HubSpot-Integrationen mit DATEV & lexoffice: So funktioniert CRM für deutsche Unternehmen

Du fragst dich, wie du dein Kund:innenbeziehungsmanagement (CRM) in deinem deutschen Unternehmen wirklich auf Vordermann bringst? Gerade hierzulande ist es entscheidend, dass die Daten deiner Kund:innen nicht nur gut verwaltet werden, sondern auch perfekt mit deiner Buchhaltung harmonieren. Stell dir vor, Vertrieb, Marketing und Finanzprozesse arbeiten Hand in Hand – genau das ermöglichen dir die richtigen Integrationen. Besonders wenn du mit DATEV oder lexoffice arbeitest, die in vielen deutschen Betrieben zum Standard gehören, ist eine nahtlose Verbindung Gold wert. Lass uns gemeinsam schauen, wie HubSpot dir dabei hilft, diese Brücke zu bauen.

Die digitale Welt dreht sich immer schneller, und damit auch die Art, wie du mit deiner Kundschaft kommunizierst und deine internen Abläufe gestaltest. Ein starkes CRM ist dabei dein wichtigster Verbündeter. Aber in Deutschland geht es um mehr als nur Kontaktdaten. Es geht darum, deine Vertriebs-, Marketing- und Serviceprozesse nicht nur zu optimieren, sondern sie auch rechtssicher und effizient mit deiner Finanzbuchhaltung zu verknüpfen. Hier kommen DATEV und lexoffice ins Spiel – für viele von uns einfach unverzichtbar.

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In diesem Artikel

Warum die Verbindung von CRM und Buchhaltung für dich so wichtig ist

Die Verknüpfung deines CRM mit deiner Finanzbuchhaltung ist für dein Unternehmen ein echter Game-Changer. Sie verschafft dir einen umfassenden Blick auf jeden Kunden und jede Kundin. Außerdem verbessert sie die Qualität deiner Daten und sorgt für reibungslose Abläufe.

✅ Deine Kund:innen im Mittelpunkt: Mit einem integrierten System siehst du nicht nur, wann du zuletzt mit einem Kunden oder einer Kundin gesprochen hast oder welche Vertriebschancen es gibt. Du hast auch den Überblick über Zahlungsmoral und offene Rechnungen. Das ist die Basis für eine wirklich persönliche und erfolgreiche Kundenansprache.

✅ Mehr Zeit für das Wesentliche: Wer hat schon Lust auf manuelle Datenübertragungen zwischen verschiedenen Systemen? Das ist nicht nur fehleranfällig, sondern kostet auch unnötig viel Zeit. Eine Automatisierung nimmt dir diese Last ab und minimiert das Risiko von Fehlern.

✅ Auf der sicheren Seite: Gerade in Deutschland sind die Anforderungen an Buchhaltung und Datenverarbeitung streng. Die DSGVO und die GoBD sind hier keine leeren Worthülsen. Eine saubere Integration hilft dir, alle Regeln einzuhalten und entspannt zu bleiben.

✅ Bessere Entscheidungen treffen: Wenn du alle Daten – aus Vertrieb, Marketing und Buchhaltung – konsistent vorliegen hast, kannst du viel fundiertere Entscheidungen treffen. Ob es um die Bewertung von Kund:innenbeziehungen geht oder um die Planung deiner nächsten Marketingkampagne – du agierst immer auf einer soliden Basis.

DATEV und lexoffice: Die unverzichtbaren Partner im deutschen Mittelstand

DATEV und lexoffice sind in Deutschland nicht nur bekannt, sondern auch weit verbreitet. Sie sind die Softwarelösungen der Wahl für Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und Steuerberatung. Sie bilden das Rückgrat der kaufmännischen Prozesse in vielen Unternehmen und stehen für Verlässlichkeit und die Einhaltung deutscher Rechnungslegungsstandards.

• DATEV: Als Genossenschaft von Steuerberater:innen, Wirtschaftsprüfer:innen und Rechtsanwälten ist DATEV der unangefochtene Marktführer im Bereich der Steuerberatungssoftware. Die Systeme sind tief in die Abläufe von Steuerkanzleien und Unternehmen integriert und garantieren dir eine GoBD-konforme Buchführung.
• lexoffice: Eine moderne, Cloud-basierte Buchhaltungssoftware, die speziell für Kleinunternehmen, Gründer:innen und Freelancer:innen entwickelt wurde. lexoffice überzeugt durch seine einfache Bedienung und die Möglichkeit, Rechnungen zu schreiben, Belege zu verwalten und die gesamte Buchhaltung spielend leicht zu erledigen.

Die eigentliche Herausforderung liegt oft darin, die Daten aus deinem CRM-System mit den Finanzdaten in DATEV oder lexoffice abzugleichen, ohne dass du doppelte Arbeit hast oder Fehler passieren.

HubSpot als dein zentraler Partner für erfolgreiches Kund:innenmanagement

HubSpot ist eine umfassende Cloud-Plattform, die dich dabei unterstützt, deine Marketing-, Vertriebs- und Serviceprozesse zu optimieren. Das Herzstück ist das CRM, das du sogar kostenlos nutzen kannst und das dir eine Fülle an Funktionen für dein Kundenbeziehungsmanagement bietet.

Für wen ist HubSpot CRM die beste Wahl?

HubSpot CRM ist ideal für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine skalierbare Lösung für Marketing, Vertrieb und Kundenservice suchen. Du findest hier eine intuitive Benutzeroberfläche und eine breite Palette an Tools, um neue Leads zu gewinnen, deine Kundschaft optimal zu betreuen und deinen Umsatz nachhaltig zu steigern. Besonders wertvoll ist, dass alle relevanten Daten deiner Kund:innen an einem zentralen Ort zusammenlaufen.

Die Plattform ist modular aufgebaut – denk an die verschiedenen "Hubs" wie Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, CMS Hub und Operations Hub. Du kannst sie einzeln oder kombiniert nutzen, um dir eine maßgeschneiderte Lösung für dein Unternehmen zu schaffen. Und gerade für uns in Deutschland ist die Fähigkeit sich mit lokalen Systemen wie DATEV und lexoffice zu verbinden, ein echter Pluspunkt.

DATEV Integrationen: Dein Datenfluss für reibungslose Prozesse

Die Integration von HubSpot mit DATEV ist für viele deutsche Unternehmen strategisch entscheidend. Es geht darum, Prozesse zu automatisieren und Compliance-Vorgaben einzuhalten. Eine direkte Standardintegration für DATEV gibt es in der Regel nicht, da DATEV ein sehr komplexes System ist, das primär für Steuerberater konzipiert wurde. Doch keine Sorge, es gibt bewährte Wege, wie du diese beiden Welten clever miteinander verbinden kannst.

Wie gelingt die DATEV-Integration?

Die Anbindung an DATEV funktioniert meist über Lösungen von Drittanbieter:innen oder individuelle Schnittstellen. Diese fungieren als Brücken, die den Datenaustausch zwischen deinen Systemen ermöglichen.

1. Export/Import-Schnittstellen: Eine gängige Methode ist der Export relevanter Daten aus dem CRM (z.B. Stammdaten deiner Kundschaft, Rechnungsadressen, Angebotswerte) und der anschließende Import in DATEV-kompatible Formate (z.B. CSV, DATEV-Format). Das erfordert zwar oft manuelle Schritte, lässt sich aber durch Automatisierungstools oder Skripte optimieren.
2. Middleware-Lösungen: Spezialisierte Integrationsplattformen oder Middleware-Anbieter:in sind darauf spezialisiert, komplexe Systemlandschaften zu verbinden. Sie bieten oft vorkonfigurierte Konnektoren, die den Datenaustausch zwischen HubSpot und DATEV automatisieren. So können beispielsweise neue Stammdaten aus der Software automatisch an DATEV übergeben oder Zahlungsinformationen zurück ins CRM gespielt werden.
3. API-Anbindungen: Wenn du sehr spezifische Anforderungen hast, kannst du eine individuelle API-Anbindung entwickeln lassen. Das erfordert zwar Programmierkenntnisse, bietet dir aber die höchste Flexibilität bei der Definition des Datenaustauschs. Über die HubSpot API können Daten in Echtzeit zwischen den Systemen synchronisiert werden.

👉 Wie du Geschäftsprozesse durch clevere Automatisierung nachhaltig effizienter machst, erfährst du in unserem Beitrag „Geschäftsprozesse automatisieren“.

Welche Daten werden typischerweise ausgetauscht?

Der Datenaustausch konzentriert sich auf Informationen, die sowohl für dein Kund:innenmanagement als auch für deine Finanzbuchhaltung wichtig sind:

• Stammdaten deiner Kund:innen: Name, Adresse, Kontaktdaten, USt-ID.
• Angebots- und Auftragsdaten: Werte von abgeschlossenen Deals, Produktinformationen.
• Rechnungsdaten: Rechnungsadressen, Rechnungsnummern, offene Posten.
• Zahlungsstatus: Informationen über bezahlte oder überfällige Rechnungen können aus DATEV zurück ins CRM übermittelt werden. So hat dein Vertrieb immer eine aktuelle Kundensicht.

Vorteile der HubSpot DATEV Integration für dein deutsches Unternehmen

✅ GoBD-konform und sicher: Durch die automatisierte Datenübertragung erleichterst du die Einhaltung der GoBD-Richtlinien, da manuelle Fehler minimiert werden. Das gibt dir Sicherheit.

✅ Keine doppelten Einträge mehr: Vertrieb und Buchhaltung greifen auf dieselben, konsistenten Daten zu. Das reduziert den Aufwand für die Datenerfassung erheblich.

✅ Bessere Liquiditätsplanung: Aktuelle Informationen über offene Posten und Zahlungseingänge ermöglichen dir eine präzisere Finanzplanung.

✅ Effizientere Abläufe: Vom ersten Kund:innenkontakt im CRM bis zur Rechnungsstellung in DATEV – alle Schritte sind nahtlos miteinander verknüpft. Das spart Zeit und Nerven.

lexoffice Integrationen: Einfachheit trifft Effizienz

Für Kleinunternehmen und Freelancer:innen, die lexoffice für ihre Buchhaltung nutzen, bringt die Integration mit HubSpot eine ähnliche Effizienzsteigerung mit sich – oft sogar mit einem noch einfacheren Ansatz. Da lexoffice eine moderne Cloud-Lösung ist, sind die Schnittstellen in der Regel offener und leichter zu handhaben als bei traditionellen Systemen.

So verbindest du HubSpot mit lexoffice

Die Integration mit lexoffice kann auf verschiedene Weisen erfolgen, oft über direkte Integrationen oder über Automatisierungsplattformen.

1. Direkte Integrationen: Es gibt Drittanbieter:in-Lösungen, die eine direkte Verbindung zu lexoffice anbieten. Diese Konnektoren synchronisieren typischerweise Kund:innen- und Rechnungsdaten.
2. Automatisierungsplattformen (z.B. Zapier): Tools wie Zapier ermöglichen es dir, Workflows zwischen der Software und lexoffice zu erstellen, ganz ohne Programmierkenntnisse. Denk nur daran: Ein neuer Deal im CRM kann automatisch eine Rechnung in lexoffice erstellen oder ein neuer Kontakt kann als Kund:in in lexoffice angelegt werden.
3. API-Anbindung: Auch hier bietet die HubSpot API die Möglichkeit, individuelle Integrationen zu entwickeln, um deine spezifischen Anforderungen an den Datenaustausch zu erfüllen.

Welche Daten werden typischerweise ausgetauscht?

Ähnlich wie bei DATEV konzentriert sich der Datenaustausch auf geschäftsrelevante Informationen:

• Kontaktdaten: Neue Kontakte aus HubSpot können als Kund:in in lexoffice angelegt werden.
• Rechnungsstellung: Abgeschlossene Deals im CRM können die Erstellung von Rechnungen in lexoffice auslösen.
• Produkte und Dienstleistungen: Informationen über verkaufte Produkte oder Dienstleistungen können synchronisiert werden.
• Zahlungsstatus: Der Status von Rechnungen in lexoffice kann zurück ins CRM übermittelt werden, um deinen Vertrieb über bezahlte oder offene Posten zu informieren.

Vorteile der lexoffice Integration für KMU und Freelancer:innen

✅ Wertvolle Zeit sparen: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand für die Datenpflege erheblich. So hast du mehr Zeit für dein Kerngeschäft.

✅ Fehler adé: Manuelle Übertragungen sind passé, was das Risiko von Tippfehlern und Dateninkonsistenzen minimiert. Deine Daten sind immer korrekt.

✅ Alles im Blick: Vertrieb und Buchhaltung arbeiten mit synchronisierten Daten. Das gibt dir eine klare Übersicht über alle Aktivitäten deiner Kundschaft und Finanzströme.

✅ Wachstum ohne Grenzen: Die Integration wächst mit deinem Unternehmen mit und unterstützt dich auch bei steigendem Kund:innen- und Auftragsvolumen.

DSGVO-Konformität bei CRM-Integrationen: Deine Sicherheit hat Priorität

Datenschutz ist in Deutschland ein Riesenthema – und das zu Recht! Die DSGVO stellt hohe Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten. HubSpot nimmt dieses Thema sehr ernst und bietet dir verschiedene Funktionen, die dich bei der Einhaltung der DSGVO unterstützen.

• Europäische Rechenzentren: Ab der Starter Version bietet dir die Software die Möglichkeit, deine Daten in europäischen Rechenzentren zu hosten. Das ist ein starkes Argument für alle, die Wert auf Datenschutz legen, und hilft dir, die DSGVO einzuhalten.
• Einwilligungsmanagement: Die Software hat integrierte Funktionen für das Einwilligungsmanagement. Damit kannst du die Zustimmung deiner Kontakte zur Datenverarbeitung sauber dokumentieren und verwalten.
• Rollen- und Rechteverwaltung: Du kannst genau steuern, welche deiner Mitarbeitenden Zugriff auf welche Daten haben. So stellst du sicher, dass der Grundsatz der Datensparsamkeit eingehalten wird.
• Datenlöschung und -export: HubSpot unterstützt die Rechte betroffener Personen, indem es dir Funktionen zur Löschung und zum Export von Daten bereitstellt.

Bei der Integration mit DATEV und lexoffice ist es entscheidend, dass auch die Schnittstellenlösungen die DSGVO-Vorgaben einhalten. Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit den jeweiligen Anbieter:innen sind hierbei unerlässlich.

Best Practices für eine erfolgreiche Integration: So gelingt's dir

Damit die Integration von HubSpot mit DATEV und lexoffice ein voller Erfolg wird, solltest du ein paar bewährte Tipps beherzigen:

1. Analysiere deinen Bedarf: Überlege genau, welche Daten zwischen den Systemen ausgetauscht werden müssen und welche Prozesse du automatisieren möchtest.
2. Starte klein: Beginne mit einem Pilotprojekt. So kannst du die Integration testen und mögliche Stolpersteine frühzeitig erkennen.
3. Dokumentiere alles: Halte alle Integrationsschritte, Datenflüsse und Verantwortlichkeiten fest. Das schafft Klarheit.
4. Bleib am Ball: Überprüfe regelmäßig, ob die Integration noch reibungslos funktioniert und passe sie bei Bedarf an neue Anforderungen an.
5. Schule dein Team: Sorge dafür, dass alle Mitarbeitenden, die mit den integrierten Systemen arbeiten, bestens geschult sind.
6. Datenschutz als Priorität: Behalte die Einhaltung der DSGVO immer im Blick und schließe alle notwendigen AVV mit deinen Dienstleistern ab.

📌 Fazit: Dein CRM für deutsche Unternehmen – effizient, sicher und zukunftsorientiert

Die Integration von HubSpot mit DATEV und lexoffice ist für dein deutsches Unternehmen kein nettes Extra, sondern eine echte Notwendigkeit, um heute und in Zukunft erfolgreich zu sein. Sie ermöglicht dir, deine Vertriebs-, Marketing- und Finanzprozesse effizienter zu gestalten, die Qualität deiner Daten zu steigern und wichtige Compliance-Vorgaben wie die DSGVO und GoBD einzuhalten.

Indem du die richtige Integrationsstrategie wählst – sei es über Drittanbieter:in-Lösungen, Automatisierungsplattformen oder individuelle API-Anbindungen – kannst du eine nahtlose Verbindung zwischen deinem Kund:innenmanagement und deiner Buchhaltung herstellen. Das bringt dir nicht nur eine bessere Übersicht und spart wertvolle Zeit, sondern stärkt auch das Vertrauen deiner Kund:innen. Denn ein transparenter und datenschutzkonformer Umgang mit ihren Informationen ist heute wichtiger denn je.

Investiere in eine gut durchdachte Integration, um das volle Potenzial deiner Systeme auszuschöpfen und dein Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Du wirst sehen, es lohnt sich!