Andrea

Über mich

Ich arbeite seit 2023 selbstständig als Virtuelle Assistenz. Was mich ausmacht, ist nicht „abarbeiten“, sondern Mitdenken. Ich sehe Zusammenhänge, halte offene Enden zusammen und bringe Dinge zu Ende – ohne dass jede Aufgabe einzeln vorgegeben werden muss. Meine Hauptaufgabenbereiche sind E-Mail-Management, administrative Abwicklung sowie das Aufarbeiten offener Aufgaben und vernachlässigter Punkte. Ich arbeite mit kleinen und mittleren Unternehmen sowie Einzelunternehmern, die im Tagesgeschäft viele Themen parallel koordinieren müssen und sich Unterstützung im Hintergrund wünschen. Aufarbeiten, sortieren, klären, nachhalten. Ich mag es, wenn offene Punkte konsequent abgearbeitet werden, sich angestaute To-dos auflösen und der Alltag dadurch spürbar leichter wird. Ich arbeite gerne nach klaren Vorgaben und bringe mich gleichzeitig aktiv ein, wenn ich Lücken oder Optimierungspotenzial sehe. Mein Anspruch ist, dass Aufgaben nicht nur erledigt, sondern sauber abgeschlossen und nachvollziehbar organisiert werden. Genau diese Mischung aus eigenständigem Mitdenken und genauer Umsetzung ist oft das, was im Tagesgeschäft fehlt. Genau darauf lege ich in der Zusammenarbeit Wert.

Skills

Expert:in

Organisation

Digitale Assistenz

Canva

Kundenservice

Microsoft 365

Word

Virtual Assistance

Präsentationen

Flyer & Broschüren

Recherche

Powerpoint

Asana

Self-learning Systems

Fortgeschritten

CleverReach

Newsletter

Excel

ChatGPT

Ernährung

Outlook

Slack

Projektassistenz

Grundkenntnisse

Salesforce

Buchhaltung

Projekte

Buchhaltung aufarbeiten: offene Steuerjahre schließen + laufend stabil halten

· Gesundheit und Soziales · 1 Mitarbeiter:innen

2023 — heute

Aufarbeitung mehrerer offener Steuerjahre durch vereinfachte Buchhaltung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung): Belegkontierung, Sortierung, Ablage, Übermittlung und laufende Abstimmung mit dem Steuerberater – anschließend Übergang in die laufende Jahresbetreuung.
E-Commerce Content für Sale-Events & Shop-Neuheiten: Banner + Newsletter

· Konsumgüter und Handel · bis zu 10 Mitarbeiter:innen

2023 — heute

Laufende Umsetzung von E-Commerce-Kommunikation: Gestaltung von Sale-Bannern (Hauptbanner + Aktionsbanner), Newsletter-Design für Aktionen sowie Banner für Shop-Neuheiten – abgestimmt auf Kampagnen und Shop-Ziele.
E-Commerce Shop-Pflege via Xonic & SelectLine

· Konsumgüter und Handel · bis zu 10 Mitarbeiter:innen

2023 — heute
E-Commerce Shop-Pflege (Xonic & SelectLine) – von der Bereinigung zur laufenden Betreuung:

Artikelanlage & Artikelpflege sowie Stammdatenpflege

Kundenpflege & Auftragspflege sowie Reklamationsabwicklung

Bearbeitung von Wareneingängen und Übernahme in Eingangsrechnungen

Kommunikation mit Lieferanten / Händlern

Kundenbetreuung per E-Mail und Userlike

Ziel: verlässliche Datenbasis und reibungslose Abwicklung im Tagesgeschäft.

Schwerpunkte: Produktdatenpflege, Artikelanlage, Excel-Abgleich/Import, Datenbereinigung, Shop-Backend, Kundenbetreuung

Alle Projekte ansehen

Berufserfahrungen

Virtuelle Assistenz · Vollzeit

2023 — heute
Aufgaben & Tätigkeiten:

E-Mail-Management & Kundenkommunikation: schriftliche Anfragen bearbeiten, Auskünfte zu Bestellungen/Lieferstatus/Zahlung/Rechnung, Follow-ups und Nachverfolgung offener Themen

Angebote & Abwicklung: Angebote erstellen, Kundenanliegen koordinieren, Abstimmungen mit internen Bereichen und externen Partnern

Rechnungen & Zahlungsüberblick: Ausgangs-/Eingangsrechnungen prüfen, Zahlungseingänge kontrollieren, Differenzen klären, Gutschriften bei Lieferanten anfordern und nachhalten

Reklamationen & Versanddienstleister: Schadensfälle/Reklamationen abwickeln, Kommunikation über Versanddienstleister-Portale, Lösungswege dokumentieren und abschließen

E-Commerce & Systempflege: Artikelpflege, Lieferantenabstimmungen, Wareneingangskontrolle, laufende Stammdatenpflege etc.

Newsletter-Umsetzung: Gestaltung und Versand in CleverReach/Mailchimp (Design/Setup)

Canva-Design: Banner, Flyer und Dokumentvorlagen anhand bestehender Brandkits

Projektunterstützung & Recherche
Assistenz Teamleiter Service Österreich · Vollzeit

AHT Cooling Systems GmbH · Sonstige Branche · 1.000+ Mitarbeiter:innen

2018 — 2022
Backoffice, Rechnungs- und Angebotswesen

Budgetplanung, Reisekostenabrechnungen, Kreditkartenabrechnungen

Hauptansprechperson Kundenservice Österreichweit

Weisungsbefugte für 12 Servicetechniker inkl. Dienstplanerstellung und Störungseinteilung sowie Wartungseinteilung und Urlaubsplanung

Einteilung neuer Zu- und Umbauten von Märkten, inkl. Beschaffung von Kränen,Mulden etc.

Beschaffung von Werkzeugen, Material und Ersatzteilen

Erstellung von Arbeitsabläufen

Vorbereitung von Meetings

Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen (Personalbüro, Buchhaltung,Vertrieb) - Schnittstellenmanagment
Bürokauffrau · Ausbildung

· Konsumgüter und Handel

2016 — 2018

Lehre zur Bürokauffrau Backoffice, Kundenservice

Alle Berufserfahrungen ansehen

Mitdenken, strukturieren, umsetzen – ruhig, klar und verlässlich.

Über mich

Skills

Portfolio

Workshop Flyer

Webshop Banner - neue Marke

Webshop Banner - Weihnachtsmesse

Webshop Banner - Black Week

Projekte

Berufserfahrungen

So funktioniert Junico

Andrea ist Freelancer:in bei Junico