Teilrechnungen bei Großprojekten erstellen – lieber kleine Brötchen backen!

In diesem Artikel

Gerade am Anfang einer Freelancer:innen-Karriere ist man sich nicht sicher: Wie hoch darf mein Honorar sein? Verlange ich schon zu viel? Im Laufe der Zeit wirst du ein Gefühl dafür entwickeln und anhand der Rückmeldung deiner Vorschläge recht schnell merken, in welchem Bereich du dich ungefähr bewegst. 🚀

Warum sollte ich Teilrechnungen erstellen?

Bei großen Projekten, die über einen längeren Zeitraum laufen – sprich mehr als vier Wochen – empfiehlt es sich mehrere Teilrechnungen zu stellen. So kannst du zum Beispiel bei einem Auftrag wie "Website für E-Commerce erstellen" erstmal ein Draft mit deinen Ideen erstellen und eine kleine Rechnung dafür erstellen. Auf diesem Wege verhinderst du, dass du wochenlange Arbeit investierst und du dann aufgrund von Missverständnissen oder Kommunikationsschwierigkeiten mit deinem:deiner Auftraggaber:in dein Geld nicht siehst.

Keine Panik an dieser Stelle, das kommt sehr selten vor – passiert aber eben mal.

Wie sieht so eine Teilrechnung aus?

Wenn du deine Dienstleistung in mehreren Schritten abrechnest, unterscheidet sich die Teilrechnung kaum von einer normalen Gesamtrechnung. Hier ist ein Beispiel für dich:

Wo liegt der Unterschied zwischen einer Teilrechnung und einer Anzahlungsrechnung?

Grundsätzlich gelten dieselben Regeln wie bei Ausstellung einer Anzahlungsrechnung – mit dem Unterschied jedoch, dass der Hinweis über eine Zahlung für eine offene Dienstleistung entfällt. Stellst du zu Anfang der Zusammenarbeit mit deinen Auftraggeber:innen ein Angebot aus, bietet es sich an, das Zahlungsintervall in diesem Dokument bereits schriftlich festzuhalten. So beugst du möglichen Missverständnissen vor.

Ihr seid gegenseitige Vertragspartner:innen und legt alle Rahmenbedingungen selbstständig fest. Nutze als Kommunikationstool dafür vor allem anfangs die Messenger-Funktion auf unserer Plattform, damit du schriftlich alles nachverfolgen kannst. Natürlich kannst du uns jederzeit um Rat und Unterstützung bitten, falls du noch nicht so viel Erfahrung mitbringst!

Solltest du ein Gewerbe angemeldet haben und nicht auf die Kleinunternehmerreglung zurückgreifen, ist zu beachten, dass bei der Schlussrechnung die Umsatzsteuer erst nach Abzug der Teilrechnungen vom Gesamtbetrag aufgeschlagen wird. Diese hast du schließlich schon in der Teilrechnung beanschlagt.

Wie sieht die Schlussrechnung aus?

Die Schlussrechnung und die Teilrechnung unterscheiden sich auf den ersten Blick kaum. Wichtig ist vor allem zu beachten, dass bei der Schlussrechnung der Betrag der Teilrechnungen vom Gesamtbetrag abgezogen wird. Natürlich haben wir auch hierfür zur Veranschaulichung ein Beispiel für dich mitgebracht:

Was muss auf deine Teilrechnung?

Gesetzlich unterscheiden sich die Angaben einer Teilrechnung nicht von denen einer normalen Gesamtrechnung. Der einzige Unterschied ist, dass auf der Schlussrechnung die Beträge der Teilrechnung von der Gesamtsumme abgezogen werden. Grundsätzlich müssen gemäß §14 (UStG) folgende Angaben auf einer Rechnung ausgestellt werden – egal ob digital oder auf Papier:

• Die Adresse des:der Rechnungssteller:in
• Die Adresse des:der Rechnungsempfänger:in
• Deine Steuernummer bzw. deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
• Deine fortlaufende Rechnungsnummer oder neu erstellte Junico-Rechnungsnummer
• Das Ausstellungsdatum der Rechnung
• Der Umfang und die Art der Leistung
• Das Datum der erbrachten Leistung
• Der Rechnungsbetrag setzt sich wie folgt zusammen: Nettobetrag + Umsatzsteuersatz + Höhe des Steuerbetrags
• Falls vorhanden, Rabatte + Skonti
• Die Zahlungsfrist, meist innerhalb der nächsten 14 Tage

Falls du ein Kleinunternehmen angemeldet hast und unter die Kleinunternehmerregelung fällst, musst du keine Umsatzsteuer zahlen. Folglich muss auch dein Umsatzsteuersatz nicht auf die Rechnung! Damit es da zu keinen Missverständnissen kommt, gibst du den Fall direkt in einer kurzen Vermerkung auf der Rechnung an: Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. 

Du kannst als Nutzer:in von Junico sowohl eine bereits bestehende Rechnungsnummer angeben, als auch eine neue "Junico – Rechnungsnummer" erstellen. Ist letzteres der Fall und du hast zusätzlich eine eigene Rechnungsnummer, machen sich viele Gedanken, weil sie zwei verschiedene Rechnungsnummern beim Amt einreichen. Aber die Kopfschmerzen sind unbegründet: Die Nummern stammen aus unterschiedlichen Zahlungsskreisen und stellen keine Probleme für dich dar🥳

📌 Fazit – Teilrechnungen bei Großprojekten erstellen 

Unsere Empfehlung: Wenn du in einem größeren Projekt arbeitest – sprich über einen längeren Zeitraum als vier Wochen – bietet es sich an, direkt bei Vertragsschließung ein regelmäßiges Zahlungsziel festzulegen. Auf diesem Wege bekommst du monatlich dein Gehalt ausgezahlt und hast eine sichere und übersichtliche Struktur in deinem Auftrag, als wenn du wochenlang an dem Projekt arbeitest und am Ende eine große Rechnung stellst. Wie du weißt, kannst du deine Stunden über die Junico Plattform tracken, welche den Auftraggeber:innen direkt im Messenger angezeigt werden. Mehr Transparenz kannst du in einen Auftrag kaum reinbringen! Beide Seiten wissen auf welchem Stand du bist und auch wenn du mal mehr Stunden arbeiten musst, als ursprünglich vereinbart, verhinderst du Missverständnisse und Probleme, wenn es zur finalen Rechnungsstellung kommt.

Kommunikation ist hier das A und O – nutze das Messenger-Tool und halte deine Auftraggeber:innen immer auf den aktuellsten Stand. 😊