Brauche ich als Freelancer:in eine E-Mail-Signatur?

In diesem Artikel

In den heutigen Zeiten gehört das E-Mail Schreiben zu unseren täglichen Routinen. Was ist das Erste, was du dir anschaust, wenn du dich morgens an deinen Schreibtisch setzt und deinen Laptop anmachst? 20 neue Mails und alle wollen etwas von dir. Mit den meisten von den Absender:innen hast du wahrscheinlich noch nie persönlich gesprochen, geschweige denn sie in echt gesehen. Und auch du als Freelancer:in schreibst täglich Mails und willst bei deinen Auftraggeber:innen einen guten Eindruck hinterlassen. Alles ziemlich anonym und oberflächlich, oder? Mit deiner persönlichen E-Mail-Signatur kannst du das ändern! Warum eine solche Signatur streng genommen sogar verpflichtend für dich als Freelancer:in ist, erfährst du in diesem Artikel. 🚀

Was ist eine E-Mail-Signatur?

Eine E-Mail-Signatur ist der unterste Abschnitt in einer E-Mail. Inhaltlich findest du dort mehr Informationen über den:die Absender:in:

1. Persönliche Information des:der Absender:in
2. Informationen über das Unternehmen des:der Absender:in
3. Haftungsausschluss
4. Marketinginformation

Das heißt, es sollten auf jeden Fall dein Vor- und Nachname sowie eine Anschrift enthalten sein. Es gleicht sozusagen den Angaben deiner Anschrift auf einem Geschäftsbrief. Bist du ein:e Gesellschafter:in bürgerlichen Rechts, muss außerdem die Rechtsform bzw. die Abkürzung der Rechtsform mit in die E-Mail-Signatur. Auch die Konten deiner sozialen Medien können direkt verlinkt werden.

Angaben für Freelancer:innen als Einzelunternehmen

Bist du als Einzelunternehmer:in gemeldet, ist es essenziell, dass dein vollständiger Name in der E-Mail-Signatur erwähnt wird. Zusätzlich kannst du die genau Bezeichnung deines Tätigkeitsbereiches angeben, damit man dich besser einordnen kann und weiß, welche Kompetenzen du hast. Deine (Geschäfts-) Adresse, deine Telefonnummer und E-Mail-Adresse dürfen natürlich auch nicht fehlen!

Firmen mit Handelsregistereintrag

Dieser Punkt wird dich eventuell noch nicht betreffen, aber vielleicht hast du ja vor, irgendwann mal dein eigenes Ding zu starten und eine Firma zu gründen, die auch einen Eintrag im Handelsregister hat. 😉 

Hier kommen nämlich noch ein paar mehr Angaben hinzu: 

1. Firmenname
2. Rechtsform Bezeichnung
3. Ort der Handelsniederlassung
4. Registergericht
5. Nummer des Handelsregistereintrags

Im Falle einer GmbH müssen zusätzlich die Geschäftsführer:innen und der:die Vorsitzende des Aufsichtsrates (falls vorhanden) angegeben werden. Bei einer AG tauchen sogar alle Vorstandsmitglieder und der:die Vorstandsvorsitzende in der E-Mail-Signatur auf. 

So sehen die E-Mail-Signaturen aus, die ihr vom Junico Team bekommt (GmbH)

Für wen ist eine E-Mail-Signatur verpflichtend?

Was vielen nicht bewusst ist: Seit 2007 sind alle Gewerbetreibenden dazu verpflichtet, eine vollständige E-Mail-Signatur in ihren geschäftlichen Mails zu implementieren. Dabei ist es egal, ob eine Eintragung im Handelsregister vorliegt oder nicht – sobald du deine Mail nicht privat versendest, muss eine E-Mail-Signatur vorliegen. Grundsätzlich gilt diese Pflicht also für:

• Kaufleute
• Aktiengesellschaften (AG)
• Handelsgesellschaften (GmbH, UG, OHG, KG)
• Freelancer:innen (mit Gewerbe)

Solltest du trotz der gesetzlichen Pflicht keine E-Mail-Signatur hinterlegen, kann dir eine Abmahnung oder sogar Bußgeld drohen – auch wenn die gesetzliche Lage bei Freelancer:innen noch in einer Grauzone liegt.

Welche Vorteile bringt dir eine E-Mail-Signatur als Freelancer:in?

Eine E-Mail-Signatur verschafft dir nicht nur einen professionelleren Eindruck bei deinen Auftraggeber:innen. Durch deine Kontaktdaten sorgst du auch dafür, dass man dich über alle Wege erreichen kann, ohne vorher nachhaken zu müssen – manchmal lässt sich etwas telefonisch viel besser und schneller klären.

Wenn du sogar noch ein Profilbild mit anhängst, stärkst du die Bindung und Sympathie zu deinen Kommunikationspartner:innen, da sie ein Bild vor Augen haben und nicht mit einer anonymen Person schreiben. Vieles geht heutzutage automatisch vonstatten und es ist doch ein super Gefühl, zu wissen, dass man tatsächlich mit einer realen, greifbaren Person schreibt!

Ein weiterer Vorteil ist, dass du dich selbst als Freelancer:in besser brandest bzw. deine eigene Firma oder Agentur besser vermarkten kannst.

Wie erstellt man eine professionelle E-Mail-Signatur? 

Inzwischen hast du bestimmt festgestellt, dass es sich in jedem Fall empfiehlt, eine E-Mail-Signatur anzulegen.

Die gängigen E-Mail-Programme verfügen meistens bereits über fertige Templates für E-Mail-Signaturen, sodass du nur noch deine Daten eingeben musst. Damit hättest du dann ein vollständiges und korrektes Kontaktformular, designtechnisch lässt sich dabei jedoch sicherlich mehr rausholen – je individueller, desto besser!

Mit HubSpot zum Beispiel kannst du aus verschiedenen Vorlagen auswählen und anschließend alle Eingaben für deine E-Mail-Signatur individuell generieren. Du kannst sogar dein eigenes Design erstellen, die Schriftart ändern, ein Profilbild und Unternehmenslogo einbauen oder einen Call-To-Action Button generieren, der direkt zu deiner eigenen Website führt. Du bleibst bei deinen Auftraggeber:innen mit einer professionellen E-Mail auf jeden Fall im Gedächtnis und kannst von vornherein überzeugen! 💪🏼

Ähnliche Möglichkeiten hast du bei SignatureGenerator. Auch hier kannst du aus unterschiedlichen Vorlagen wählen, deine Daten eintragen, soziale Medien direkt verlinken und ein Foto oder Logo hochladen. Klingt doch eigentlich super easy oder nicht? Der Aufwand ist auf jeden Fall nicht groß und lohnt sich zu 100 %!

Weitere Funktionen der E-Mail-Signatur

Deine E-Mail-Signatur soll in erster Linie als Kontaktformular zusätzlicher Informationen über dich dienen. Trotzdem kann man die Fläche auch für bestimmte Ankündigungen oder Aktionen nutzen, aber Achtung ⛔ manchmal ist weniger mehr. Die Signatur sollte nicht als Werbefläche missbraucht werden.

Eine weitere Möglichkeit ist, besonders wichtige Aspekte aus deinem Lebenslauf in der E-Mail-Signatur aufzunehmen. Auch hier solltest du jedoch darauf achten, ausschließlich relevante Informationen zu übernehmen und nicht deinen halben Lebenslauf in jeder Mail mitzuschicken.

📌 E-Mail-Signatur für Freelancer:innen – das Fazit

Gerade als Freelancer:in ist es super wichtig, gute Kontakte zu halten und die geschäftliche Beziehung zu Auftraggeber:innen zu pflegen, sodass ein positives Bild von dir bleibt. Mit einer E-Mail-Signatur schaffst du von Anfang an ein professionelles Bild und steigerst deine Selbstmarketing-Strategie. Über Hyperlinks leitest du die Empfänger:innen direkt zu deinen sozialen Kanälen weiter und kannst auf diesem Weg zusätzliche Leads generieren.

Jede:r von uns erhält täglich viel zu viele Mails, da ist es besonders wichtig, einen guten Eindruck zu hinterlassen und aus der Masse hervorzustechen. Zusätzlich stellst du deinen Auftraggeber:innen direkt deine Kontaktinformationen zur Verfügung und bist gut zu erreichen!

Achte darauf, dass du deine E-Mail-Signatur nicht mit Informationen überlädst und sie richtig formatierst, damit sie ihr Ziel nicht verfehlt oder von den Empfänger:innen nicht gelesen wird. Falls du also noch keine E-Mail-Signatur haben solltest, wird es spätestens jetzt höchste Zeit!

*Anmerkung von Junico: Wenn du auf einen der Links klickst und danach ein Abo abschließt, erhalten wir eine kleine Aufmerksamkeit. Dies hat weder unsere Auswahl in dem Artikel noch die Empfehlungen und Erfahrungsberichte beeinflusst. Freelancer:innen-Ehrenwort!