmung der Kleinunternehmerregelung zu einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung verpflichtet sind. Aufgrund der Komplexität des Themas besuchen viele Gründer:innen spezielle Buchführungs-Lehrgänge. Ist die Zeit hierfür nicht gegeben, so ist dies ein Argument für eine Buchführungssoftware. 

Bei der Wahl der richtigen Buchführungssoftware ist ein vorheriger Vergleich verschiedener Lösungen unabdingbar. Ganz gleich, ob du Freiberufler:in oder Gewerbetreibende:r bist, bei der Auswahl aus der Software-Vielfalt gilt es, die jeweiligen Anforderungen zu berücksichtigen. So sind für Gründer:innen ohne Mitarbeiter:innen etwa keine Lohnabrechnungsfunktion und keine Bilanzerstellung erforderlich. Auch Preis-Leistungsverhältnis und Benutzerführung sind beim Vergleich wichtig. Bei der Suche nach dem passenden Buchführungsprogramm hilft auch das Verbraucherportal Netzsieger. Hier findest du die führenden Programme sowie einen ausführlichen Bericht zu Buchhaltungssoftwares.

Worauf musst du bei der Auswahl der Buchführungssoftware achten?

Für einen sorgfältigen Vergleich von Buchhaltungs-Lösungen solltest du folgende Faktoren berücksichtigen:

• iModule: wesentliche Buchhaltungsmodule sind Buchführung, Kassenbuch, Rechnungsstellung, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Anlagenverwaltung. Da das Modulangebot zwischen den Anbietern schwankt, lohnt ein Vergleich im Hinblick auf die benötigten Module. 
• Jahresabschluss: EÜR bietet nahezu jede Buchhaltungssoftware. Wird eine andere Form des Jahresabschlusses, etwa eine Bilanz, benötigt, so ist die Software auf diese Funktionen zu prüfen
• Unterstützte Schnittstellen: ohne Schnittstellen zu mindestens ELSTER und DATEV kommt keine Buchhaltungssoftware mehr aus. Hilfreich sind auch Schnittstellen und Export-Optionen zu Excel oder deinem Online-Banking-Anbieter.
• Integration der Umsatzsteuervoranmeldung: falls du umsatzsteuerpflichtig bist, ist eine Option zur Umsatzsteuerdatenmeldung an ELSTER erforderlich
• Kosten: einmalig oder jährlich anfallende Kosten schwanken erheblich zwischen den Anbietern. Sie richten sich im Wesentlichen nach Funktions- und Modulvielfalt.
• Anbietersupport: auch eine gute Buchhaltungssoftware erfordert Kenntnisse. Wenn deine Kenntnisse nicht mehr ausreichen, sind E-Mail-Service, Telefonservice oder zumindest FAQs von hohem Vorteil.
• Verfügbarkeit kostenloser Testversionen: um die Software besser kennenzulernen und eine gute Entscheidung zu treffen, solltest du die Möglichkeit haben, sie vorab kostenlos zu testen.
  
  

Einarbeitung und Komplexität

Damit eine Buchhaltungssoftware die gewünschte Vereinfachung der Buchhaltungspflicht ermöglicht, sollte die Einarbeitung leicht vonstattengehen. Im Allgemeinen sind die simpleren und mit weniger Funktionen ausgestatteten Programme auch einfacher in der Handhabe. Günstige oder Freeware-Angebote sind in Aufbau und Bedienung aufgrund geringerer Vielfalt an Features oft am schnellsten zu erlernen. Je mehr Module und Bausteine die Software verfügt, desto komplexer die Umgebung. Hochpreisige Angebote bieten daher ab Werk häufig Einführungskurse zum Umgang mit der Buchhaltung an. Diese zeigen auch die Funktionsvielfalt und deren optimale Nutzung auf.
 

Diese Vorteile bringen dir die Nutzung einer Software

Eine funktionsstarke und gut bedienbare Buchhaltungssoftware kann dir bei der Beantwortung vieler buchhalterischer Fragen nützlich sein und eine Hilfe bei Entscheidungen sein. Eine große Erleichterung bietet dir solch ein Programm durch das Aufzeigen, welche Eingaben und Angaben für die Finanzbuchhaltung notwendig sind. Nahezu jede Software verfügt über Eingabemasken und integrierte, vorgefertigte Formulare. Somit wird eine den regulären Richtlinien entsprechende und plausible Buchführung ermöglicht, sodass du auch in den Genuss der Vorteile der Buchführungspflicht kommst. Auch als Neugründer:in und als Kleinunternehmer:in ist es von Bedeutung, über finanzielle Vorgänge genauen Überblick zu wahren, da gerade hier kleine Fehler mit größeren Auswirkungen einher gehen können.

📌 Eine Buchführungssoftware ist unverzichtbar – das Fazit

Die Buchführungspflicht geht mit anspruchsvollen Aufgaben einher. Gewinnermittlung in Form von EÜR oder Bilanz ist nur eine davon. Eine durchdachte Buchhaltungssoftware ist nützlich, um sämtliche finanzielle Vorgänge genau aufzuzeichnen. Dies ist nicht nur eine juristische und steuerliche Notwendigkeit, sondern gewährt dir einen wichtigen Überblick über die finanziellen Verhältnisse der selbstständigen Tätigkeit. Die Auswahl der passenden Buchhaltungssoftware ist hierbei von deinen individuellen Anforderungen abhängig und erfordert, dass sämtliche Module und sonstiger Funktionsumfang vorhanden sind, die du für die tägliche Arbeit benötigst. Verschaffe dir einen Überblick über die verschiedenen Programme und wähle eins aus, was perfekt zu deinen Anforderungen passt. 🚀