Sara

Über mich

Ich bin Sara – strukturverliebte Allrounderin mit Herz, Technikverständnis und einem Faible für effizentes Arbeiten. Mit über 6 Jahren Erfahrung in der virtuellen Assistenz, im Office Management und in der Eventkoordination unterstütze ich Start-ups, wachsende Teams und kreative Köpfe bei allem, was hinter den Kulissen reibungslos laufen soll. Meine Superkraft? Ich denke mit, handle proaktiv und halte auch in turbulenten Phasen den Überblick. Ob Kundenkommunikation in mehreren Sprachen, HR-Administration mit Tools wie Personio, Reiseplanung, Eventorganisation oder Projektkoordination – ich bringe Struktur in den Alltag und Freiraum für den Fokus aufs Wesentliche. Durch meine Arbeit in internationalen Remote-Teams bin ich es gewohnt, eigenverantwortlich, lösungsorientiert und stets mit einem Lächeln zu arbeiten – digital, organisiert und menschlich. Du suchst Unterstützung in den Bereichen virtuelle Assistenz, Organisation, HR oder Projektkoordination? Dann freue ich mich auf deine Nachricht!

Skills

Expert:in

Projektmanagement

Personalmanagement

Digitale Assistenz

Kundenservice

Unternehmenskommunikation

Korrekturlesen

Change Management

Canva

ChatGPT

Crisis Management

Datenpflege

Vertragsmanagement

Virtual Assistance

Travel-Management

Personalführung

Empathie

Kulturmanagement

New Work

Recht

Outlook

Datenauswertungen

Personio

Projektassistenz

Fortgeschritten

Eventmanagement

Bühnenbild

Datev

IT Support

Ergonomie

Konzept-Entwicklung

Excel

Flyer & Broschüren

Moodle

Budgeting

Slack

Social Recruiting

CXM

Powerpoint

Recherche

Business Development

Recruiting

Grundkenntnisse

Business Needs Analysis

Ghostwriting

Influencermarketing

Jahresabschluss

Kreatives Schreiben

Supply Chain Management

Trello

Portfolio

Was ich leiste

Virtual Assistant

Projekte

Executive& Personal Assistant Start Up Aufbau
ChatScale · Medien und Verlage
September 2025 — heute

Berufserfahrungen

Executive Assistant & HR / Ops Managerin · Vollzeit
Dreamlight Labs GmbH · Kunst, Kultur und Sport · 10–25 Mitarbeiter:innen
2024 — 2025
Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team, Künstler:innen, Kund:innen und internationalen Partnern

Übernahme klassischer Assistenzaufgaben (Terminmanagement, Reiseplanung, persönliche Unterstützung der Geschäftsführung)

Eigenverantwortliche Abwicklung aller HR-Prozesse (Personio, Arbeitsverträge, Zeugniserstellung, On-/Offboarding, Arbeitsrecht DE/FR/BE/AT)

Planung und Durchführung von europaweiten Veranstaltungen (Logistik, Location-Abstimmung, Ticketplattformen, Einsatzplanung)

Übernahme der vorbereitenden Lohnbuchhaltung sowie Buchhaltungsaufgaben mit Fokus auf Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Unterstützung bei Monatsabschlüssen, Budgetplanung und Rechnungswesen in Zusammenarbeit mit der Steuerberatung

Aufbau und Pflege effizienter Remote-Prozesse, Teamkommunikation und interner Wissensdokumentation

Durchführung von internen Schulungen zu New Work, Selbstorganisation, Tools und Kommunikationskultur

Vielseitige Aufgaben im Kundensupport (mehrsprachig), Vertragsgestaltung, Projektmanagement und interner Administration

Hinweis: Die Tätigkeit endete im Zuge der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens, das im Rahmen einer Restrukturierung nahezu alle Mitarbeitenden entlassen musste.
Executive Assistant & HR Managerin · Vollzeit
N Robotics GmbH · Industrie und Maschinenbau · 10–25 Mitarbeiter:innen
2023 — 2024
Unterstützung der Geschäftsführung in operativen, organisatorischen und persönlichen Belangen (Executive & Personal Assistant)

Planung und Koordination von Terminen, Reisen, Veranstaltungen sowie internen Prozessen

Verantwortung für sämtliche HR-Aufgaben inkl. Recruiting, On-/Offboarding, Vertragsmanagement, Zeiterfassung und Personaldatenpflege

Übernahme der vorbereitenden Lohnbuchhaltung sowie Aufgaben in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Allgemeine Buchhaltungsaufgaben: Rechnungsprüfung, Zahlungsverkehr, Ablage und Kommunikation mit Steuerberatung

Einführung von strukturierten Prozessen und Tools zur Effizienzsteigerung (inkl. HR- und Kommunikationssysteme)

Durchführung interner Schulungen zu Themen wie New Work, Selbstorganisation und digitale Zusammenarbeit

Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung, Steuerberatern, IT-Partnern und externen HR-Expert:innen

Aufbau eines hybriden Arbeitsumfelds und Förderung einer modernen Unternehmenskultur

Hinweis: Die Position wurde aufgrund wiederholten Fehlverhaltens seitens der Geschäftsführung beendet, wie auch durch unabhängige Kununu-Bewertungen belegt.
Rechtsanwaltsfachangestellte · Ausbildung
Friedrich Graf von Westphalen & Partner mbH · Steuern und Recht · 200–500 Mitarbeiter:innen
2020 — 2023
Unterstützung bei der Vorbereitung und Abwicklung von gerichtlichen und außergerichtlichen Verfahren

Erstellung und Bearbeitung von Schriftsätzen, Vollmachten, Verträgen und Mandatsunterlagen

Eigenständige Fristen- und Terminkoordination sowie Aktenführung

Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Mandant:innen, Gerichten und Behörden

Organisation von Besprechungen, Reisen und interner Abläufe

Einblicke in verschiedene Rechtsgebiete wie Zivil-, Arbeits- und Wirtschaftsrecht

Anwendung und Pflege digitaler Kanzleisoftware und elektronischer Aktenführung

Alle Berufserfahrungen ansehen

Organisiert. Authentisch. Digital.