Rechnungsprogramme für Freelancer:innen – Wieso? Weshalb? Warum?

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Für viele ist es ein großer Traum, sich selbstständig zu machen. Der Weg dorthin kann so vielfältig sein wie das Leben selbst. Du machst dein Hobby oder deine Leidenschaft zum Beruf. Vielleicht hast du aber auch deine Berufung erst nach verschiedenen anderen Berufsstationen gefunden. Doch du solltest einen ehrlichen Blick auf dein Vorhaben oder dein Unternehmertum werfen. Schließlich müssen die meisten Unternehmer:innen, die als Freelancer:innen starten, vom ersten Tag an davon leben können. Ein wichtiger Meilenstein zum Traum vom eigenen erfolgreichen Unternehmen ist die Auswahl der Softwares oder Rechnungsprogramme.  Als Grundlage für kaufmännische Entscheidungen trägt das Rechnungsprogramm zu fünfzig Prozent zum Unternehmenserfolg mit bei.

Mit dem richtigen Rechnungsprogramm für Freelancer:innen die optimale Softwarelösung finden

Als Freelancer:in musst du sehr flexibel agieren. Genau so flexibel sollte auch deine Softwarelösung sein:

• bedienerfreundlich
• verlässlich und sicher
• mobil in der Anwendung

Es gibt verschiedene Softwarelösungen, die dir das Leben erleichtern können:

• Websiten-Software: Es gibt Anbieter wie Jimdo , Wix oder Squarespace mit denen du deine eigene Website kostengünstig erstellen kannst. Dafür benötigst du nur wenig Geld. Lediglich deine eigene Arbeitszeit musst du investieren.
• Kommunikations-Software: Als Freelancer:in musst du viele E-Mails versenden. Da kannst du schnell mal den Überblick verlieren. Viele Freelancer:innen verwenden deshalb Messenger-Apps für ihre internen Abstimmungen. Die wohl Bekanntesten sind: Slack, Jammer, Facebook at work und Skype.
• Dokumenten-Software: Als Freelancer:in ist es manchmal notwendig, eine große Datenmenge zu verschicken. Dein Gegenüber hat aber für sein E-Mail-Postfach eine Obergrenze eingerichtet und so kann deine E-Mail nicht zugestellt werden. Eine Lösung kann die Dropbox sein. Hier kannst du deine Dokumente einfach ablegen und dein Gegenüber kann sie – über einen Link – einfach wieder abrufen.
• Passwörter-Software: Wenn du auch Zugang zu Kundenaccounts hast oder aber dir manchmal deine eigenen Passwörter abhandenkommen, macht ein solches Programm durchaus Sinn. Mit 1Password, LastPass oder KeePass hast du deine Cybersicherheit im Griff.
• Projektmanagement-Software: Du arbeitest gemeinsam mit anderen an Projekten und plötzlich merkst du, dass dein E-Mail-Postfach überläuft und du irgendwie den Überblick verloren hast. Hier können kostenlose Lösungen wie die von ASANA oder Bitrix24 behilflich sein.
• Notizen-Software: Das gute alte Notizbuch ist out. Doch wohin mit einer spontanen Idee oder einem Gedankenblitz. Du siehst einen Link im Internet und möchtest ihn für die spätere Verwendung parken oder du schießt ein Foto und willst es auch sicher wiederfinden. OneNote kann eine Lösung für dein Problem sein, eine andere wäre zum Beispiel Notepad.

Doch bevor du dich für eine dieser Softwarelösungen entscheidest, prüfe erst einmal deinen Bedarf. So behältst du deine Kosten und deine Zeit im Griff.

Was kann ein Rechnungsprogramm für Freelancer:innen tun?

Die Buchhaltung ist für die meisten Freiberufler:innen eher eine lästige Pflicht, an der aber leider niemand vorbeikommt. Doch auch hier gibt es Softwarelösungen, die den Aufwand für das Verwalten von Belegen oder das Schreiben von Rechnungen überschaubar halten.

Eine große Arbeitserleichterung bringt dir ein Rechnungsprogramm. Damit sparst du Zeit und Geld, sofern es folgende Anforderungen abdeckt:

• Verwaltung und Verbuchung deiner Einnahmen und Ausgaben
• Erfassung von Belegen und automatische Verknüpfung mit dem Buchungskonto
• Erstellung von Angeboten und daraus resultierende Generierung von Rechnungen
• Integriertes Mahnwesen
• Auswertungen und Statistiken
• Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung für das Finanzamt

Es ist völlig egal, ob du Einnahme-Überschuss-Rechner bist oder eine Bilanz erstellen musst, ein Buchhaltungsprogramm ist dafür die erste Wahl. Bist du aus den Kinderschuhen herausgewachsen und musst eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen, kannst du die Schnittstelle zu ELSTER nutzen. Möchtest du auf die Zusammenarbeit mit einem:einer Steuerberater:in nicht verzichten, weil du dich einfach sicherer fühlst, wenn ein:e Expert:in deine Steuererklärungen macht, dann kannst du deine Daten als CSV-Datei oder DATEV-konform exportieren.

Dank integriertem Online-Banking hast du deine Kontobewegungen im Blick und führst du ein Kassenbuch, hilft dir die Software dabei. Achte jedoch darauf, dass das Rechnungsprogramm GoBD-konform ist, sodass deine Buchhaltung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht.

Wie erstellst du eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

Als Freiberufler:in musst du in der Regel eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen. Diese ist einfacher und weniger zeitintensiv als die Erstellung einer Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.

Freiberufler:innen, wie z.B. Rechtsanwält:innen, Künstler:innen, Journalist:innen, Unternehmensberater:innen und Kleingewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag sowie Einzelkaufleute mit Handelsregistereintrag können eine Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellen. Für Kleingewerbetriebende ohne Handelsregistereintrag und Einzelkaufleute mit Handelsregistereintrag gilt die Umsatzgrenze von 600.000 EUR pro Jahr und die Gewinngrenze von 60.000 EUR pro Jahr, ab denen eine Bilanz erstellt werden muss.

In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung werden generell alle Einnahmen und Ausgaben dem Tag und Geschäftsjahr zugeordnet, in dem der Geldfluss stattgefunden hat. Das bedeutet, dass bei EC- oder Kreditkartenzahlungen der Tag der Zahlung bzw. Abbuchung und bei Überweisungen der Tag der Abbuchung oder Gutschrift maßgeblich für die Erfassung des Geschäftsvorfalles ist.

Bei den Kreditkarten gilt jedoch, dass die Zahlung bereits mit der Unterzeichnung des Zahlungsbelegs erfolgt. Das bedeutet, dass deine Käufe, die du mittels Kreditkarte zum Beispiel im Dezember tätigst noch im Dezember als Aufwendungen des laufenden Geschäftsjahres berücksichtigt werden, obwohl die Kreditkartenabrechnung mit der Abbuchung vom Konto erst im Januar des darauffolgenden Jahres erfolgt. Regelmäßig fällige Ein- oder Auszahlungen, wie zum Beispiel Mieten, Telefon oder Versicherungen, die innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Geschäftsjahresende gezahlt bzw. abgebucht werden, werden noch dem Jahr zugeordnet, in dem sie entstanden sind. Dass bedeutet das die Telefonrechnung für den Dezember des laufenden Jahres, die bis zum 10.1 des Folgejahres abgebucht wird, als Zahlung dem laufenden Geschäftsjahr zugeordnet wird.  

Bei den Abschreibungen gilt es, Folgendes zu beachten: Es kommt auf den Anschaffungszeitpunkt und die tatsächliche Verfügbarkeit des gekauften Wirtschaftsguts an. Wenn zum Beispiel ein Drucker noch kurz vor Jahresende geliefert, die Rechnung aber erst Anfang Januar bezahlt wird, so kann die Abschreibung trotzdem schon im letzten Geschäftsjahr anteilig angesetzt werden. Als Anschaffungsdatum gilt das Lieferdatum. Weitere Ausnahmen findest du in § 4 Abs. 3 Satz 4 EStG.

Professionell Rechnungen schreiben

Es ist immer wieder ein schönes Gefühl für dich, einen Auftrag zur Zufriedenheit deines Kunden erledigt zu haben und nun eine Rechnung oder Honorarnote schreiben zu können. Und schon kommt Unsicherheit auf. Was gehört eigentlich alles auf eine Rechnung?

Die Pflichtangaben, die nie fehlen dürfen:

• der Name und die Anschrift deiner Firma
• der Name und die Anschrift deines Kunden
• deine Steuernummer oder die UID-Nummer
• die Rechnungsnummer, die fortlaufend sein muss und das Rechnungsdatum
• das Datum der Lieferung oder Leistung
• die Art und die Menge des Produkts
• die Bezeichnung der erbrachten Dienstleistung
• die Angaben zum Preis
• den Bruttobetrag, die Umsatzsteuer und den Nettobetrag
• der Hinweis auf eine eventuell vorliegende Steuerfreiheit (Kleinunternehmer)

Für Kleinunternehmer:innen gilt:

Bist du Kleinunternehmer:in, gelten für dich andere Regelungen. Als Kleinunternehmer:in führst du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab, deshalb muss die Rechnung unbedingt umsatzsteuerfrei sein. Eine Kleinunternehmerrechnung muss den Hinweis “Gemäß § 19 UStG beinhaltet der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer” enthalten.

Eine Unterschrift kannst du optional unter eine Rechnung setzen. Sie gibt der Rechnung eine persönliche Note. Was du auch nicht vergessen solltest, ist dein Zahlungsziel. Schließlich lebst du von deinen Einkünften.

Jetzt wirst du nachdenklich und das zu Recht. Es sind schon eine ganze Menge von Angaben notwendig, um die Rechnung rechtskonform auszustellen. Hier kommt das Rechnungsprogramm ins Spiel. Mit einem Rechnungsprogramm kannst du nie Angaben vergessen. Zudem sind alle Rechnungen GoBD-konform.

Doch auch für ein Rechnungsprogramm gilt, kläre zunächst deine Anforderungen und vergleiche dann die einzelnen Softwareanbieter. Das Preis-/Leistungsverhältnis ist für eine:n Freelancer:in sehr wichtig.

Wann solltest du dir ein Rechnungsprogramm für Freelancer:innen zulegen?

Die Antwort ist ganz einfach, wenn du dich mehr um dein Geschäft als um deine Buchhaltung kümmern willst.

Mit einem Rechnungsprogramm benötigst du deutlich weniger Zeit, um deine Rechnungen zu schreiben. Die Zeit kannst du für dein Kerngeschäft nutzen. Ein Rechnungsprogramm ist sehr flexibel. Hast du zum Beispiel unterschiedliche Steuersätze oder erbringst du deine Dienstleistungen auch im Ausland, kannst du aus verschiedenen Steuersätzen, Sprachen und Währungen wählen. Du hast den vollen Überblick über alle bereits geschriebenen Rechnungen. Sollte eine:r deiner Kund:innen nicht fristgerecht zahlen, kannst du aus der erstellten Rechnung eine Mahnung generieren. Wenn du für eine:n Kund:in ein Angebot erstellt hast und du erhältst den Auftrag, kannst du nach erfolgreichem Abschluss aus dem Angebot eine Rechnung erstellen. 

Das Layout für deine Rechnungen kannst du individuell gestalten und den Rechnungen so deinen persönlichen Stempel aufdrücken. Die erstellten Rechnungen lassen sich per Mausklick drucken und versenden. Sollte dein:e Kund:in behaupten, die Rechnung ist bei ihm:ihr nie angekommen, kannst du mit der automatischen Such- und Filterfunktion die Rechnung schnell finden und erneut versenden. Deine Zahlungseingänge auf dem Bankkonto kannst du mit deinen geschriebenen Rechnungen automatisch abgleichen.

Vorteile eines Rechnungsprogramms

Das Rechnungsprogramm bietet dir nicht nur eine gesetzeskonforme Rechnungsvorlage und damit eine Rechnung, die den Anforderungen des Finanzamts entspricht. Auch gesetzliche Änderungen werden im Rechnungsprogramm automatisch berücksichtigt.

Durch die Automatisierung vermeidest du Fehler bei der Rechnungsstellung. Die falsche Rechnungsnummerierung oder ein Tippfehler, sind damit passé. Stornorechnungen oder Gutschriften kein Problem.

Entscheidest du dich für eine Onlineversion, bist du unabhängiger. Ein Online-Rechnungsprogramm kannst du immer und überall nutzen, sogar wenn du auf Reisen bist. Du loggst dich einfach per Laptop, Tablet oder Smartphone in deinen Account ein, und kannst so auch von unterwegs Rechnungen schreiben. Darüber hinaus bist du nicht mehr auf die Speicherkapazitäten deines PCs angewiesen. Du speicherst deine Daten sicher in der Cloud.

Ist Cloud-Software nicht gefährlich? Das Fazit zum Rechnungsprogramm für Freelancer:innen 📌

Die Daten in einer cloudbasierten Software sind sicher. Sie entsprechen der DSGVO und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Jede:r Softwareanbieter:in verfügt über ein Zertifikat, welches die Datensicherheit bestätigt. Bei der Auswahl deiner Cloudlösung musst du auf die Sicherheitsstandards achten. Nutze Testversionen, um dir einen Überblick über das Angebot zu verschaffen. 

Cloudbasierte Lösungen sind flexibel, kostengünstig, bedienerfreundlich, innovativ, maßgeschneidert auf deine Bedürfnisse und standortunabhängig. Darüber hinaus stimmt das Preis-/Leistungsverhältnis, was für den Geldbeutel eines:einer Freelancer:in besonders wichtig ist. 

Rechnungsprogramme erleichtern dir dein Tagesgeschäft. Du kannst viel effizienter arbeiten. Das wirkt sich auch auf deinen Stundenlohn aus. Du schreibst deine Rechnungen jeden Monat, um ein paar Stunden schneller und hast einen besseren Überblick über deine Finanzen. So hast du mehr Zeit für deine Projekte und neue Angebote.

* Anmerkung von Junico: Wenn du auf einen der Links klickst und danach ein Abo abschließt, erhalten wir eine kleine Aufmerksamkeit. Dies hat weder unsere Auswahl in dem Artikel noch die Empfehlungen beeinflusst. Freelancer:innen-Ehrenwort!