Vivien

Über mich

Seit über 15 Jahren arbeite ich in den Bereichen Assistenz, Projekt- und Aufgabenkoordination, Eventorganisation und Backoffice. Ich behalte den Überblick, strukturiere Abläufe und sorge dafür, dass Aufgaben zuverlässig umgesetzt werden. Dabei geht es mir nicht darum, To-dos einfach nur abzuarbeiten – Ich denke mit, organisiere vorausschauend und schaffe klare Strukturen, die Kund:innen im Arbeitsalltag spürbar entlasten und den Fokus auf das Kerngeschäft ermöglichen. Zu meinen Schwerpunkten gehören unter anderem: - Assistenz & Backoffice-Unterstützung im Tagesgeschäft - vorbereitende Buchhaltung (u. a. Belege, Rechnungen und Abstimmung mit Steuerbüros) - Kundenkommunikation und Korrespondenz - Projekt- und Aufgabenkoordination - digitale Unterstützung, z. B. WordPress-Pflege (Elementor), strukturierte Tool-Nutzung und der gezielte Einsatz von KI-Tools wie ChatGPT zur Unterstützung von Organisation, Texten und Prozessen Ergänzend unterstütze ich bei der technischen Umsetzung grundlegender digitaler Abläufe, etwa im Bereich E-Mail-Kommunikation, Newsletter-Grundlagen sowie einfachen Automationen. In der Zusammenarbeit bin ich verlässlich, strukturiert und transparent. Klare Absprachen und eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe sind für mich selbstverständlich.

Skills

Expert:in

Projektassistenz

Virtual Assistance

Operatives Projektmanagement

Fortgeschritten

Prozessoptimierung

Microsoft 365

Trello

Kundenservice

Datenpflege

Recherche

Eventmanagement

Buchhaltung

Datev

Digitale Assistenz

ChatGPT

Elementor

Travel-Management

Organisation

Grundkenntnisse

Lexware

Canva

WordPress

E-Mail-Marketing

CRM

Newsletter

Zapier

Brevo

Datenauswertungen

Projekte

Vorbereitende Buchhaltung & administrative Unterstützung

VON GRUEN ZU BLAU GmbH · Sonstige Branche

2024 — heute

Laufende Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung eines Unternehmens. Organisation und Pflege von Belegen, Rechnungen und Zahlungsübersichten sowie strukturierte Ablage der Unterlagen. Enge Abstimmung mit dem Steuerbüro und Sicherstellung einer nachvollziehbaren, sauberen Datenstruktur für die laufende Buchhaltung.
GLOBAL SALES MEETING 206

TeamViewer · Marketing, PR und Design

2025 — 2026

Organisation & Koordination von Mitarbeitergeschenken für internationales Unternehmensevent
Trend- und Strukturanalyse im Rettungsdienst in Bayern

Institut für Notfallmedizin und Medizinmanagement · Gesundheit und Soziales

2010 — 2025

Unterstützung des Teams im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft. Koordination von Aufgaben und Terminen, Organisation von Abläufen sowie Mitwirkung bei der Planung und Umsetzung laufender Projekte. Schnittstelle zwischen internen und externen Ansprechpartner:innen sowie Sicherstellung strukturierter Backoffice-Prozesse in einem wissenschaftlichen Arbeitsumfeld.

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Berufserfahrungen

Projekt- und Teamassistentin · Vollzeit

Institut für Notfallmedizin und Medizinmanagement

2010 — 2025

• Kundenbetreuung und Bearbeitung von Kundenanfragen

• Teilnehmermanagement für Events und Trainings

• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Veranstaltungen

• Abstimmung mit Dienstleistern, Trainingsplätzen und Personal

• Erstellung von Teilnehmerlisten, Reports und Auswertungen

• Rechnungsstellung, Auftragsabwicklung und administrative Unterstützung

• Personal- und Logistikplanung für Projekte und Events
Teamassistentin · Vollzeit

BKP GmbH

2006 — 2010

• Kundenbetreuung und Bearbeitung von Kundenanfragen

• Teilnehmermanagement für Events und Trainings

• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Veranstaltungen

• Abstimmung mit Dienstleistern, Trainingsplätzen und Personal

• Erstellung von Teilnehmerlisten, Reports und Auswertungen

• Rechnungsstellung, Auftragsabwicklung und administrative Unterstützung

• Personal- und Logistikplanung für Projekte und Events
Sachbearbeiterin · Vollzeit

EADS Deutschland GmbH

2006

• Planung, Organisation und Abwicklung interner und externer Seminare

• Betreuung und Abstimmung mit Trainern, Referenten und Teilnehmern

• Rechnungsprüfung, Kostenverfolgung und administrative Unterstützung

• Termin- und Raumkoordination

• Auswertung von Seminarbeurteilungen, Erstellung von Teilnahmebescheinigungen

• Erstellung und Pflege von Statistiken

• Interne und externe Korrespondenz (Deutsch/Englisch)

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Verlässliche Entlastung. Mehr Freiraum.

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Projekte

Berufserfahrungen

Vivien ist Freelancer:in bei Junico