Welches E-Mail-Automatisierungstool eignet sich für Freelancer:innen - ein Vergleich

E-Mails gehören nach wie vor zu den effektivsten Kanälen im Vertrieb, weil sie dank moderner Technologien von überall abrufbar sind und noch immer ein wichtiges Kommunikationsmedium sind. Doch das Schreiben dieser Mails kostet wertvolle Zeit, die gerade Freelancer:innen an anderer Stelle fehlt. 

E-Mail-Automatisierungstools nehmen dir diese Routinearbeit ab. Sie versenden Nachrichten zum genau passenden Zeitpunkt, reagieren automatisch auf das Verhalten deiner Kontakte und helfen dir, professionell und zuverlässig aufzutreten – auch dann, wenn du gerade mit Haut und Haar in einem Projekt steckst. In diesem Beitrag geht es darum, welche Vorteile automatisierte E-Mails dir bieten, welche Funktionen moderne Tools mitbringen und wie sich Anbieter wie HubSpot, Mailchimp, ActiveCampaign, GetResponse und Brevo im direkten Vergleich schlagen.

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In diesem Artikel

Was sind die Vorteile von automatisierten E-Mails?

Wenn wir hier von automatisierten E-Mails sprechen, dann meinen wir keine Massennewsletter oder „Ich bin im Urlaub“-Rückmeldungen auf Nachrichten im Postfach. E-Mail-Automatisierungstools wie die Integrationen von HubSpot oder autarke Lösungen wie Mailchimp versenden automatisch Nachrichten zu einem bestimmten Zeitpunkt oder nach einem Ereignis. Das können zum Beispiel Follow-ups sein, nachdem du ein Angebot verschickt hast oder Willkommensmails nach einer Anfrage. Du legst einmal fest, wann und an wen sie rausgehen und dein System übernimmt den Rest.

Das bringt dir eine ganze Menge Vorteile ein: 

✅ Du sparst Zeit im Alltag
Hast du die E-Mail-Automatisierung einmal eingerichtet, dann laufen viele Aufgaben wie von selbst. Angebotsbestätigungen, Follow-ups oder Terminerinnerungen verschickt dein System automatisch, während du dich auf deine Projekte konzentrierst. 

✅ Deine Kommunikation läuft konstant weiter
Auch wenn du gerade keine Kapazitäten hast, verschickt dein CRM pünktlich die richtigen Nachrichten. Deine Leads bekommen die Infos, die sie brauchen, ohne dass du daran denken musst oder etwas vergisst.

✅ Du erhöhst deine Abschlusschancen
Viele Deals scheitern daran, dass das Follow-up zu spät oder gar nicht kommt. Automatisierte E-Mails erinnern deine Kontakte im richtigen Moment an dein Angebot. 

✅ Du wirkst professionell, bleibst aber persönlich
Mit personalisierten Vorlagen klingt jede Nachricht so, als hättest du sie individuell für deine Interessent:innen geschrieben. Du hältst den persönlichen Kontakt, ohne ständig vor dem Postfach zu sitzen.

✅ Du kannst feinjustieren
Automatisierungen zeigen dir genau, wer deine E-Mails öffnet, auf einen Link darin klickt oder gar nicht reagiert. So kannst du Inhalte, Timing und Ton bewusst anpassen und siehst, was wirklich funktioniert.

✅ Du bleibst konsistent
Durch automatisierte Prozesse folgt deine Kommunikation immer einem roten Faden – sprachlich und auch im Timing. Nichts geht unter, niemand wird vergessen, ganz gleich, wie stressig dein Tag ist.

Welche Funktionen haben typische E-Mail-Automatisierungstools?

Tools zur Vertriebsautomatisierung unterscheiden sich im Detail voneinander, haben aber im Kern alle die gleiche Zielstellung. Sie nehmen dir wiederkehrende Aufgaben ab und sorgen dafür, dass deine Kommunikation genau im richtigen Moment bei den richtigen Menschen ankommt. Die meisten Tools – egal ob HubSpot, Mailchimp, ActiveCampaign oder Brevo – bringen dafür ähnliche Kernfunktionen mit.

E-Mail-Automatisierungstools im Vergleich: HubSpot, Mailchimp, ActiveCampaign, GetResponse und Brevo

Der Bedarf an Lösungen zur Vertriebsautomatisierung wächst kontinuierlich und damit auch das Angebot. Es gibt mittlerweile eine ganze Reihe von E-Mail-Automatisierungstools, die jeweils einen eigenen Schwerpunkt haben. Du entscheidest am Ende, ob du eine integrierte Lösung wie HubSpot bevorzugst, bei der du ein CRM mit Tools zur E-Mail-Automatisierung verbindest oder ob du eine eigenständige Lösung nutzen möchtest. Gerade als Freelancer:in oder kleines Team lohnt sich ein genauer Blick auf die Unterschiede, denn nicht jedes Tool passt zu jeder Arbeitsweise oder zu jedem Budget. Lass uns daher mal einen Blick auf die bekanntesten Anbieter:innen werfen und wie sie sich in ihrem Funktionsumfang und der Preisgestaltung voneinander unterscheiden. 

HubSpot – CRM und E-Mail-Automatisierung in einer Plattform

HubSpot ist weit mehr als ein klassisches E-Mail-Marketing-Tool. Es ist ein vollständiges CRM-System, das Marketing, Vertrieb, Service und Automatisierung in einer Plattform vereint. Der große Vorteil: Die Automatisierungsfunktionen sind direkt im CRM integriert. Du kannst Follow-ups, Newsletter und Vertriebsstrecken planen und sie gezielt mit deinen Kund:innendaten verknüpfen.

Über Schnittstellen lassen sich zudem externe Tools oder bestehende E-Mail-Systeme anbinden. HubSpot funktioniert dadurch sowohl als eigenständige Lösung als auch als flexible Basis für dein gesamtes Marketing- und Vertriebs-Setup.

💡 Besonderheiten von HubSpot:

• Integriertes CRM mit zentraler Datenbank für Kontakte, Deals und Kommunikation
• Marketing-, Sales- und Service-Automatisierung auf einer Plattform
• KI-gestützte E-Mail-Erstellung, Planung und Personalisierung
• Workflows mit Triggern für Öffnungen, Klicks, Inaktivität oder Statusänderungen
• Sequenzen für Follow-ups, Willkommensstrecken oder Angebotsnachverfolgungen
• Echtzeit-Tracking und detaillierte Performance-Auswertungen
• Schnittstellen zu gängigen Tools wie Brevo, Mailchimp oder ActiveCampaign

💸 Preisgestaltung:
HubSpot bietet eine dauerhaft kostenlose Basisversion mit grundlegenden CRM- und E-Mail-Funktionen an. Zusätzliche Features wie komplexe Automatisierungen, erweiterte Workflows oder KI-gestützte Kampagnenplanungen lassen sich über kostenpflichtige Hubs erweitern. Die Preise dafür starten ab etwa 15 € pro Monat (Starter-Paket) und skalieren je nach Funktionsumfang und Teamgröße. Durch das modulare System zahlst du nur für die Funktionen, die du tatsächlich nutzt.

📈 Skalierungsmöglichkeiten:
HubSpot wächst mit deinem Business mit. Du kannst mit der kostenlosen Version beginnen, später einzelne Hubs dazubuchen oder zusätzliche Nutzer:innen freischalten. Dank der modularen Struktur eignet sich HubSpot sowohl für Soloselbstständige als auch für wachsende Teams, die ihre Automatisierung schrittweise ausbauen wollen.

Mailchimp – vielseitige E-Mail-Marketing-Plattform für Einsteiger:innen und kleine Teams

Mailchimp ist eine gut etablierte Plattform, die sich primär auf das E-Mail-Marketing konzentriert, aber inzwischen auch Automatisierung, Landingpages und Integrationen mit anderen Tools anbietet. Für Freelancer:innen ist Mailchimp ein klarer Kandidat. Es ist kein vollumfängliches CRM wie HubSpot, aber du kannst hier wichtige Automatisierungen und Segmentierungen abbilden. 

💡 Besonderheiten von Mailchimp:

• Einsteigerfreundlicher Drag-&-Drop-Editor für E-Mails und Landing-Pages
• Vielfältige Vorlagen, Designoptionen und Markenanpassung
• Automatisierte Journeys: Willkommens-Serien, Follow-ups, Reaktivierungskampagnen
• Segmentierung nach Kontaktverhalten, Interessen oder Engagement
• Einfache A/B-Tests und Reporting-Tools zur Kampagnenanalyse
• Große Auswahl an Integrationen mit z. B. E-Commerce-Plattformen oder CRM-Schnittstellen

💸 Preisgestaltung:
Mailchimp ermöglicht einen kostenfreien Einstieg mit bis zu 500 Kontakten und einem begrenzten E-Mail-Versand monatlich. Danach steigen die Preise mit der Anzahl der Kontakte und dem gewählten Plan: Der „Standard“-Plan liegt bei etwa 20 US-Dollar pro Monat, Premium-Pläne mit erweiterten Funktionen können mehrere hundert Dollar im Monat kosten.

📈 Skalierungsmöglichkeiten:
Du kannst klein starten und später bei Bedarf ein Upgrade machen. Wenn deine Liste wächst oder du komplexere Automationen brauchst, kannst du einfach ein Upgrade buchen. 

ActiveCampaign – leistungsstarkes Automatisierungs- und CRM-Tool

ActiveCampaign verbindet das E-Mail-Marketing mit der Marketing-Automatisierung und CRM-Funktionen in einer Plattform. Damit eignet sich das Tool besonders für Freelancer:innen und kleine Teams, die nicht nur Newsletter versenden, sondern ihre Kommunikation, Leads und Vertriebsprozesse automatisiert steuern möchten. 

💡 Besonderheiten von ActiveCampaign:

• Umfangreiche Automations-Workflows mit vielen Triggern und Bedingungen
• Integriertes CRM mit Deal-Pipelines, Lead-Scoring und Kontaktverwaltung
• Segmentierung und Personalisierung auf hohem Niveau
• E-Mail-Marketing-Funktionen inkl. Drag-&-Drop-Editor, Vorlagen und Tests
• KI- und datengetriebene Optimierung (z. B. beste Versandzeitpunkte, Content-Personalisierung)
• Zahlreiche Integrationen mit Drittanbieter-Tools und E-Commerce-Plattformen
• Umfassendes Reporting und Analyse-Funktionen

💸 Preisgestaltung:
ActiveCampaign bietet kein dauerhaft kostenfreies Modell, du kannst aber eine Testphase starten. Die Preise beginnen bei rund 15 US-Dollar pro Monat für bis zu etwa 1 000 Kontakte im einfachsten Plan. Mit steigender Kontaktanzahl und weiteren Funktionen steigen die Kosten deutlich. Beispielsweise kostet der Professional-Plan mit 1 000 Kontakten etwa 79 US-Dollar pro Monat.

📈 Skalierungsmöglichkeiten:
ActiveCampaign wächst mit deinem Business: Du beginnst mit wenigen Kontakten und grundlegenden Automationen und kannst später auf höhere Pläne wechseln. Da die Kosten dann sprunghaft steigen, solltest du genau überlegen, welche der Features du wirklich brauchst und ob dein Kontakt-Volumen die Investition rechtfertigt.

GetResponse – All-in-one-Lösung für E-Mail-Marketing und Automatisierung

Hinter GetResponse steht eine sehr umfassende Plattform, die das E-Mail-Marketing, die Marketing-Automatisierung, Landingpages, Funnels, Webinare und einfache CRM-Funktionen miteinander kombiniert. Für Freelancer:innen und kleine Teams ist GetResponse besonders dann interessant, wenn du deine Kommunikation ganzheitlich und automatisiert steuern möchtest. 

💡 Besonderheiten von GetResponse:

• Drag-and-Drop-Editor für E-Mails und Landingpages – keine Programmierkenntnisse erforderlich
• Automatisierungs-Workflows mit Triggern, Bedingungen und Verhaltensdaten
• Integrierte Leadgenerierung über Formulare, Pop-ups und Landingpages
• Segmentierung und Personalisierung basierend auf Aktionen und Interessen
• Skalierbare Kontakt- und Nachrichtenmengen 

💸 Preisgestaltung:
Der kostenpflichtige Einstieg beginnt bei etwa 13 € pro Monat mit einfachen Funktionen für die E-Mail-Automatisierung. Höhere Pläne mit erweiterten Funktionen kosten dann schon mehr als das Dreifache des Starterpaketes.

📈 Skalierungsmöglichkeiten:
Du kannst mit wenigen Kontakten starten und später flexibel wachsen. Alle Upgrades lassen sich ohne Systemwechsel oder Datenverlust aktivieren. 

Brevo – budgetbewusste All-in-one-Lösung für E-Mail-Marketing, Automatisierung und CRM

Brevo (früher bekannt als Sendinblue) richtet sich gezielt an Freelancer:innen und kleine Teams. Auch hier werden verschiedene Lösungen für das E-Mail-Marketing, die Marketing-Automatisierung und einfache CRM-Funktionen auf einer preislich erschwinglichen Ebene miteinander kombiniert. 

💡 Besonderheiten von Brevo:

• Kostenloser Einstieg mit begrenztem Versandvolumen
• Drag-&-Drop-Editor für E-Mails und Vorlagen, einfache Segmentierungsfunktionen.
• Automatisierte Workflows mit Triggern und Bedingungen zur gezielten Ansprache.
• Integriertes CRM mit Kontaktverwaltung, Segmentierung und Aktionen – keine separate Lösung nötig.
• Multi-Channel-Fähigkeit: E-Mail, SMS, Push/WhatsApp – besonders relevant, wenn du mehrere Newsletter versendest
• Skalierbare Versandmengen und flexible Add-ons (z. B. Brandingentfernung oder dedizierte IP) – du zahlst nach Bedarf.

💸 Preisgestaltung:
Brevo bietet einen dauerhaft kostenlosen Einstieg, mit dem du bis zu 300 E-Mails pro Tag versenden kannst. Bezahlt man, beginnen die Pläne bei rund 6 Euro pro Monat für 5.000 E-Mails im Monat (Starter-Plan). 

📈 Skalierungsmöglichkeiten:
Brevo erlaubt dir einen sanften Einstieg mit minimalem Risiko. Du kannst mit dem Free-Plan starten und bei Bedarf zu einem kostenpflichtigen Plan wechseln. Je mehr Kontakte du hast oder je komplexer deine Automatisierung wird, desto eher wirst du ein Upgrade in Betracht ziehen. Das Tool wächst mit deinem Business-Modell mit – und du kannst flexibel entscheiden, welche Funktionen du wann freischaltest, statt von Anfang an ein überdimensioniertes Paket zu kaufen.

💡 Falls du dich zusätzlich für umfassendere Marketing-Automation interessierst, findest du in diesem Artikel einen detaillierten Überblick über Tools, mit denen du komplette Workflows und Kampagnen skalieren kannst.

Rechtliches & DSGVO: Worauf du bei der Toolwahl achten solltest

Wenn wir über Mailversand und Vertrieb reden, dann müssen wir auch über die Sicherheit im Umgang mit den Daten deiner Kund:innen sprechen. Datensicherheit ist eine sensible Angelegenheit, weil es nicht nur um rechtliche Fragen geht, sondern auch um Vertrauen. Sobald du personenbezogene Daten wie Namen, E-Mail-Adressen oder Interaktionen speicherst, trägst du Verantwortung dafür, dass diese sicher und rechtskonform verarbeitet werden. 

Gerade wenn du E-Mail-Automatisierungstools nutzt, ist es wichtig, wie und wo die Daten gespeichert werden. Viele Anbieter:innen übertragen Daten auf Server außerhalb der EU. Das ist nicht grundsätzlich verboten, erfordert aber zusätzliche Vereinbarungen (z. B. Standardvertragsklauseln). Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, wähle am besten ein Tool wie HubSpot, das Daten in der EU speichert oder DSGVO-konforme Hosting-Lösungen anbietet.

Ebenso wichtig ist ein sauberes Einwilligungs-Management. Newsletter oder automatisierte Follow-ups dürfen nur an Kontakte gesendet werden, die dem Versand ausdrücklich über ein Double-Opt-in-Verfahren zugestimmt haben. Besonders bei automatisierten E-Mail-Sequenzen ist das entscheidend, weil der Versand nicht manuell kontrolliert wird und ein fehlendes oder fehlerhaftes Opt-in sonst zu unerwünschten Nachrichten führen kann.

Ein gutes Tool unterstützt dich bei all diesen Punkten. HubSpot beispielsweise bietet eine eigene DSGVO-Funktion, die du in den Einstellungen aktivierst. Darüber lassen sich Einwilligungen automatisch dokumentieren, Checkboxen und Double-Opt-ins direkt in Landingpages einbauen und Widerrufe rechtssicher verwalten. Für automatisierte E-Mails kannst du zusätzlich festlegen, dass sie ausschließlich an Kontakte gehen, die eine gültige Zustimmung hinterlegt haben. HubSpot speichert alle Einwilligungen zentral im CRM, dokumentiert Änderungen an Datensätzen und richtet sogar automatisierte Löschfristen ein, also den Zeitraum, nach dem inaktive Kontakte anonymisiert oder gelöscht werden.

📌 Fazit: Welches E-Mail-Automatisierungstool eignet sich für wen?

Welches Tool für deine E-Mail-Automatisierung passt, hängt vor allem von der Größe deines Business und der Anzahl deiner Kontakte bzw. deiner Zielstellungen ab. Wenn du gerade mit den ersten Kund:innen startest, bieten Brevo oder Mailchimp einen einfachen Einstieg mit allen Basisfunktionen. Für wachsende Projekte mit mehr Automatisierungsspielraum sind GetResponse oder ActiveCampaign interessant – beide erlauben komplexere Workflows und detailliertere Auswertungen. Wenn du langfristig alles zentral steuern möchtest, vom Kontaktmanagement bis zum E-Mail-Versand, ist HubSpot die umfassendste Lösung.