Lydia

Über mich

Hallo, ich bin Luna! Als erfahrene kaufmännische Angestellte unterstütze ich Sie verlässlich und strukturiert im Backoffice – direkt aus dem Homeoffice heraus (ca. 10 bis 20 Stunden pro Woche). Durch meine jahrzehntelange Tätigkeit im kaufmännischen Bereich sitze ich absolut fest im Sattel, wenn es um bürowirtschaftliche Aufgaben geht. Ich bin es gewohnt, sehr gründlich, detailorientiert und fehlerfrei zu arbeiten. Hierbei kann ich Ihnen im operativen Alltag den Rücken freihalten: Datenpflege: Präzises Anlegen von Artikeln, Pflege von Kundenstämmen und Bearbeitung von Tabellen und Listen (z. B. in Excel). Vorbereitende Buchhaltung: Rechnungsprüfung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Abgleich von Wareneingängen und ordentliches Sortieren von Belegen für Ihren Steuerberater. Büroorganisation: Erstellung von kaufmännischen Übersichten (wie Stundenauswertungen) oder Formatierung von Dokumenten und Lieferscheinen. In meiner Freizeit beschäftige ich mich intensiv mit Canva und modernen KI-Tools. Diese nutze ich gerne im Hintergrund als digitale Helfer, um Dokumente optisch ordentlich zu strukturieren, Präsentationen ansprechend zu gestalten oder Texte fehlerfrei und professionell zu formulieren. Wenn Sie eine solide, unaufgeregte und absolut diskrete Unterstützung für Ihre täglichen Büroaufgaben suchen, freue ich mich auf Ihre Nachricht!

Skills

Expert:in

Datenpflege

Buchhaltung

Organisation

Kundenservice

Fortgeschritten

Virtual Assistance

Künstliche Intelligenz

ChatGPT

Canva

Excel

Photoshop

Digital Cleaning

Jahresabschluss

Technisches Verständnis

Datenschutz

Powerpoint

Beratung

Grundkenntnisse

Microsoft 365

Bildmontage

Bildretusche

Portfolio

Digitalisierung & Dokumentenmanagement im Mittelstand

ERP-Datenbereinigung & laufende Belegprüfung

Konzeptionierung & Design von Fachpräsentationen inkl. Vortragsskripten

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Projekte

Optimierung der Belegablage & Dokumenten-Digitalisierung
Kaufmännisches Backoffice · Sonstige Branche · 10–25 Mitarbeiter:innen
Januar 2024 — heute
Strukturierter Aufbau und Betreuung eines papierlosen Büros für ein kaufmännisches Backoffice.Meine Aufgaben umfassten:

Konzeptionierung und Umsetzung eines digitalen Archivs für Kunden- und Lieferantendokumente (inkl. Lieferscheine, Verträge und Eingangsrechnungen)

Systematisches Erfassen und Scannen von Belegen

Logische, GoBD-konforme Benennung der digitalen Dateien

Fehlerfreie Kategorisierung und Ablage im System zur Beschleunigung interner Such- und Buchungsprozesse
ERP-Datenbereinigung & laufende Belegprüfung
Mittelständisches Unternehmen · IT, Software und Telekommunikation · 25–50 Mitarbeiter:innen
Januar 2022 — heute
Langfristige Betreuung des operativen Tagesgeschäfts im kaufmännischen Bereich eines mittelständischen Unternehmens.Meine Aufgaben umfassten:

Die präzise Anlage von Artikeln und Aufträgen im Datenstamm

Die kontinuierliche Überwachung und Buchung von Wareneingängen

Die sachliche und rechnerische Prüfung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen

Die fehlerfreie Vorbereitung der betriebswirtschaftlichen Zahlen für den monatlichen Steuerberater-Abschluss.
Konzeption & Design von Fachpräsentationen inkl. KI-Vortragsskripten
Weiterbildung & Coaching (Privatprojekt) · Sonstige Branche · bis zu 10 Mitarbeiter:innen
Juni 2026 — Juli 2026
Komplette Ausarbeitung und Gestaltung von anspruchsvollen Fachpräsentationen (u.a. für IHK-Abschlussprüfungen).Das Projekt umfasste:

Das visuelle Design direkt in Canva Pro unter Einhaltung einer klaren, logischen Folienstruktur

Die KI-gestützte Ausarbeitung des vollständigen, zielgruppengerechten Vortragsskripts

Die Erstellung begleitender Stichwort-Karteikarten für den Vortragenden

Das Ergebnis wurde von der IHK-Prüfungskommission offiziell mit der Note 'Gut' (2) bewertet

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Berufserfahrungen

Kaufmännische Angestellte / Sachbearbeiterin Backoffice · Teilzeit
Mittelständisches Unternehmen / IT- & Servicebereich · IT, Software und Telekommunikation · 50–100 Mitarbeiter:innen
Juli 1999 — heute
Langjährige und vollumfängliche Betreuung aller kaufmännischen und administrativen Prozesse im Backoffice.Zu meinen Kernaufgaben gehören:

Auftrags- & Stammdatenpflege: Eigenständiges Anlegen von Aufträgen und Artikeln sowie kontinuierliche Pflege des gesamten Datenstamms im ERP-System (ES2000 / ES Office).

Belegwesen & Buchhaltungsvorbereitung: Prüfung, Kontierung und Buchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Erstellung von Lieferscheinen sowie lückenlose Vorbereitung des kaufmännischen Monatsabschlusses.

Controlling & Analyse: Überwachung und Buchung von Wareneingängen, Durchführung von Deckungsbeitragsprüfungen und Erstellung übersichtlicher Reports.

Personaladministration: Durchführung und Auswertung von Mitarbeiter-Stundennachweisen.

Einkauf & Materialwirtschaft: Urlaubsvertretung im operativen Bestellwesen.

Digitalisierung: Konzeptionierung und Umsetzung der digitalen Archivierung von Kunden- und Lieferantendokumenten.

Kaufmännische Präzision fürs Backoffice | Strukturierte Datenpflege & Vorbereitende Buchhaltung (KI- & Canva-gestützt)