Gewinn- und Verlustrechnung – was ist das und wen betrifft sie?

In diesem Artikel

Du hast dir deinen Traum erfüllt und eine Freelancer:innen-Tätigkeit aufgenommen. Du hast begonnen Aufträge entgegenzunehmen, abzuschließen und hast vielleicht schon die ersten Herausforderungen gemeistert. Eventuell hast du schon Investitionen getätigt, um deine Arbeit zu optimieren, einen neuen Laptop gekauft oder dir eine Software besorgt, die dir deine Arbeit erleichtern soll. Egal, ob du dich in der Anfangsphase deiner Freelance-Zeit befindest, noch nicht begonnen hast oder schon mehrere Aufträge hinter dir hast. Eine Frage, die sich dir früher oder später stellen wird, ist: Welche Möglichkeiten habe ich, meine Einnahmen und Ausgaben zu sammeln, zu organisieren und mir den Gewinn transparent und für mich ersichtlich zu machen?

Im folgenden Artikel werden wir dir diese Frage beantworten. Let's go!🚀

Gewinn- und Verlustrechnung – wie ermittle ich die Höhe meines Betrags?

Als Freiberufler:in bist du aufgrund des §4 Abs.3 EStG unabhängig von Höhe deines Umsatzes oder Gewinns von der Buchführungspflicht ausgenommen. Das bedeutet, du kannst als Gewinn den Überschuss deiner Betriebseinnahmen über deine Betriebsausgaben ansetzen – anders ausgedrückt, du ermittelst deinen Gewinn über die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). 

Hast du schon ein Gewerbe angemeldet und dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen, bist du verpflichtet Bücher zu führen, wenn…

• …dein Jahresumsatz 600.000 € übersteigt, oder
• …dein Jahresgewinn mehr als 60.000 € beträgt (§141 AO) §241a HGB

Du befindest dich noch in der Startphase deiner Karriere als Selbstständige:r? Finde heraus, ob eine freiberufliche oder gewerbetreibende Tätigkeit das Richtige für dich ist! 

Keine Bücher führen zu müssen und somit nicht buchführungspflichtig zu sein bedeutet einfach gesagt: Du führst die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) durch, was auch als einfache Buchführung bezeichnet wird.

Bist du jedoch buchführungspflichtig, musst du auf der Grundlage jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse machen und bedienst dich somit der Gewinn- und Verlustrechnung. Diese Methode kennt man unter dem Namen Betriebsvermögensvergleich oder auch doppelte Buchführung. 

Du als Freiberufler:in kannst trotzdem zwischen EÜR und GuV wählen. Beide Methoden haben ihre Vor- und Nachteile.

sevdesk ist ein digitaler Buchhaltungsassistent, der Selbstständigen, Freelancer:innen und kleinen Unternehmen den Büroalltag erleichtert. Mit sevdesk kannst du sowohl eine GuV als auch eine EÜR erstellen! 🚀

Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Die simplere und mit eindeutig weniger Aufwand verbundene Einnahmenüberschussrechnung ist prinzipiell so darstellbar:

  Summe der Betriebseinnahmen

- Summe der Betriebsausgaben

 __________________________

= Gewinn (bzw. Verlust)

Du ziehst regelrecht deine kompletten betrieblichen Ausgaben von deinen Einnahmen ab und der Wert, der sich daraus ergibt, spiegelt dann deinen Gewinn oder eben Verlust wider. 

Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Bei der Gewinn- und Verlustrechnung wird das System der doppelten Buchführung angewandt. Einfach erklärt bedeutet es das Folgende: Jeder Geschäftsvorgang deines Unternehmens wird zweimal erfasst. Es erfolgt für jede einzelne Transaktion die Buchung auf zwei verschiedenen Konten: Konto und Gegenkonto. Auf dem einen Konto wird eine Sollbuchung ausgelöst, auf dem Gegenkonto dementsprechend eine Habenbuchung (Soll an Haben). Der Betrag dieser Buchungen muss in der Summe immer übereinstimmen.

Hier zwei einfache Beispiele, um das Ganze anschaulicher für dich zu machen:

• Du kaufst Büromaterial in Höhe von 100 € auf Rechnung, welche du nicht sofort überweist. Der Buchungssatz lautet also:

          Büromaterial (Sollkonto) 100 € an 

          Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Habenkonto) 100 €

• Eine:r deiner Kund:innen begleicht eine Rechnung in Höhe von 1.000 €, die du ihm bereits ausgestellt hast, jedoch die Hälfte davon mittels Bankscheck und die andere Hälfte in Bar. Der Buchungssatz lautet:

          Bank (Sollkonto) 500 €, Kasse (Sollkonto) 500 € an 

          Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Habenkonto) 1.000 €

Im Laufe deiner Geschäftstätigkeit buchst du auf diese Art und Weise deine Transaktionen auf Aufwands- und Ertragskonten, die sogenannten Erfolgskonten. Nach Ablauf der Periode – im Normalfall ein Jahr – werden diese zwei Arten von Konten auf einem Sammelkonto gegenübergestellt, dem Gewinn- und Verlustkonto. Aufwände auf der Sollseite, Erträge auf der Habenseite. Wenn du noch mehr in die Tiefe gehen möchtest, findest du hier eine hilfreiche Übersicht.

Im HGB §265 und §275 findest du übrigens die genaue Beschreibung, wie deine GuV gegliedert werden muss. Um deine GuV darzustellen und deinen Gewinn oder Verlust zu berechnen, kannst du dennoch zwischen mehreren Möglichkeiten frei wählen. Wenn du es dir einfach machen möchtest, kannst du dir zum Beispiel bei Holvi ein Geschäftskonto anlegen und dort gleichzeitig deine Buchhaltung verwalten.

Gewinn- und Verlustrechnung – Konto vs. Staffelform

Die Kontoform ist dir bereits aus dem obigen Beispiel bekannt. Dein sogenanntes T-Konto ist eine Tabelle bestehend aus zwei Spalten, links die Sollseite, rechts die Habenseite. Wie bereits gezeigt, buchst du alle Aufwendungen links und alle Erträge auf der rechten Seite. Beide Spalten werden aufsummiert, die Differenz der beiden Seiten bildet den Saldo. Diesen trägst du in der Spalte mit der niedrigeren Summe ein, damit auf beiden Seiten die gleiche Summe steht. Ist das Ganze auf der Sollseite, hast du einen Gewinn. Steht der Saldo im Haben, handelt es sich um einen Verlust.

In der Staffelform, welche beispielsweise für Kapitalgesellschaften Pflicht ist, werden alle Aufwendungen und Erträge untereinander – also gestaffelt – aufgeschrieben. Anschließend werden die Aufwendungen von den Erträgen abgezogen, woraus sich dann unter dem Strich das Ergebnis ablesen lässt. Ist das Ergebnis positiv hast du einen Gewinn eingefahren, ist es negativ handelt es sich um einen Verlust. 

Im HGB findest du die Unterscheidung zwischen dem Gesamtkostenverfahren §275 (2) und dem Umsatzkostenverfahren §275 (3). Die wesentlichen Unterschiede zwischen den zwei Methoden sind die Art und Weise wie die Kosten berechnet werden und wie diese gruppiert werden.

Vorteile einer Gewinn- und Verlustrechnung – das Fazit

Im System der doppelten Buchführung ist die Gewinn- und Verlustrechnung nur ein Teil von mehreren. Zu einem Betriebsvermögensausgleich gehören neben der GuV noch die Bilanz, die Inventur und das Kassenbuch. Wie du mittlerweile gemerkt hast, ist die GuV gegenüber der EÜR etwas aufwendiger. Deswegen empfiehlt es sich für Anfänger:innen, eine Vorlage aus dem Internet zu laden. Dort findest du von verschiedenen Anbietern Excel-Vorlagen, meistens sogar kostenlos. Um das Ganze noch einfacher zu gestalten, kannst du eine Buchhaltungssoftware wie zum Beispiel BuchhaltungsButler nutzen. 

Bist du noch in den Anfangszeiten deiner freiberuflichen Tätigkeit, empfiehlt es sich deinen Gewinn mittels EÜR zu berechnen, da dieses System einfacher anzuwenden ist. Die Vorteile der Gewinn- und Verlustrechnung entfalten sich erst im erweiterten Betriebsgeschehen. Steigt die Anzahl deiner Geschäftsvorfälle oder die Anzahl deiner Kund:innen, die verschiedene Rechnungen bezahlen, dann hilft dir die GuV dabei, die Übersichtlichkeit deines Unternehmens zu wahren. Gerade wenn sich die Arten deiner Aufwendungen oder Einnahmen vermehren, ist die Gewinn- und Verlustrechnung ein nützliches Mittel, um die Ursache für deinen Erfolg herauszufiltern. Sie wird zu einer stützenden Funktion und somit zu deiner Grundlage, um besser planen und zukünftig Entscheidungen treffen zu können. 

*Anmerkung von Junico: Wenn du auf einen der Links klickst und danach ein Abo abschließt, erhalten wir eine kleine Aufmerksamkeit. Dies hat weder unsere Auswahl in dem Artikel noch die Empfehlungen und Erfahrungsberichte beeinflusst. Freelancer:innen-Ehrenwort!