Das beste CRM für Personalberater:innen: Kandidat:innen und Kund:innen zentral managen

Wer in der Personalberatung arbeitet, jongliert jeden Tag mit zwei Welten. Auf der einen Seite stehen die Kandidat:innen, die individuell betreut werden wollen, und auf der anderen die Kund:innen, die schnelle Ergebnisse erwarten. Zwischen vielen Telefonaten, LinkedIn-Nachrichten, Profilabstimmungen, Feedbackschleifen und Terminabsprachen verlieren auch die motiviertesten Mitarbeiter:innen irgendwann den Überblick. Die Organisation von Excel-Listen reicht im professionellen Recruiting längst nicht mehr aus.

Genau an dieser Stelle kann ein professionelles CRM für Personalberater:innen den Hebel umlegen. Es ordnet den Kandidat:innenpool und verbindet alle Informationen an einem Ort, damit du schneller matchen, besser kommunizieren und zuverlässiger besetzen kannst. Doch welches CRM kann die Herausforderungen in der Personalberatung am besten meistern? 

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In diesem Artikel

Die besonderen Herausforderungen in der Personalberatung

Im Recruiting ist der Alltag meistens sehr zeitkritisch und voller Aufgaben, die parallel erledigt werden wollen. Die größte Schwierigkeit besteht darin, Kandidat:innen und Kund:innen gleichzeitig zuverlässig zu betreuen, ohne dass auf diesem Weg Informationen verloren gehen oder Chancen verpasst werden. 

Das sind die typischen Herausforderungen, die ein CRM im Recruiting lösen muss:

• Viele Kanäle, aber kein Überblick: Bewerbungen kommen per E-Mail, LinkedIn, Empfehlung oder Website. 

• Hohe Geschwindigkeit bei Vakanzen: Kund:innen erwarten schnelle Vorschläge, weil Stellen zeitnah besetzt werden müssen.

• Parallele Kommunikation mit vielen Beteiligten: Du kommunizierst mit
  Kandidat:innen, Kund:innen, Hiring Manager:innen und Fachabteilungen gleichzeitig. 

• Kandidatenpools werden selten aktiv genutzt: Viele Personalberater:innen haben wertvolle Kontakte, aber kein System, um sie langfristig aufzubauen. 

• Datenschutz & Compliance: Im Recruiting sind DSGVO-Konformität, Einwilligungen und Löschfristen Pflicht. 

💡 Wie sich HR- und Recruiting-Prozesse schlank und flexibel gestalten lassen, erfährst du von Simon im Artikel zum agilen Personalmanagement für Start-ups.

Welche Funktionen braucht ein CRM für Personalberater:innen wirklich?

In der Personalberatung entscheiden die Qualität deiner Arbeit und die Geschwindigkeit darüber, wie gut du vermitteln kannst. Ein CRM wie HubSpot muss deshalb den gesamten Recruiting-Prozess, vom Erstkontakt über das Matching und Feedbackschleifen bis zur finalen Besetzung, abbilden. Dafür braucht es Funktionen, die Kandidat:innen, Kund:innen und Abläufe an einem Ort bündeln und dir im Alltag wirklich Arbeit abnehmen. Besonders hilfreich sind Systeme, die folgende Punkte zuverlässig abdecken:

• Kandidat:innen- und Kund:innenverwaltung in einem System
• Transparente Recruiting-Pipelines für alle Prozessschritte
• Talentpools & Suchfilter für schnelle Matches
• Automatisierte Workflows für Erinnerungen, Unterlagen & Follow-ups
• Integrierte Kommunikation über E-Mail, Telefon oder LinkedIn
• Matching-Tools & Notizen für bessere Entscheidungen
• DSGVO-Funktionen wie Einwilligungen, Fristen & Zugriffsrechte
• Reporting zu Time-to-Hire, Quellenperformance und Pipeline-Status

Mit diesen Funktionen und Features wird aus deinem CRM nicht nur eine Ablage, sondern ein operatives Recruiting-Tool. Du kannst damit Speed in deine täglichen To-Dos bringen und zuverlässige Arbeit leisten, ohne dass wichtige Aufgaben dabei auf der Strecke bleiben. 

Marktüberblick – Die wichtigsten CRM-Systeme im Recruiting

Der Recruiting-Markt ist voll von Tools, die sich alle auf den ersten Blick ähneln, aber im Alltag völlig unterschiedliche Stärken haben. Manche Systeme sind klassische ATS-Lösungen, andere kombinieren CRM und Recruiting, wieder andere setzen auf Automationen oder die komplexe Integrationen mit Jobbörsen. Nicht jedes System passt zu jeder Arbeitsweise und schon gar nicht zu jedem Geschäftsmodell. Daher lohnt hier der Blick auf die beliebtesten CRM-Lösungen, die speziell im Recruiting ihr Potenzial entfalten können. 

HubSpot: Das flexible CRM für Recruiting & Personalberatung

HubSpot ist keine klassische Recruiting-Software, sondern ein CRM, das Kund:innen und Kandidat:innen gleichermaßen abbilden kann. Gerade für Personalberater:innen ist das ein Vorteil: Vertrieb, Recruiting, Kommunikation und Prozesse laufen in einem System zusammen. Alle Profile sind sauber dokumentiert, die Abläufe automatisierbar und alle Teammitglieder behalten jederzeit den Überblick. Durch die intuitive Bedienung und die vielen Integrationen lässt sich das System schnell in bestehende Recruiting-Workflows einbauen.

Vorteile von HubSpot im Recruiting:

✅ Kandidat:innen- und Kund:innenprofile in einem System

✅ Flexible Recruiting- und Sales-Pipelines

✅ Automatisierte Follow-ups & E-Mail-Sequenzen

✅ Talentpools & Suchfilter

✅ Zentrale Kommunikation (E-Mail, Telefon, Meetings)

✅ Dashboard-Reporting (Time-to-Hire, Conversion, Quellen)

✅ DSGVO-konforme Datendokumentation

✅ Große Auswahl an Integrationen (Zoom, Teams, Zapier, HR-Tools)

Personio: Das All-in-One-HR-System mit starkem Recruiting-Modul

Personio ist keine reine Recruiting-Software, sondern eine vollwertige HR-Plattform, die Bewerbermanagement, Mitarbeiterverwaltung und interne HR-Prozesse in einem System bündelt. Für Personalberater:innen und kleine Recruiting-Teams ist das vor allem dann interessant, wenn Recruiting und HR-nahe Aufgaben eng miteinander verzahnt sind. Personio bringt klare Pipelines, ein übersichtliches Bewerbermanagement, automatisierte Abläufe und eine strukturierte Dokumentenverwaltung mit und eignet sich damit besonders für Unternehmen, die neben dem Recruiting auch interne HR-Prozesse sauber abbilden möchten.

Vorteile von Personio im Recruiting:

✅ Klar strukturierte Bewerbungs- & Recruiting-Pipelines

✅ Einheitliche Profile für Kandidat:innen und interne Mitarbeitende

✅ Automatisierte Workflows für Bewerbungen, Onboarding & Dokumente

✅ Rollen- & Rechteverwaltung für DSGVO-konforme Datennutzung

✅ Zentrale Kommunikations- und Aufgabenverwaltung

✅ Saubere Prozessdokumentation über den gesamten Lifecycle hinweg

Zoho Recruit: Das preisbewusste Recruiting-CRM für saubere Prozesse

Zoho Recruit ist Teil des Zoho-Ökosystems und verbindet Bewerbermanagement, CRM-Funktionen und Automatisierungen in einer benutzerfreundlichen Plattform. Besonders attraktiv ist das System für Personalberater:innen und kleine Recruiting-Teams, die ein flexibles, kosteneffizientes Tool suchen, das Kandidatenpools, Stellenbesetzungen und Kund:innenprozesse in einem System vereint. Zoho Recruit unterstützt den gesamten Recruiting-Prozess ohne große Einstiegshürden.

Vorteile von Zoho im Recruiting:

✅ Anpassbare Recruiting-Pipelines für verschiedene Rollen

✅ Integrierte Kommunikation über E-Mail & Telefontracking

✅ Automatisierte Workflows für Absagen, Erinnerungen & Follow-ups

✅ Talentpools und Suchfilter für die professionelle Kandidat:innenverwaltung

✅ Einbindung in das Zoho CRM für Kund:innen- und Salesprozesse

✅ Niedrige Einstiegskosten und flexible Skalierungsoptionen

Bullhorn: Die professionelle Lösung für Agenturen und große Recruiting-Teams

Bullhorn richtet sich vor allem an Vermittlungsagenturen und große Teams, die viele Kandidat:innen, Kund:innen und Aufträge gleichzeitig managen. Es kombiniert ATS (Applicant Tracking System) mit CRM-Funktionen und spezialisierten Tools für Vermittler:innen. Zudem gibt es eine sehr umfangreiche Integrationsfähigkeit. Das System ist damit ideal für Agenturen, die skalieren und viele Prozesse automatisieren möchten.

Vorteile von Bullhorn im Recruiting:

✅ ATS + CRM in einer Plattform – Bewerber:innen und Kund:innen gemeinsam verwalten

✅ Leistungsfähiges Pipeline- und Auftragsmanagement für viele Aufträge parallel

✅ Automatisierte Workflows für Bewerbungen, Follow-ups und Vermittlungsprozesse

✅ Gute Integration zu Jobbörsen, Sourcing-Portalen und externen Tools

✅ Übersichtliche Kandidat:innenpools und Matching-Funktionen

✅ Skalierbar für große Datenmengen und wachsende Teams

Welches CRM eignet sich für welchen Recruiting-Anwendungsfall?

Einzelberater:innen oder Solo-Recruiter:innen brauchen vor allem ein System, das schnell einsatzbereit ist und wenig manuelle Pflege benötigt. Hier spielen HubSpot Starter und Zoho Recruit ihre Stärken aus, weil sie übersichtlich bleiben und ohne große Einarbeitung funktionieren. Kleine Unternehmen, die mehrere Vakanzen parallel betreuen und enger zusammenarbeiten, profitieren dagegen eher von Lösungen wie HubSpot Professional oder Recruitee. Sie bieten mehr Automationen an, wenn die Aufgaben komplexer werden. 

Sobald eine Agentur wächst, viele Mandate parallel laufen und die Datenmengen steigen, braucht es deutlich robustere Systeme. Bullhorn oder Greenhouse eignen sich hier besonders, weil sie sehr komplexe Recruiting-Pipelines und Matching-Funktionen bieten. Unternehmen, die Recruiting und interne HR-Prozesse in einem System vereinen möchten, finden mit Personio die passende Lösung. Es kombiniert das Bewerbermanagement, Onboarding-Prozesse und die gesamte Personalverwaltung auf einer Plattform.

Praxisbeispiel – So läuft ein Recruiting-Prozess im HubSpot CRM ab

Damit du einen realistischen Eindruck davon bekommst, wie das Recruiting beispielsweise mit HubSpot im Alltag aussieht, werfen wir einen Blick darauf, wie ein Ablauf vom Erstkontakt bis zur erfolgreichen Besetzung aussehen kann:

• Erstkontakt & Eingang im CRM
  Eine Kandidat:in kommt über ein Formular, LinkedIn oder dein Sourcing ins System. Das CRM legt automatisch einen Datensatz mit allen Kontaktdetails, den Notizen und der Historie an.

• Automatische Kommunikation & Unterlagenanforderung
  Es verschickt sofort eine Eingangsbestätigung, einen Terminlink für das Erstgespräch oder eine automatisierte Nachricht zum Hochladen von Unterlagen. 

• Matching mit der passenden Vakanz
  Du ordnest die Kandidat:in einer Pipeline oder Vakanz zu. Dank Suchfiltern und Tags findest du schnell heraus, ob der Fit stimmt. Alle Infos liegen zentral vor: Lebenslauf, Notizen, Gespräche, Skills.

• Kundenvorstellung vorbereiten
  Mit wenigen Klicks stellst du ein vollständiges Kandidat:innenprofil für deine Kund:innen zusammen. Das System dokumentiert automatisch alle Aktivitäten und erleichtert die Übergabe.

• Feedback-Schleifen koordinieren & dokumentieren
  Rückmeldungen von Kandidat:innen und Kund:innen landen direkt im Datensatz. Telefonate, E-Mails oder interne Aufgaben werden automatisch protokolliert und du siehst jederzeit, wie der Stand ist.

• Besetzung & Abschluss der Vakanz
  Sobald der Prozess erfolgreich endet, aktualisierst du den Pipeline-Status. HubSpot übernimmt die restliche Dokumentation und erstellt automatisch auswertbare Daten.

• Reporting & Auswertung
  Im Dashboard siehst du sofort KPIs wie Time-to-Hire, Conversion-Raten oder die Quelle des erfolgreich besetzten Kontakts. So kannst du deine Prozesse weiter optimieren.

Rechtliches & DSGVO bei der Nutzung von CRM-Systemen im Recruiting 

Im Recruiting werden besonders sensible, personenbezogene Daten verarbeitet. Deshalb müssen CRM-Systeme hier höchste Standards erfüllen. Entscheidend ist, dass Einwilligungen korrekt dokumentiert werden, weil sie auf Nachfrage immer nachgewiesen werden müssen. Außerdem müssen die gesammelten Daten fristgerecht wieder gelöscht werden. Gute Systeme unterstützen dich dabei, die Löschfristen zu automatisieren und Rollen- sowie Zugriffsrechte sauber zu vergeben, damit nur befugte Personen Einsicht in bestimmte Kandidat:innendaten haben.

CRM-Systeme wie HubSpot unterstützen dich auch dabei, weil sämtliche Einwilligungen zentral im CRM gespeichert werden. Kommt es zu Änderungen, dann werden auch diese protokolliert und sämtliche Löschprozesse automatisiert. So kannst du deine Daten rechtskonform verwalten. 

📌 Fazit: Welches CRM für Personalberater:innen wirklich überzeugt

Die Anforderungen in der Personalberatung sind hoch. Es laufen viele Prozesse parallel, enge Zeitfenster müssen eingehalten und sensible Daten verwaltet werden. Ein gutes CRM ist hier wie ein Allrounder an deiner Seite, das am Ende darüber entscheidet, wie effizient du vermittelst oder ob du auf dem Weg wertvolle Zeit verlierst. Welches System am besten passt, hängt stark von deinem Recruiting-Modell ab. Solo-Berater:innen profitieren von sehr schlanken Lösungen wie HubSpot Starter oder Zoho Recruit. Wachsende Agenturen brauchen immer mehr Funktionen, Automationen und Teamfeatures. Hier punkten HubSpot Professional, Recruitee oder Bullhorn. Wer das Recruiting und interne HR-Prozesse miteinander verbinden will, ist mit Personio gut beraten.

Unabhängig von der Größe gilt: Ein CRM ist kein Luxus, sondern ein produktives Fundament, das dir dabei hilft, deine Kandidat:innenbeziehungen aufzubauen, deine Kund:innen besser zu betreuen und alle Prozesse sauber abzubilden. Mit dem richtigen System arbeitest du nicht nur schneller, sondern triffst auch bessere Entscheidungen.