So erstellst du ein richtig gutes Briefing: Tipps und Beispiele

„Mach du mal, wir lassen uns gerne überraschen“ – nur in den seltensten Fällen kommt bei solch einer Aussage für Auftraggeber:innen am Ende etwas Brauchbares heraus. Denn zumeist kollidiert die Erwartungshaltung mit der von Dienstleister:innen beziehungsweise Freelancer:innen abgelieferten Arbeit beziehungsweise Dienstleistung. Im schlimmsten Fall wird die Zusammenarbeit dann direkt beendet. 

Dabei ist in den meisten Fällen ein fehlendes oder schlechtes Briefing die Hauptursache für nicht zufriedenstellende Resultate. Heißt: Wer richtig gute Ergebnisse erzielen möchte, sollte also ein richtig gutes Briefing erstellen. Ich gebe Tipps, wie sich unnötiger Unmut von Anfang an vermeiden und Top-Ergebnisse mithilfe eines gut erstellten Briefings sicherstellen lassen. 🚀

In diesem Artikel

Was bedeutet es, ein Briefing zu erstellen?

Die Begrifflichkeit Briefing kommt als Anglizismus hierzulande bevorzugt in der Kreativ- und Marketingbranche zum Einsatz. Und bedeutet so viel wie eine kurze Einweisung, Unterrichtung oder Informationsbereitstellung. Ziel eines Briefings ist es denn auch, ausgewählten Personen wichtige Informationen, Aufgaben oder Ziele in möglichst kompakter Form zu übermitteln.

In erster Linie, um ein gemeinsames Verständnis für einen Sachverhalt sicherzustellen – egal ob es sich nun um die Lösung einer Aufgabe, die Bearbeitung eines Projekts oder die Planung und Durchführung eines bevorstehenden Events handelt.

In der Regel erstellen Auftrageber:innen ein Briefing, um externe Dienstleister:innen inhaltlich abzuholen und den Grundstein für eine künftige Zusammenarbeit zu legen. Dementsprechend beinhaltet ein Briefing zumeist eine möglichst sachliche und detaillierte Aufgabenstellung sowie ein klar formuliertes Ziel, das es mithilfe verschiedenster Maßnahmen und Hilfsmittel zu erreichen gilt.

Was für Briefings gibt es? 

Je nach Branche, Projekt, hierarchischer Organisation und Art der Kooperation kann ein Briefing verschiedenste Formen annehmen, wie zum Beispiel: 

• SEO-Briefing
• Mitarbeiter:innenbriefing
• Kund:innenbriefing
• Sicherheitsbriefing
• Agenturbriefing
• Designbriefing
• oder Kreativ-Briefing

Allen gleich ist die jeweilige Funktion als eine Art Leitfaden. Quasi eine Anleitung für thematisch (noch) Außenstehende, die so eine ihnen gestellte Aufgaben beziehungsweise Herausforderung optimal bewältigen können – zumeist auf Basis einer kollaborativen und bereichsübergreifenden Zusammenarbeit mit internen und externen Mitarbeitenden oder auch Interim Manager:innen. In den folgenden beiden Kapiteln zeige ich dir Do’s und Dont’s für die Erstellung eines guten Briefings.

Briefing erstellen: Do’s

✅ Klare Zielsetzung

✅ Präzise Aufgabenbeschreibung

✅ Realistische Zeitplanung

✅ Transparente Kommunikation

Briefing erstellen: Don’ts

❌ Unklare Vorgaben

❌ Fehlende Details

❌ Zu viel Interpretationsspielraum

❌ Unrealistische Erwartungen

So erstellst du ein gutes Briefing: Tipps und Tricks

Ein gutes Briefing sollte möglichst detaillierte Informationen beinhalten. Das fängt bei der klaren Definition der Aufgabe an und hört bei der Beschreibung der zu erreichenden Zielgruppen noch längst nicht auf. In der Regel gilt es, auch etwaige Wettbewerber:innen beziehungsweise die ihrerseits angebotenen Konkurrenzprodukte beziehungsweise -dienstleistungen kurz vorzustellen. Im Grunde genommen geht es in erster Linie darum, mithilfe eines Briefings allen an einem Projekt beteiligten Personen so kurz wie möglich und so umfangreich wie nötig aufzuzeigen, wo kommen wir her und wo wollen wir hin. 

Schlussendlich bildet ein Briefing stets die Grundlage für eine möglichst „fruchtbare“ Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber:innen und Dienstleister:innen wie Freelancer:innen, aber auch zwischen Dienstleister:innen unterschiedlichster Disziplinen untereinander. Die in einem Briefing festgehaltenen Inhalte, Fakten und Details sind aber alles andere als gesetzt zu beurteilen.

Soll heißen, dass ein Briefing im Laufe der kooperativen Zusammenarbeit gegebenenfalls auch noch angepasst werden kann und sich inhaltlich ständig weiterentwickelt. Weil es durchaus möglich ist, dass sich ein Sachverhalt mit fortschreitender Bearbeitung wandelt beziehungsweise ein Plan zum Erreichen eines anfangs gesteckten Ziels sich maßgeblich verändert. 

Briefing erstellen: Diese Punkte dürfen nicht fehlen

Ein gutes Briefing ist nie ganz fertig beziehungsweise bietet Möglichkeiten, gegebenenfalls auch auf Umwegen zum ursprünglich definierten Ziel zu gelangen. Was am Ende wirklich zählt, ist immer ein zufriedenstellendes Ergebnis. Und hierfür braucht es in erster Linie folgende Punkte und Details, die möglichst knapp, kompakt und ohne viel Interpretationsspielraum aufgeführt werden sollten.

Briefing erstellen: ein Leitfaden

✅ Titel und Beschreibung – einer Aufgabe, Herausforderung oder eines Projekts

✅ Zielsetzung – definiert sich zumeist nach der Art der Aufgabe oder des Projekts

✅ Zielgruppe – welche Menschen sollen wie angesprochen oder erreicht werden

✅ Kernbotschaften – was soll mit Hilfe welcher Maßnahmen vermittelt werden

✅ Materialien – mit Hilfe welcher Mittel soll ein gewisses Ergebnis erreicht werden

✅ Beteiligte – wer wirkt an der Bewältigung eines Projekts oder Aufgabe aktiv mit

✅ Budgetrahmen – welche Mittel stehen zur Verfügung, um das Ziel zu erreichen

✅ Zeit- und Projektplanung – definiert die organisatorischen Abläufe

✅ Mediaplanung – über welche Wege, Kanäle oder Mittel soll die Zielgruppe erreicht werden

Ein Briefing erstellen für Remote-Projekte: Darauf musst du achten

Für die zufriedenstellende Bewältigung einer Aufgabe braucht es von Anfang an ein mindestens genauso gutes Briefing. Dabei spielt es keine Rolle, ob die beteiligten Personen nun als Mitarbeiter:innen beziehungsweise Dienstleister:innen nun direkt vor Ort sitzen oder remote vom eigenen Home-Office aus arbeiten. Gerade bei einer Beauftragung auf Remote-Basis spielt ein optimal erstelltes Briefing eine essenzielle Rolle. Besteht doch eher selten die Möglichkeit, kurzerhand Rückfragen zu stellen oder regelmäßige Teammeetings abzuhalten.

💡 Hinweis: Es kann auch sein, dass du Freelancer:innen aus dem Ausland beschäftigen wirst. Worauf es hierbei zu achten gilt, verrät dir Luise.

Kein Briefing bedeutet aber noch längst nicht Narrenfreiheit. Vielmehr hält man mit einem guten Briefing von Beginn an die Zügel in der Hand und kann die „kreativen Prozesse“ in gewisser Weise im Zaum halten und gezielt in Bahnen lenken. Will man also kostspielige Extrarunden, zeitaufwändige Anpassungen und vor allem unnötige Korrekturschleifen von Anfang an vermeiden, sollte ein Briefing immer so konkret wie möglich ausfallen und nur so viel interpretativen Spielraum wie nötig aufweisen.

💡 Info: Janina zeigt dir spannende Tools für die digitale Zusammenarbeit.

Tool-Empfehlungen für die Erstellung eines Briefings

Folgende Tools unterstützen dich effektiv bei der Erstellung eines guten Briefings:

• Trello: Ideal für Projektmanagement und Aufgabenverwaltung
• Asana: Bietet strukturierte Aufgabenplanung und Zusammenarbeit
• Google Docs: Ermöglicht kollaboratives Arbeiten an Dokumenten in Echtzeit
• Miro: Für visuelle Briefings und Brainstorming-Sessions
• Notion: Kombiniert Dokumentation, Planung und Datenbankfunktionen

Beispiele für die Erstellung eines richtig guten Briefings

So viel vorweg: Es gibt nicht das perfekte Briefing. Denn jedes Briefing verfolgt individuelle Ziele und beinhaltet je nach Art und Branche unterschiedliche Details, Fakten und Anweisungen. Dementsprechend müssen nicht alle unten aufgeführten Punkte zwingend berücksichtigt werden. Es ist aber durchaus hilfreich, sich eng daran entlangzuhangeln.

Wenn einzelne Elemente also nicht benannt werden können oder den Arbeitsprozess sogar eher behindern, lässt man diese einfach außen vor. Nur an einem Fakt lässt sich nicht rütteln: Desto konkreter das Briefing, umso genauer können Dienstleister:innen beziehungsweise Freelancer:innen am Ende die hochgesteckten Anforderungen ihrer Auftraggeber:innen erfüllen und bei den zu erreichenden Zielen voll ins Schwarze treffen. Im Folgenden stelle ich ein beispielhaftes Projekt und ein entsprechendes Briefing vor.

Briefing-Beispiel für die Markteinführung eines klappbaren Smartphones

📌 Fazit: Ein gutes Briefing zu erstellen bedeutet Arbeit – aber diese zahlt sich aus!

Nicht nur in der Kreativbranche ist die etwas provokante Aussage “Shit in, shit out” mehr als nur gesetzt. Denn je weniger man selbst dazu bereit ist, etwas zu leisten, umso weniger hoch sollten auch die eigenen Erwartungen an Top-Resultate ausfallen. Wer kaum bereit ist, die eigenen Ziele klar zu kommunizieren, braucht sich am Ende nicht wundern, wenn sie klar verfehlt werden.

Heißt konkret: Ein gutes Briefing mag zwar auf den ersten Blick jede Menge Arbeit bedeuten. Auf den zweiten aber sorgen möglichst konkret formulierte Anweisungen und umfangreiche Informationen zumeist für weniger Korrekturschleifen und weniger Aufwand für alle Beteiligten. Dementsprechend lohnt es sich immer, anfangs etwas mehr Zeit in die Erstellung eines Briefings zu stecken, damit man am Ende schneller die gewünschten Resultate erzielt und wieder die Füße hochlegen kann.