E-Mail Follow-ups automatisieren: So sparst du Zeit im Vertrieb

Wenn du alleine oder in einem sehr kleinen Team arbeitest, dann müssen die vorhandenen Zeit-Ressourcen gut genutzt werden. Von der Gewinnung neuer Kund:innen bis zur Erfüllung der Aufträge und der anschließenden Abrechnung liegt alles auf deinem Tisch. Wichtige – aber zeitintensive – Zusatzaufgaben wie der Versand einer Follow-up E-Mail rutschen dadurch schnell sehr weit nach unten in der Prioritätenliste. Leider verpuffen dadurch aber auch sehr viele Anfragen, aus denen potenziell eine gute Zusammenarbeit hätte wachsen können. 

Automatisierte Follow-ups nehmen dir genau diese Routineaufgaben ab. Sie erinnern Leads an Angebote, beantworten Rückfragen automatisch oder halten den Kontakt warm, ohne dass du selbst Zeit in diese Aufgaben investieren musst. Eine solche Form der Vertriebsautomatisierung verschafft dir am Ende mehr Zeit für das, was wirklich Umsatz bringt: deine Projekte. 

In diesem Artikel erfährst du, wie du deine E-Mail Follow-ups mit professionellen Lösungen wie HubSpot automatisieren kannst und warum die Follow-up-Automation gerade für das Solo-Business ein echter Gamechanger wird. 

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In diesem Artikel

Warum lohnt es sich, Follow-ups zu automatisieren?

Überlege doch einmal kurz, wie viele Mails du am Tag so schreibst – Chat-Nachrichten über Kollaborations-Tools, kurze Rückfragen, Angebotsbestätigungen oder Follow-ups eingeschlossen? 

Du kommst sicher locker auf 20 Nachrichten oder mehr. Wenn du pro Mail nur 2–3 Minuten benötigst, gehen täglich 40 bis 60 Minuten alleine für das Schreiben dieser Mails drauf. Hochgerechnet auf einen Monat, sprechen wir von mindestens 8 Stunden – also einem ganzen Arbeitstag. 

Freelancer:innen stehen dabei immer wieder vor der Entscheidung: Was ist jetzt wichtig? Was kann vernachlässigt werden? Oft sind es dann die Marketing-Themen, die nicht zum Alltagsgeschäft gehören und daher aufgeschoben werden. Aber gerade das kostet dich am Ende vielleicht eine gute Geschäftsbeziehung. Obwohl ein Lead nur noch mit einer Follow-up-Mail überzeugt werden müsste, investierst du weiter in Ads-Anzeigen, Flyer & Co. 

Darum ist die Prozessautomatisierung gerade bei Follow-ups so zielführend

Wenn du nach einem sehr langen Tag in deinem Büro vor der Überlegung stehst, jetzt endlich Feierabend zu machen oder noch 5 Follow-up Nachrichten zu verfassen, wird die Entscheidung nicht selten zugunsten der Pizza fallen. Verständlicherweise. Aber gerade diese 5 Nachrichten sind es vielleicht, die dir zu mindestens zu einem neuen Vertragsabschluss verholfen hätten.

Darum lohnt es sich, E-Mail Follow-ups zu automatisieren: 

✅ Mehr Abschlüsse ohne zusätzlichen Aufwand
Durch automatisierte Erinnerungen werden Angebote, die du mühsam erstellt hast, nicht einfach vergessen. Sie bleiben präsent und es entsteht daraus ein guter Kontakt, bei dem du dich immer mal wieder in Erinnerung rufst. 

✅ Nie wieder Chancen verlieren
Kein Kontakt geht unter, weil du in Projekten steckst, gerade Urlaub machst oder im Stress bist.

✅ Professioneller Auftritt
Kund:innen erleben die Kommunikation mit dir von Anfang an als professionell – auch dann, wenn du gerade gar keine Zeit darin investierst.

✅ Gleichbleibende Qualität der Nachrichten
Deine Follow-ups sind immer professionell formuliert und werden nicht als hektische „Nur mal kurz erinnern“-Mails mit Tippfehlern wahrgenommen

✅ Zeitersparnis im Tagesgeschäft
Du arbeitest fokussierter, während dein System im Hintergrund den Vertrieb am Laufen hält.

Gerade für Solo-Selbstständige ist die Prozessautomatisierung über CRM-Tools wie HubSpot kein Luxus, sondern eine reale Absicherung gegen verlorene Umsätze.

Welche Tools & Trigger helfen beim Automatisieren deiner E-Mail Follow-ups?

Wenn du als Freelancer:in oder Solo-Selbständige:r im Vertrieb effizienter arbeiten willst, sind Tools mit automatisierten Triggern ein echter Vorteil: Sie senden genau dann eine E-Mail-Nachfolge, wenn etwas Bestimmtes geschieht (z. B. kein Klick, keine Antwort, Ausfüllen eines Formulars). Hier findest du drei Lösungen, mit denen du deine E-Mail Follow-ups ganz einfach automatisieren kannst. 

HubSpot – CRM & Follow-up-Automatisierung

HubSpot ist ein CRM-System, das Marketing, Vertrieb, Service und Automatisierung in einer Plattform vereint. Das ist ideal für Solo-Selbstständige und kleine Teams, die professionell auftreten möchten, ohne in teure und komplizierte Tools zu investieren. Follow-ups lassen sich mit HubSpot vollständig automatisieren – von der ersten Anfrage bis zur Angebotsnachverfolgung.

⚙️ Wichtige Funktionen für automatisierte Follow-ups:

• Vorgefertigte Follow-up-E-Mail-Vorlagen zur schnellen Personalisierung
• KI-gestützte E-Mail-Erstellung für präzise, auf den Kontakt zugeschnittene Nachrichten
• Workflow-Automatisierung (Trigger basierend auf Öffnungen, Klicks, Antworten oder Inaktivität)
• Sequenzen für mehrstufige Follow-up-Strecken
• E-Mail-Tracking (Öffnungen, Klicks, Antwortverhalten)
• Zentrale Kontakt- und Kommunikationshistorie im CRM

💡 Warum es sich lohnt:
Mit HubSpot sparst du als Freelancer:in wertvolle Zeit, weil das System Wiederholungsaufgaben übernimmt und du nicht mehr manuell nachfassen musst. Gleichzeitig trittst du professionell und zuverlässig auf – selbst dann, wenn du viele Anfragen parallel bearbeitest.

Close – CRM mit starker Vertriebs-Automation und Follow-up-Logik

Close ist ein CRM speziell für verkaufsorientierte Solo-Unternehmer:innen, Start-ups und kleine Vertriebsteams, die ihren Sales-Prozess automatisieren möchten. Im Fokus stehen schnelle Reaktionszeiten, intelligente Trigger und ein Workflow-System, welches verhindert, dass Leads „kalt“ werden.

⚙️ Wichtige Funktionen für automatisierte Follow-ups:

• Automatisierte Follow-ups per E-Mail, SMS oder Aufgaben-Trigger
• Trigger-basiertes Nachfassen bei Klicks, Öffnungen oder ausbleibenden Antworten
• Pipeline-Automationen: erinnert an stagnierende Deals oder stößt nächste Schritte an
• Vorlagen und E-Mail-Sequenzen für konsistente, skalierbare Sales-Outreach
• Automatische Aufgabenverteilung für Follow-ups im Team
• Churn-Prevention-Flows für Bestandskund:innen und Verlängerungsprozesse

💡 Warum sich Close lohnt:
Close automatisiert Follow-ups konsequent entlang des gesamten Sales-Prozesses und spart dadurch spürbar Zeit im Vertrieb. Besonders wertvoll, wenn du viele Leads manuell nachverfolgen müsstest – denn das Tool sorgt dafür, dass kein Kontakt „verloren geht“ und Follow-ups genau im richtigen Moment passieren.

Zoho Campaigns – Automatisierte, verhaltensbasierte E-Mail-Sequenzen

Zoho Campaigns ist ein E-Mail-Marketing- und Automations-Tool, das besonders kleinen Unternehmen und Freelancer:innen hilft, personalisierte Follow-ups auf Basis von Verhalten, Segmenten und Triggern zu automatisieren. Der Fokus liegt auf intelligenten, datengetriebenen Workflows – ideal, wenn du deine Kontakte je nach Interaktion unterschiedlich ansprechen möchtest.

⚙️ Wichtige Funktionen für automatisierte Follow-ups:

• Drag-and-Drop-Workflow-Builder für automatisierte Follow-up-Sequenzen
• Trigger-basierte E-Mails nach Verhalten (Öffnung, Klick, Formular, Segment)
• Vorgefertigte Workflow-Vorlagen für Onboarding, Leads, Re-Engagement & Bindung von Kundschaft
• Segmentierung nach Profil- und Verhaltensdaten für personalisierte Inhalte
• Automatische Verknüpfung mit Zoho CRM – Kontakte können gepflegt und weiterqualifiziert werden
• Unterstützung fürs Lead-Nurturing entlang der Customer Journey

💡 Warum sich Zoho Campaigns lohnt:
Zoho Campaigns eignet sich hervorragend, wenn du Follow-ups nicht nur automatisieren, sondern situationsabhängig personalisieren möchtest. Durch die starke Segmentierung und den visuellen Workflow-Editor erstellst du dynamische E-Mail-Strecken– ideal für kleine Teams, die stärker datenbasiert arbeiten wollen. 

So erstellst du passende Vorlagen für deine Follow-up Nachrichten

Follow-ups müssen individuell und persönlich wirken – so, als hättest du sie mit viel Mühe eigenständig für die Empfänger:innen verfasst. Doch hier jedes Mal von vorne anzufangen, dir einen schönen Einstieg und wertschätzende Formulierungen auszudenken, kostet unnötig Zeit. Deshalb lohnt es sich, dir ein Set an wiederverwendbaren E-Mail-Vorlagen aufzubauen, auf die du immer wieder zurückgreifen kannst. 

Tools wie HubSpot unterstützen dich dabei ideal. Du kannst eigene E-Mail-Templates erstellen, diese bei Bedarf noch personalisieren und mit wenigen Klicks versenden. Zusätzlich stellt dir HubSpot eine umfangreiche Sammlung an kostenlosen Follow-up-Vorlagen zur Verfügung, die du für unterschiedliche Situationen nutzen kannst – zum Beispiel für den Erstkontakt, die Kontaktaufnahme nach einem gemeinsamen Networking-Event und vieles mehr. Die Vorlagen sind so aufgebaut, dass du sie direkt nutzen oder aber nach eigenen Wünschen noch verändern kannst. 

Das sind typische Follow-up-Situationen

Die in HubSpot oder anderen Tools erstellten Vorlagen helfen dir besonders in wiederkehrenden Kontaktsituationen. Du kannst schnell reagieren, auch wenn du gerade kopfüber in einem zeitintensiven Projekt steckst. 

Gut geeignet sind Vorlagen zum Beispiel für:

• Nach einem Kennenlerngespräch, um den Gesprächsfaden professionell weiterzuführen
• Nach einem verpassten Anruf oder Social-Media-Kontakt 
• Nach dem Versand eines Angebots als kleiner Reminder
• Nach einem Event, Webinar oder Networking, um den Kontakt warmzuhalten 

Ein gut aufgebautes Template-Set nimmt Druck aus der Kommunikation. Du musst nicht lange überlegen, wie du dich meldest, sondern kannst dich auf die korrekten Formulierungen verlassen. 

Worauf du beim Erstellen deiner Follow-up-Vorlagen achten solltest

Wenn du eigene Follow-up-Vorlagen in Tools wie HubSpot oder Zoho erstellst, sollten diese gerade nicht wie eine generische Massennachricht wirken. Knüpfe idealerweise direkt am letzten Kontaktpunkt an, also einem Gespräch oder einem kurzen Austausch auf LinkedIn. Halte deine Texte kurz und komm schnell auf den Punkt – niemand liest heute drei Seiten Text. Es muss in wenigen Sätzen deutlich werden, wer du bist, warum du dich meldest und was der nächste Schritt sein könnte. 

Idealerweise lieferst du einen Mehrwert, beispielsweise durch einen kurzen Tipp oder einen Link zu weiterführenden Informationen. Formuliere außerdem einen klaren Call-to-Action, zum Beispiel mit einem Terminkalender-Link, einer konkreten Frage oder einer einfachen Auswahlmöglichkeit per Klick. 

Beispiel für eine Follow-up Vorlage nach persönlichem Austausch

Du kannst in Tools wie HubSpot entweder die bereits vorgefertigten Mails nutzen oder selbst Vorlagen für bestimmte Situationen erstellen. So könnte eine solche Vorlage nach einem persönlichen Gespräch auf einer Networking-Veranstaltung aussehen. 

Erfolgsmetriken: Daran erkennst du, ob deine E-Mail-Automation wirklich funktioniert

Automatisierte Follow-ups sparen dir zweifellos Zeit, aber nur dann, wenn sie auch tatsächlich das gewünschte Ziel erreichen: Aus einem Lead einen echten Kunden zu machen. Damit du erkennst, ob sich dein Setup lohnt, solltest du regelmäßig auf ein paar zentrale Kennzahlen schauen. Sie zeigen dir, wie gut deine E-Mails performen, an welchen Stellen Leads abspringen und wo du nachjustieren kannst.

Wichtige KPIs für automatisierte Follow-ups:

• Öffnungsrate (Open Rate): Gibt Aufschluss darüber, ob die Betreffzeile und der Versandzeitpunkt funktionieren. Sinkt sie unter ~35 %, solltest du testen, wie du den Einstieg verbesserst.
• Klickrate (CTR): Misst, ob das Interesse nach dem Öffnen bestehen bleibt. Eine niedrige CTR deutet auf zu viel Text, zu wenig Nutzen oder unklare CTAs hin.
• Antwort- und Rückmeldequote: Gerade im Vertrieb zeigt diese Quote, ob deine Follow-ups den richtigen Ton treffen und daraus ein Dialog entsteht. 
• Conversion Rate: Wie viele Leads werden zu zahlenden Kund:innen? Diese Zahl ist die ehrlichste Messgröße für deinen Erfolg.
• Zeit bis zur Antwort: Zeigt, ob Follow-ups deine Prozesse beschleunigen – ein wichtiger Faktor, wenn du allein arbeitest und Deals schneller abschließen willst.

CRM-Tools wie HubSpot liefern dir diese Auswertungen direkt mit. 

💡 Tipp für Solo-Teams: Halte deine Analyse schlank. Ein kurzer wöchentlicher Check dieser Kennzahlen reicht aus, um die Richtung zu sehen und dann gezielt zu optimieren. 

Dos & Don’ts für erfolgreiche automatisierte Follow-ups

Automatisierte Follow-ups sind eine enorme Entlastung – wenn sie klug eingesetzt werden. Der größte Fehler, den du dabei machen kannst: einmal aufsetzen, nie wieder hinterfragen. Mit den richtigen Prinzipien wirken deine Follow-ups professionell, bleiben trotzdem persönlich und landen nicht in der Spam-Ecke. 

📌 Fazit: So kannst du Follow-ups automatisieren und mehr Abschlüsse erzielen

Automatisierte E-Mail-Follow-ups sind kein „Nice to have“, sondern ein echter Hebel für Solo-Selbstständige und kleine Teams, die Zeit sparen und gleichzeitig professioneller auftreten wollen. Gerade im Vertrieb entscheidet nicht die erste Nachricht, sondern die konsequente, wertschätzende Nachverfolgung darüber, ob aus einem Kontakt ein Kunde wird. Und genau hier nimmt dir eine Automatisierung den größten Teil der Arbeit ab. 

Wenn du deine Follow-ups einmal clever aufsetzt, laufen sie im Hintergrund wie ein zuverlässiger Vertriebsassistent: Sie erinnern, fassen nach, wärmen Beziehungen auf und verwandeln Anfragen in reale Aufträge. Mit Tools wie HubSpot, Close oder Zoho Campaigns kannst du klein starten, Vorlagen anlegen, testen und diese Schritt für Schritt verfeinern, bis das System für dich arbeitet.

Unter dem Strich: Je weniger Zeit du mit Copy-Paste-Mails und manuellen Erinnerungen verbringst, desto mehr Energie bleibt die für den persönlichen Kontakt mit deinen Kund:innen und deine Kernarbeit. Starte am besten mit einem einzigen automatisierten Follow-up und lassen dich von der Wirkung dieses kleinen Hebels überraschen. Wenn du dranbleibst, wird die Follow-up-Automation zu einem der stärksten Bausteine deines vertrieblichen Erfolgs.

👉 Wenn du dir einen Überblick über Tools für Marketing Automation machen möchtest, dann schau in diesen Artikel rein.