In diesem Artikel

Lange wurde darüber beraten, nun wurde die Einführung der E-Rechnung als Teil des Wachstumschancengesetzes am 27.03.2024 im Artikel 23 beschlossen. Mit einer E-Rechnung kannst du Rechnungsinformationen digital übermitteln. So müssen Rechnungen nicht mehr analog erstellt und aufbewahrt werden, sondern der ganze Prozess lässt sich automatisieren und digitalisieren. Dies bringt natürlich einige Vorteile mit, auf die wir in diesem Beitrag eingehen möchten.

💡Info: Wie du als Freelancer:in eine Rechnung schreibst, haben wir dir in einem anderen Artikeln zusammengetragen. 

Was ist eine E-Rechnung?

Der Begriff E-Rechnung steht für elektronische Rechnung und wird laut Wachstumschancengesetz wie folgt definiert: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ (neuer Wortlaut des UStG § 14 Absatz 1 Satz 2 bis 8). Sprich, eine E-Rechnung enthält alle Pflichtinformationen der Rechnung, sodass diese Informationen elektronisch weiterverarbeitet werden können.

Somit fallen pdf-Rechnungen, die per Mail versendet werden, nicht unter den Begriff der E-Rechnung. Solche Rechnungen – wie auch Papierrechnungen – fallen nun unter den Begriff „sonstige Rechnungen“.

Die verschiedenen Formate der E-Rechnung

Damit die E-Rechnungen elektronisch vom:von der Empfänger:in – also von dir als Freelancer:in bzw. Unternehmer:in – ausgewertet werden können, müssen die Informationen nach einer standardisierten Struktur vorliegen. Dabei kannst du theoretisch als Empfänger:in einer E-Rechnung die Struktur mit deinen Kund:innen bzw. Lieferant:innen individuell vereinbaren, aber praxistauglich wird dies vermutlich nicht sein. 

In der Praxis gibt es derzeit zwei strukturierte Formate, die die Vorgaben der E-Rechnung erfüllen:

✅ die XRechnung und 

✅ ZUGFeRD. Und 

Bei der XRechnung werden nur noch Daten übermittelt, bei ZUGFeRD werden die strukturierten Informationen einer Rechnung zusätzlich in einem von uns Menschen lesbaren pdf-Dokument hinterlegt. Rechtlich gesehen sind allerdings immer die im technischen Teil übermittelten Informationen und nicht das menschenlesbare Dokument bindend.

Wer fällt unter die Pflicht, eine E-Rechnung auszustellen?

Eine E-Rechnung muss von dir ausgestellt werden, wenn du deinen Unternehmenssitz in Deutschland hast und deine Kund:innen andere Firmen sind, deren Firmensitz ebenfalls in Deutschland ist. Stellst du Rechnungen an Privatpersonen oder an ausländische Firmen, musst du keine E-Rechnung erstellen.

Außerdem musst du keine E-Rechnung ausstellen, wenn der Rechnungsbetrag die Grenze von 250 Euro inklusive Umsatzsteuer nicht überschreitet (Kleinstbetragsrechnung). Und auch Fahrscheine müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.

Ab wann wird die E-Rechnung zur Pflicht?

Eine grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen ist zum 01.01.2025 geplant. Da dies aber an Softwareprogramme erhebliche Aufwendungen bedeutet, sind großzügige Übergangsfristen definiert worden:

Bis Ende 2026 können alle bisher verwendeten Formate für Rechnungen weiter verwendet werden, also auch pdf-Rechnungen oder Papierrechnungen ausgestellt werden. Bis zum Ende des Jahres 2027 gilt dies auch noch weiterhin – vorausgesetzt, deine Kund:innen stimmen zu und du als Rechnungsaussteller:in hast einen Vorjahresumsatz von 800.000 Euro nicht überschritten. Erst ab dem Jahr 2028 müssen die neuen E-Rechnungsvorgaben von dir als Freelancer:in bzw. Unternehmer:in eingehalten werden.

Was musst du als Empfänger:in von E-Rechnungen beachten?

Wenn du eine E-Rechnung erhältst, dann musst du diese ab dem 01. Januar 2025 elektronisch annehmen und verarbeiten können. Sprich: Du brauchst eine Buchhaltungssoftware, die deine E-Rechnungen entgegennehmen und die strukturierte Information unveränderlich abspeichern und für dich darstellen kann.

💡 Info: Wir haben einen Vergleich der besten Buchhaltungssoftwares für Freelancer:innen gewagt. Schau gern mal rein. ;)

Welche Vorteile bieten dir E-Rechnungen?

Junico schreibt in deinem Namen die Rechnungen. Somit übernimmt Junico auch die neuen Vorgaben zur E-Rechnung und wird diese in Zukunft für dich erstellen und zukommen lassen. 

Praktisch für dich und deine Buchhaltung: Da die Informationen der E-Rechnung, die du erhältst, nun strukturiert abliegen, können diese von deiner Buchhaltungssoftware spätestens ab 01. Januar 2025 ausgelesen werden. So kann deine Buchhaltungssoftware diese Informationen für das Vorbefüllen deiner Buchungssätze verwenden und deine Buchhaltung geht in Zukunft viel schneller vonstatten. Denn Informationen wie Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum und Mehrwertsteuersatz müssen von dir nicht mehr abgetippt werden, sondern werden maschinell für dich ausgelesen und im Buchungssatz zur Verfügung gestellt. Das ist nicht nur Zeitersparnis, sondern auch Fehlervermeidung.

Somit ist die E-Rechnung ein echter Fortschritt in Richtung Digitalisierung. Und die Planungen gehen noch weiter: Im Laufe dieses Jahres sollen weitere Verhandlungen EU-weit stattfinden, sodass vielleicht bald die E-Rechnung nicht nur innerhalb Deutschlands der Standard wird, sondern sogar europaweit.

📌 Fazit: Vereinfache deine Buchhaltung mit der E-Rechnung!

Zwar zuckt man zuerst zusammen, wenn man hört: Ohje, schon wieder eine neue Regel. Jetzt wird sogar eine elektronische Struktur für Rechnungen vorgegeben. Aber bei näherem Hinsehen bringt die Einführung der E-Rechnung für Freelancer:innen und Unternehmer:innen viele Vorteile und ist ein echter Schritt zur Vereinfachung der Buchhaltung. 

Denn in Zukunft können die Rechnungsinformationen von Buchhaltungsprogrammen ausgelesen und in Buchungssätze überführt werden. Fazit: Die E-Rechnung ist kein Bürokratiemonster, sondern eine wirkliche Arbeitserleichterung für alle.