CRM-Zugriffsrechte & Datenhoheit: Das solltest du wissen

Viele kleine Unternehmen und Solo-Selbstständige arbeiten schon ab wenigen Kund:innen mit einem CRM, weil gute und skalierbare Systeme sich bereits in dieser Unternehmensphase auszahlen. Zu Beginn ist gerade in Bezug auf die Rechteverteilung noch alles einfach. Es gibt einen einzigen LogIn und dazu die volle Berechtigung. Doch sobald das Team wächst, erste Mitarbeitende dazukommen oder Aufgaben an externe Partner:innen übergeben werden, stellt sich die Frage nach den Zugriffsrechten. Wer darf welche Daten sehen? Wer darf etwas ändern? Und wer trägt am Ende die Verantwortung?

Ohne klare Regeln zum CRM-Zugriff, der Datenhoheit und der Rollenverteilung entstehen sehr leicht Risiken in Bezug auf die Datenqualität, die Sicherheit und die Compliance. Genau deshalb sollte jedes wachsende Unternehmen diese Fragen frühzeitig klären.

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In diesem Artikel

Warum sind die Zugriffsrechte im CRM so wichtig? 

Solange nur eine Person mit HubSpot, Zoho oder Salesforce arbeitet, ist alles eindeutig geregelt, doch mit mehreren Personen wird die Fragen nach den Zugriffsrechten schon komplexer.

Wenn alle „alles dürfen“, entstehen typische Probleme:

• Datenverlust: Kontakte werden versehentlich gelöscht oder überschrieben, ohne dass jemand nachvollziehen kann, wie es dazu kam.
• Chaos in den Daten: Einträge werden uneinheitlich gepflegt und Informationen nur lückenhaft aufgenommen.
• Datenschutzrisiken: Einzelne Personen erhalten Zugriff auf Daten, die sie gar nicht sehen dürfen und damit ist ein Verstoß gegen die DSGVO-Pflichten schon vorprogrammiert.

Ein CRM kannst du nur dann rechtssicher und zuverlässig nutzen, wenn klar geregelt ist, wer welche Informationen sehen und verändern darf. Die Vergabe der Zugriffsrechte solltest du daher nicht als nervigen Akt der Bürokratie ansehen, sondern als deine Investition in ein rechtssicheres Fundament. 

Wie sieht eine gute Rollenstruktur in der Praxis aus? 

In einem Satz: In einer perfekten Rollenstruktur sieht niemand mehr, als er unbedingt sehen oder verändern muss. Um dorthin zu kommen, solltest du folgende Fragen klären: 

❓Wer trägt die Verantwortung für Datenqualität?

❓Wer darf Daten importieren, exportieren oder löschen?

❓Wer darf Berichte einsehen oder teilen?

❓Wer darf Prozesse (z. B. Automatisierungen) verändern?

Solche Regeln sind kein Misstrauen gegenüber den Mitarbeitenden, sondern schützen das gesamte Unternehmen und alle Kund:innen. Vor allem sorgen sie dafür, dass das CRM wie HubSpot als verlässliches Werkzeug funktioniert und nicht als „jeder macht, was er will“-System endet.

Wie können typische Rollen in der Praxis vergeben werden? 

Ein CRM sollte sich an der Realität im Unternehmen orientieren. Die Rollen und Zugriffsrechte müssen deshalb genau zu den Aufgaben passen, die einzelne Personen tatsächlich übernehmen. Es gilt: zu viele Rechte schaffen Risiken, zu wenige behindern die Arbeit. Es muss also eine klare und nachvollziehbare Struktur entstehen, bei der jeder genau das tun kann, was für die eigene Rolle notwendig ist.

Typische Rollen in der Praxis:

Wie sind die gesetzlichen Anforderungen rund um den Datenschutz geregelt?

Immer dann, wenn personenbezogene Daten wie der Name, Adresse, Telefonnummer, Fotos und erst recht Gesundheits- oder Kontodaten erfasst werden, greifen klare Datenschutzgesetze – insbesondere die DSGVO. Sie schreibt vor, dass Unternehmen jederzeit nachweisen können müssen, wer auf welche Daten zugreifen darf und wofür diese genutzt werden. Dazu gehört auch, dass Risiken wie ein unbefugter Zugriff, eine Datenmanipulation oder ein versehentliches Löschen aktiv verhindert werden.

Was gilt für ein CRM in Bezug auf den Datenschutz? 

Ein CRM bündelt sämtliche Kund:innendaten an einem Ort. Umso wichtiger ist es, dass die Zugriffsrechte hier sehr bewusst vergeben werden. Das gelingt technisch durch die Vergabe von Rollen- und Rechtekonzepten, die dafür sorgen, dass nur diejenigen einen Zugriff auf sensible Informationen haben, die diese für ihre Arbeit benötigen. Zusätzlich muss nachvollziehbar sein, wer wann welche Daten geändert hat. Audit-Logs dokumentieren jede Veränderung. Im Falle einer Beschwerde oder einer Prüfung lässt sich so lückenlos zeigen, wie ganz konkret mit den Daten umgegangen wurde. 

Auch organisatorische Maßnahmen gehören dazu:

• Regelmäßige Rechte-Checks – besonders bei Rollenwechseln, Standortwechseln oder Offboarding von Mitarbeitenden
• Sauberes Aufräumen inaktiver Nutzer – niemand darf weiter Zugriff haben, der nicht mehr im Unternehmen ist
• Schulungen – damit Mitarbeitende wissen, welche Verantwortung sie beim Umgang mit Daten tragen

Datenschutz ist in jedem Unternehmen ein kontinuierlicher Prozess. Wer die Zugriffsrechte sorgfältig gestaltet und sie regelmäßig überprüft, reduziert die eigenen Compliance-Risiken und schafft Vertrauen bei Kund:innen, Mitarbeitenden und Partnern.

Wie setzten CRM-Systeme diese Anforderungen in der Praxis um? 

Klare Rollen, saubere Daten und eine rechtssichere Protokollierung sind das Fundament eines funktionierenden CRM-Zugriffsmodells. HubSpot gehört zu den am weitesten verbreiteten CRMs, weil es skalierbar ist und daher mit jedem Unternehmen wachsen kann. Spezielle Hubs – zum Beispiel auch für ein sauberes Datenmanagement – werden nach Bedarf dazugebucht, sodass jeder nur die Funktionen bekommt, die er tatsächlich in der Praxis nutzt. 

Da HubSpot auch von wachsenden und sehr großen Teams genutzt wird, gibt es hier in Bezug auf die Rechteverwaltung sehr leistungsstarke Funktionen: 

✅ Zentrale Nutzer- und Teamverwaltung
Alle Zugriffsrechte werden an einem Ort gesteuert - für einzelne Personen oder ganze Standorte. Sie können jederzeit eingeschränkt oder erweitert werden.

✅ Fein granulierte Zugriffsrechte
Ab dem Starter-Paket ermöglicht HubSpot eine exakte Steuerung der Berechtigungen – pro Objekt (z. B. Kontakte, Deals, Tickets), pro Aktivität (Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen) und nach Verantwortlichkeiten (eigene Datensätze, Team-Daten oder alle).

✅ Audit-Logs und Aktivitätenhistorie
Je nach gewähltem Hub werden alle wichtigen Änderungen protokolliert: Wer hat wann was angelegt, editiert oder gelöscht? Diese Informationen können bei externen Prüfungen nachgewiesen werden.

✅ Genehmigungs-Workflows
Gerade im Marketing und Content-Bereich entscheidend: Kritische Veröffentlichungen wie E-Mails, Blogbeiträge oder Landingpages laufen erst über eine verantwortliche Kontrollinstanz.

✅ Teamspezifische Datenräume & Content-Zugriffe
Bestimmte Standorte oder Fachbereiche können eigenständige Arbeitsbereiche erhalten, während zentrale Vorgaben bestehen bleiben: Marketing-Material, Templates, Kontaktsegmente.

✅ Automatisierung zur Absicherung von Prozessen
Sensible Aufgaben wie eine Datenlöschung, Rechteanpassungen bei Rollenwechseln oder die Bereinigung von Dubletten können automatisiert werden. Das minimiert menschliche Fehler und erhöht die Compliance.

✅ Lizenz-Konzept & „Super-Admin“-Modelle
HubSpot unterscheidet zwischen normalen Nutzern, erweiterten Rollentypen und Super-Admins. So wird klar getrennt: wer gestaltet Prozesse – und wer arbeitet lediglich darin.

Wie gelingt die Umsetzung der Rechte-Regelung, Datenschutz und Compliance im Alltag?

Du kannst das beste Rechte- und Rollensystem eingeführt haben – es ist am Ende nur so gut wie seine Umsetzung in der Praxis. Im CRM-Alltag müssen vor allem neue Nutzer:innen sauber angelegt werden. Bestehende Rechte sollten regelmäßig überprüft und ausgeschiedene Personen sofort aus dem CRM entfernt werden.

Drei Szenarien solltest du besonders im Blick haben: 

Beim Onboarding erhalten neue Mitarbeitende nur die Rechte, die sie für ihre Rolle brauchen. Das ist zu Beginn lieber etwas weniger als zu viel. Eine kurze Einführung in die Datenrichtlinien sollte jeder erhalten: 

• Welche Felder müssen ausgefüllt werden? 
• Was darf nicht verändert werden? 
• Wie werden Kund:inneninteraktionen dokumentiert? 

Wenn das von Anfang an klar ist, entsteht Konsistenz statt individueller Interpretation.

Rollenwechsel sind ein weiteres sensibles Thema. Wechselt jemand intern die Position oder zwischen zwei Standorten, dann müssen die Berechtigungen sofort angepasst werden. Sonst entstehen unnötige Risiken durch alte Zugriffe, die niemand mehr im Blick hat.

Beim Offboarding gilt: Sobald jemand das Unternehmen verlässt, muss der Zugang umgehend entzogen werden. Das ist kein Misstrauen, sondern eine Selbstverständlichkeit im Umgang mit sensiblen Daten. Zusätzlich sollten offene Aufgaben und Verantwortlichkeiten sauber übertragen werden, damit nichts verloren geht und das System nicht „verwaist“.

Ein Rechte-Management braucht außerdem eine regelmäßige Überprüfung, für die es einen festen Workflow geben sollte. Prüfe mindestens einmal im Quartal, ob alle Nutzer:innen noch die korrekten Rollen haben und ob inaktive Zugänge entfernt wurden.

Häufige Fehler im Rechte-Management – und wie du sie vermeidest

Gerade wenn du HubSpot oder andere CRM-Systeme noch nicht lange nutzt, dann stehen in Bezug auf die Einrichtung und die Nutzung im Alltag viele To-Dos. Daher werden Zugriffsrechte oft einfach nebenbei eingerichtet. Die Folgen werden erst sehr viel später sichtbar. Das sind die typischen Stolperfallen:

1. Zu viele Admins

„Gib ihm einfach Admin, dann kann er alles selbst einstellen.“ Genauso fangen viele Probleme an. Wenn zu viele Personen Vollzugriff haben, wird das System unberechenbar: Felder werden geändert, Workflows angepasst, Daten importiert oder gelöscht, ohne dass jemand den Gesamtüberblick hat.

💡 Besser: Es sollte möglichst nur einen einzigen Admin geben, der den Hut aufhat.

2. Kein klares Konzept für Datenhoheit

Wenn niemand so richtig zuständig ist, fühlen sich alle „irgendwie verantwortlich“. So schleichen sich dann Dubletten ein, Daten veralten und Einträge enthalten widersprüchliche Informationen.

💡 Besser: Es gibt klare Verantwortliche in jedem Bereich, an jedem Standort oder Team in Bezug auf die Datenpflege.

3. Zu komplexes Berechtigungssystem

Das Gegenteil kommt auch vor: es werden so viele Rollen, Ausnahmen und Sonderfälle vergeben, dass niemand mehr versteht, wer worauf Zugriff hat. Das blockiert die Arbeit und führt dazu, dass am Ende doch wieder „schnell mal alles freigegeben“ wird.

💡 Besser: So einfach wie möglich, so differenziert wie nötig. Lieber wenige, gut definierte Rollen statt dutzende Spezialfälle.

4. Fehlende Schulung

In der Praxis kommt es häufig vor, dass Rechte zwar gesetzt werden, aber niemand erklärt, warum sie so sind und wie mit Daten gearbeitet werden soll. Was dann passiert: um irgendwie an die benötigten Daten zu kommen, gehen die Mitarbeitenden Umwege und führen beispielsweise ihre privaten Listen, zu denen alle anderen dann keinen Zugriff haben.

💡 Besser: Kurz und klar schulen: Was darf ich? Was darf ich nicht? Warum sind diese Grenzen wichtig? Wie gehe ich korrekt mit Daten um?

Wenn diese Fehler im CRM-Alltag vermieden werden, dann ist die halbe Arbeit im Rechte-Management bereits erledigt. Der Rest wird dann zur Routine und HubSpot, Salesforce & Co. verwandeln sich in eine vertrauenswürdige Arbeitsgrundlage für alle Beteiligten.

📌 Fazit: Zugriffsrechte können im CRM zum echten Erfolgsfaktor werden

Ein CRM wie HubSpot entfaltet seinen Wert erst dann vollständig, wenn auch geregelt ist, wer wie damit arbeitet. Klare Rollen, definierte Verantwortlichkeiten und saubere Daten erzeugen die nötige Sicherheit, Professionalität und Vertrauen – sowohl intern als auch gegenüber den Kund:innen und allen Stakeholdern. 

Die Vergabe von Zugriffsrechte und klare Regeln in Bezug auf die Datenhoheit sind kein lästiges Detail, das noch kurz vor der Mittagspause erledigt werden kann. Vielmehr sind sie ein elementarer Bestandteil einer modernen, datenschutzkonformen Arbeitsweise. Unternehmen, die diese Challenge ernst nehmen, vermeiden Compliance-Risiken, reduzieren den manuellen Aufwand und verwandeln ihr CRM in ein leistungsstarkes Tool, welches das Wachstum aktiv unterstützt. Je besser die Rechte im CRM aufgestellt sind, desto stärker wird das System zum Motor für eine effiziente Zusammenarbeit.