🧾 Vollständige Rollendefinition:

Finanzstruktur & Buchhaltungskoordination

🔹 1. Scorecard (Übersicht auf einen Blick) 🎯 Mission der Rolle:

Du sorgst für komplette finanzielle Klarheit – durch saubere Belege, klare Berichte und automatisierte Abläufe – damit der Unternehmer null Stress mit Zahlen hat.

📈 Key Outcomes (Ergebnisse):

1. Alle geschäftlichen & privaten Belege 100 % korrekt einsortiert und aufbereitet

2. Wöchentlicher Finanzbericht jeden Montag inkl. Klarheit & Optimierungshinweise

3. Steuerlich vollständige Vorbereitung (inkl. USt-Voranmeldung) läuft reibungslos

4. Systematische Identifikation & Kommunikation unnötiger Kosten / Abo-Fallen

5. SOPs für alle Prozesse inkl. Loom-Videos + Miro-Visualisierung vorhanden

6. Mind. 2-4 Prozesse pro Jahr automatisiert (z. B. via make.com). musst du nicht machen nur mit anstoßen, was erleichtern und helfen würde. Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 mit Hilfe eines make.com Experten (hab ich im Netzwerk).

📊 KPIs – Konkrete Messgrößen:

Kennzahl – Zielwert

• Belegvollständigkeit 100 %
• Finanzbericht Montag geliefert > 95 %
• Rückfragenquote vom Unternehmer< 10 %
• Steuerberater-Rückfragen max. 1 pro Quartal
• Vorschläge zur Kostenoptimierung mind. 1 pro Quartal
• SOP-Dokumentationen erstellt 100 % für alle Kernprozesse
• Umgesetzte Automatisierungenmind. 2 pro Jahr

💡 Nice-to-Haves:

• Erfahrung mit Profit First, Copecart, Sevdesk, Google Sheets

• Erfahrung mit SOPs, Loom, Miro

• Fähigkeit, mit make.com (oder vergleichbar) Automatisierungen umzusetzen

🔹 2. Rollencanvas – Klarheit zur Rolle ✅ Kernaufgaben – Was tut die Rolle?

• Belegstruktur: Sammlung, Sortierung, Ablage & Zuordnung (privat/geschäftlich)

• Wöchentliche Auswertung: Einnahmen, Ausgaben, Hinweise zu Einsparungen

• Steueraufbereitung: Übergabefähige Struktur für Steuerberaterin inkl. USt-Voranmeldung

• Bank & Kreditkarten: Kontrolle, Abgleich, Nachforderung fehlender Belege

• SOPs schreiben + dokumentieren (Loom + Miro)

• Automatisierungen erkennen und umsetzen (z. B. mit make.com)

🎯 Zweck der Rolle – Warum gibt es sie?

Damit der Unternehmer vollständig entlastet wird bei operativen Finanzprozessen. Damit nichts vergessen wird, der Steuerberater vorbereitet ist, und der Unternehmer jede Woche Klarheit hat.

🧭 Prinzipien & Leitsätze:

• Ich arbeite proaktiv, nicht reaktiv

• Ich sorge für Struktur & Übersicht, nicht für Verwaltung

• Ich dokumentiere, damit andere nachvollziehen können

• Ich denke mit, bevor ich gefragt werde

• Ich bin lösungsorientiert – nicht erklärungsorientiert

• Ich bremse keine Ideen, ich forme sie zu realistischen Umsetzungen

🚫 Nein! Was gehört nicht in diese Rolle:

• Ich reagiere nicht nur, ich führe meine Aufgaben selbstständig aus

• Ich warte nicht auf Anweisungen – ich hole mir, was ich brauche

• Ich sage nicht „geht nicht“ – ich finde Wege, es möglich zu machen

• Ich will keine Excel-Hölle bauen – alles ist verständlich & nutzbar dokumentiert

📦 Support: Was ich dafür brauche

• Zugang zu allen relevanten Tools & Konten

• Klare Onboarding-Übergabe zu bestehenden Strukturen

• Vertrauen in Entscheidungen – inkl. Zugang zu sensiblen Finanzdaten

🔹 3. "So brauche ich dich"-Formular

Ich brauche dich als verlässliche Strukturinstanz in meinen Finanzen. Ich will nicht suchen, nicht erinnern, nicht sortieren – sondern Klarheit haben. Ich brauche dich, damit Belege korrekt sind, Zahlen stimmen, Berichte kommen – und ich meine Energie auf Ideen, Kunden & Wachstum lenken kann.

Ich arbeite kreativ & schnell. Ich werfe dir Ideen hin – du fängst sie, sortierst sie und kommst mit Umsetzungsansätzen zurück. Ich brauche keinen Verwalter, sondern einen Umsetzer mit Struktur, der mitdenkt, mitzieht und klar kommuniziert.

Ich will keine RHVs, keine Ausreden, keine Verzögerungen. Ich brauche jemanden, der sagt: „Ich hab das – hier ist der Plan.“

🔹 4. Persönlichkeitstypen (MBTI & Eigenschaften) ✅ Sehr gut geeignet:

• ISTJ (Der Inspektor): Extrem strukturiert, verlässlich, liebt Ordnung – ideal für Prozesse & Zahlen

• ISFJ (Der Unterstützer): Pflichtbewusst, verantwortungsvoll, liebt klare Abläufe

• ESTJ (Der Umsetzer): Fokussiert, organisiert, denkt in Systemen – geht Dinge direkt an

❌ Weniger geeignet:

• ENFP / INFP / ENTP: Zu sprunghaft, ideenlastig, schnell gelangweilt bei Routine & Detailarbeit

• ESFP / ENFJ: Fokus eher auf Menschen & Dynamik, weniger auf stille Strukturaufgaben

🧠 Eigenschaften, die zur Rolle passen:

• Arbeitet gern strukturiert & wiederholbar

• Zieht Energie aus ruhiger, klarer Arbeit

• Kann Selbstdisziplin und Proaktivität vereinen

• Denkt in Systemen & Prozessen, nicht nur in Aufgaben

• Hat Spaß an Automatisierung & Optimierung