Über mich
Als erfahrene virtuelle Assistenz unterstütze ich Unternehmen, Selbstständige und Projektteams effizient und zuverlässig bei administrativen, organisatorischen und projektbezogenen Aufgaben. Ich bringe fundierte Kenntnisse im Projektmanagement sowie eine strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise mit. Mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung und Diskretion übernehme ich Aufgaben im Tagesgeschäft, entlaste Führungskräfte und unterstütze aktiv bei der Planung, Koordination und Umsetzung von Projekten. Auch unterstützende und vorbereitende Aufgaben wie z.B. das Backoffice und die vorbereitende Buchhaltung kann ich übernehmen. Ich verfüge über ein abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre und bin seit 2009 beruflich tätig – mit umfassender Erfahrung in kaufmännischen, organisatorischen und projektbezogenen Bereichen. Im Laufe meiner Karriere konnte ich in unterschiedlichen Positionen mein betriebswirtschaftliches Know-how praktisch anwenden und vertiefen, insbesondere in den Bereichen Assistenz, Projektmanagement und Verwaltung.
Skills
Expert:in
Fortgeschritten
Projekte
SAP S/4 Hana
Auftraggeber:in · Bildung und Wissenschaft
2022 — heute
Ziel des Projekts ist die Einführung des integrierten ERP-Systems SAP S/4HANA zur Modernisierung und Optimierung der Geschäftsprozesse. Dabei stehen die Verbesserung der Datenverfügbarkeit, Prozessautomatisierung sowie die Reduktion von Systemkomplexität im Fokus. Das Projekt umfasste neben der technischen Migration auch die Anpassung der Prozesse an Best Practices.
Meine Aufgaben umfassen dabei die Projektverantwortung für den Personalbereich. Detaillierte Aufgaben sind:
- Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse und Ableitung von Anforderungen für die SAP S/4HANA Implementierung
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Mitarbeit in der Konzeption und Customizing des Systems in Zusammenarbeit mit Fachbereichen und IT
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Begleitung der Datenmigration von Altsystemen in die neue S/4HANA Umgebung
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Mitwirkung bei der Testplanung, -durchführung und -auswertung (z. B. Unit Tests, Integrationstests, User Acceptance Tests)
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Unterstützung bei der Erstellung von Schulungsunterlagen und Anwendertrainings
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Kommunikation mit internen Stakeholdern und externen Dienstleistern
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Monitoring der Projektmeilensteine und Unterstützung im Change Management
E-Personalakte
Auftraggeber:in · Öffentlicher Dienst, Verbände und Einrichtungen
2023 — 2025
Im Rahmen der strategischen Digitalisierung der Personalabteilung wurde die Einführung einer elektronischen Personalakte auf Basis von SAP HCM umgesetzt. Ziel war die Ablösung papierbasierter Personalakten durch ein integriertes, datenschutzkonformes und effizient nutzbares digitales System innerhalb der bestehenden SAP-HR-Landschaft.
Berufserfahrungen
Personalreferentin · Vollzeit
Auftraggeber:in · Öffentlicher Dienst, Verbände und Einrichtungen
2018 — 2025
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Beratung und Betreuung von Mitarbeitenden und Führungskräften in arbeitsrechtlichen, personellen und organisatorischen Fragestellungen
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Eigenständige Abwicklung des gesamten Employee-Life-Cycle (Eintritt, Onboarding, Versetzungen, Vertragsänderungen, Austritte etc.)
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Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen, Bescheinigungen und HR-relevanter Dokumente
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Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat unter Berücksichtigung gesetzlicher und tariflicher Vorgaben
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Management von HR-Projekten, z. B. Digitalisierung von HR-Prozessen, Einführung von E-Personalakten, Optimierung interner Abläufe
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Pflege und Auswertung von Personalstammdaten im HR-System (z. B. SAP HCM) sowie Erstellung von Reports und Statistiken
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Begleitung des Recruiting-Prozesses, von der Stellenausschreibung bis zur Vertragserstellung, in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen
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Assistenz Geschäftsführer · Vollzeit
Auftraggeber:in · Beratung und Consulting
2014 — 2017
- Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft (z. B. Terminplanung, Reiseorganisation, Protokollführung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, vorbereitende Buchhaltung)
- Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Kunden und externen Dienstleistern
- Koordination von Projekten, inklusive Terminverfolgung, Dokumentation und Statusüberwachung
- Verwaltung vertraulicher Unterlagen (Verträge, Personalunterlagen)
- Mitarbeit bei strategischen Sonderaufgaben, z. B. im Bereich Digitalisierung, Prozessoptimierung oder Controlling
- Vorbereitung und Begleitung von Gremiensitzungen, inkl. Agendaerstellung und Protokollierung
- Eigenständige Durchführung administrativer Aufgaben
Recruiterin, Personalsachbearbeiterin · Vollzeit
Auftraggeber:in
2008 — 2013
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Ansprechpartnerin für Führungskräfte in allen Fragen der Personalbeschaffung
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Analyse des Personalbedarfs und Erstellung passgenauer Anforderungsprofile
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Formulierung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen auf internen und externen Plattformen
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Aktive Bewerbersuche (Active Sourcing) über soziale Netzwerke (z. B. XING, LinkedIn) und Karrierenetzwerke
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Vorselektion von Bewerbungen, Durchführung von Interviews (telefonisch, virtuell, persönlich)
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Organisation und Begleitung des gesamten Auswahlprozesses bis zur Einstellung
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Kommunikation mit Kandidat:innen sowie Koordination mit internen Schnittstellen (z. B. HR, Fachbereiche, Betriebsrat)
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Optimierung der Recruiting-Prozesse unter Berücksichtigung von Time-to-Hire, Candidate Experience und Employer Branding
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Pflege des Bewerbermanagementsystems und Erstellung von Auswertungen / KPIs (z. B. Bewerberzahlen, Besetzungsdauer
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