Was ist ein CRM und welchen Nutzen hat es für dich?

Als Freelancer:in oder kleines Team jonglierst du täglich mit vielen Mails, musst Angebote schreiben, die Abrechnung machen, Marketing zur Neugewinnung von Kund:innen betreiben und das alles parallel zu deinen laufenden Projekten. Die Kommunikation läuft dabei meistens verstreut über E-Mail, LinkedIn, Instagram oder WhatsApp, und schnell gehen wichtige Informationen irgendwo zwischen dem Posteingang, der Notiz-App und der Excel-Liste verloren. Ein CRM kann genau hier Ordnung schaffen. Skalierbare CRM-Lösungen wie HubSpot ermöglichen dir einen leichten Einstieg, ohne dass du gleich in eine komplexe Technik investieren musst. Doch um den Nutzen dahinter wirklich zu verstehen, lohnt ein genauer Blick auf die Frage: Was ist ein CRM überhaupt? 

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In diesem Artikel

Was genau ist ein CRM?

CRM ist die Abkürzung für „Customer Relationship Management“. Dahinter steht eine Software für das Management von Kund:innenbeziehungen, die Kontakte und Daten nicht nur verwaltet, sondern auch systematisch aufbaut. 

In einem CRM siehst du auf einen Blick, wer dich wann kontaktiert hat, worüber gesprochen wurde, welche Aufgaben anstehen und wie weit ein möglicher Auftrag ist. Moderne CRM-Lösungen wie HubSpot oder Salesforce bieten zusätzliche Funktionen wie E-Mail-Tracking, Aufgabenmanagement oder automatisierte Follow-ups, die dich bei Projekten und Marketingaktivitäten unterstützen.

Welche Arten von CRM gibt es? 

Nicht jedes CRM funktioniert nach dem gleichen Prinzip – und das ist wichtig zu wissen, bevor du dich für ein System entscheidest. Je nachdem, wie du genau mit dem System arbeiten möchtest, kann ein CRM unterschiedliche Schwerpunkte setzen. 

CRM-Software nach Anwendung und Anzahl der Anwender:innen

CRM-Systeme unterscheiden sich beispielsweise darin, wie sie bereitgestellt und genutzt werden. Das wiederum entscheidet darüber, wie flexibel, skalierbar und technisch aufwendig ein CRM für dich ist. 

• Desktop-CRM
  Diese Art von CRM wird lokal auf einem Computer installiert und ausschließlich dort genutzt. Ideal für Einzelpersonen, allerdings kannst du damit nicht ortsunabhängig arbeiten und musst dich auch selbst um alle Updates kümmern. 
• Workgroup-CRM
  Diese Variante ist für Freelancer:innen und kleine Teams gedacht, die gemeinsam auf eine Kund:innendatenbank zugreifen möchten. Sie ermöglicht eine geteilte Nutzung, erfordert aber auch die technische Einrichtung. 
• Cloud-CRM (SaaS)
  Cloud-basierte CRMs wie HubSpot laufen online und erfordern keinerlei Installation vor Ort. Du loggst dich über den Browser ein und kannst ortsunabhängig arbeiten. Updates, Wartung und Sicherheit werden vom Anbieter übernommen.
• Enterprise-CRM
  Enterprise-Lösungen sind für größere Unternehmen ausgelegt, die umfangreiche Prozesse, viele Nutzer:innen und komplexe Strukturen abbilden müssen. Sie bieten meist erweiterte Integrationen und hohe Individualisierungsmöglichkeiten. Für Soloselbstständige ist diese Variante in der Regel überdimensioniert, kann aber später mit dem Wachstum relevant werden.

Es gibt verschiedene Geschäfts- und Softwaremodelle von CRM-Systemen

CRM-Lösungen sind in unterschiedlichen Modellen erhältlich, die sich vor allem in Kosten, technischem Aufwand und Flexibilität unterscheiden. 

Lizenzbasierte CRM-Systeme werden einmalig gekauft und lokal auf dem eigenen Rechner oder dem Server installiert. Du hast hier sehr viele individuelle Einrichtungsmöglichkeiten, musst aber auch einen entsprechenden Installationsaufwand tragen. Ein typisches Beispiel für ein solches On-Premise-CRM ist Microsoft Dynamics 365 in der lokal installierten Version.

Open-Source-CRMs wie SuiteCRM sind derweil kostenfrei. Sie werden gemeinschaftlich von einer Community entwickelt, allerdings ist für die Nutzung meistens technisches Know-how erforderlich. 

Die heute am weitesten verbreitete Variante sind SaaS-Lösungen (Software as a Service) wie HubSpot. Dabei läuft das CRM in der Cloud und wird online genutzt, ohne dass du eine eigene IT-Struktur dafür aufbauen musst. Du kannst dieses CRM nach deinen Ansprüchen skalieren und nutzt nur die CRM-Funktionen, die du wirklich brauchst. 

Welche Funktionen bietet dir ein CRM?

CRM-Systeme unterscheiden sich sehr stark in ihrem Funktionsumfang. Für Freelancer:innen und kleine Teams ist es wichtig, dass ein CRM nicht unnötig komplex ist, sondern den Alltag erleichtert. Mit HubSpot beispielsweise kannst du in einer dauerhaft kostenfreien Basisversion starten und dir anschließend genau die Funktionen dazubuchen, die du brauchst – ohne direkt in ein großes System investieren zu müssen.

Die grundlegenden Funktionen, die ein CRM mitbringt, lassen sich in folgende Bereiche einordnen:

• Kontakt- und Kund:innendatenverwaltung
  Eine CRM-Lösung bündelt alle Informationen zu deinen Kontakten an einem Ort. So kannst du mit einem Klick jederzeit auf die Historie, deine Notizen, die Interaktionen und den Status zugreifen und jederzeit nachvollziehen, was besprochen wurde. 
• Marketing-Funktionen
  Mit integrierten Marketing-Tools wie dem E-Mail-Marketing, Formularen, Landingpages oder einfachen Automatisierungen kannst du neue Interessent:innen gewinnen, sie individuell ansprechen und deine Sichtbarkeit schrittweise erhöhen.
• Sales-Funktionen
  Ein CRM unterstützt dich im Vertriebsprozess, indem es Angebote, Deal-Pipelines, Terminbuchungen, E-Mail-Tracking und Follow-ups organisiert. So erkennst du Chancen rechtzeitig und kannst potenzielle Kund:innen verlässlich durch den Entscheidungsprozess begleiten.
• Content-Management
  Das HubSpot CRM ermöglicht es dir, deine Website- oder Blog-Inhalte direkt im Tool zu erstellen, sie zu veröffentlichen und mit deinen CRM-Daten zu verknüpfen. 
• Daten & Reporting
  Du erhältst über HubSpot Auswertungen zu deinen Kontakten, deinen Marketingaktivitäten, den Sales-Prozessen und Service-Leistungen. Optimierungspotenzial erkennst du auf einen Blick. 
• Commerce-Funktionen
  Ein CRM kann darüber hinaus Angebote, Zahlungen und Rechnungen abbilden. Das spart dir sehr viel Zeit für die Angebotserstellung und auch die Zahlungsabwicklung. 

Mit dem Starter-Paket von HubSpot kannst du zusätzlich intelligente KI-Funktionen in deinem CRM integrieren, die repetitive Aufgaben abnehmen und deinen Workflow damit verbessern. KI-gestützte Assistenten unterstützen dich beim Erstellen deiner E-Mails, bei der Segmentierung deiner Kund:innendaten und bei Automatisierungen.

Was ist der konkrete Nutzen eines CRM für dich?

CRM-Systeme hatten lange den Ruf, nur etwas für große Organisationen mit entsprechend hohem Budget und komplexen Strukturen zu sein. Seit es skalierbare Lösungen wie HubSpot gibt, können sogar Freelancer:innen von einem CRM profitieren. Die Software entfaltet vor allem dort einen Mehrwert, wo du parallel mit Anfragen, laufenden Projekten, Rückfragen, Angeboten und Marketingprozessen gleichzeitig beschäftigt bist und hier selbst bei einem überschaubaren Kund:innenstamm leicht den Überblick verlierst. 

Mit einem CRM kannst du sofort auf all deine Daten, Kontakte und Notizen zugreifen, erkennst, welche Aufgaben anstehen und wo du aktiv werden solltest, um einen Auftrag abzuschließen oder eine Kund:innenbeziehung zu stärken. Außerdem lassen sich alle Daten DSGVO-konform verwalten. HubSpot bietet dafür ein Hosting in europäischen Rechenzentren, das bereits im Starter-Paket enthalten ist.

Ein weiterer Vorteil: Ein CRM unterstützt dich dabei, Chancen nicht zu verlieren. Das System erinnert dich automatisch daran, nachzufassen und noch einmal Kontakt aufzunehmen.

Indem dir dein CRM Routineaufgaben abnimmt, bleibt dir mehr Zeit für die Kernarbeit. Du kannst dich mehr auf deine Projekte fokussieren dadurch oft auch bessere Ergebnisse liefern, deine Kund:innen sind zufriedener und empfehlen dich gerne weiter.

Wo liegen die Herausforderungen beim Einsatz eines CRM?

So hilfreich ein CRM im Business-Alltag ist, der Einstieg kann zunächst eine kleine Hürde sein. Viele Freelancer:innen starten voller Motivation, merken dann aber, dass ein CRM nur dann wirklich etwas nützt, wenn es konsequent genutzt und sinnvoll eingerichtet wird. 

Herausforderung 1: Die Anfangshürde und neue Routinen
Die Umstellung von „Infos im Kopf oder in Mails speichern“ hin zu einer sauberen CRM-Pflege kostet am Anfang Überwindung. Die ersten Wochen fühlen sich daher oft nach zusätzlicher Arbeit an, bis die neuen Routinen dir wirklich helfen.

Herausforderung 2: Das passende System auswählen
Der Markt ist groß und viele CRM-Lösungen sind überdimensioniert. Ohne Klarheit über die eigenen Anforderungen besteht die Gefahr, ein Tool zu wählen, das entweder zu wenig kann oder so komplex ist, dass es eher blockiert als unterstützt.

Herausforderung 3: Zu groß starten statt Schritt für Schritt
Viele wollen von Anfang an „alles“ nutzen – Pipelines, Automationen, Vorlagen, Integrationen und mehr. Das überfordert schnell am Start und führt dazu, dass man das System wieder liegen lässt. Sinnvoller: mit wenigen Kernfunktionen starten und später ausbauen.

Herausforderung 4: Fehlende Prozesse und Struktur
Ein CRM ersetzt keine Strategie. Wenn nicht klar ist, wie die Leads gepflegt, Angebote nachverfolgt oder Kund:innen betreut werden sollen, bleibt ein CRM eine leere Datenbank ohne erkennbaren Nutzen. 

Herausforderung 5: Zeit für Pflege und Datenqualität
Damit ein CRM den Alltag wirklich erleichtert, muss es gepflegt werden. Die Infos sollten immer aktuell sein und nur an dieser Stelle eingepflegt werden, Kontakte müssen richtig zugeordnet und Aufgaben eingetragen werden. Wenn du das vernachlässigst, verliert das System an Wert. 

📌 Fazit: Lohnt sich ein CRM für dich?

Ein CRM ist kein Luxus-Tool, sondern eine echte Arbeitserleichterung – gerade dann, wenn du als Freelancer:in oder kleines Team viele Aufgaben parallel stemmen musst. Du behältst damit den Überblick über Kontakte, Projekte, Anfragen und Kund:innenbeziehungen, ohne permanent bei deiner Arbeit unterbrochen zu werden. Wenn du neue Routinen etablierst und mit einem klaren Fokus startest, nimmt dir ein CRM schnell spürbar Arbeit ab und schafft ganz neue Strukturen, die dein Business stabiler und professioneller machen.

Der Schlüssel liegt darin, nicht alles auf einmal umzusetzen. Starte mit den Funktionen, die dir sofort Zeit sparen und deinen Alltag vereinfachen – und erweitere das System erst dann, wenn du bereit dafür bist. Moderne Lösungen wie HubSpot unterstützen genau diesen Ansatz, weil du mit einer kostenlosen Basisversion beginnen und nur die Bausteine ergänzen kannst, die du wirklich brauchst.

Wenn du dir also weniger Chaos, mehr Übersicht und eine professionellere Kund:innenkommunikation wünschst, ist ein CRM einer der stärksten Hebel, um dein Business nachhaltiger aufzubauen – und zwar so, dass es mit dir wachsen kann, statt dich auszubremsen.