Marketing Automation Tools im Vergleich: Workflows effizient gestalten

Du kennst das sicher: Eine Anfrage kommt rein, du beantwortest sie, schickst ein Angebot, vergisst aber im Projektstress, später noch einmal nachzuhaken. Der Auftrag geht dir vielleicht gerade wegen dieser kleinen Unachtsamkeit verloren und genau an diesem Punkt zeigt sich, wie wertvoll Marketing Automation sein kann.

Automatisierte Workflows übernehmen für dich viele wiederkehrende Aufgaben – vom ersten Kontakt über die E-Mail-Kommunikation bis zur langfristigen Kund:innenpflege. Das spart Zeit und hilft dir dabei, professioneller aufzutreten und gleichzeitig den Überblick über deine Kontakte zu behalten. Gerade für Freelancer:innen, die ohne großes Marketingteam arbeiten, ist das ein echter Gamechanger.

Moderne Tools wie HubSpot, ActiveCampaign, Mailchimp oder Brevo bieten dir heute die Möglichkeit, solche Abläufe einfach zu erstellen – ganz ohne IT-Kenntnisse. Sie verschicken Mails automatisch, segmentieren Kontakte nach Verhalten und zeigen dir, welche Kampagnen am besten funktionieren. In diesem Vergleich erfährst du, welches Tool am besten zu deinem Angebot passt und wie du das Thema Marketing Automation sinnvoll in deinen Freelancer-Alltag integrierst.

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In diesem Artikel

Was ist Marketing Automation eigentlich genau? 

Als Marketing Automation wird die automatische Steuerung eines wiederkehrenden Prozesses im Marketing bezeichnet. Typisch dafür ist die E-Mail Automation, also das automatische Versenden von E-Mails, Follow-ups oder Social-Media-Posts. Anstatt jede Aktion mit der Hand auszuführen, übernimmt ein Tool diese Aufgaben anhand klar definierter Regeln. Für dich als Freelancer:in bedeutet das: weniger Routinearbeit, mehr Zeit für deine Kund:innen und Projekte. 

Was sind die Vorteile eines automatisierten Workflows im Marketing?

Gerade wenn du allein oder in einem kleinen Team arbeitest, dann sind automatisierte Workflows ein wichtiger Hebel, damit du deine Marketingprozesse effizient gestalten kannst. Auch in sehr stressigen Phasen bleiben wichtige Marketingthemen wie die Kund:innenkommunikation oder das Nachfassen von Angeboten nicht auf der Strecke. Zudem gibt es viele Möglichkeiten der Personalisierung, sodass deine Kund:innen sich mit Ihren Interessen abgeholt fühlen. Außerdem siehst du genau, welche Kampagnen funktionieren und kannst dein Budget gezielt für einen nachhaltigen Aufbau von Kund:innenbeziehungen nutzen. 

Was sind typische Anwendungsfälle für die Marketing Automatisierung?

Marketing Automation lässt sich in fast jedem Bereich deiner Kund:innenkommunikation einsetzen. Der Einsatz lohnt sich dort, wo Prozesse regelmäßig wiederkehren oder zeitlich aufeinander abgestimmt werden müssen.

 💡 Typische Anwendungsfälle:

• E-Mail-Strecken: Automatische Begrüßungs-, Onboarding- oder Nachfassmails nach der Kontaktaufnahme.
• Lead-Nurturing: Schrittweise Begleitung von Interessent:innen mit passenden Inhalten bis zur Angebotsanfrage.
• Kampagnenplanung: Zeitgesteuerte Veröffentlichung von Newslettern oder Social-Posts.
• Kund:innenreaktivierung: Automatische Erinnerungen an inaktive Kontakte oder frühere Auftraggeber:innen.
• Event- und Terminmanagement: Automatische Einladungen, Bestätigungen und Follow-ups bei Workshops oder Beratungen.

Welche Funktionen bringen gängige Tools für die Marketing Automation mit? 

Damit die Marketing Automation wirklich funktioniert, brauchst du mehr als nur ein Tool, das E-Mails versendet. Die Software sollte dich aktiv dabei unterstützen, deine Kontakte zu verwalten, die Abläufe zu steuern und die Ergebnisse messbar zu machen. Auf dieser Grundlage entsteht am Ende ein System, das dir wichtige Aufgaben im Marketing abnimmt. 

⚙️ Kernfunktionen, die jedes Marketing Automation Tool bieten sollte:

• Automatisierte E-Mail-Flows mit individuellen Triggern: Reaktionen auf Klicks, Downloads oder Anmeldungen lösen automatisch passende Aktionen aus.
• Lead-Scoring und Kontaktverwaltung: Kontakte werden nach Aktivität, Interesse oder Kaufwahrscheinlichkeit bewertet und priorisiert.
• Reporting und A/B-Testing: Du siehst, welche Inhalte performen und kannst Kampagnen gezielt darauf ausrichten.
• Schnittstellen zu CRM, Shop und Social Media: Daten aus verschiedenen Kanälen werden automatisch synchronisiert, sodass du überall denselben Informationsstand hast.

Diese Basisfunktionen bilden das Rückgrat einer funktionierenden Marketing-Automation.

Erweiterte Funktionen moderner Marketing Automation Tools 

Allerdings entwickeln sich diese Marketing Automation Tools gefühlt täglich weiter und bieten immer mehr Funktionen und Features an. KI-gestützte Workflows liefern dir beispielsweise sehr konkrete Empfehlungen, wann und wie du deine Kontakte am besten ansprichst. Durch eine Cross-Channel-Automatisierung verknüpfst du deine E-Mails mit Social Ads, SMS oder Landingpages, damit die Botschaften über alle Plattformen hinweg konsistent sind. 

Durch eine dynamische Personalisierung von Inhalten kannst du Texte, Bilder oder Angebote automatisch an das Verhalten und die Interessen deiner Kontakte anpassen. Immer gefragter werden auch Chatbots, welche die gesamte Customer Journey begleiten - vom Erstkontakt bis zur Nachbetreuung.

Die besten Tool-Anbieter:innen für Marketing Automation im Vergleich

Wir fassen an dieser Stelle noch einmal zusammen: Wenn du deine Marketingprozesse neben deiner Kernarbeit effizient organisieren möchtest, kommst du perspektivisch kaum noch ohne eine Automatisierung aus. Du kannst damit als Freelancer:in wiederkehrende Aufgaben auslagern, sparst wertvolle Zeit ein und kannst dein Business nach und nach skalieren. Wir stellen dir hier verschiedene Marketing Automation Tools vor, die dich bei diesen Zielen unterstützen.

HubSpot: All-in-One-CRM und Marketing Automatisierung

HubSpot zählt zu den führenden Plattformen für die Marketing-Automatisierung und CRM-Lösungen. Die Plattform kombiniert alle zentralen Marketingfunktionen – von der Lead-Erfassung bis zur Analyse – in einer intuitiven Oberfläche, die speziell dafür entwickelt wurde, Prozesse zu automatisieren. Besonders für Freelancer:innen und kleine Teams bietet HubSpot einen großen Vorteil: Die Marketing-Automation ist vollständig mit dem CRM verknüpft, sodass deine Kontakte, die Workflows und Kampagnen immer auf denselben Daten basieren. Das sorgt für eine konsistente Kommunikation, messbare Ergebnisse und effiziente Abläufe.

⚙️ Wesentliche Funktionen und Vorteile:

• Zentrale Plattform: CRM, Marketing, Sales und Service in einem System – kein Wechsel zwischen Tools nötig.
• KI-gestützte Automatisierung: Breeze Content Agent & Breeze Social Agent übernehmen repetitive Aufgaben und erstellen automatisch personalisierte Inhalte.
• E-Mail- und Kampagnen-Workflows: Planung, Versand und Nachverfolgung vollständig automatisiert – inklusive Triggern auf Verhalten oder Klicks.
• Lead-Management und Scoring: Automatische Bewertung und Priorisierung von Kontakten nach Aktivität oder Kaufinteresse.
• Cross-Channel-Marketing: Einbindung von Social Media, Ads, Landingpages und Formularen in einer Oberfläche.
• Analyse & Reporting: Multi-Touch-Attribution und Customer-Journey-Tracking für klare ROI-Auswertungen.
• DSGVO-konform: Tools für Double-Opt-in, Datenschutzberichte und europäische Server-Standorte.

Mit dem HubSpot Marketing Hub kannst du deine Marketingabläufe weitgehend automatisieren, ohne auf ein Entwicklerteam angewiesen zu sein.

ActiveCampaign: Starke Automationslogik für E-Mail & CRM

ActiveCampaign zählt ebenfalls zu den leistungsstärksten Plattformen für die Marketing-Automatisierung. Das System kombiniert das E-Mail-Marketing, eine CRM-Lösung und eine KI-gestützte Entscheidungslogik und richtet sich damit speziell an Marketer:innen, Freelancer:innen und kleine Teams, die komplexe Workflows ohne Programmierkenntnisse aufbauen möchten. Besonders stark ist ActiveCampaign bei der intelligenten Aussteuerung von Kampagnen über mehrere Kanäle sowie bei der präzisen Segmentierung von Zielgruppen in Echtzeit.

⚙️ Zentrale Funktionen und Vorteile:

• Autonome Marketingsteuerung: KI erkennt Muster und schlägt automatisch nächste Aktionen vor.
• Visueller Workflow-Builder: Einfaches Erstellen von komplexen Automationen mit Bedingungen und Split-Pfaden.
• Cross-Channel-Kommunikation: E-Mail-, SMS-, Social- und Web-Automation in einer Plattform.
• Active Intelligence: Echtzeit-Analyse, um Timing, Inhalte und Segmente kontinuierlich zu optimieren.
• Onboarding & Support: Persönliche Einführung und kostenlose Migration von bestehenden Tools.
• Hohe Skalierbarkeit: Ideal für Freelancer:innen mit Wachstumsambitionen – vom Newsletter bis zur vollständigen Customer Journey.

Mailchimp: Der ideale Einstieg in die Marketing Automatisierung

Mailchimp gehört zu den bekanntesten Tools für das E-Mail-Marketing und die Automatisierung und ist damit ideal für Freelancer:innen und kleine Unternehmen, die ihre Kommunikation auf ein höheres Level heben möchten. Die Plattform ist sehr einfach zu bedienen. Visuelle Workflows und eine große Auswahl an Vorlagen unterstützen dich dabei, automatisierte Kampagnen schnell aufzusetzen. Dank über 300 Integrationen (z. B. Shopify, Zapier, WooCommerce) eignet sich Mailchimp besonders, wenn du Kund:innendaten aus verschiedenen Quellen zentral nutzen willst, ohne dich mit einer komplizierten Technik auseinandersetzen zu müssen. 

⚙️ Zentrale Funktionen und Vorteile:

• Einfache Automatisierung: Trigger-basierte E-Mails, Willkommensserien, Geburtstagsmails oder Warenkorbabbruch-Kampagnen.
• Multichannel-Unterstützung: E-Mail, SMS, Social Ads und einfache Omnichannel-Flows.
• Generative KI: Automatische Textvorschläge und Optimierung von Betreffzeilen.
• Personalisierung: Inhalte basierend auf Verhalten oder Kaufhistorie.
• Reporting & A/B-Testing: Echtzeit-Analyse der Performance mit klaren Handlungsempfehlungen.
• Kostenlose Basisversion: Einstieg mit einem Workflow möglich, skalierbar über Standard- und Premium-Tarife.

Mailchimp ist damit der ideale Einstieg in deine Marketing-Automation. Gleichzeitig bringt das System aber genügend Funktionen mit, um auch ohne großes Team professionelle Kampagnen zu steuern.

Brevo: Europäische Lösung für Marketing Automation mit DSGVO-Fokus

Brevo (ehemals Sendinblue) ist eine der führenden europäischen Alternativen zu US-amerikanischen Marketing-Automation-Tools. Das System legt einen besonderen Wert auf den Datenschutz sowie eine einfache Bedienbarkeit und einen schnellen Einstieg. Brevo vereint E-Mail-, SMS- und CRM-Funktionen auf einer Plattform. Du kannst also kanalübergreifende Workflows mit wenigen Klicks einrichten – DSGVO-konform und vollständig in der EU gehostet.

⚙️ Zentrale Funktionen und Vorteile:

• DSGVO-konform & EU-Server: Vollständig in Europa gehostet, inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
• Einfache Automatisierung: Drag-and-drop-Workflow-Editor für Willkommensmails, Geburtstagsgrüße oder Warenkorbabbruch-Kampagnen.
• Cross-Channel-Kampagnen: Versand über E-Mail, SMS und WhatsApp direkt aus dem Tool heraus.
• Lead-Scoring & Segmentierung: Bewertung von Kontakten nach Aktivität oder Interaktion zur gezielten Ansprache.
• Vorgefertigte Vorlagen: Über 60 Automationsflows für häufige Use Cases
• Kostenloser Einstieg: Bis zu 2.000 Kontakte im Free-Plan – ideal zum Testen oder für erste Projekte.

Brevo überzeugt als datenschutzkonforme und flexible Lösung für automatisiertes Marketing „made in Europe“ – mit einem Fokus auf der rechtssicheren Kund:innenkommunikation.

DSGVO & Tracking: Warum der Datenschutz für die Marketing-Automation so wichtig ist

Wer Kund:innendaten nutzt, ist für deren Sicherheit verantwortlich. Das ist nicht nur eine persönliche, sondern auch eine rechtliche Verantwortung, denn die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet dich dazu, personenbezogene Informationen nur mit ausdrücklicher Einwilligung zu speichern, zu verarbeiten und für Marketingzwecke zu verwenden. Gerade bei automatisierten Workflows ist das wichtig, weil die Daten dort oft über verschiedene Kanäle erfasst werden.

Auch beim Tracking – also dem Messen von Klicks, Öffnungen oder Website-Aktivitäten – gilt: Nur mit der Zustimmung deines Kontaktes darfst du diese Daten auswerten und für dein Marketing verwenden. Gute Tools integrieren deshalb Funktionen für Cookie-Banner, das Einwilligungsmanagement und Double-Opt-in-Prozesse. 

HubSpot geht hier mit gutem Beispiel voran: Das CRM bietet eine smarte DSGVO-Option an, mit der du Datenschutzmechanismen wie Einwilligungsfelder, Löschfristen und eine verschlüsselte Datenübertragung zentral aktivierst. Zudem kannst du Kund:innendaten optional auf europäischen Servern speichern. 

💡 Tipps zur Auswahl des richtigen Marketing Automation Tools

Das passende Marketing-Automation-Tool ist nur dann wirklich hilfreich, wenn es sich realistisch in deinen Arbeitsalltag als Freelancer:in integrieren lässt. Wenn du vieles allein machst, zählt vor allem eine intuitive Bedienung, damit du Kampagnen schnell einrichten kannst, ohne dich durch komplizierte Menüs zu kämpfen. Wichtig ist aber auch, dass sich das Tool sauber mit deinem bestehenden Setup – etwa deinem CRM, deiner Website oder deinem E-Mail-System – verbinden lässt.

Achte bei der Auswahl außerdem auf die langfristigen Kosten und ob diese transparent dargestellt werden. Einige Anbieter locken mit kostenlosen Einstiegsplänen, die dann aber nach kurzer Zeit automatisch in ein kostenpflichtiges Modell übergehen. Für Freelancer:innen, die einen Einstieg in die Marketing Automation suchen, bietet HubSpot beispielsweise eine dauerhaft kostenlose Einstiegsversion an. 

Prüfe auch, ob das Tool mitwachsen kann, falls dein Netzwerk oder deine Kund:innenzahl steigt. Ebenso zentral ist die Datenschutzkonformität – insbesondere, wenn du mit europäischen Kund:innen arbeitest. Systeme wie HubSpot oder Brevo bieten hier solide, DSGVO-konforme Lösungen an.

Letztlich sollte dein Tool dir Arbeit abnehmen, und sie nicht zusätzlich verkomplizieren. Wenn du am Ende weniger Zeit mit dem manuellen E-Mail-Versand, dem Nachfassen und der Pflege deiner Listen verbringst, dafür aber viel mehr Raum für kreative Projekte gewinnst, hast du das richtige Marketing Automation Tool für dich gefunden. 

📌 Fazit: Marketing Automation als Wachstumsschlüssel für Freelancer:innen

Marketing-Automation ist längst kein Luxus mehr, sondern eine echte Arbeitserleichterung – gerade für Freelancer:innen, die viele Aufgaben parallel stemmen müssen. Wenn du deine Prozesse einmal strukturiert aufsetzt, laufen E-Mails, Nachfassaktionen und Kampagnen künftig automatisch im Hintergrund, während du dich auf dein Kerngeschäft konzentrierst. Moderne Tools wie HubSpot, ActiveCampaign, Mailchimp oder Brevo nehmen dir die Routinearbeit ab, halten deine Kund:innendaten aktuell und helfen dir, professioneller aufzutreten – auch ohne großes Team.

Wichtig ist, dass du mit einem System startest, das zu deinem Workflow und deinem Budget passt. Fang klein an, optimiere mit der Zeit und nutze Marketing Automation Tools dort, wo sie dir wirklich Arbeit abnehmen. So schaffst du langfristig Freiraum für die Projekte, die dein Business wirklich nach vorn bringen.