Für eine Gesundheits- und Coaching-Praxis bin ich fortlaufend als virtuelle Assistenz tätig und kümmere mich dabei um administrative Arbeiten.Aber auch projektmäßig um "größere Themen", wie die

• Unterstützung bei der Kostenoptimierung, z.B. durch eine drastische Reduktion des Zeitaufwands i.H.v. ca. 80% bei der Digitalisierung des Rechnungswesens

• Einführung eines papierlosen Systems: Alle Akten wurden digitalisiert und Prozesse automatisiert und eine effiziente digitalen Kundenakte etabliert

• die Digitalisierung von Fragebögen und Formularen, um den gesamten Aufnahmeprozess zu optimieren (Auswertbarkeit mit "1-Klick" statt händische Auswertung zuvor)
• die Erstellung einer neuen Website in Worpress (Elementor)Als regelmäßige "virtuelle Assistenz" kümmere ich mich dabei auch um Updates, beantworte eingehende E-Mails sowie Chat-Nachrichten über die Website

• Partner-Management:

  • Aufbau und Pflege von Kooperationen im Bereich Coworking-Spaces

  • Online-Präsentation der Plattform-Lösung für potenzielle Partner

• Kunden-Akquise:

  • Recherche potentieller Kunden, insbesondere Fokus auf größerer Unternehmen (da ich aus meiner früheren Angestelltentätigkeit deren Abläufe / Freigabeprozesse /evt. zu nehmende Hürden kenne)

  • Nutzung verschiedener Kanäle zur Recherche und Kontaktaufnahme (E-Mail, LinkedIn, Telefon, persönliche Kontakte)

• Content-Writing:

  • Erstellung von Texten für Website, insbesondere Use Cases

  • SEO-Optimierung & zielgruppengerechte Ansprache

  • Fragebögen-Erstellung für Nachhaltigkeitsthemen im Bereich Coworking Spaces

Gestartet bin ich in dem Start-up eigentlich mit dem Fokus auf Supply Chain Management & Beschaffung – das Unternehmen wollte skalieren und brauchte Lösungen rund um Logistik, Einkauf & Partneranbindung. Also war ich:

• für die Suche und Auswahl / Verhandlung mit Logistikpartnern zuständig

• und ebenfalls für die Suche und Kommunikation mit geeigneten Fertigungspartnern in Mittelosteuropa

• habe die Optionen durchleuchtet: Komplettmontage & Versand aus China in verkaufsfähiger Verpackung inkl. Optimierung der Größen (zB passend für Norm-Paletten und ggf. Amazon-EInlagerungen) vs. Assembling in Europa (zusammen mit diversen Fragestellungen z.B. liefern wir Einzelteile an Assembler vs. soll er für Teile-Beschaffung verantwortlich sein usw.)

Dazu kamen im Laufe der Zusammenarbeit Themen wie Kundenbetreuung und Claim Management. Und immer wieder sind mir Dinge aufgefallen, die optimiert werden konnten – also war ich auch in weiteren Themen eingebunden:

• Shop-Optimierung: von Impressum über rechtliche Pflichtangaben bis hin zu Prozessen im Online-Shop.

• Produktseiten & Shopify-Anpassungen

• Inverkehrbringung: Das Thema war (wie so oft) nicht auf dem Schirm – ich habe es selbständig vorangetrieben, u.a.:

  • alle relevanten Registrierungen vorgenommen (ElektroG, VerpackG – EAR, LUCID, Duales System)

  • Berichts-Compliance sichergestellt

  • Bedienungsanleitungen auf Pflichtangaben (CE, Sicherheitswarnungen, Konformitätserklärungen, Rücknahme) angepasst

  • ebenso auch für Verpackungen Anpassungen vorgenommen, um gesetzliche Anforderungen einzuhalten