Ziel des Projektes war es, den gesamten Betrieb strukturell neu aufzustellen, sämtliche Abläufe effizienter zu gestalten, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und moderne KI-Lösungen zu integrieren, um Zeit, Ressourcen und Kosten nachhaltig zu sparen.
1. Bestandsaufnahme und Prozessanalyse
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Detaillierte Analyse aller bestehenden Prozesse in den Bereichen Angebotswesen, Auftragsabwicklung, Materialmanagement, Mitarbeiterplanung und Kundenkommunikation.
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Identifikation ineffizienter Abläufe, wiederkehrender Aufgaben und ungenutzter Automatisierungspotenziale.
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Erfassung aller genutzten Tools (Papierformulare, manuelle Excel-Listen, Telefonkommunikation etc.) und bestehender Medienbrüche.
2. Aufbau eines zentralen Betriebsmanagement-Systems
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Implementierung eines maßgeschneiderten Notion-Systems als zentrale Steuerungsplattform für alle betrieblichen Abläufe.
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Entwicklung individueller Dashboards für:
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Geschäftsführung (Überblick über Projekte, Ressourcen, Finanzen)
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Bauleiter/Projektleiter (Auftragsübersicht, Terminplanung, Materialstatus)
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Monteure/Mitarbeiter (Auftragsdetails, Aufgabenübersicht, tägliche Einsatzplanung)
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Bündelung aller Informationen an einem Ort – Aufträge, Baustelleninfos, Mitarbeiterpläne und Kundenkommunikation.
3. Standardisierung der wichtigsten Betriebsprozesse
4. Automatisierung der zentralen Aufgaben
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Automatisiertes Angebotsmanagement: Angebotsanfragen werden digital erfasst und in standardisierte Angebotsvorlagen übertragen.
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Automatische Materialanforderungen und Bestellungen basierend auf Projektbedarf.
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Automatisierte Einsatzpläne für Mitarbeiter, inklusive Benachrichtigungen bei Änderungen.
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Automatisiertes Nachfassen bei Kundenangeboten und Follow-Ups für Feedback nach Auftragsabschluss.
5. Integration von KI-Lösungen
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Implementierung von KI-gestützten Chatbots für erste Kundenanfragen über Website und WhatsApp.
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KI-gestützte Vorqualifizierung von Angebotsanfragen zur Priorisierung nach Auftragsvolumen und Dringlichkeit.
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Nutzung von KI-Tools zur Texterstellung und Automatisierung von wiederkehrenden E-Mail-Kommunikationen (z. B. Terminbestätigungen, Updates).
6. Schulung und Begleitung bei der Einführung
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Intensive Schulungen für das gesamte Team im Umgang mit dem neuen System.
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Bereitstellung von Schulungsmaterialien (Videoanleitungen, Step-by-Step-Guides).
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Begleitphase von 3 Monaten zur Optimierung und Anpassung im Echtbetrieb.
Erzielte Ergebnisse:
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Über 50 % Reduktion der administrativen Aufgabenbelastung.
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Deutlich schnellere Angebots- und Auftragsabwicklung durch Automatisierung.
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Bessere Einsatzplanung und Auslastung der Mitarbeiter durch Echtzeit-Übersichten.
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Mehr Aufträge pro Zeiteinheit bei gleichbleibender Teamgröße.
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Deutlich weniger Stress durch automatisierte Kommunikation und klare Prozessstrukturen.
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Modernisiertes Auftreten gegenüber Kunden durch Einsatz von KI-Tools und digitaler Kommunikation.