Reverse-Charge-Verfahren für Kleinunternehmer:innen

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Die Kleinunternehmerregelung ist für viele Selbstständige mit geringeren Umsätzen eine günstige Lösung. Denn dadurch entfallen die regelmäßigen Steuerpflichten und der bürokratische Aufwand ist geringer. Ideal, wenn man sich gerade erst selbstständig gemacht hat oder nebenberuflich selbstständig ist.

Doch was passiert, wenn die Kund:innen nicht aus Deutschland, sondern aus dem EU-Ausland kommen? Benötigt man dann auch als Kleinunternehmer:in eine USt.-ID? Und was muss auf der Rechnung stehen? Hier erklären wir dir, worauf du achten musst. Wenn du dich generell über das Reverse-Charge-Verfahren informieren möchtest, gibt es hierfür auch weitere Infos in unserem GREATJOB Magazin.

Vorab: Das Thema ist nicht ganz ohne – weil wir keine Steuerberater:innen sind, empfehlen wir dir, im Zweifel eine:n Expert:in zu dem Thema zu konsultieren.

Bevor wir uns um Reverse-Charge kümmern – was ist die Kleinunternehmer:innenregelung?

Wer in Deutschland seine Selbstständigkeit anmeldet, ist grundsätzlich dazu verpflichtet, Umsatzsteuer auf seine Produkte oder Dienstleistungen zu erheben und diese an das Finanzamt abzuführen. Doch es gibt eine Ausnahme, die von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit: die Kleinunternehmer:innenregelung.

Du kannst dich als Kleinunternehmer:in registrieren, wenn du eine bestimmte Einkommensgrenze nicht überschreitest. Diese Grenze liegt bei 22.000 € (Stand Juli 2023). Das heißt, machst du im ersten Jahr deiner selbstständigen Tätigkeit nicht mehr als 22.000 € Umsatz und außerdem im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 €, kannst du dich als Kleinunternehmer:in ausgeben.

Was ist das Reverse-Charge-Verfahren?

Verkaufst du als Selbstständige:r Waren oder Dienstleistungen an Kund:innen aus einem anderen EU-Land, musst du in der Regel (sogar, wenn du keine Kleinunternehmer:in bist) keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Denn in diesem Fall muss die Umsatzsteuer im Land des Abnehmers oder der Abnehmerin abgeführt werden.

💡Spoiler-Alert – einzige Ausnahme: Bei Leistungen an Privatpersonen im EU-Ausland tritt kein Reverse-Charge-Verfahren in Kraft.
Hier weist du als Kleinunternehmer:in unter Angabe des Paragrafen zur Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer aus. Bist du umsatzsteuerpflichtig, musst du hier Umsatzsteuer ausweisen.

Durch diese Regelung soll die Weitergabe der Umsatzsteuer zwischen Unternehmer:innen aus verschiedenen EU-Ländern vereinfacht werden. Denn so musst nicht du die Umsatzsteuer in einem anderen Land abführen, sondern die Pflicht fällt auf die jeweiligen Rechnungsempfänger:innen. 

In dem Zuge sind vielleicht auch Informationen zum Thema Steuern als Freiberufler:in für dich interessant.

Reverse-Charge – also auch für Kleinunternehmer:innen?

Du fragst dich jetzt sicherlich, wie diese beiden Konzepte sich verbinden lassen. Gilt das Reverse-Charge-Verfahren auch für Kleinunternehmer:innen? Du musst auch hier auf ein paar Dinge achten. Wo du zum Beispiel eine Rechnung hin ausstellst, ob ein Land Mitgliedsstaat der EU ist oder außerhalb von Europa liegt. Auch wenn die Unterschiede keine maßgeblichen sein mögen, kann es dennoch nicht schaden, um sie zu wissen.

Rechnung ins EU-Ausland an Privatpersonen

Verkaufst du als Kleinunternehmer:in Dienstleistungen an Privatpersonen im EU-Ausland, kannst du es in der Regel recht einfach halten. Du stellst deine Rechnung ohne Umsatzsteuer und verweist mit einem Satz auf deinen Status als Kleinunternehmer:in,
z.B. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“.
Möchtest du diesen Hinweis auf Englisch verfassen, kannst du etwas wie “In accordance with § 19 UStG, the shown invoice amount does not include VAT” hinzufügen.

Eine solche Rechnungsvorlage kannst du dann für jeden deiner Verkäufe ins EU-Ausland nutzen. Die meisten EU-Staaten kennen auch eine Form des Kleinunternehmerstatus. Informiere dich auch weiter, wie du als Freelancer:in eine anständige Rechnung ausstellst.

Rechnung ins EU-Ausland an Unternehmen

Erbringst du als Kleinunternehmer:in Dienstleistungen an Unternehmer:innen im Ausland? Dann wird es nun etwas komplizierter, denn in diesem Fall benötigst du auch als Kleinunternehmer:in eine gültige USt-ID – und das, obwohl du nicht einmal Umsatzsteuer ausweist! Es entsteht übrigens keine Pflicht zur Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen allein durch die Vergabe einer USt-IdNr.
Hier kann eine USt-ID beantragt werden: Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung

Übrigens: Diese Leistungen sind „nicht steuerbar“, was für dich bedeutet, dass sie nicht in die Umsatzgrenze eingerechnet werden! Dafür solltest du dokumentieren, dass deine Kunden im Ausland Unternehmer:innen sind, etwa, indem du einfach die USt-ID notierst.

Zusammenfassende Tabelle

Folgende Tabelle fasst die zwei möglichen Fälle für Kleinunternehmer:innen zusammen und betrachtet außerdem, was passiert, wenn umsatzsteuerpflichtige Freelancer:innen Rechnungen ins EU-Ausland stellen.

Reverse-Charge-Verfahren für Kleinunternehmer:innen: Pflichtangaben bei Rechnungen in das EU-Ausland

Hier kannst du noch einmal nachlesen, welche Angaben nicht auf einer Rechnung innerhalb der EU nicht fehlen dürfen:

• Dein vollständiger Name und deine (berufliche) Adresse
• Der vollständige Name und die Adresse des Rechnungsempfängers
  
• Deine USt-ID (Ausnahme: Rechnung geht an Privatperson)
• Das Datum der Erstellung deiner Rechnung
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
  
• Die Menge und eine Beschreibung der gelieferten Waren oder die Art und der Umfang einer erbrachten Leistung
• Der Preis für die aufgeführten Leistungen
• Das Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung (hier kann auch ein Hinweis darauf reichen, dass das Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum identisch ist)

📌 Das Fazit zum Reverse-Charge-Verfahren für Kleinunternehmer:innen

Du musst also einiges beachten, wenn es um das Reverse-Charge-Verfahren und das Verhältnis zur Kleinunternehmer:innenregelung geht. Behalte den Verdienst im Kopf, mit dem du noch zu den Kleinunternehmer:innen gehörst. Stelle deine Rechnung achtsam und vermerke alle nötigen Pflichtangaben. Zusätzlich solltest du wissen, ob dein:e Kund:in in der EU oder in einem Drittland tätig ist. Außerdem, ob es sich um Privatpersonen oder Unternehmen handelt. Mit diesen Tipps sollte es bei zukünftigen Transaktionen in die ganze Welt keine Probleme mehr geben.