Raphaela

Über mich

Ich bin Raphaela und unterstütze Unternehmen im Finance- und Backoffice-Bereich mit Schwerpunkt auf Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen. Ich bringe langjährige Erfahrung in Administration und Finance mit und arbeite aktuell gezielt an meiner fachlichen Vertiefung im Bereich Accounting / Finanzbuchhaltung. Zu meinen Aufgaben gehören u. a. vorbereitende Buchhaltung, Rechnungsprüfung, OPOS-Listen, Abstimmungen sowie die strukturierte Zusammenarbeit mit Steuerberatung und externen Partnern. Ich arbeite sicher mit DATEV und gängigen Office-Tools und lege großen Wert auf saubere, nachvollziehbare Prozesse. Meine Leistungen im Überblick: Finance & Backoffice Support Vorbereitende Buchhaltung & Rechnungswesen (DATEV) OPOS, Reports & Abstimmungen Strukturierung von Prozessen und Unterlagen Ich arbeite strukturiert, eigenständig und zuverlässig – mit einem klaren Fokus auf Qualität und Ordnung im Finance-Bereich.

Skills

Expert:in

Organisation

Virtual Assistance

Buchhaltung

Projektassistenz

Excel

Personalmanagement

CRM

Employer Branding

HubSpot

Outlook

Kundenservice

Datenauswertungen

Datev

Confluence

Fortgeschritten

Account Management

Budgeting

Controlling

Powerpoint

ChatGPT

Bilanzanalyse

Steuerrecht

JIRA

Sales

Eventmanagement

Grundkenntnisse

IT Projektmanagement

Kundenakquise

Telefonakquise

SAP

Canva

Projekte

Strukturiertes Onboarding & HR-Setup in einem Remote-Startup

Auftraggeber:in · Sonstige Branche

2023
In einem schnell wachsenden Remote-Team habe ich das Onboarding grundlegend neu aufgesetzt und HR-Strukturen etabliert, die auch ohne physisches Büro funktionieren. Ziel war es, neuen Mitarbeitenden Orientierung und Sicherheit zu geben – und gleichzeitig die administrativen Abläufe für alle Beteiligten effizienter zu gestalten.

Schwerpunkte:

Entwicklung eines HR-Leitfadens und strukturierter Onboarding-Checklisten

Definition von Rollen, Zuständigkeiten & Prozessen

Einführung eines Buddy-Systems & regelmäßiger Feedback-Loops

Aufbau klarer Abläufe für Zeiterfassung, Urlaub & Arbeitsmittel

Schnittstellenmanagement mit externem Lohnbüro & Steuerberatung

Ergebnis:

Klarer Onboarding-Prozess für alle Rollen

Reduzierte Einarbeitungszeit & reibungslosere Abläufe

Stärkere Selbstständigkeit neuer Teammitglieder von Anfang an

Berufserfahrungen

Assistenz der Geschäftsführung · Vollzeit

Pluvion GmbH · Sonstige Branche · 10–25 Mitarbeiter:innen

2023 — 2025

• Operative und administrative Unterstützung der Geschäftsführung• Verantwortlich für Stellenausschreibungen und Bewerbungsprozesse

• Vorbereitung und Einreichung von Förderanträgen (z. B. Forschungszulage)

• Erstellung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsgrundlagen

• Verwaltung und Pflege von CRM-Systemen (HubSpot)

• Organisation interner und externer Meetings & Events

• Verantwortung für den HR-Bereich sowie Schnittstellenfunktion zwischenLohnbüro, Geschäftsführung und externen Partnern

• Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung inkl. Prüfung und Erfassung vonEingangsrechnungen, Erstellung von Zahlungslisten sowie Reisekosten- undSpesenabrechnungen

• Routiniert in virtueller Zusammenarbeit mit verteilten Teams
Assistenz HR, Buchhaltung & Accounting · Teilzeit

Arbeitgeber:in · Beratung und Consulting · 25–50 Mitarbeiter:innen

2023 — 2024
Ansprechpartnerin für HR-Themen und Löhne in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro

Verwaltung von Personaldaten, On-/Offboarding

Vorbereitung der laufenden Buchhaltung inkl. Kontenabstimmung und Ausgangsrechnungen

Eigenständige Reisekostenabrechnung

Optimierung interner HR- und Buchhaltungsprozesse sowie Planung kleiner Team-Events
Vertriebsassistenz · Vollzeit

Arbeitgeber:in

2018 — 2022
Erstellung von Angeboten und Vertragsunterlagen

Erstellung von Unterlagen für EU-Ausschreibungen

Übernahme von Projekten und deren Betreuung

Unterstützung bei der Markt- und Wettbewerbsbeobachtung

Weiterentwicklung des QMS und Optimierung interner Abläufe

Unterstützung im Marketing, u. a. bei der Konzeption und dem Versand von Newslettern

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Chaos ordnen, Freiraum schaffen

Über mich

Skills

Projekte

Berufserfahrungen

Raphaela ist Freelancer:in bei Junico