Wie schreibe ich Mahnungen richtig?
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· Juli 2017
· aktualisiert April 2025
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Mahnungen schreiben zu müssen, das ist ärgerlich und unangenehm. Die Leistung ist erbracht, die Kunden waren zufrieden, die Rechnung ist geschrieben und versandt, aber das Geld kommt nicht. Und du wartest nun schon lange darauf: Zahlungsziel war vorgestern. Und nun?
Klar ist: Es ist dein Geld und die Sache eigentlich klar. Das kannst du ganz emotionslos angehen. Vielen gelingt das aber erstmal nicht: Sie sind wütend, weil sie die Zahlungsverzögerung als mangelnde Wertschätzung sehen. Sie regen sich darüber auf, dass doch klar sein müsste, dass das Geld benötigt wird. Oder sie hadern mit Selbstzweifeln: War meine Leistung vielleicht doch nicht so gut und nun will Kunde oder Kundin das nicht zahlen? Weg mit solchen Gedanken!
Es geht um einen Sachverhalt. Und den klärst du ganz sachlich und professionell. Das Zahlungsziel ist um, das Geld nicht da: Daran kannst du den Kunden jetzt sofort erinnern. Viele machen das erstmal persönlich durch einen Anruf oder per Mail. Sie fragen bei ihrem Ansprechpartner im Unternehmen nach, ob die Rechnung vielleicht vergessen wurde oder ob es ein Problem damit gibt. Oft hilft das auch schon, falls es sich um ein Versehen handelt oder einfach nur die zuständige Person im Urlaub war und so die Zahlung nicht rechtzeitig veranlasst wurde. Strategisch, um eine gute Kundenbeziehung zu pflegen, kann das gut sein, so formlos vorzugehen.
Im Grunde kannst du aber auch sofort eine Mahnung schicken. Der Aufwand ist ähnlich. Und es ist wichtig, den Kunden schnell davon in Kenntnis zu setzen, dass er mit der Zahlung in Verzug ist.
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Wie sieht eine Mahnung aus?
Wieder gilt: alles ganz sachlich. Auf der Mahnung muss Mahnung stehen. Du musst deutlich machen, auf welche Rechnung sich die Mahnung bezieht, deshalb gibst du die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum an. Falls du Kundennummern vergeben hast oder es eine Projektnummer für die Zusammenarbeit mit diesem Kunden gibt, solltest du auch die aufführen.
Du gibst an, dass du zu der genannten Rechnung noch keinen Zahlungseingang feststellen konntest. Du schreibst auch nochmal dazu, um welchen Rechnungsbetrag es sich handelt: Netto, Umsatzsteuer und Umsatzsteuersatz und Brutto-Rechnungsbetrag.
Dann setzt du eine neue Frist, ein Datum bis zu dem das Geld auf deinem Konto eingehen soll. Hier brauchst du nicht allzu großzügig Zeit einräumen: eine Woche oder 10 Tage sind vollkommen ausreichend, um eine Überweisung zu tätigen, die längst hätte erledigt sein sollen.
Es ist nicht üblich bei einer ersten Mahnung schon Mahngebühren zu verlangen, falls du aber bereits an die ausstehende Zahlung erinnert hast, kannst du das durchaus tun. Eine Mahnung zu erstellen, bedeutet schließlich zusätzlichen Aufwand für dich. In jedem Fall sollte die Mahnung einen Hinweis darauf enthalten, dass weiterer Zahlungsverzug zusätzliche Kosten in Form von (höheren) Gebühren nach sich ziehen.
Und nun? Wer eine Mahnung verschickt, der muss erstmal wieder warten. Hoffentlich kommt das Geld nun zügig, vor Ende der Frist, auf dein Konto. Denn sonst, musst du noch einmal mahnen.
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Gastautor
Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, der Online-Buchhaltung für Kleinunternehmer, Selbständige und Mittelständler. Während seines Studiums gründete Paul-Alexander Thies sein erstes Unternehmen und weiß über die Herausforderungen der Existenzgründung Bescheid. In den letzten 8 Jahren arbeitete Paul-Alexander Thies als Führungskraft Senior Management für Groupon, Payleven (Rocket Internet) & Travador.
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