Luca

Im Rahmen dieses Projekts unterstützte ich den Kunden bei der Konzeption, Implementierung und Einführung einer vollständig integrierten Zoho-Umgebung, mit dem Ziel, Geschäftsprozesse zu strukturieren, zu automatisieren und transparent messbar zu machen.

Ausgangslage & Zielsetzung

Der Kunde arbeitete mit historisch gewachsenen Systemen, unstrukturierten Datenbeständen und manuellen Abläufen in Vertrieb, Service, Projektmanagement und Buchhaltung. Ziel war der Aufbau einer zentralen, skalierbaren Zoho-Systemlandschaft, die Prozesse vereinheitlicht, Daten konsolidiert und operative Effizienz sowie Transparenz schafft.

1. Prozessanalyse & Zielarchitektur

Zu Beginn erfolgte eine umfassende Prozessanalyse aller relevanten Unternehmensbereiche. Bestehende Abläufe wurden dokumentiert, Medienbrüche identifiziert und Soll-Prozesse definiert – entlang der gesamten Customer Journey von Erstkontakt über Betreuung und Projektumsetzung bis zur Abrechnung und dem Support.

Darauf aufbauend wurde eine übergreifende Zielarchitektur innerhalb des Zoho-Ökosystems konzipiert.

2. Datenkonsolidierung & Altdaten-Migration

Ein zentraler Projektbestandteil war die Aufbereitung und Überführung historischer Kundendaten:

• Extraktion von Kunden-, Kontakt- und Leistungsdaten aus Altdaten-Mails

• Strukturierte Übernahme von Informationen aus bestehenden Angeboten und Rechnungen

• Zusammenführung verteilter Datenquellen in eine einheitliche CRM-Datenbasis

• Sicherstellung von Datenqualität, Dublettenvermeidung und Nachvollziehbarkeit

Damit wurde die Grundlage für alle nachfolgenden Automatisierungen geschaffen.

3. Zoho CRM – Vertriebsprozesse (Setting → Closing)

Im Zoho CRM wurde ein klar strukturierter End-to-End-Vertriebsprozess umgesetzt:

• Konzeption einer transparenten Sales-Pipeline vom Erstkontakt bis zum Abschluss

• Abbildung von Leads, Kontakten, Accounts und Deals

• Automatisierte Aufgaben, Statuswechsel und Erinnerungen

• Standardisierte Angebots- und Abschlusslogiken

• Vorbereitung der Daten für Marketing-, Projekt- und Accounting-Prozesse

4. Zoho Projects – Automatisierte Projektabwicklung

Zur nahtlosen operativen Umsetzung wurde Zoho Projects eng mit dem CRM verzahnt:

• Automatische Projekterstellung aus gewonnenen Deals

• Übergabe von Kunden-, Leistungs- und Budgetinformationen

• Strukturierte Aufgaben- und Meilensteinlogiken

• Grundlage für Zeiterfassung, Kostenkontrolle und Abrechnung

5. Zoho Desk – Support- & Service-Setup inkl. AI-Integration

Für den Kundenservice wurde Zoho Desk als zentrales Ticketsystem implementiert:

• Aufbau einer strukturierten Support- und Servicearchitektur

• Einrichtung von Ticketkategorien, SLAs, Workflows und Eskalationslogiken

• Verknüpfung von Tickets mit Kontakten, Projekten und Rechnungen

• Integration von KI-gestützten Funktionen (z. B. Ticketklassifizierung, Priorisierung, Antwortvorschläge)

• Verbesserung von Reaktionszeiten, Transparenz und Servicequalität

6. Zoho Marketing Automation – Vollautomatisierte Kampagnen

Zur Skalierung der Marketingaktivitäten wurde Zoho Marketing Automation eingeführt:

• Aufbau vollautomatisierter Kampagnen und Nurturing-Strecken

• CRM-basierte Segmentierung von Leads und Kontakten

• Trigger- und verhaltensbasierte Kommunikation

• Lead-Scoring und Übergabe qualifizierter Leads an den Vertrieb

7. Mail-Migration zu Zoho Mail

Im Zuge der Systemkonsolidierung wurde der gesamte E-Mail-Verkehr migriert:

• Migration zu Zoho Mail inkl. Domain- und Benutzer-Setup

• Sicherstellung der Zustellbarkeit und Compliance

• Enge Verzahnung mit CRM, Desk, Projects und Marketing Automation

8. Zoho Books – Accounting, Abrechnung & E-Commerce-Integration

Im Bereich Finanzen wurde Zoho Books umfassend eingerichtet:

• Accounting-Setup inkl. Steuern, Nummernkreise und Artikel

• Automatische Abrechnung von Stundeneinträgen aus Zoho Projects

• Angebotserstellung direkt aus dem CRM

• Synchronisation von WooCommerce mit Zoho Books

• Durchgängiger Prozess von Angebot → Projekt → Rechnung → Zahlung

9. Schulung & User-Admin-Enablement

Zum Projektabschluss erfolgte ein praxisnahes Training:

• Anwenderschulungen für alle relevanten Zoho-Applikationen

• Admin-Training zur eigenständigen Pflege und Weiterentwicklung

• Übergabe von Best Practices, Dokumentation und Governance-Empfehlungen

Ergebnis

Der Kunde verfügt nun über eine vollständig integrierte, KI-gestützte Zoho-Systemlandschaft, die:

• Alle Kernprozesse von Vertrieb, Service, Projektmanagement, Marketing und Accounting abdeckt

• Historische Daten nutzbar und strukturiert integriert

• Hohe Automatisierungsgrade und klare Verantwortlichkeiten schafft

• Skalierbar, wartbar und zukunftssicher aufgebaut ist

Im Rahmen dieses Projekts unterstützte ich den Kunden bei der strategischen Weiterentwicklung des bestehenden Zoho CRM sowie beim Aufbau eines integrierten Projekt-, Finanz- und Analyse-Setups zur Steuerung komplexer Glasfaser-Ausbauprojekte. Ziel war es, Ausschreibungs-, Förder- und Bauprozesse transparent, steuerbar und prognosefähig abzubilden.

Ausgangslage & Zielsetzung

Der Kunde ist im Glasfaserausbau tätig und arbeitet mit einer Vielzahl paralleler Projekte, Ausschreibungen, Förderbescheide und regionaler Ausbauvorhaben. Die bestehenden Systeme bildeten diese Komplexität nur teilweise ab, Prognosen waren schwer vergleichbar und Entscheidungen basierten auf fragmentierten Daten.

Ziel des Projekts war der Aufbau einer einheitlichen System- und Datenbasis, die:

• Ausschreibungen, Förderlogiken und Regionen strukturiert abbildet

• Bauprojekte operativ steuerbar macht

• Finanz- und Projektprognosen in Echtzeit ermöglicht

• Entscheidungsprozesse datenbasiert unterstützt

1. Fachliche Analyse & Zielarchitektur

Zu Beginn erfolgte eine tiefgehende Analyse der fachlichen Anforderungen aus Vertrieb, Projektmanagement und Finance. Dabei wurden:

• Lebenszyklen von Ausschreibungen, Förderbescheiden und Bauabschnitten analysiert

• Entscheidungs- und Genehmigungspunkte identifiziert

• Abhängigkeiten zwischen Regionen, Projekten und Budgets definiert

• Reporting- und Prognoseanforderungen des Managements aufgenommen

Darauf aufbauend wurde eine skalierbare Zielarchitektur im Zoho-Ökosystem konzipiert.

2. Zoho CRM – Strukturierung von Ausschreibungen, Bescheiden & Regionen

Das Zoho CRM wurde gezielt weiterentwickelt, um die spezifischen Anforderungen des Glasfaserausbaus abzubilden:

• Strukturierte Abbildung von Ausschreibungen inkl. Status- und Entscheidungslogiken

• Verwaltung von Förder- und Bewilligungsbescheiden (Bund / Land)

• Regionale Zuordnung von Projekten, Bauabschnitten und Budgets

• Klare Datenmodelle zur Trennung von Plan-, Genehmigungs- und Umsetzungsphasen

• Grundlage für automatisierte Übergaben an das Projektmanagement

3. Projektmanagement-Konzept & Automatisierungen

Basierend auf den CRM-Daten wurde ein projektübergreifendes Projektmanagement-Konzept umgesetzt:

• Definition standardisierter Projektphasen (Planung, Genehmigung, Bau, Abschluss)

• Abbildung von Entscheidungspunkten (Go / No-Go) mit klaren Kriterien

• Automatisierte Statuswechsel und Aufgabenverteilungen

• Abhängigkeiten zwischen Bauabschnitten und Meilensteinen

• Einheitliche Steuerung paralleler Ausbauprojekte

Diese Automatisierungen reduzierten manuelle Koordination und erhöhten die Planungssicherheit.

4. Zoho Analytics – Reporting für Projektmanagement & Finance

Ein zentraler Bestandteil des Projekts war der Aufbau einer umfassenden Analytics-Landschaft:

• Entwicklung maßgeschneiderter Dashboards für PM- und Finance-Teams

• Transparente Darstellung von Projektstatus, Fortschritt und Risiken

• Finanzübersichten zu Budgets, Abrufen und Kostenentwicklungen

• Konsolidierte Sicht über Regionen, Projekte und Zeiträume

• Vergleich von Plan- vs. Ist-Werten

5. Bauprojekt-Prognosen & Fortschrittsanalysen

Zur besseren Steuerung der Ausbauprojekte wurden dynamische Prognosemodelle entwickelt:

• Baufortschrittsprognosen je Region und Projekt

• Hochrechnung von Kosten und Zeitplänen

• Identifikation von Abweichungen und Risiken

• Entscheidungsgrundlagen für Priorisierung und Ressourcenplanung

6. Businessplan-Prognosen & strategische Auswertungen

Auf Management-Ebene wurden zusätzliche Auswertungen für die strategische Planung geschaffen:

• Businessplan-Prognosen auf Basis laufender und geplanter Projekte

• Szenario-Analysen (z. B. Förderzusagen, Bauverzögerungen, Budgetänderungen)

• Mehrjahres-Auswertungen zur Investitions- und Liquiditätsplanung

• Einheitliche Datenbasis für interne und externe Stakeholder

Ergebnis

Durch die Weiterentwicklung des Zoho CRM und den Aufbau eines integrierten Analyse- und Projektmanagement-Setups verfügt der Kunde nun über:

• Eine strukturierte, skalierbare Abbildung komplexer Glasfaser-Ausbauprojekte

• Klare Entscheidungs- und Genehmigungslogiken

• Transparente Projekt- und Finanzkennzahlen in Echtzeit

• Belastbare Bau- und Businessplan-Prognosen

• Eine datengetriebene Grundlage für operative und strategische Entscheidungen

In meiner Rolle als Zoho Berater unterstützte ich Unternehmen bei der ganzheitlichen Einführung, Konzeptionierung und Implementierung der Zoho-Plattform. Der Schwerpunkt lag auf der Analyse und Optimierung bestehender Geschäftsprozesse sowie deren technischer Abbildung innerhalb von Zoho One.

Ich begleitete Projekte end-to-end – von der Anforderungsaufnahme über die Systemarchitektur bis hin zum Go-Live, inklusive Schulung, Enablement und fortlaufender Optimierung.

Kernaufgaben & Verantwortlichkeiten

• Prozessanalyse & Konzeptionierung (Ist-/Soll-Prozesse, Use Cases, Rollen- & Rechtekonzepte)

• Implementierung & Customizing zentraler Zoho-Anwendungen

• Aufbau von Automatisierungen, Workflows, Blueprints & Validierungen

• Systemübergreifende Integrationen innerhalb der Zoho-Suite sowie zu Drittsystemen

• BI & Reporting: KPI-Definition, Dashboards & Management-Reports

• Testing, Schulung & Enablement der Fachbereiche

Wichtigste eingesetzte Zoho Lösungen

• Zoho CRM – Sales- & Pipeline-Strukturen, Lead- & Opportunity-Management

• Zoho Projects – Projektsteuerung, Aufgaben- & Ressourcenmanagement

• Zoho Books / Invoice / Expense – Finanz- & Abrechnungsprozesse

• Zoho Desk – Ticket- & Service-Management

• Zoho Analytics – Reporting, Dashboards & Entscheidungsgrundlagen

• Zoho Campaigns & Marketing Automation – Kampagnen- & Lead-Nurturing-Prozesse

• Zoho Recruit & People – Recruiting- & HR-Prozesse

• Zoho Creator & Flow – Custom Apps, Integrationen & Prozessautomatisierung

• Zoho Sign & Forms – Digitale Unterschriften & Datenerfassung

Ziel der Rolle

Zoho nicht nur technisch zu implementieren, sondern als integriertes, skalierbares Arbeitssystem zu etablieren, das Prozesse vereinfacht, Transparenz schafft und fundierte Entscheidungen ermöglicht.

Als freiberuflicher Salesforce Berater unterstütze ich Unternehmen bei der Konzeption, Implementierung und Weiterentwicklung von Salesforce-Lösungen. Ziel ist es, Vertriebs-, Marketing- und Serviceprozesse effizient, skalierbar und datengetrieben abzubilden.

Ich begleite Projekte ganzheitlich – von der Analyse der bestehenden Prozesse über die fachliche und technische Konzeption bis hin zur produktiven Umsetzung und kontinuierlichen Weiterentwicklung der Plattform.

Schwerpunkte der Tätigkeit

Beratung & Anforderungsanalyse Analyse bestehender Geschäftsprozesse in Sales, Marketing und Service sowie Ableitung fachlicher und technischer Soll-Konzepte.

Konzeption & Systemdesign Entwicklung von Datenmodellen, Objekt- und Feldstrukturen, Rollen- und Berechtigungskonzepten sowie Governance-Ansätzen.

Implementierung & Customizing Umsetzung von Geschäftslogik mittels Flows, Automatisierungen und Validierungsregeln, Anpassung der Benutzeroberflächen sowie strukturierte Prozessabbildung in Salesforce.

Salesforce Clouds Umsetzung von Lösungen auf Basis der Sales Cloud, Service Cloud und – projektabhängig – Marketing Cloud.

Integration & Datenmanagement Anbindung externer Systeme, Durchführung von Datenmigrationen sowie Sicherstellung von Datenqualität und -konsistenz.

Reporting & Analytics Aufbau von Reports, Dashboards und KPIs zur Steuerung von Vertriebs- und Servicekennzahlen.

Go-Live & Weiterentwicklung Testing, Rollout-Begleitung, Anwenderschulungen, Dokumentation sowie kontinuierliche Optimierung der Salesforce-Plattform.

Zielsetzung

Salesforce als zentrales, stabiles und nutzerorientiertes System zu etablieren, das Transparenz schafft, Prozesse vereinfacht und nachhaltiges Wachstum unterstützt.