Über mich
Wenn ich nach mir suchen würde, dann als jemand, der Immobilieninvestoren und Hausverwaltungen zuverlässig entlastet, Prozesse beschleunigt und Ordnung in jedes noch so komplexe Tagesgeschäft bringt. Ich bin deine virtuelle Assistenz für Immobilien, den Vertrieb oder auch Dein BackOffice, spezialisiert auf effiziente Organisation, strukturierte Abläufe und professionelle Kommunikation mit Mietern, Dienstleistern und externen Partnern. Ich übernehme für dich genau die Aufgaben, die Zeit kosten, aber reibungslos laufen müssen: Mieterkommunikation, Schadensmeldungen, Terminplanung, Handwerkerkoordination, Dokumentenmanagement, Recherche und die Vorbereitung von Ankäufen. Mit starkem Prozessdenken, klarer Struktur und digitalem Know-how sorge ich dafür, dass keine Anfrage liegen bleibt, Abläufe schneller werden und Dein Business messbar effizienter wird. Ich arbeite vorausschauend, transparent und absolut zuverlässig – damit du dich auf Wachstum, Entscheidungen und strategische Themen konzentrieren kannst, während ich dein Backoffice professionell im Hintergrund steuere.
Skills
Expert:in
Fortgeschritten
Grundkenntnisse
Projekte
Integration eines Immobilienbestands von Excel in Immocloud
Private Equity · Immobilien · bis zu 10 Mitarbeiter:innen
Dezember 2025 — Januar 2026
Vollständige Übertragung eines Immobilienportfolios von 16 Einheiten in immocloud. Saubere Datenpflege und Anlage der Objekte. Zuordnung der Zahlungsströme. Überwachung der richtigen Zuordnung der Mieteinnahmen.Setup, um den Immobilienbestand skalierbar und live trackbar zu machen.Anschließende kontinuierliche Betreuung des Bestands über Immocloud
Immobilien-Setup in Immocloud von 32 WEH
Privatinvestor · Immobilien · 1 Mitarbeiter:innen
September 2025 — Dezember 2025
Immobilien-Setup in Immocloud – 32 Wohneinheiten
Einrichtung und strukturierter Aufbau eines Immobilienbestands mit 32 Wohneinheiten in Immocloud zur Optimierung der Verwaltungs- und Vermietungsprozesse.
Im Rahmen des Projekts wurden sämtliche Objekt-, Mieter- und Vertragsdaten digital erfasst, Verwaltungsstrukturen aufgebaut sowie Dokumenten- und Kommunikationsabläufe systematisch organisiert. Ziel war die Schaffung einer zentralen, transparenten und effizient nutzbaren Verwaltungsumgebung.
Schwerpunkte
- Anlage und Strukturierung aller Wohneinheiten in Immocloud
- Pflege von Mieter-, Vertrags- und Objektdaten
- Aufbau digitaler Dokumenten- und Ablagestrukturen
- Strukturierung administrativer Verwaltungsprozesse
- Optimierung der Übersicht und Nachverfolgbarkeit laufender Vorgänge
Ergebnis
Effizientere Verwaltungsabläufe, zentrale Datenorganisation und deutlich verbesserte Transparenz im operativen Tagesgeschäft.
Vollständige Digitalisierung via Cloudlösung eines Back-Office Bestands
· Beratung und Consulting · bis zu 10 Mitarbeiter:innen
August 2025 — Oktober 2025
Vollständige Digitalisierung eines Back-Office via Cloudlösung
Digitalisierung und Neustrukturierung eines bestehenden Back-Office mit dem Ziel, administrative Prozesse effizienter, transparenter und vollständig remote-fähig zu gestalten.
Im Rahmen des Projekts wurden bestehende Abläufe analysiert, eine zentrale Cloudlösung eingeführt sowie Dokumenten-, Aufgaben- und Kommunikationsprozesse digital neu aufgebaut. Zusätzlich erfolgte die Entwicklung strukturierter Ordnersysteme, standardisierter Vorlagen und digitaler Workflows zur Reduzierung manueller Tätigkeiten.
Schwerpunkte
- Einführung einer cloudbasierten Arbeitsumgebung
- Digitalisierung bestehender Verwaltungsprozesse
- Aufbau effizienter Ordner- und Freigabestrukturen
- Optimierung von Dokumenten- und Aufgabenmanagement
- Automatisierung wiederkehrender Abläufe
Ergebnis
Deutlich effizientere Arbeitsabläufe, bessere Übersicht über Prozesse und Unterlagen sowie die Grundlage für ortsunabhängiges und skalierbares Arbeiten.
Berufserfahrungen
Freelancer · Teilzeit
Selbstständig · Immobilien · 1 Mitarbeiter:innen
Januar 2025 — heute
Stichpunkte / Kurzprofil
- Mehrjährige Erfahrung im Immobilien- & Verwaltungsumfeld
- Unterstützung bei Vermietung, Mieterkommunikation & Objektorganisation
- Erstellung und Vorbereitung von Mietverträgen
- Koordination von Handwerkern, Dienstleistern & Terminen
- Bearbeitung von Schadenmeldungen & Fristenmanagement
- Strukturierte Organisation von Unterlagen & Cloud-Systemen
- Recherche & Unterstützung bei Ankaufsprozessen
- Prozessoptimierung & Digitalisierung von Arbeitsabläufen
- Sicherer Umgang mit Google Workspace, MS Office, Immocloud, Notion & KI-Tools
- Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Vollständig remote & digital organisiert
Geschäftsführer · Vollzeit
· Konsumgüter und Handel · 10–25 Mitarbeiter:innen
2020 — heute
Zentrale Aufgaben & Verantwortlichkeiten 1. Unternehmensführung & Strategie
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Entwicklung, Umsetzung und Überwachung der Unternehmensstrategie
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Verantwortung für Umsatz, Kostenstruktur, Rentabilität und Wachstum
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Analyse von Markt- und Branchenentwicklungen sowie Ableitung geeigneter Maßnahmen
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Definition und Optimierung betrieblicher Prozesse und Strukturen
2. Operatives Management
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Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts über alle Abteilungen hinweg
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Steuerung des gesamten organisatorischen Workflows
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Einführung und Umsetzung effizienter Arbeitsabläufe und digitaler Systeme
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Verantwortung für Qualitätssicherung, Produktionsplanung und Dienstleistungsniveau (je nach Branche)
3. Personalführung & Teamentwicklung
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Führung von 16–21 Mitarbeitenden inkl. Motivation, Coaching & Konfliktmanagement
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Verantwortung für Recruiting, Personalplanung und Mitarbeiterentwicklung
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Durchführung von Mitarbeitergesprächen, Leistungsbeurteilungen und Zielvereinbarungen
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Aufbau einer positiven Arbeitskultur und Förderung der Teamkommunikation
4. Finanzen & Controlling
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Budgetplanung, Liquiditätsplanung und Cashflow-Steuerung
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Überwachung der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen und Jahresziele
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Zusammenarbeit mit Steuerberater, Banken und externen Partnern
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Verantwortung für Investitionsentscheidungen und Kostenoptimierung
5. Vertrieb, Einkauf & Kundenbeziehungen
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Pflege wichtiger Kunden- und Lieferantenbeziehungen
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Verhandlungsführung mit Partnern, Dienstleistern und Großkunden
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Einkauf relevanter Materialien oder Dienstleistungen
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Sicherstellung hoher Kundenzufriedenheit und professioneller Kommunikation
6. Rechtliche & administrative Verantwortung
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Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben, Richtlinien und Branchenstandards
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Vertragsmanagement und Dokumentationspflichten
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Verantwortung gegenüber Aufsichtsbehörden und Institutionen
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