Niko

Ziel des Projektes war es, die komplette interne Struktur der Marketing-Agentur neu aufzubauen, alle Arbeitsabläufe zu systematisieren und wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, um maximale Effizienz, Skalierbarkeit und Transparenz zu schaffen.

1. Bestandsaufnahme und Prozessanalyse

• Analyse aller bestehenden Arbeitsabläufe in den Bereichen Kundenmanagement, Kampagnenmanagement, Content-Erstellung, Vertrieb, Onboarding und Projektmanagement.

• Erfassung sämtlicher genutzter Tools und Kommunikationswege (E-Mail, Slack, Google Drive, Excel-Listen, Trello, etc.).

• Identifikation von Ineffizienzen, Medienbrüchen und Zeitfressern.

2. Aufbau einer zentralen Systemplattform

• Implementierung eines maßgeschneiderten Notion-Systems als zentrales Operations Hub der Agentur.

• Erstellung individueller Dashboards für:

  • Geschäftsführer/CEO (Überblick über alle Projekte, KPIs und Ressourcen)

  • Projektmanager (Aufgaben- und Kampagnenübersicht)

  • Marketing-Team (Content-Planung, Aufgaben, Deadlines)

  • Vertriebsteam (Lead-Management, Angebotsstatus)

• Zentrale Ablage von Kundeninformationen, Kampagnen-Assets und Standardprozessen.

3. Standardisierung aller Prozesse

• Entwicklung klar definierter Workflows für:

  • Neukunden-Onboarding

  • Angebots- und Rechnungsstellung

  • Kampagnenplanung und -umsetzung

  • Content-Entwicklung und Freigabeprozesse

  • Kundenkommunikation und Reporting

• Erstellung einer internen Wissensdatenbank (Guidelines, SOPs, Checklisten).

4. Automatisierung der wiederkehrenden Aufgaben

• Automatisiertes Onboarding neuer Kunden: Erfassung aller Daten, automatische Projekt- und Aufgabenanlage.

• Automatische Erstellung von Projektplänen und Aufgabenlisten beim Start neuer Kampagnen.

• Reminder- und Follow-Up-Automatisierungen für Kundenkommunikation.

• Integration von CRM-Systemen (z. B. Pipedrive) und Marketing-Tools (z. B. Hubspot, ActiveCampaign) mit dem zentralen System.

• Einrichtung automatisierter Reports für Kampagnenfortschritt und Performance-Tracking.

5. Einführung eines automatisierten Task- und Ressourcenmanagements

• Aufgaben werden automatisch priorisiert und je nach Kapazität den richtigen Teammitgliedern zugewiesen.

• Tägliche Aufgabenübersichten und Wochenberichte automatisch generiert.

6. Schulung und Implementierungsbegleitung

• Schulung des gesamten Teams im Umgang mit dem neuen System.

• Erstellung von Video-Tutorials und Quick-Guides für alle wichtigen Abläufe.

• Begleitung und Optimierung während der ersten Nutzungsmonate.

Erzielte Ergebnisse:

• Über 40 % Zeitersparnis bei administrativen Aufgaben.

• Reduktion von Fehlern bei Kundenkommunikation und Aufgabenmanagement.

• Vollständige Transparenz über Projektfortschritte und Zuständigkeiten.

• Schnelleres Onboarding neuer Kunden und Mitarbeiter.

• Deutlich höhere Skalierbarkeit der Agentur bei gleichbleibender Teamgröße.

Ziel des Projektes war es, den gesamten Betrieb strukturell neu aufzustellen, sämtliche Abläufe effizienter zu gestalten, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und moderne KI-Lösungen zu integrieren, um Zeit, Ressourcen und Kosten nachhaltig zu sparen.

1. Bestandsaufnahme und Prozessanalyse

• Detaillierte Analyse aller bestehenden Prozesse in den Bereichen Angebotswesen, Auftragsabwicklung, Materialmanagement, Mitarbeiterplanung und Kundenkommunikation.

• Identifikation ineffizienter Abläufe, wiederkehrender Aufgaben und ungenutzter Automatisierungspotenziale.

• Erfassung aller genutzten Tools (Papierformulare, manuelle Excel-Listen, Telefonkommunikation etc.) und bestehender Medienbrüche.

2. Aufbau eines zentralen Betriebsmanagement-Systems

• Implementierung eines maßgeschneiderten Notion-Systems als zentrale Steuerungsplattform für alle betrieblichen Abläufe.

• Entwicklung individueller Dashboards für:

  • Geschäftsführung (Überblick über Projekte, Ressourcen, Finanzen)

  • Bauleiter/Projektleiter (Auftragsübersicht, Terminplanung, Materialstatus)

  • Monteure/Mitarbeiter (Auftragsdetails, Aufgabenübersicht, tägliche Einsatzplanung)

• Bündelung aller Informationen an einem Ort – Aufträge, Baustelleninfos, Mitarbeiterpläne und Kundenkommunikation.

3. Standardisierung der wichtigsten Betriebsprozesse

• Aufbau strukturierter Workflows für:

  • Angebotserstellung und Freigabeprozesse

  • Auftragsannahme und Einsatzplanung

  • Materialbestellungen und Lagerverwaltung

  • Kundenkommunikation und Dokumentationsprozesse

• Entwicklung klarer Checklisten und SOPs (Standard Operating Procedures) für alle wiederkehrenden Tätigkeiten.

4. Automatisierung der zentralen Aufgaben

• Automatisiertes Angebotsmanagement: Angebotsanfragen werden digital erfasst und in standardisierte Angebotsvorlagen übertragen.

• Automatische Materialanforderungen und Bestellungen basierend auf Projektbedarf.

• Automatisierte Einsatzpläne für Mitarbeiter, inklusive Benachrichtigungen bei Änderungen.

• Automatisiertes Nachfassen bei Kundenangeboten und Follow-Ups für Feedback nach Auftragsabschluss.

5. Integration von KI-Lösungen

• Implementierung von KI-gestützten Chatbots für erste Kundenanfragen über Website und WhatsApp.

• KI-gestützte Vorqualifizierung von Angebotsanfragen zur Priorisierung nach Auftragsvolumen und Dringlichkeit.

• Nutzung von KI-Tools zur Texterstellung und Automatisierung von wiederkehrenden E-Mail-Kommunikationen (z. B. Terminbestätigungen, Updates).

6. Schulung und Begleitung bei der Einführung

• Intensive Schulungen für das gesamte Team im Umgang mit dem neuen System.

• Bereitstellung von Schulungsmaterialien (Videoanleitungen, Step-by-Step-Guides).

• Begleitphase von 3 Monaten zur Optimierung und Anpassung im Echtbetrieb.

Erzielte Ergebnisse:

• Über 50 % Reduktion der administrativen Aufgabenbelastung.

• Deutlich schnellere Angebots- und Auftragsabwicklung durch Automatisierung.

• Bessere Einsatzplanung und Auslastung der Mitarbeiter durch Echtzeit-Übersichten.

• Mehr Aufträge pro Zeiteinheit bei gleichbleibender Teamgröße.

• Deutlich weniger Stress durch automatisierte Kommunikation und klare Prozessstrukturen.

• Modernisiertes Auftreten gegenüber Kunden durch Einsatz von KI-Tools und digitaler Kommunikation.