Update 2025 - Welche Steuern müssen Selbstständige abgeben?

Als Selbstständige:r erzielst du Einnahmen aus selbstständiger Tätigkeit und wirst steuerlich als Einzelunternehmer:in behandelt. Welche Steuerarten auf dich als Einzelunternehmer:in zutreffen und was du in Bezug auf diese Steuern zu beachten hast, erklären wir dir in diesem Beitrag.

In diesem Artikel

Steuern für Selbstständige – die Einkommenssteuer

Dein Gewinn aus deiner selbstständigen Tätigkeit unterliegt der Einkommenssteuer und ist somit in deiner Einkommensteuererklärung anzugeben.

Wie ermittle ich meinen Gewinn? 💰

Grundsätzlich gibt es zwei Arten, den Gewinn zu ermitteln: den Betriebsvermögensvergleich und die Einnahmenüberschussrechnung.

Der Betriebsvermögensvergleich ist an die Buchhaltungspflicht gekoppelt. Da du als Freelancer:in nicht der Buchhaltungspflicht unterliegst, kannst du, unabhängig von deinen Umsätzen und deinem Gewinn, zwischen den beiden Gewinnermittlungsarten wählen. Für den Beginn deiner selbstständigen Tätigkeit empfehlen wir dir die Einnahmenüberschussrechnung, da diese recht simpel ist.

Die Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs.3 EStG

Im Rahme der Einnahmenüberschussrechnung werden Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt. Vereinfacht wird der Gewinn also wie folgt berechnet:

Summe der Betriebseinnahmen
- Summe der Betriebsausgaben
-----------------------------
= Gewinn (bzw. Verlust)

Dabei gilt das „Zu- und Abflussbetrieb“, d.h. dass Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich in dem Jahr berücksichtigt werden, in dem die Zahlung tatsächlich erfolgt ist. 

• Betriebseinnahmen sind alle betrieblich veranlassten Einnahmen (z.B. Warenverkauf oder Erbringung von Dienstleistungen), inklusive vereinnahmter Umsatzsteuer. Zu diesen Einnahmen werden Entnahmen, die für nicht-unternehmerische Zwecke verwendet wurden hinzugerechnet. Als Privatentnahmen gelten z.B. die private Nutzung des betrieblichen Telefonanschlusses oder die private Nutzung des Firmenwagens. 
• Betriebsausgaben: Zu den Betriebsausgaben zählen alle betrieblich veranlassten Ausgaben (z.B. Materialeinkäufe, Büromaterial, Kosten für Werbung, Miete für das Büro). Dabei ist allerdings zu beachten, dass Ausgabe für ein abnutzbares Wirtschaftsgut (z.B. Notebooks oder ein PKW), deren Nettokaufpreis 800 Euro (Bruttokaufpreis 952 Euro) übersteigt, über den Zeitraum der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer verteilt werden. Bei einem Notebook beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer beispielsweise 3 Jahre.
• Ausgaben für die private Lebensführung (z.B. Miete der Privatwohnung, Kleidung, private Krankenkasse) gelten nicht als Betriebsausgaben. Für Ausgaben, die teilweise privat und teilweise betrieblich veranlasst sind (z.B. Telefonkosten), muss eine realistische und nachvollziehbare Aufteilung zwischen privat und betrieblich erfolgen. Eine solche Aufteilung wäre beispielsweise die private und betriebliche Verteilung der Telefonkosten anhand des Einzelgesprächsnachweises.
• Aufbewahrungspflichten: Als Unternehmer:in bist du verpflichtet, alle relevanten Unterlagen (z.B. Ein- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) so aufzubewahren, dass sie dem Finanzamt nach Aufforderung vorgelegt werden können. In der Regel beträgt die Aufbewahrungspflicht dieser Unterlagen 10 Jahre.

Fang daher rechtzeitig an, alle Belege sorgfältig geordnet nach Geschäftsjahren abzulegen! 📁

Kann ich Gründungskosten als Betriebskosten ansetzen? 

Hast du bereits vor der offiziellen Anmeldung deiner selbstständigen Tätigkeit beim Finanzamt Ausgaben gehabt, dann kannst du auch diese als Betriebsausgaben ansetzen, sofern sie im direkten Zusammenhang mit deiner unternehmerischen Tätigkeit standen. Diese Ausgaben bezeichnet man als vorweggenommene Betriebsausgaben.

Lohnt sich ein separates Konto als Selbstständige:r?

Damit das Heraussuchen der Ein- und Ausgaben nicht unnötig kompliziert wird, empfehlen wir von Anfang an, private und berufliche Transaktionen klar zu trennen – sprich die Eröffnung eines Zweit-Kontos für deine Selbstständigkeit. Es gibt eine ganze Reihe kostenfreier Konten für Freelancer, die wir hier für dich zusammengestellt haben (Finom, Qonto, Kontist, N26, HOLVI, Commerzbank, Revolut).

Wie viel Einkommenssteuer muss ich zahlen? 

Die Höhe der von dir zu zahlenden Einkommenssteuer hängt neben der Höhe deines Gewinns von weiteren Faktoren wie deinem Familienstand und der Anzahl deiner Kinder ab. Zur Vereinfachung gehen wir Im Folgenden davon aus, dass du ledig bist und keine Kinder besitzt (Als Basis für die folgenden Zahlen gilt die Steuertabelle 2025).

Grundfreibetrag: Liegt dein Jahresgewinn unter dem Grundfreibetrag (12.096 Euro für Ledige im Jahr 2025), musst du auf deinen Gewinn keine Steuern zahlen. Zum Jahresgewinn zählen hier alle Einkunftsarten, also beispielsweise auch dein Einkommen als Arbeitnehmer.

Progressiver Steuertarif: Überschreitet dein Jahresgewinn den Grundfreibetrag, so ermittelt sich die von dir zu zahlende Einkommenssteuer anhand der „Einkommenssteuertabelle“ des entsprechenden Kalenderjahres. Der Steuertarif in dieser Tabelle ist progressiv, das heißt, der Steuersatz steigt mit der Höhe des zu versteuernden Einkommens.

Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer: Neben der Einkommenssteuer zahlst du ebenfalls in Abhängigkeit von deinem zu versteuernden Einkommen den Solidaritätszuschlag und je nachdem, ob du Mitglied in der Kirche bist, Kirchensteuer. Die Kirchensteuer beträgt 9,0% (8,0% in einigen Bundesländern) der von dir zu zahlenden Einkommenssteuer. Der Solidaritätszuschlag beträgt 5,5% der Einkommenssteuer, allerdings sind Alleinstehende mit maximal 19.950 € Einkommenssteuer vom Soli befreit (bei zusammenveranlagten Partner:innen gilt der doppelte Wert von 39.900 €). 

Du findest im Internet viele Webseiten, auf denen du die von dir zu zahlende Einkommenssteuer berechnen kannst. Damit du von der Einkommenssteuer nicht überrascht wirst, empfehlen wir dir diese Rechner zu nutzen. So kannst du regelmäßig überprüfen, ob und wie viel Einkommenssteuer du zahlen musst, und so gegebenenfalls rechtzeitig Rücklagen bilden.

Wann muss ich die Einkommenssteuer zahlen?

Zu Beginn deiner Tätigkeit als Freelancer:in lässt du dich bei deinem zuständigen Finanzamt steuerlich erfassen. Dies geschieht, indem du den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ ausfüllst und an das Finanzamt sendest. Ein wichtiger Punkt dieses Fragebogens ist die Prognose deiner Einkünfte für das Gründungsjahr. Auf Grundlage dieser Prognose ermittelt das Finanzamt erstmalig deine Einkommenssteuervorauszahlungen, die du vierteljährlich zu leisten hast. 

Nach Ablauf des Gründungsjahrs erstellst du eine Einkommenssteuerklärung (bis 31.07., Fristverlängerung möglich). Anhand dieser Erklärung erlässt das Finanzamt einen Jahressteuerbescheid. Aus diesem Bescheid geht dann hervor, ob deine Einkünfte höher oder niedriger als deine Prognosen waren, und ob du dementsprechend Einkommenssteuer nachzahlst oder erstattet bekommst.

Auf Grundlage des Jahressteuerbescheids wird das Finanzamt dann ebenfalls festlegen, wie hoch deine Vorauszahlungen für das künftige Kalenderjahr sind.

Wann muss ich eine Steuererklärung erstellen?

Fertigst du deine Steuererklärung selbst an, so musst du diese bis zum 31. Mai des Folgejahres bei deinem zuständigen Finanzamt einreichen. Kannst du diese Frist nicht einhalten, so ist es möglich, diese zu verlängern, insofern ein triftiger Grund dafür vorliegt. Ob der Fristverlängerung stattgegeben wird, entscheidet dein zuständiges Finanzamt. Lässt du deine Steuererklärung über einen Lohnsteuerhilfeverein oder einen Steuerberater anfertigen, verlängert sich die Abgabefrist auf den 31.12. des Folgejahres.

💡 Info: Welche Steuern du als Selbstständige:r absetzen kannst, verrät dir Tino in einem weiteren Artikel.

Steuern für Selbstständige – die Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer, umgangssprachlich auch als Mehrwertsteuer bezeichnet, entsteht grundsätzlich auf jeden deiner getätigten Umsätze. Aber auch Entnahmen unterliegen der Umsatzsteuer.

Derzeit gibt es zwei Umsatzsteuersätze, den allgemeinen Steuersatz (19 %) und den ermäßigten Steuersatz (7 %). Der ermäßigte Steuersatz findet beispielsweise bei Büchern und Lebensmitteln des alltäglichen Gebrauchs Anwendung (näheres dazu kannst du im § 12 Abs.2 des UStG nachlesen).

Die Kleinunternehmerregelung 🧑🏼‍💼

Setzt du gemäß deiner Prognosen im Jahr der Gründung nicht mehr als 25.000 Euro um, so giltst du als Kleinunternehmer:in. Als Kleinunternehmer:in hast du die Option, dich von der Umsatzsteuerpflicht befreien zu lassen. Wichtig ist, dass du die 25.000 Euro mit der Gesamtjahresprognose vergleichst. Beginnst du deine unternehmerische Tätigkeit im Juli und prognostizierst für das Jahr der Gründung einen Umsatz von 8.000 Euro, so musst du diese 8.000 Euro auf das Gesamtjahr hochrechnen. Für diesen Fall wären das 16.000 Euro (8.000 / 6 Monate * 12 Monate)

Wie beantrage ich die Umsatzsteuerbefreiung als Kleinunternehmer:in?

Zu Beginn deiner unternehmerischen Tätigkeit lässt du dich vom Finanzamt steuerlich erfassen. Dazu füllst du für das Finanzamt den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ aus. In diesem Fragebogen hast du unter dem Punkt „Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer“ die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen.

Wie lange kann ich die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen?

In den Jahren nach der Gründung kannst du die Kleinunternehmerregelung weiterhin in Anspruch nehmen, sofern:

• Dein Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 25.000 Euro betragen hat und
• Dein Umsatz im laufenden Jahr nicht mehr als 100.000 Euro betragen wird.

Beträgt dein Umsatz im ersten Jahr nach der Gründung beispielsweise 26.000 Euro, so bist du im zweiten Jahr nach der Gründung kein:e Kleinunternehmer:in mehr, hast dementsprechend keinen weiteren Anspruch auf Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung, musst auf deinen Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen und diese an das Finanzamt abführen. 

Ich habe die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen und werde im aktuellen Jahr den Umsatz von 25.000 Euro überschreiten. Muss ich die Umsatzsteuer nachzahlen?

Nein, sobald du als Kleinunternehmer:in die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung überschreitest, bedeutet dies, dass du im Folgejahr keinen Anspruch mehr auf die Einstufung als Kleinunternehmer:in hast. Im aktuellen Geschäftsjahr kannst du die Kleinunternehmerregelung weiterhin in Anspruch nehmen.

Ich falle im nächsten Jahr aus der Kleinunternehmerregelung heraus, bin mir aber nicht sicher, wie hoch meine Umsätze in den darauffolgenden Jahren sein werden. Kann ich die Kleinunternehmerregelung dann wieder in Anspruch nehmen, sofern meine Umsätze geringer sind?

Sobald du aus der Kleinunternehmerregelung herausfällst, unterliegst du der sogenannten Regelbesteuerung. Überschreitest du beispielsweise im ersten Jahr nach der Gründung die Umsatzgrenze von 25.000 Euro, so unterliegst du im zweiten Jahr nach der Gründung der Regelbesteuerung, selbst dann, wenn deine Umsätze in diesem Jahr unter 25.000 Euro liegen.

Hast du im dritten Jahr nach der Gründung einen geringeren Umsatz als 25.000 Euro, dann kannst du im vierten Jahr nach der Gründung zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren, sofern du im vierten Jahr voraussichtlich nicht mehr als 100.000 Euro umsetzen wirst. 

Dasselbe gilt auch, wenn du bereits im zweiten Jahr trotz Regelbesteuerung, einen geringeren Umsatz als 25.000 Euro hast. In diesem Fall kannst du schon im dritten Jahr zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren, sofern du im dritten Jahr einen geringeren voraussichtlichen Umsatz als 100.000 Euro haben wirst.

Welche Vor- und Nachteile bietet mir die Kleinunternehmerregelung? 

Vorteile: Als Kleinunternehmer:in musst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und dementsprechend auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Durch Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung hast du einen geringeren administrativen Aufwand. Du musst keine monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung abgeben und keine jährliche Umsatzsteuererklärung anfertigen.

Nachteile: Musst du für die Gründung deines Unternehmens hohe Investitionen tätigen, so ergibt sich ein großes Vorsteuerguthaben. Als Vorsteuer wird die von dir, bei deinen betrieblichen Ausgaben, gezahlte Umsatzsteuer bezeichnet. Die von dir einbehaltene Umsatzsteuer wird mit der Vorsteuer verrechnet, und an das Finanzamt abgeführt. Hast du aufgrund hoher Investitionen mehr Vorsteuer gezahlt, als du Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausgewiesen hast, so ergibt sich für dich ein Guthaben, dass du von deinem Finanzamt erstattet bekommst. Nimmst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, bist du nicht dazu berechtigt Vorsteuer abzuziehen und profitierst dementsprechend auch nicht von einem hohen Vorsteuerguthaben aufgrund großer Investitionen. Im Rahmen der Regelbesteuerung musst du monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung bei deinem zuständigen Finanzamt einreichen.

Muss ich die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen?

Du kannst frei zwischen der Regelbesteuerung und der Besteuerung als Kleinunternehmer:in wählen. Verzichtest du auf die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung so ist diese Entscheidung für 5 Jahre bindend. Du kannst auch jederzeit von der Kleinunternehmerregelung in die Regelbesteuerung wechseln. Aber auch in diesem Fall kannst du erst nach 5 Jahren zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren, sofern du die erforderlichen Bedingungen erfüllst.

Ich habe mich für die Regelbesteuerung entschieden, was ist nun zu tun?

Verzichtest du auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung, so hast du in den ersten 2 Jahren, in denen du umsatzsteuerpflichtig bist, eine Umsatzsteuervoranmeldung an dein Finanzamt zu übermitteln. Ab dem dritten Jahr kannst du die Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährig einreichen, sofern du im vorangegangenen Geschäftsjahr nicht mehr als 9.000 Euro Umsatzsteuer gezahlt hast. Auf deinen Rechnungen musst du dementsprechend auch die Umsatzsteuer ausweisen. Nach Abschluss des Geschäftsjahres musst du eine Umsatzsteuererklärung erstellen und diese bis zum 31. Mai des Folgejahres bei deinem Finanzamt einreichen. Wirst du von einem Steuerberater betreut, so verzögert sich die Abgabefrist auf den 31. Dezember des Folgejahres.

Steuern für Selbstständige – die Gewerbesteuer

Zum Thema Gewerbesteuer gibt es glücklicherweise nicht viel mehr zu sagen, als dass du als Selbstständige:r nicht der Gewerbesteuerpflicht unterliegst. Meldest du dich selbstständig, ist diese ab einem Gewinn von 24.500€ fällig.

📌 Fazit: Bleib als Selbstständige:r stets über deine Steuern informiert!

Die Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung solltest du davon abhängig machen, ob du für deine Gründung hohe Investitionen tätigen musst und ob du eher Privat- oder Geschäftskunden bedienen wirst. Unsere Erfahrung ist, dass die Investitionen zur Gründung eher gering ausfallen. Neben einem zuverlässigem Notebook und einigen Programmen wirst du in der Regel nicht viel investieren müssen, um durchzustarten.

Manche unserer Auftraggeber:innen sind zudem Privatpersonen, mit denen ein Bruttopreis vereinbart wird. Statt wie bei Geschäftskunden, mit denen du dich auf einen Nettopreis einigst, auf diesen die Umsatzsteuer aufschlägst und auf der Rechnung ausweist, vereinbarst du mit Privatpersonen einen Bruttopreis, von dem du anschließend die von dir abzuführende Umsatzsteuer abziehen musst. Die Wahl der Kleinunternehmerregelung erspart dir zudem so einigen bürokratischen Aufwand. So kannst du dich voll und ganz auf deine Projekte konzentrieren.

* Dieser Artikel wurde am 14.02.2025 aktualisiert. Die Inhalte haben wir mit großer Sorgfalt erstellt. Trotzdem übernehmen wir keine Gewähr für die Richtigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen. Eine Haftung für Schäden, die aufgrund der hier angebotenen Informationen entstehen, übernehmen wir nicht.

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