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Inhaltsverzeichnis zum Thema Freelancer:innen und Datenschutz
Du und dein Unternehmen habt euch also endlich entschlossen, Freelancer:innen zu beauftragen. Vielleicht wollt ihr sogar mit studentischen Freelancer:innen arbeiten, um euch das Talent gleich frisch aus der Universität zu holen. Damit könnt ihr natürlich all die vielfältigen Vorteile nutzen, die mit einer solchen Beschäftigung einhergehen: Flexibilität, beispiellose Expertise und günstige Arbeitsbedingungen, wie z. B. fehlende Sozialversicherungsbeiträge. Doch die Beschäftigung von Freelancer:innen kann für dich und dein Unternehmen auch Risiken mit sich bringen. Wenn du und dein Unternehmen gerade beim Thema Datenschutz nicht wisst, wie ihr vorgehen sollt, kann es schnell zu Problemen kommen. Aber genau dafür ist das GREATJOB Magazin von Junico da. Hier kannst du dich über alles Wichtige in Zusammenhang mit Datenschutz gegenüber deinen Freelancer:innen informieren.
Die Rahmenbedingungen spielen beim Freelancer:innen Datenschutz eine Rolle
Mit am wichtigsten für ein gesundes Arbeitsverhältnis zu Freelancer:innen in deinem Unternehmen ist die Frage der Rahmenbedingung für die Beschäftigung. Haben sie in deinem Unternehmen einen eigenen Arbeitsplatz, den sie nutzen können. Oder haben sie ihren eigenen Arbeitsplatz, eigene Ressourcen und sind gar nicht oder nur bedingt an deine Weisungen gebunden? Hier unterscheidet sich dann die Art von Vertrag, den du im Vorfeld mit deinen Freelancer:innen in Sachen personenbezogene Daten abschließen musst. Informiere dich in jeder Art von Konstellation, auf jeden Fall über die sogenannte Scheinselbstständigkeit, denn es gibt bestimmte Bedingungen, die du als Auftraggeber:in beachten musst!
Beginn der Beschäftigung: spezieller Vertrag oder nicht?
Wenn ein:e von dir angestellte:r Freelancer:in aus datenschutzrechtlicher Sicht als ein:e Quasi-Mitarbeiter:in in deinem Unternehmen anzusehen ist, dann obliegt in der Regel dir und deiner Firma die Hoheit, aber auch die Verantwortung über alle Daten, mit denen der:die Freelancer:in umgeht. In einem solchen Fall solltest du den:die Freelancer:in genauso wie jede:n andere:n Mitarbeiter:in schulen. Du solltest so jemanden ebenfalls in die Datenschutzlage deines Unternehmens einweisen und, wie auch deine anderen Mitarbeiter:innen, eine Datenschutzerklärung unterzeichnen lassen. Eine besondere Art von Vertrag brauchst du hier in den meisten Fällen nicht.
Anders verhält es sich jedoch, wenn die von dir beschäftigten Freelancer:innen, vielleicht sogar ein ganzes Team, über ihre eigenen Ressourcen verfügen und nicht an deine direkten Anweisungen gebunden sind, was tatsächlich typisch und richtig ist bei Freelancer:innen. Hier muss vor Beginn der Beschäftigung genau abgeklärt werden, wie sowohl dein Unternehmen als auch die Freelancer:innen mit sensiblen Daten umgehen. Außerdem muss gegebenenfalls ein Auftragsverarbeitungsvertrag oder kurz AVV abgeschlossen werden. Mit einem solchen Vertrag stellt dein Unternehmen sicher, dass der:die Freelancer:in die betreffenden Daten auch nach deinen Anweisungen verarbeitet, bzw. behandelt.
Eine Neuheit: eine gemeinsame Verantwortlichkeit
Die sog. „gemeinsame Verantwortlichkeit“ gilt in der Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, erst seit dem Jahre 2018, ist also selbst in Bezug auf den Datenschutz eine neue Regelung. Sie gilt, wenn ein:e Freelancer:in gänzlich „freie Hand“ in der Nutzung von personenbezogenen und sensiblen Daten deines Unternehmens hat und aus der Sicht des Arbeitsverhältnisses seine:ihre eigenen Zwecke verfolgt. Wenn du z. B. im Marketing arbeitest und du beschäftigst in deinen Unternehmen Freelancer:innen, die Namen und Adressen aus deiner Datenbank für ihre eigene Tätigkeit außerhalb deines Unternehmens verwenden, dann liegt die gemeinsame Verantwortlichkeit vor. Dein Unternehmen und die Freelancer:innen teilen sich also die Verantwortung für sensible Daten und auch den umliegenden Datenschutz. In einem solchen Fall reicht ein AVV nicht aus und die Verantwortlichkeit muss genau im Arbeitsvertrag geregelt und festgehalten sein. Wende dich in diesem Fall an Expert:innen in deiner eigenen Firma oder extern, damit alles so präzise wie möglich formuliert wird und dein Unternehmen im Fall der Fälle abgesichert ist.
Was kann ich für den Datenschutz mit Freelancer:innen zusätzlich tun?
Es kann natürlich überhaupt nicht schaden, sich ein umfassendes Bild vom Datenschutz zu machen, nicht nur in Bezug auf Freelancer:innen. Vielleicht gibt es in deinem Unternehmen bereits jemand Beauftragten, der:die sich den neu eingestellten Freelancer:innen annimmt und sie über wissenswerte Dinge informiert. Dazu gehört manchmal leider ein wenig Paragrafenwälzen, aber du willst in jeden Fall auf Nummer Sicher gehen wollen. Vielleicht lässt sich die Anstellung neuer Freelancer:innen gleich als Gelegenheit nutzen, Vorgänge in deinem Unternehmen zusätzlich zu optimieren. Du kannst sicherlich viele unnötige Daten einsparen oder minimieren, wo du es vielleicht jetzt nicht tust.
Freelancer:innen für Datenschutz sensibilisieren
Wenn du dein Unternehmen schon etwas länger führst, dann hast du sicherlich am eigenen Leib erfahren, wie wichtig das Thema Datenschutz heute im Vergleich zu etwa 20 oder 30 Jahren in der Vergangenheit geworden ist. Du weißt längst, dass dein Unternehmen in Schwierigkeiten geraten kann, wenn Datenschutzregeln und -bestimmungen ignoriert oder nicht beachtet werden. Dies gilt sowohl bei deinen Festangestellten als auch bei Freelancer:innen. Sensibilisiere deine Freelancer:innen, genau wie deine Angestellten, also möglichst früh für das Thema. Suche schnellstmöglich, am besten noch vor Antritt der Beschäftigung, das Gespräch und verschaffe dir einen Überblick über alle nötigen Unterlagen und Regelungen.
Solltest du auf der Suche nach Expert:innen sein oder mangelt es in deinem Unternehmen an datenschutzrechtlicher Fachkraft, dann würden wir von Junico sagen, du bist schon längst an genau der richtigen Adresse. Du kannst ganz einfach einen Auftrag einstellen und bekomme passende Vorschläge in deine Nachrichten oder buche direkt ein Beratungsgespräch mit uns.
📌 Freelancer:innen und Datenschutz – das Fazit
Dass es in Hinblick auf Datenschutz generell viel zu beachten gibt, ist nichts Neues. Aber auch bei Freelancer:innen und deren Beschäftigung müssen du und dein Unternehmen einen genauen Überblick haben. Welche Art von Vertrag ist angebracht, vielleicht sogar zusätzlich zu dem generellen Arbeitsvertrag? In welche Kategorie fallen die von mir beschäftigten Freelancer:innen? Kann ich deren Anstellung als Chance nutzen, in meinem Unternehmen datenschutztechnisch einmal richtig aufzuräumen? Schaue dich gerne weiter in unserem Magazin GREATJOB um, wenn du mehr über Freelancer:innen und deren Vorteile erfahren möchtest.