Über mich
Ich bringe Struktur in operative Abläufe, die im Tagesgeschäft gewachsen, unübersichtlich oder unnötig aufwendig geworden sind. Dabei schaue ich zuerst auf das, was bereits vorhanden ist: Menschen, Arbeitsweisen, Systeme und Tools – und darauf, wo Prozesse tatsächlich ins Stocken geraten. Aus über 30 Jahren Berufserfahrung verbinde ich Prozess- und Organisationsverständnis mit kaufmännischer Praxis, IT-/Softwareaffinität und einem ausgeprägten Verständnis für die Menschen, die mit diesen Prozessen arbeiten. Meine Erfahrung reicht von Change- und Customer-Service-Prozessen im Siemens-Umfeld über Aufbau und Digitalisierung eines technischen Unternehmens bis zu Büroleitung, Auftragssteuerung, GAEB/Ausschreibungen, Abrechnung und operativer Projektorganisation. Ich analysiere, strukturiere und arbeite operativ in den Abläufen mit – pragmatisch, digital und so, dass sie im Arbeitsalltag tatsächlich funktionieren. Besonders gern begleite ich Unternehmen längerfristig und wachse mit ihren Anforderungen – denn je besser ich Abläufe, Menschen und Strukturen kenne, desto gezielter kann ich unterstützen und weiterentwickeln.
Skills
Expert:in
Fortgeschritten
Projekte
Aufbau & Digitalisierung operativer Unternehmensprozesse | STUK GbR
Selbstständig · Architektur und Bauwesen · bis zu 10 Mitarbeiter:innen
Juni 2015 — August 2024
Mitaufbau eines technischen Dienstleistungsunternehmens von zwei Gründern auf bis zu 10 Mitarbeitende und Verantwortung für die kaufmännischen, organisatorischen und digitalen Betriebsstrukturen.
Entwicklung einer kosteneffizienten digitalen Arbeitsumgebung mit cloudbasierter Ablage, mobiler Baustellenanbindung, Projekt- und Mitarbeitersteuerung, Zeiterfassung und standardisierten Projektstrukturen vom Angebot bis zur Abrechnung. Auswahl und Integration geeigneter Softwarelösungen für Büro und Baustelle auf Basis der vorhandenen Anforderungen und Arbeitsweisen.
Projektcontrolling über Soll-Ist-Vergleiche, Nachkalkulation, Aufmaß und kumulierte Abrechnung sowie Aufbau und Steuerung von Ausschreibungs-, Beschaffungs- und Administrationsprozessen. Koordination von Mitarbeitenden, Subunternehmern und Lieferanten im laufenden Projektgeschäft.
Klare Informationswege, Zuständigkeiten und digitale Strukturen sorgten dafür, dass relevante Informationen dort verfügbar waren, wo sie im Arbeitsalltag benötigt wurden – ohne die Abläufe unnötig zu verkomplizieren.
Neustrukturierung Auftragssteuerung & Büroorganisation
Stumbaum GmbH · Architektur und Bauwesen · 100–200 Mitarbeiter:innen
Januar 2019 — Februar 2022
Analyse und Neustrukturierung der operativen Auftragsbearbeitung und Einsatzplanung eines SHK-Servicebetriebs mit papiergeprägten Abläufen, hohem Suchaufwand und unklaren Zuständigkeiten.
Aufbau eines zentralen digitalen Auftragseingangs mit vorhandenen Microsoft-/Outlook-Strukturen, klaren Kategorien, Status und Verantwortlichkeiten. Neukonzeption der Einsatzplanung nach Priorität, realistischem Zeitbedarf, Qualifikation und Verfügbarkeit der Techniker.
Strukturierung von Aufgaben und Vertretungen im Büroteam sowie Aufbau eines belastbaren Reklamationsmanagements. Verbesserung des Informationsflusses zwischen Büro, Technikern und Kunden.
Transparentere Abläufe, weniger Such- und Abstimmungsaufwand sowie eine verlässlichere operative Steuerung schufen mehr Ruhe und Übersicht im laufenden Tagesgeschäft.
Pilotprojekt Jugendcoaching – Aufbau & Prozessentwicklung | Kufstein/Kitzbühel
Selbstständig · Gesundheit und Soziales · 25–50 Mitarbeiter:innen
Januar 2012 — August 2014
Mitwirkung am Pilotprojekt Jugendcoaching in den Bezirken Kufstein und Kitzbühel vor der österreichweiten Einführung. Begleitung vom Aufbau bis zur praktischen Umsetzung, Case Management sowie strukturierte Dokumentation der Abläufe und Erfahrungen aus der Pilotphase.
Aufbau und Koordination eines regionalen Netzwerks mit Schulen, Jugendzentren, Betrieben, Förderstellen und weiteren Schnittstellen. Erprobung der vorgesehenen Abläufe unter realen Bedingungen und Identifikation von Prozessschritten, Rahmenbedingungen und Fallzahlen, die in der praktischen Umsetzung angepasst werden mussten.
Strukturierte Rückmeldung von Erfahrungen, wiederkehrenden Hürden und Optimierungspotenzialen aus den Pilotregionen. Beteiligung am fachlichen Austausch in Wien; Erkenntnisse aus der praktischen Umsetzung flossen in die Weiterentwicklung des Modells vor dem österreichweiten Rollout ein.
Die Arbeit an den Schnittstellen unterschiedlicher Beteiligter zeigte unmittelbar, wo standardisierte Abläufe Orientierung schaffen und wo unterschiedliche Voraussetzungen, Reaktionen und Anforderungen in der Prozessgestaltung berücksichtigt werden müssen
Berufserfahrungen
Inhaberin | Büroorganisation & Prozessmanagement · Vollzeit
Selbstständig · Architektur und Bauwesen · 1 Mitarbeiter:innen
April 2025 — heute
Analyse, Strukturierung und Optimierung gewachsener Büro- und Geschäftsabläufe für kleine und mittelständische Unternehmen. Dabei stehen Menschen, Arbeitsweisen, Zuständigkeiten, Schnittstellen sowie vorhandene Systeme und Tools gleichermaßen im Blick. Ziel sind praktikable Verbesserungen, die im Tagesgeschäft funktionieren und angenommen werden.
Operative Verantwortung in Büroorganisation, Auftragsabwicklung und Projektkoordination – von Anfrage und Angebot über Termin- und Fristenmanagement bis zu Rechnungsstellung, Dokumentation und Nachverfolgung. Erfahrung mit öffentlichen Ausschreibungen, GAEB/AVASign, Aufmaß und Abrechnung sowie Koordination von Kunden, Lieferanten und Projektbeteiligten.
Besonders gern begleite ich Unternehmen längerfristig und entwickle Abläufe und Unterstützung mit ihren Anforderungen weiter – denn mit wachsendem Verständnis für Menschen, Strukturen und Arbeitsweisen lassen sich Reibungspunkte frühzeitig erkennen und Lösungen gezielter umsetzen.
Innendienstmitarbeiterin | Auftrags- & Ausschreibungsmanagement · Vollzeit
SolNergy GmbH · Energie, Umwelt und Versorgung · 25–50 Mitarbeiter:innen
September 2024 — Februar 2025
Eigenständiger Aufbau der organisatorischen und digitalen Grundlagen für den neuen Geschäftsbereich Elektro und öffentliche Ausschreibungen innerhalb eines PV-Unternehmens. Einrichtung der erforderlichen Systeme, Formulare und Vergabeplattformen sowie Aufbau der Abläufe für GAEB/AVASign, Fristensteuerung und Submission.
Bearbeitung öffentlicher Ausschreibungen und Elektro-/PV-Aufträge, Lieferantenanfragen, Preisermittlung und Angebotsvorbereitung sowie Aufmaß und Vorbereitung der Abrechnung. Koordination der laufenden Vorgänge und Abstimmung mit Kunden, Lieferanten, Vergabestellen und internen Ansprechpartnern.
Mitinhaberin | Kaufmännische & operative Leitung · Vollzeit
STUK GbR · Architektur und Bauwesen · bis zu 10 Mitarbeiter:innen
Juli 2015 — August 2024
Mitaufbau und Entwicklung eines technischen Dienstleistungsunternehmens von zwei Gründern auf bis zu 10 eigene Mitarbeitende sowie zusätzlich eingesetzte Subunternehmen. Verantwortung für die kaufmännischen, organisatorischen und digitalen Betriebsstrukturen.
Aufbau und laufende Weiterentwicklung der Auftrags- und Projektabläufe, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung und Informationswege zwischen Büro, Baustellen, Mitarbeitenden und externen Partnern. Entwicklung einer kosteneffizienten digitalen Arbeitsumgebung sowie Auswahl und Integration praxistauglicher Softwarelösungen für Büro und Baustelle.
Ausschreibungs- und Angebotsmanagement mit GAEB/AVASign, Projektcontrolling über Soll-Ist-Vergleiche und Nachkalkulation, Aufmaß und Abrechnung sowie Personaladministration. Koordination von Mitarbeitenden, Subunternehmern und Lieferanten sowie Vertrags- und Fuhrparkverwaltung.