Den Papierkram vereinfachen: Buchhaltung und Fakturierung als Freelancer

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Jeder, der öfters als nur hin und wieder mal einen Auftrag als Freelancer erfüllt, sollte sich auch mit dem Thema Buchhaltung beschäftigen: Denn nur, wer den Überblick über Einnahmen und Ausgaben behält, kann einschätzen, ob er rentabel arbeitet und wie hoch sein Einkommen wirklich ausfällt. So kann ein studentischer Freelancer auch absehen, ob und wann er aus der Kleinunternehmerregelung fällt, ob er weitere kritische Freibeträge übersteigt und ob er möglicherweise Einkommensteuer abführen muss.

Die kritischen Freibeträge und Verdienstgrenzen, die sich ein studentischer Freelancer grundsätzlich vor Augen halten sollte, sind die folgenden:

1. Verdienstgrenze der Krankenversicherung
2. Der BAföG-Freibetrag für freiberufliche Studierende
3. Der Freibetrag für die Einkommensteuer
4. Der Freibetrag für Kleinunternehmer (Umsatzsteuer)
5. Gewerbetreibende sollten auch die für Studierende unrealistischen maximalen Gewerbeerträge zur Freistellung von IHK-Pflichtbeitrag und Gewerbesteuer kennen
   
   

Jeder Freelancer sollte die Einnahmen und die Belege für Ausgaben, die er sammelt, wenigstens hin und wieder archivieren und gegenrechnen. Dazu gibt es im Internet beispielsweise einige kostenlose Excel-Sheets, die die Aufnahme dieser Daten oft anhand von Makros erleichtern und auswerten:

Möglichkeit 1) Buchhaltung mit Excel und Fakturierung mit Word

Die Buchhaltung mit Excel und das Ausstellen von Rechnungen mit Word-Vorlagen: Das ist mit Sicherheit die kostengünstigste Möglichkeit für studentische Freelancer, Ihre Finanzen im Blick zu behalten. Bis auf die Lizenz für Microsoft Office, die für Angehörige vieler deutschen Universitäten aber kostenfrei ist, fallen keine Kosten an. Ob deine Universität mit Microsoft kooperiert, kannst du auf der entsprechenden Internetseite von Microsoft oder auf der Website deiner Uni herausfinden.

Arbeitest du beispielsweise zur Rechnungsstellung mit Word, hast du ein Maximum an Individualisierungsmöglichkeiten: Besitzt du eine eigene Website, kannst du die auf der Website eingeführte Schriftart auch auf deinen Rechnungen nutzen. Oder du verwendest dieselben Farben – das sorgt für Wiedererkennung und macht einen professionellen Eindruck. Die Art, wie du dich darstellst, ist ausschlaggebend für die Wahrnehmung der Wertigkeit deiner Dienstleistung. Und damit auch dafür, ob du erneut beauftragt wirst und wie gut du bei der Verhandlung deines Stundensatzes abschneidest.

Das Internet bietet viele ziemlich gute Vorlagen für Rechnungen oder die Buchhaltung. Diese kannst du als Grundlage nutzen und nach deinen Bedürfnissen anpassen. Grade bei ersterem solltest du jedoch immer prüfen, ob in der Vorlage tatsächlich alle aktuell für die Ausstellung einer rechtskräftigen Rechnung vorgeschriebenen Daten abgefragt werden. Die Daten, die gemäß § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG gefordert werden, haben wir in unserem Blog-Eintrag “Wie stelle ich eine Rechnung?” zusammengefasst.

Stellst du deine Rechnungen auf diese Weise aus, solltest du diese für den Notfall auch immer extern abspeichern: Entweder auf einer externen Festplatte oder in deiner Cloud. Zwar werden diese auch in den E-Mails abgespeichert, die du deinen Auftraggebern schickst – musst du aber jede Rechnung einzeln zwischen den ganzen anderen Nachrichten und Hinweisen, die du mit deinen Auftraggebern austauschst, herausfischen, nimmt das sehr viel Zeit in Anspruch. Zum Jahresabschluss solltest du alle Rechnungen ausdrucken oder der Umwelt zuliebe auf eine nicht wiederbeschreibbare CD brennen.

Besonders interessant werden Excel-Sheets zur Buchhaltung, wenn du auf deren Grundlage dank Makros die formlose Einnahmenüberschuss per Mausklick erstellen kannst. Das erleichtert den Jahresabschluss.

Möglichkeit 2) Buchhaltung und Fakturierung mit Online-Tools

Es gibt auch diverse Online-Tools, die dir Buchhaltung und Fakturierung erleichtern. Viele Freelancer, die ich kenne, nutzen das Rechnungs-Tool Zervant. Das Besondere: Fakturierung und Einnahmen-Ausgaben-Management liegen zentral an einem Ort – stellst du eine Rechnung aus, wird sie automatisch auch in deiner Buchhaltung geführt.

Im speziellen Fall von Zervant hast du neben diesen Funktionen auch die Möglichkeit, deine Auftraggeber zu katalogisieren und Zeiten und Fahrten für Projekte zu dokumentieren. Die gesammelten Daten baust du per Mausklick in die nächste Rechnung ein. Das kannst du “on the go” machen: Zervant gibt es auch als Handy-App.

Ein weiteres Plus ist, dass du Fahrtenbücher und Stundennachweise ausdrucken und deinem Auftraggeber bei Nachfrage detailliert vorlegen kannst. Die formlose Einnahmenüberschussrechnung kannst du dir auf Basis der gesammelten Daten einfach erstellen lassen.

Zervant kannst du einen Monat lang kostenlos in voller Funktionalität ausprobieren. Nach einem Monat wird dein Konto automatisch zu einem kostenlosen Account heruntergestuft: Das heißt, du hast noch Zugriff auf alle mit Zervant erstellten Rechnungen und den weiteren Funktionen – kannst mit dem Online-Tool aber keine neuen Rechnungen mehr ausstellen.

📌Fazit zur Buchhaltung und Fakturierung als Freelancer:in

Ob sich ein Online-Tool wie Zervant als studentischer Freelancer rentiert, ist stark von Auftragslage und Einkommen abhängig. Sobald es aber unübersichtlich wird und man mit mehreren Auftraggebern jongliert, können Apps für Buchhaltung und Fakturierung diese ungemein erleichtern. Für alle, die nur hin und wieder Aufträge als Freelancer bearbeiten, reichen in der Regel Word und Excel für Buchhaltung und Fakturierung.

Wir bedanken uns bei Zervant, die uns als Reaktion auf unseren Blog-Eintrag einen Promocode für Studierende zukommen ließen. Wenn Studierende bei Anmeldung den Code "FREELANCEJUNIOR" eingeben, können sie das Angebot von Zervant zwei Monate statt einem kostenfrei testen.