Kund:in zahlt die Rechnung nicht – was tun?

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Der finanzielle Erfolg von Freelancer:innen hat eine relativ banale, aber umso wichtigere Voraussetzung: Kund:innen müssen für erbrachte Leistungen zahlen. Tun sie dies nicht oder nicht zu den vereinbarten Terminen, kann das mitunter schnell zu finanziellen Problemen führen – besonders für studentische Freelancer:innen, deren Bankkonten in der Regel nicht vor Ersparnissen überquellen.

Es kann jeden mal Passieren: Der:die Kund:in zahlt die Rechnung nicht. Für den Fall, dass du einmal in die Situation geraten solltest, dass ein:e Kund:in deine Rechnung einfach nicht wie vereinbart zahlt, haben wir dir im folgenden Beitrag acht Tipps zusammengestellt, wie du dennoch schnell zu deinem Geld kommen und schlechte Erfahrungen in Zukunft vermeiden kannst.  

1. Kontaktiere deine:n Kund:in, der:die Rechnung nicht zahlt

Die Rechnung ist im falschen Postfach oder auf dem falschen Schreibtisch gelandet. Die verantwortliche Person aus der Buchhaltung ist im Urlaub. Die Rechnung wurde überwiesen, aber auf das falsche Konto. Vielleicht hat die Rechnung deine:n Kund:in aber auch einfach nie erreicht. Das Ergebnis ist aber immer das gleiche: Dein:e Kund:in zahlt die Rechnung nicht. 

Bevor du also gleich über Mahnungen oder Inkasso-Unternehmen nachdenkst, solltest du zunächst bei deinem:deiner Kund:in nachfragen, warum du noch kein Geld bekommen hast. Gute Kund:innen Kommunikation ist essenziell! Ist deine Rechnung einfach untergegangen, wird dein:e Kund:in dich i.d.R. schnell bezahlen und das Problem ist aus der Welt. Sollte der:die Kund:in die Rechnung nicht beglichen haben, weil er vorübergehend in Zahlungsschwierigkeiten steckt, schlage eine Raten- oder Teilzahlung vor.

2. Biete Raten- oder Teilzahlungen an, wenn Kund:in Rechnung nicht zahlt

Gerade bei kleinen Unternehmen oder Start-ups kann es schon mal vorkommen, dass Liquiditätsengpässe eine pünktliche Bezahlung von externen Mitarbeiter:innen verhindern. In diesem Fall solltest du selbst aktiv werden und Lösungsvorschläge anbieten. Du kannst zum Beispiel vorschlagen, dass dir der:die Kund:in dein Honorar in mehreren kleinen Raten zahlt. Auch, dass dein:e Kund:in die Hälfte der Rechnung sofort begleicht und die andere Hälfte, sobald er:sie wieder flüssig ist, ist eine Möglichkeit. Oft ist die Alternative dazu: dein:e Kund:in zahlt die Rechnung nicht, um dies zu vermeiden, kannst du ihnen auf diese Weise entgegenkommen. 

Auf diese Weise bekommst du immerhin einen Teil deines Geldes sofort und dein Konto trocknet nicht komplett aus. Zusätzlich hinterlässt du aufgrund deiner Kooperationsbereitschaft noch einen positiven Eindruck bei dem:der Kund:in, der dir zu weiteren Aufträgen verhelfen kann.  

3. Dein:e Kund:in zahlt die Rechnung nicht? Gewähre Skonto!

Du hast den:die Kund:in kontaktiert und alternative Zahlungsweisen angeboten aber: Der:die Kund:in zahlt die Rechnung nicht! Wenn es um die Zahlungsmoral eines:einer Kund:in nicht allzu gut bestellt ist, du aber nicht auf seine:ihre Aufträge verzichten kannst oder willst, solltest du versuchen, dem:der Kund:in eine fristgerechte Zahlung deiner Leistungen schmackhaft zu machen. Eine gängige Methode ist hier die Gewährung eines Skontos. Hierbei gibst du deinem:deiner Kund:in einen Preisnachlass (etwa 2 bis 5 Prozent) auf dein Honorar im Gegenzug für eine schnelle Bezahlung.

Da der Skonto für dich finanzielle Einbußen bedeutet, solltest du diesen natürlich nur anbieten, wenn du unbedingt zeitnah Geld brauchst. Wenn du grundsätzlich Skonto anbietest, läufst du womöglich Gefahr, dass sich deine Kund:innen daran gewöhnen und dich dauerhaft zu niedrigeren Preisen bezahlen wollen. 

4. Verhandle Vorauszahlungen oder Anzahlungen

Hast du bereits in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen mit schwierigen Kund:innen gemacht, dich aber trotzdem für eine weitere Zusammenarbeit entschieden, kannst du bei zukünftigen Projekten mehr Sicherheit einfordern. Bevor du mit der Erkenntnis "Der:die Kund:in zahlt die Rechnung nicht", wieder vor der Realität eines leeren Bankkontos stehst. Die sicherste Variante ist natürlich, wenn du auf Vorkasse bestehst, wobei sich wohl nur wenige Kund:innen hierauf einlassen werden.

Durchaus gebräuchlich, insbesondere bei größeren Aufträgen, die viel Vorleistung von dir verlangen, ist die Vereinbarung einer Anzahlung auf dein Gesamthonorar. In diesem Fall bekommst du zum Beispiel 30 Prozent deines Honorars als Vorschuss, 30 Prozent nach der Hälfte des Projekts und die restlichen 40 Prozent nach Beendigung des Auftrags.

5. Vereinbare monatliche Fixzahlungen, wenn Kund:in Rechnung nicht zahlt

Empfehlenswert für Freelancer:innen, die über lange Zeiträume für dieselben Kund:innen arbeiten, ist die Einigung auf monatliche Fixzahlungen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn dein monatliches Auftragsvolumen bzw. die Rechnungen nur gering voneinander abweichen.

Du vereinbarst mit deinem:deiner Kund:in entsprechend eine feste Rate, die monatlich zu einem festen Termin fällig wird. Auf diese Weise profitierst du von finanzieller Planungssicherheit. Dein:e Kund:in wiederum muss Zahlungen nicht jeden Monat anpassen, kann etwa einen Dauerauftrag einrichten, und reduziert so seinen:ihren Verwaltungsaufwand. Abweichende Leistungen können natürlich immer noch separat in Rechnung gestellt werden. Falls der:die Kundin eine Rechnung nicht zahlt, fällt dies nun nicht so ins Gewicht!

6. Nutze Factoring, wenn Endgültig klar ist, der:die Kund:in zahlt die Rechnung nicht.

Eine Möglichkeit, schnell an ausstehende Honorare zu kommen, bietet auch das sogenannte Factoring. Bei dieser Methode verkaufst du deine Forderung, also deine Rechnung, an eine Bank oder ein anderes Finanzunternehmen. Dieses bezahlt dir deine Rechnungssumme, abzüglich einer Gebühr, sofort oder innerhalb von 24 Stunden aus. Danach tritt das Unternehmen mit deinem:deiner Kund:in in Kontakt und treibt den Rechnungsbetrag ein.

Wie auch beim Skonto verzichtest du beim Factoring auf einen Teil deiner Vergütung. Der Vorteil beim Factoring ist aber, dass du stressfrei und schnell zu zumindest einem Großteil deines Geldes kommst. Sobald du deine Rechnung an ein Factoring-Unternehmen verkauft hast, bist du „raus“ und musst dich nicht mehr mit unliebsamen Kund:innen herumschlagen.

7. Automatisiere deine Rechnungsstellung, wenn Kund:in Rechnung nicht zahlt

Jeden Tag dutzende und in unterschiedlichster Form eingereichte Rechnungen abzuarbeiten, ist für Unternehmen sehr zeitaufwändig. Sind Rechnungen darüber hinaus auch noch fehlerhaft oder unvollständig, kann sich die letztliche Zahlungsfreigabe schon einmal über mehrere Wochen hinziehen. Dies ist für Unternehmen wie für Freelancer:innen gleichermaßen unbefriedigend.

Um dir und deinen Kund:innen unnötigen Stress zu ersparen, solltest du nach Möglichkeit komplett auf Papierrechnungen verzichten. Diese kosten dich erstens mehr Zeit und können zweitens, wie eingangs erwähnt, gerne mal im Büroalltag untergehen. Biete deinen Kund:innen am besten einfache Online-Rechnungsprozesse an, wenn du pünktlich bezahlt werden möchtest. Mehrere Anbieter:innen ermöglichen dir mittlerweile eine automatisierte Rechnungsstellung und leisten dir darüber hinaus weitere Hilfestellung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit deinen Kund:innen. Für Studierende sind solche Angebote zudem fast immer kostenlos.

8. Der:die Kund:in zahlt die Rechnung nicht - der letzte Schritt: Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren

Bist du zu der Überzeugung gelangt, dass dich dein:e Kund:in nicht für deine Leistungen bezahlen wird, bleiben dir noch zwei weitere Möglichkeiten: Du beauftragst ein Inkasso-Unternehmen oder versuchst, über ein gerichtliches Mahnverfahren an dein Geld zu kommen. In beiden Fällen hast du zwar gute Aussichten, dass schlussendlich doch noch Geld auf deinem Konto landet, allerdings kann dies mehrere Monate oder im schlechtesten Fall sogar Jahre dauern.

Entscheidest du dich für Inkasso, beauftragst du ein Anwaltsbüro oder ein spezialisiertes Unternehmen, das ein außergerichtliches Mahnverfahren gegen deine:n Kund:in einleitet. Erklärt sich der:die Kund:in letztlich bereit, seine Schulden zu begleichen, muss er i.d.R. auch die Kosten für die Inkassobeauftragung übernehmen. Stellt sich der:die Kund:in stur, müssen rechtliche Schritte eingeleitet werden, wofür du zumeist erst einmal in Vorkasse treten musst. Eine Alternative zu Inkasso ist das gerichtliche Mahnverfahren. Dies ist ein einfacher und kostensparender Weg, um gegen säumige Schuldner:innen vorzugehen. Eine:n Anwalt:in brauchst du hierfür nicht, das gerichtliche Mahnverfahren wird weitgehend oder sogar komplett automatisiert durchgeführt. Mehr dazu erfährst du im Gastbeitrag von Rechtsanwalt Dominik Schmidt.  

📌Fazit: Dein:e Kund:in zahlt die Rechnung nicht 

Rechnungen hinterherlaufen ist nervig, daran ändern auch diese Schritte wenig. Allerdings ersparen sie dir viel Ärger und teilweise auch bares Geld! Von besserer Kommunikation über Factoring bis hin zum Inkasso-Unternehmen, stehen dir viele Möglichkeiten offen. Wenn das nächste Mal ein:e Kund:in seine:ihre Rechnung nicht zahlt, bist du also gewappnet.