Raphaela

Über mich

Ich bin Raphaela, erfahrene Assistenz der Geschäftsführung mit einem breiten Hintergrund in Administration, Buchhaltung, HR, Vertrieb und Eventorganisation. Seit über 15 Jahren unterstütze ich Unternehmen dabei, ihre internen Abläufe zu strukturieren, Projekte effizient umzusetzen und Führungskräfte im Alltag zu entlasten. Meine Stärke liegt darin, Komplexes zu ordnen und pragmatische Lösungen zu finden – sei es bei der Organisation von Meetings, der Erstellung von Reports, der Koordination von Projekten oder in der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern. Als virtuelle Assistentin biete ich verlässliche Unterstützung in den Bereichen: - Backoffice & Administration - Buchhaltungsvorbereitung & Rechnungswesen - Personalprozesse & Recruiting-Support - Termin- & Projektorganisation Ich arbeite strukturiert, eigenständig und lösungsorientiert – mit einem hohen Anspruch an Qualität und einem Blick fürs Detail.

Skills

Expert:in

Organisation

Projektassistenz

Virtual Assistance

Excel

Personalmanagement

CRM

Employer Branding

HubSpot

Outlook

JIRA

Kundenservice

Datenauswertungen

Fortgeschritten

Buchhaltung

Account Management

Budgeting

Canva

Controlling

Datev

Powerpoint

ChatGPT

Grundkenntnisse

Steuerrecht

Bilanzanalyse

Confluence

Eventmanagement

IT Projektmanagement

Kundenakquise

Sales

Telefonakquise

Projekte

Strukturiertes Onboarding & HR-Setup in einem Remote-Startup

Auftraggeber:in · Sonstige Branche

2023
In einem schnell wachsenden Remote-Team habe ich das Onboarding grundlegend neu aufgesetzt und HR-Strukturen etabliert, die auch ohne physisches Büro funktionieren. Ziel war es, neuen Mitarbeitenden Orientierung und Sicherheit zu geben – und gleichzeitig die administrativen Abläufe für alle Beteiligten effizienter zu gestalten.

Schwerpunkte:

Entwicklung eines HR-Leitfadens und strukturierter Onboarding-Checklisten

Definition von Rollen, Zuständigkeiten & Prozessen

Einführung eines Buddy-Systems & regelmäßiger Feedback-Loops

Aufbau klarer Abläufe für Zeiterfassung, Urlaub & Arbeitsmittel

Schnittstellenmanagement mit externem Lohnbüro & Steuerberatung

Ergebnis:

Klarer Onboarding-Prozess für alle Rollen

Reduzierte Einarbeitungszeit & reibungslosere Abläufe

Stärkere Selbstständigkeit neuer Teammitglieder von Anfang an

Berufserfahrungen

Assistenz der Geschäftsführung · Vollzeit

Pluvion GmbH · Sonstige Branche · 10–25 Mitarbeiter:innen

2023 — 2025

• Operative und administrative Unterstützung der Geschäftsführung• Verantwortlich für Stellenausschreibungen und Bewerbungsprozesse

• Vorbereitung und Einreichung von Förderanträgen (z. B. Forschungszulage)

• Erstellung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsgrundlagen

• Verwaltung und Pflege von CRM-Systemen (HubSpot)

• Organisation interner und externer Meetings & Events

• Verantwortung für den HR-Bereich sowie Schnittstellenfunktion zwischenLohnbüro, Geschäftsführung und externen Partnern

• Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung inkl. Prüfung und Erfassung vonEingangsrechnungen, Erstellung von Zahlungslisten sowie Reisekosten- undSpesenabrechnungen

• Routiniert in virtueller Zusammenarbeit mit verteilten Teams
Assistenz HR, Buchhaltung & Accounting · Teilzeit

Arbeitgeber:in · Beratung und Consulting · 25–50 Mitarbeiter:innen

2023 — 2024
Ansprechpartnerin für HR-Themen und Löhne in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro

Verwaltung von Personaldaten, On-/Offboarding

Vorbereitung der laufenden Buchhaltung inkl. Kontenabstimmung und Ausgangsrechnungen

Eigenständige Reisekostenabrechnung

Optimierung interner HR- und Buchhaltungsprozesse sowie Planung kleiner Team-Events
Vertriebsassistenz · Vollzeit

Arbeitgeber:in

2018 — 2022
Erstellung von Angeboten und Vertragsunterlagen

Erstellung von Unterlagen für EU-Ausschreibungen

Übernahme von Projekten und deren Betreuung

Unterstützung bei der Markt- und Wettbewerbsbeobachtung

Weiterentwicklung des QMS und Optimierung interner Abläufe

Unterstützung im Marketing, u. a. bei der Konzeption und dem Versand von Newslettern

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Chaos ordnen, Freiraum schaffen

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Projekte

Berufserfahrungen

Raphaela ist Freelancer:in bei Junico