Wir planen den Aufbau eines zentralen Ablagesystems für Mandantendokumente auf Basis von Microsoft SharePoint, Power Automate und CoPilot. 

Unsere Branche ist zu vergleichen mit dem eines Immobilienmaklers, nur dass wir Unternehmen verkaufen. Wir müssen Mandantendokumente ablegen (z.B. Informationen zum Unternehmen) und dann bei Anfragen von Interessenten in den Ordnern nach den Antworten schauen und entweder Inhalte extrahieren oder ganze Dokumente verschicken (Bilanzen etc).

Aktuell werden die Mandanten Dokumente händisch in Dropbox abgelegt und dann bei etwaigen Kundenanfragen manuell herausgesucht bzw. in Outlook als Dokument angehangen. Ziel des Projektes soll eine intelligente Dokumentenablage sein.

Folgende Grundanforderungen gibt es:

1. Automatische Ablage: Dokumente sollen direkt aus Outlook heraus per einfachem Prompt hochgeladen werden. „Lege den Anhang bei Max Mustermann unter Bilanzen ab“ . Copilot soll in der Lage sein, den richtigen Mandantenordner (Test GmbH) zu identifizieren, die passende Kategorie (wirtschaftliche Verhältnisse) zu erkennen und das Dokument korrekt abzulegen. Wir vermuten, um hierfür eine saubere Grundlage zu stellen, sollten die Ordner wie mit Metadaten wie Ansprechpartner, Projektname, E-Mail-Adresse und Anrede versehen werden. So kann Copilot verstehen, dass Max Mustermann der Inhaber von der Test GmbH ist und erkennt damit den richtigen Mandantenordner. Innerhalb des Ordners gibt es immer folgende Unterordner: „Wirtschaftliche Verhältnisse“, „Vertragsverhältnisse“, „Vermarktungsmaterialien“ oder „Sonstige“. Hier sollte es der KI auch möglich sein, in dem er das hochzuladene PDF kurz überfliegt, dieses als Bilanz zu identifizieren und dann in wirtschaftliche Verhältnisse hochzuladen. Falls nötig, kann Copilot hier auch Rückfragen stellen.

2. Darüber hinaus soll Copilot auch in der Lage sein, Kundenanfragen zu beantworten, indem es relevante Dokumente in SharePoint durchsucht und daraus Informationen extrahiert. D.h. entweder ganze Dokumente einer Mail anhängen (schicke dem Interessenten die Bilanzen vom Projekt XY). Oder alle Dokumente im Projektordner zu durchsuchen um konkrete Fragen zu beantworten (wann wurde das Unternehmen Test GmbH gegründet?) Sollte die Information nicht im genannten Ordner sein, ist es absolut wichtig, dieses auch als "nicht vorhanden" zu Kennzeichen und nicht wie ChatGPT anzufangen zu halluzinieren.

Projektumfang:

1. Struktur der Datenbank (hier bestehen bereits viele Vorüberlegungen, aber ein Sparring wäre hilfreich)

2.  Konfiguration von SharePoint-Dokumentenbibliotheken, die Entwicklung von Power Automate-Flows zur automatischen Metadatenpflege und Dokumentenanalyse sowie die Nutzung von Copilot Studio zur Umsetzung intelligenter Prompts und Automatisierungen. Auch die Aktivierung der Microsoft Search Indexierung und ein Berechtigungskonzept für sensible Inhalte könnten Teil des Projekts sein.