CRM für Fintech-Startups: Welches System ist am besten geeignet?

In kaum einer Branche wachsen Daten so schnell wie im Fintech-Bereich. Neue Nutzer:innen registrieren sich, Testkonten werden eröffnet, Supportanfragen treffen ein – und parallel laufen Marketingkampagnen, Partnerschaften und die Gespräche mit den Investor:innen. Tabellen und improvisierte Tools erreichen da schnell ihre Grenzen. Gerade in der Anfangsphase, in der Fintech-Startups keinen 9-to-5-Job haben und zwischen der Skalierung ihres Business, dem Tagesgeschäft und der Einrichtung ihrer Prozesse jonglieren, wird ein CRM wie HubSpot oder Salesforce zum Rückgrat für Wachstum und Compliance.

Bei der ersten Recherche nach einem CRM zeigt sich, wie groß die Auswahl ist. Daher lohnt es sich, bei der Entscheidung für eine Plattform Zeit aufzuwenden, um das geeignete System zu finden, das skalierbar und integrationsfähig ist. 

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In diesem Artikel

Warum brauchen Fintechs überhaupt ein CRM? 

Ein gutes CRM verschafft dir in erster Linie eine gute Übersicht, weil es alle Kund:innenkontakte, sämtliche Anfragen und Vertriebschancen an einem Ort bündelt. Alle Mitarbeitenden, die sich um Marketing, Sales und den Support kümmern, greifen auf dieselben Informationen zu. Dadurch können Entscheidungen aus den einzelnen Bereichen wesentlich schneller und überlegter getroffen werden. Gleichzeitig kann man für Investor:innenberichte, die Produktentwicklung oder regulatorische Nachweise auf eine einheitliche Datenbasis zugreifen.

Gerade in der Finanzbranche ist genau dieser Punkt der entscheidende, denn Vertrauen und Nachvollziehbarkeit sind der Kern jedes Fintechs. Ein sauber aufgebautes CRM kann dabei unterstützen, die DSGVO- und BaFin-Vorgaben einzuhalten, die Kommunikationsverläufe lückenlos zu dokumentieren und sensible Kund:innendaten sicher nach allen aktuellen Datenschutzgesetzen zu verwalten.

Welche Funktionen bietet das CRM jungen Startups? 

Ein Customer Relationship Management kann deutlich mehr, als nur Kontakte speichern oder Notizen verwalten. CRM-Systeme wie HubSpot bieten eine beeindruckende Vielfalt an Funktionen. 

Ein gutes CRM wächst mit den Anforderungen deines Startups mit. Es startet mit ganz einfachen und grundlegenden Funktionen, lässt sich aber später erweitern – zum Beispiel um KI-gestützte Prognosen, um Marketing-Automation oder komplexe Reportings. Wichtig ist, dass sich Fintechs für ein CRM entscheiden, das Zeit spart und sie gleichzeitig auf ein künftiges Wachstum vorbereitet.

Welche besonderen Anforderungen muss ein CRM in der Finanztechnologie erfüllen? 

Fintechs bewegen sich in einem der sensibelsten Datenumfelder überhaupt. Die Kund:innen vertrauen ihnen ihre persönlichen Informationen an und legen oft sogar ihre gesamten Finanzen offen. Deshalb gelten für ein CRM im Fintech-Bereich deutlich strengere Maßstäbe als in anderen Branchen.

Datenschutz und DSGVO-Konformität
Ein CRM für Fintechs muss sehr strengen Anforderungen an den Datenschutz genügen. Kund:innendaten dürfen nur verschlüsselt übertragen und gespeichert werden, die Zugriffe müssen klar geregelt sein und sämtliche Aktivitäten im System nachvollziehbar bleiben. Bei Bedarf lassen sich die Daten exportieren oder löschen – ein zentrales Kriterium der DSGVO. HubSpot stellt beispielsweise integrierte DSGVO-Funktionen zur Verfügung, die mit nur einem Klick aktiviert werden. Dazu gehört ein Tool zum Verwalten von Einwilligungen, zum Export oder zur Löschung personenbezogener Daten. 

Transparenz und Nachvollziehbarkeit
In der Finanzbranche sollte ein CRM automatisch dokumentieren, wann welche Kund:innendaten geändert oder eingesehen wurden und wer darauf Zugriff hatte. Diese Nachvollziehbarkeit ist nicht nur für die internen Kontrollen wichtig, sondern auch für Audits oder regulatorische Prüfungen durch die BaFin. Bei HubSpot werden alle Änderungen im Datensatz daher automatisch dokumentiert.

Zugriffs- und Rechteverwaltung
Gerade bei Startups mit wachsenden Teams sollte nicht jeder Mitarbeitende Zugriff auf sämtliche sensiblen Informationen haben. Ein gutes CRM bietet flexible Rollenmodelle an: Kundendienstmitarbeitende sehen beispielsweise nur Kontaktdaten, während Compliance- oder Sales-Teams zusätzlich Transaktions- und Vertragsinformationen einsehen dürfen.

Integration von Compliance-Prozessen
Viele Fintechs binden ihre KYC-, AML- oder Identifikationsprozesse direkt in das CRM ein. Dadurch lassen sich Prüfungen automatisieren und der Kund:innenstatus aktuell halten. Über HubSpots offene API und den App Marketplace können Fintechs so externe Compliance-Tools – wie KYC- oder Payment-Lösungen direkt anbinden und Prüfprozesse automatisieren. 

CRM für Fintech Startups im Vergleich: Salesforce vs. Hubspot

Sowohl HubSpot als auch Salesforce gehören zu den führenden CRM-Plattformen weltweit. Beide decken den kompletten Vertriebs-, Marketing- und Serviceprozess ab und sind ideal für den Einsatz im Fintech-Umfeld geeignet. Dennoch unterscheiden sie sich deutlich in ihrem Aufbau, ihrem Funktionsumfang und ihrer Zielgruppe.

HubSpot als CRM für Finanzdienstleistungen

HubSpot ist für schnell wachsende Startups bestens ausgerüstet. Das System ist modular aufgebaut, intuitiv zu bedienen und bietet in seiner dauerhaft kostenlosen Basisversion bereits ein vollwertiges CRM. Funktionen für das Marketing, Sales, Service und Data können je nach Bedarf ergänzt werden. Damit ist HubSpot ideal für Fintechs geeignet, die klein starten, aber gerne schnell skalieren wollen, ohne dann noch einmal das System zu wechseln.

Was für HubSpot spricht:

✅ Du startest mit der kostenlosen CRM-Basisversion und kannst später genau die Module ergänzen, die dein Fintech benötigt – von Sales bis Service und Datenhub.

✅ HubSpot bietet eine Vielzahl an Integrationen zu Zahlungs-, Banking- und Compliance-Tools sowie offenen APIs – so kannst du dein Tech-Stack flexibel aufbauen.

✅ Daten, Kontakte und Interaktionen werden zentral in einer Plattform gebündelt – das schafft Transparenz und erleichtert regulatorische Nachweise.

✅ Dank Workflows und Automationen kannst du Onboarding, Lead-Verfolgung und Wiederkäufe automatisieren – was dir im Startup-Alltag wertvolle Zeit spart.

✅ Für Startups gibt es spezielle Programme mit Rabatten – HubSpot spricht damit gezielt junge Unternehmen an, die schnell wachsen wollen.

Wenn du also ein Fintech-Startup betreibst und dir eine CRM-Lösung suchst, die nicht nur heute funktioniert, sondern auch mit deinem Unternehmen mitwächst, spricht vieles dafür, HubSpot näher in Betracht zu ziehen.

Salesforce für Fintechs

Salesforce gilt als einer der Pioniere im Bereich cloudbasierter CRM-Systeme – und mit der Financial Services Cloud bietet das Unternehmen eine speziell auf Banken, Versicherungen und Fintechs zugeschnittene Lösung. Es kann komplexe Kund:innenbeziehungen, Compliance-Anforderungen und Vertriebsprozesse in einem zentralen System vereinen. Die Plattform richtet sich an Fintechs, die ihre Abläufe stark datengetrieben steuern und gleichzeitig regulatorische Vorgaben erfüllen müssen. 

Was für Salesforce spricht:

✅ Die Financial Services Cloud wurde für die Finanzbranche entwickelt und unterstützt Compliance-Vorgaben, KYC-Workflows und Reporting-Anforderungen von Banken und Fintechs.

✅ Salesforce kann individuell konfiguriert und mit eigenen Modulen oder Drittanbieter-Apps erweitert werden – ideal für Fintechs mit komplexen oder schnell wachsenden Strukturen.

✅ Mit integrierter künstlicher Intelligenz (Einstein AI) lassen sich Vertriebschancen priorisieren, Betrugserkennung automatisieren oder personalisierte Angebote erstellen.

✅ Das System legt großen Wert auf Datensicherheit – selbstverständlich sind die Verschlüsselung, die Multi-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Audits.

✅ Workflows ermöglichen es, neue Kund:innen sicher zu identifizieren, Verträge elektronisch zu signieren und Compliance-Dokumente zentral zu speichern.

✅ Mithilfe von interaktiven Dashboards lassen sich Umsatzentwicklungen, Conversion Rates oder regulatorische KPIs jederzeit nachvollziehen – in Echtzeit und revisionssicher.

Für Fintechs mit mehreren Produktlinien, internationalen Märkten oder regulatorisch anspruchsvollen Prozessen ist Salesforce eine leistungsfähige Lösung – allerdings auch mit einem höheren Implementierungsaufwand. 

Einführung und Change-Management: Wie du dein CRM erfolgreich aufsetzt

Nachdem du dich für ein CRM für dein Fintech-Startup entschieden hast, geht es um die Einführung. Das ist nicht nur ein technischer Akt, sondern ein Veränderungsprozess. Gerade in Startups sind die Strukturen noch im Aufbau. Bevor du also ziellos Funktionen aktivierst und Daten importierst, mach dir erst einmal klar, welche Ziele das CRM überhaupt erfüllen soll. Möchtest du im ersten Schritt deine Vertriebsprozesse professioneller gestalten oder die Compliance-Dokumentation automatisieren? Diese Fragen solltest du dir unbedingt stellen, damit du dein System von Anfang an richtig konfigurierst. 

Was ist bei der CRM-Einführung für Start-ups wichtig? 

Lege unbedingt frühzeitig Verantwortlichkeiten fest. Wer pflegt die Daten, wer kontrolliert sie, und wer entscheidet über Workflows oder Automationen? Darüber hinaus gibt es weitere Erfolgsregeln, die darüber entscheiden, wie effektiv du dein System am Ende nutzt.

Drei Tipps für eine erfolgreiche Einführung:

💡 Klein starten: Teste das CRM zunächst in einem Pilotbereich wie dem Vertrieb oder dem Support. So erkennst du Schwachstellen, bevor du das System unternehmensweit ausrollst.

💡 Transparenz schaffen: Kommuniziere offen, warum das CRM eingeführt wird und welchen Nutzen es für das Team hat. So holst du dein Team mit ins Boot und schaffst die wichtigsten Voraussetzungen für Akzeptanz und Motivation. 

💡 Schulungen fest einplanen: Plane regelmäßig Zeit für kurze, praxisnahe Trainings ein und hol dir dazu auch immer mal ein Feedback ein.

Praxisbeispiel: So können Fintech-Startups ihr CRM strategisch nutzen

Stell dir ein junges Fintech vor, das digitale Konten und Zahlungslösungen für Freelancer:innen anbietet. Das Team wächst schnell, die ersten Anfragen kommen über verschiedene Kanäle rein. Die Neukund:innengewinnung findet über die Website, den Chat, Social Media und E-Mail statt. Gleichzeitig laufen Vertrieb, Marketing und Support noch über autarke Tools, die nicht miteinander kommunizieren können. Die Folge: es gibt keine klaren Zuständigkeiten, Datensätze werden doppelt gepflegt – was nicht nur zeitaufwändig, sondern auch verwirrend ist – und am Ende verpasst das Fintech Startup wichtige Chancen.

Sie entscheiden sich also für HubSpot als ihr neues CRM und beginnen damit, alle Kund:innenkontakte zentral im CRM zu bündeln. Sobald sich jemand über das Online-Formular registriert, legt HubSpot automatisch einen neuen Datensatz an, versieht ihn mit Tags wie „Freelancer:in“ oder „Kleinunternehmen“ und ordnet ihn einem Vertriebsmitglied zu. Über den verknüpften E-Mail-Client und das Chat-Modul dokumentiert das System jede Interaktion – vom Erstkontakt bis zur Kontoeröffnung. Parallel läuft im Hintergrund ein automatisierter Workflow: Nach der Registrierung erhält die Person eine personalisierte Willkommensmail, anschließend Tipps zur Nutzung und nach 14 Tagen eine Erinnerung, wenn das Konto noch nicht vollständig aktiviert wurde.

Im Marketing-Team werden diese Daten für ein gezieltes Upselling genutzt. Wer zum Beispiel regelmäßig Rechnungszahlungen über das System abwickelt, bekommt Angebote für Premium-Funktionen wie Echtzeitüberweisungen. Support-Mitarbeitende sehen beim nächsten Anruf sofort alle bisherigen Kontakte, Tickets und Transaktionen – und können direkt helfen, ohne lange nachzufragen oder in digitalen Archiven und Chatverläufen zu suchen. 

Das ist nur ein kleines Fenster in das ganze Potenzial, das sich erst schrittweise entfaltet. Später kannst du KI-gestützte Automationen nutzen und den Funktionsumfang an dein unternehmerisches Wachstum anpassen. 

📌 Fazit: Welches CRM ist das Beste für Fintech-Startups?

Das beste CRM ist immer das, was zu deinem Geschäftsmodell, deinem Team und deiner Wachstumsphase passt. Für junge Fintechs, die schnell starten, erste Prozesse strukturieren und ohne hohen Implementierungsaufwand arbeiten wollen, ist HubSpot oft die praktikabelste Lösung: Es ist übersichtlich, modular erweiterbar und mit integrierten Automationen versehen, die sofort einen Mehrwert schaffen. Wer hingegen komplexe Finanzprodukte, mehrere Märkte oder streng regulierte Abläufe abbilden muss, findet in Salesforce ein leistungsfähiges, aber technisch anspruchsvolleres System mit tieferen Anpassungsmöglichkeiten.

Entscheidend ist weniger, welches Logo auf dem Dashboard steht, sondern wie du das CRM am Ende nutzt. Wenn du klare Ziele definierst, dein Team früh einbindest und das System Schritt für Schritt in deine Abläufe integrierst, wird jedes moderne CRM zu einem echten Wachstumstreiber. Für Fintechs heißt das: Weniger Datenchaos, mehr Transparenz und vor allem die Möglichkeit, Vertrauen digital aufzubauen, ohne an Effizienz zu verlieren.